Войти на сайт

или
Регистрация

Навигация


Содержание

Введение

1. Теоретические основы организации делопроизводства

1.1 Сущность организации делопроизводства

1.2 Понятие документооборота

2. Производственно-экономическая характеристика ОУ СПК «Путришки»

2.1 Природно-климатическая характеристика хозяйства и обеспеченность ресурсами

2.2 Экономическая характеристика хозяйства

3. Состояние и пути совершенствования делопроизводства в УО СПК «Путришки»

3.1 Основные правила организации документооборота в УО СПК «Путришки»

3.2 Схема движения и технология обработки документов в хозяйстве

3.3 Контроль исполнения документов. Составление номенклатуры дел

3.4 Мероприятия по совершенствованию делопроизводства

4. Безопасность жизнедеятельности

Выводы и предложения

Список использованой литературы

Приложения


Введение

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов. Исследования показывают, что 75 % рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организацию работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. [2, с. 7]

Правильная постановка делопроизводства в учреждениях является одним из важнейших условий надлежащей организации работы, соблюдения норм, своевременного рассмотрения дел, исполнения решений, постановлений, четкого и культурного обслуживания обращающихся к ним граждан, а также представителей предприятий, учреждений и организаций.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях Республики Беларусь. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Объектом исследования данного дипломного проекта является УО СПК «Путришки» Гродненского района. Предметом исследования выступает организация делопроизводства в хозяйстве.

Целью дипломного проекта является анализ состояния делопроизводства в системе управления УО СПК «Путришки» Гродненского района и поиск путей его совершенствования. В соответствии с целью поставлены следующие задачи:

- изучить сущность организации делопроизводства и понятие документооборота;

- дать производственно-экономическую характеристику исследуемому хозяйству;

- проанализировать сложившееся состояние делопроизводства в хозяйстве;

- разработать направления совершенствования организации делопроизводства в УО СПК «Путришки»;

- внести предложения по автоматизации делопроизводства и документооборота.

При проведении исследований использовались следующие методы: диалектический (с приемами анализа, синтеза, индукции и дедукции), монографический, статистико-экономический и др.

При написании настоящего дипломного проекта был использован широкий круг источников. Для достижения поставленной цели и освящения указанных задач были использованы учебники и учебные пособия Давыдова Э.Н., Кирсанова М.В. и других, статьи в периодических изданиях, Интернет-ресурсы. Информационной базой анализа послужили годовые отчеты 2006 - 2008 года, данные бухгалтерской и статистической отчетности, бизнес-план УО СПК «Путришки».


1. Теоретические основы организации делопроизводства

1.1 Сущность организации делопроизводства

В белорусском языке понятию «делопроизводство» соответствует термин «справаводства». Происходит он от слова «справа» так в XV-XVIII вв. в Великом Княжестве Литовском, ядро которого составляли белорусские земли, назывался процесс рассмотрения какого-либо вопроса и документальная фиксация принятого решения.

Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. П.М. Керженцев в 1922 г. писал: «Бумага должна совершать свой кругооборот с максимальной скоростью и минимальной затратой труда и времени». [9, с. 24] В 30-е годы этот термин употреблялся уже достаточно широко.

Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 г. Институтом техники управления в проекте "Общих правил документации и документооборота". В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, то есть все этапы обработки документов. [4, с. 2]

Государственные стандарты на термины и определения введены в 1970, 1983 гг. "Единая государственная система делопроизводства" установила единообразие понимания документооборота как "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки". Утвержденная в 1988 году " Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" уточнила понятие "документооборот", включив в него и операцию "подшивка документа в дело". ГОСТ 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» установил определение понятия «документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

В настоящее время содержание понятия «делопроизводство» определяется ГОСТом 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Делопроизводство – это деятельность охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческих действий. [4, с. 2] Она включает в себя как все операции по составлению и оформлению документов, так и весь комплекс работ с документами (ведение переписки, исполнение и контроль исполнения, учет документов, их систематизация, хранение, использование, порядок сдачи законченных производством документов в архив учреждения и т.д.).

Составной частью делопроизводства является документирование – процесс составления и оформления документов. Исторически документирование развивается по двум направлениям:

1) документирование по общим вопросам управления;

2) документирование специальных сторон управленческой деятельности.

Документирование по общим вопросам управления охватывает основную, оперативную деятельность учреждений. Комплекс документов, возникший при документальном оформлении этой деятельности, получил название общей документации. Отдельные специальные стороны деятельности учреждений находят отражение в системах специальной документации (бухгалтерской, статистической, военной, технической и др.). Выделение систем специальной документации было вызвано особенностями содержания документов, входящих в эти системы, и отличными от других правилами их составления и работы с ними.

Основным объектом изучения в делопроизводстве является документ, а также процессы работы с ним. Этим словом обозначают любые письменные источники, соответствующим образом оформленные и поэтому имеющие юридическую силу.

Важное значение для изучения документооборота имеет знание параметров документооборота (качественных и количественных).

К качественным параметрам относят характеристику документооборота в зависимости от используемой системы информационного обеспечения: автоматизированного типа, традиционного, смешанного; разделение документооборота на входящие, исходящие и внутренние документопотоки; основные характеристики документооборота как пространственно организованного процесса: маршруты движения документов, этапы и инстанции их прохождения, стадии документооборота. К качественным также относятся и те параметры, которые характеризуют особенности наполнения системы информацией: состав и содержание документов, включаемых в документооборот, направленность движения документов, периодичность документопотока.

