Понятие документооборота
Производственно-экономическая характеристика ОУ СПК «Путришки»
Экономическая характеристика хозяйства
Состояние и пути совершенствования делопроизводства в УО СПК «Путришки»
Схема движения и технология обработки документов в хозяйстве
Контроль исполнения документов. Составление номенклатуры дел
Мероприятия по совершенствованию делопроизводства
Безопасность жизнедеятельности
Анализируя количество входящей и внутренней корреспонденции УО СПК «Путришки» за последние три года, была выявлена тенденция к его росту
Навигация
Понятие документооборота
Анализ состояния делопроизводства и поиск путей его совершенствования
104860
знаков
21
таблица
7
изображений
1.2 Понятие документооборота
Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.
Сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависят от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство.
Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.
Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. [10, с. 12]
Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов.
Вся документация организации делится на три документопотока:
§ входящие (поступающие) документы;
§ исходящие (отправляемые) документы;
§ внутренние документы.
По отношению к каждому конкретному исполнителю все документы, с которыми он имеет дело, делятся на несколько категорий:
§ входящие, с которыми исполнитель не успел ознакомиться;
§ в pa6оте, которые ждут его действий;
§ на контроле, по которым он ожидает действий от других исполнителей.
Составной частью документационного обеспечения управления (ДОУ) является документооборот, цель которого – информационное обеспечение деятельности учреждения, ее документирование и хранение ранее созданной управленческой информации. ДОУ непосредственно зависит от управленческих решений, документальное обеспечение которых как процесс включает три составляющих: информационную поддержку решений, то есть обеспечение принимаемого решения информацией (документами), документирование решения и контроль за его выполнением. Основными узлами этого процесса являются: получение исходной информации, постановка цели, поиск необходимой информации (справочная работа), выработка решения (составление проекта документа), его согласование, редактирование, изготовление, удостоверение, отправка (передача адресату), контроль за исполнением решения. [10, с. 14]
ДОУ, ориентированное на принятие и контроль исполнения решений, позволяет взглянуть на динамику движения документов, которые участвуют в этом процессе, как на документооборот. Таким образом, под документооборотом понимается движение комплексов (кортежей) документов. В состав кортежей входят: документы, инициирующие решения, используемые при их выработке и фиксирующие их принятие (или сами решения), документы, направляемые для исполнения и сообщающие о результатах исполнения. Документооборот рассматриваемый как результат, будет представлять собой совокупность документов, используемых и создаваемых в процессе принятия решений и контроль за их исполнением.
Следовательно, совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота, можно определить понятием «документопоток». К документопотоку относятся документы, инициирующие решения, фиксирующие решения и др. Исследовать документопотоки имеет смысл в пределах общего документооборота. [9, с. 36]
Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей - потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении.
Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.
По направлению:
- горизонтальные - связывают организации одного уровня;
- вертикальные - нисходящие, восходящие – связывают организации различных уровней;
* восходящие – входные, поступающие в вышестоящие организации от подчинённых организаций;
* нисходящие – направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям.
По отношению к управленческому объекту: документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов. Объем документооборота за определенный период времени (обычно за год) рассчитывается по формуле:
Уд = SBX + Исх. + Вн. (1.1)
где, Уд объем документооборота; SBX – объем входящих документов; Исх. – объем исходящих документов; Вн. – объем внутренних документов.
При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии. [21, с. 29]
Схема движения входящих документов показано на рис. 1.1, где цифрами и буквами обозначено:
| I | Руководитель (директор) |