К количественным параметрам документооборота относят показатели его объема и времени протекания.

К временным характеристикам документооборота относят «продолжительность документооборота», то есть скорость прохождения отдельных документов в процессе документооборота. Эта характеристика понимается еще и как время, затрачиваемое на маршрут прохождения документа.

Рациональная организация документооборота предусматривает учет следующих принципов: прямоточность, непрерывность, ритмичность, параллельность, пропорциональность. [5, с. 69]

Принцип прямоточности движения документов требует, чтобы перемещение документов осуществлялось по наиболее короткому пути, без петель, возвратных перемещений. Для выполнения этого требования очень важно создать для всех документопотоков наиболее целесообразную технологию обработки, последовательность выполнения операций. Этому поможет построение схем документооборота, маршрутных и технологических карт на управленческую документацию. Необходимо также продумать пространственное расположение структурных подразделений аппарата управления и отдельных рабочих мест. Наиболее простой форме движения потоков документов соответствует линейное расположение структурных подразделений.

Принцип непрерывности в документообороте – это непрерывная подача документов на тот уровень, где по ним принимается решение. Этот принцип несовместим с «залеживанием» документов, их скоплением в одной инстанции. В этих целях рекомендуется разработка перечня документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства, когда часть поступающих документов, минуя руководство, передается на исполнение непосредственно в структурные подразделения.

Принцип ритмичности документооборота означает равномерность движения потоков документов, подчинение наиболее приемлемому ритму движения. Этот принцип тесно смыкается с принципом непрерывности: движение документопотоков не может быть ритмично, если нарушена непрерывность движения.

Принцип параллельности означает выполнение отдельных операций по обработке документа в процессе его движения. Основное назначение этого принципа состоит в сокращении времени на прохождение документа. Параллельное выполнение отдельных операций значительно ускоряет как документооборот, так и исполнение документа в целом.

Принцип пропорциональности предполагает пропорциональную, равномерную загрузку каналов движения документов. Возможности обслуживающих подразделений должны соответствовать их потребностям. Несоблюдение этого принципа приводит к появлению «узких мест» в документообороте, когда одни каналы перегружены, а другие – недогружены. [5, с. 70]

Важным является принцип самостоятельности и ответственности в работе с документами. Этот принцип означает, что при всех действиях – направлении, распределении, согласовании, подписании и др. – необходимо строго руководствоваться функциями учреждения и его частей, компетенцией работников. Выполнение этого правила способствует сокращению пути движения документов, устранению ненужных операций, освобождает руководителей от решения второстепенных вопросов.

Значительное влияние на документооборот оказывает существующая структура и функции учреждения, формы и методы управленческой деятельности. Поэтому оперативному прохождению и исполнению документов, помимо чисто делопроизводственных причин, препятствуют организационные недостатки, отсутствие четкого разграничения обязанностей между должностными лицами, недостаточная определенность функций некоторых учреждений и их отдельных структурных частей.

Все рассмотренные принципы взаимообусловлены, хотя и имеют самостоятельное значение. Если процесс документооборота построен на основе соблюдения данных требований, имеются все предпосылки для оптимизации управленческого труда и делопроизводства.

Процесс управления включает следующие основные типовые документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решения до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации. Каждая из этих операций реализуется документационно как в традиционном исполнении, так и в виде машиноориентированных и машиночитаемых документов. Недокументируемые управленческие действия являются вспомогательными, оперативно-организационными. Поэтому они составляют незначительный процент в сравнении с документируемыми функциями, требующими, несмотря на внедрение электронно-вычислительной техники, больших интеллектуальных и трудовых затрат. [1, с. 3]

Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов. Эти документы создаются и циклируют вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления.


Информация о работе «Анализ состояния делопроизводства и поиск путей его совершенствования»
Раздел: Бухгалтерский учет и аудит
Количество знаков с пробелами: 104860
Количество таблиц: 21
Количество изображений: 7

Похожие работы

Скачать
143385
3
1

... по их устранению. При проведении аудита первичного учёта отпуска материалов в производство, а также при изучении аудиторского заключения, написанного для областного управления инкассации аудиторской фирмой были выявлены и сгруппированы ошибки и нарушения в системе организации первичного учёта. Далее приведены эти ошибки и приведены рекомендации по их устранению. Ошибки и нарушения при сборе и ...

Скачать
198302
7
1

... основных направлений совершенствования налогового контроля, чему посвящена вторая глава настоящего исследования. 2.3. Направления совершенствования налогового контроля в Республике Беларусь В настоящее время в связи с наличием ряда трудностей актуальной является задача по поиску определенных путей совершенствования контрольной работы налоговых органов. Причем такая задача стоит как на уровне ...

Скачать
138110
5
1

... ; обеспечение возможности участия общественности в проведении конкретных контрольных действий (например, инвентаризации товарно-материальных ценностей и денежных средств). 3.2 Пути совершенствования государственного финансового контроля РФ В настоящее время экономика страны несет значительные потери из-за низкой финансовой, бюджетной, налоговой дисциплины, недостаточной работы системы ...

Скачать
80776
9
8

... – коллектива, во-вторых, сотрудники подразделений, незнакомые лично получат возможность познакомиться, что улучшит психологический климат в организации. 3.2.     Предложения по совершенствованию управления персоналом. При разработке рекомендаций по совершенствованию управления персоналом обязательно нужно помнить, что коллектив предприятия – это особая структура, в которой возникает комплекс ...

0 комментариев


Наверх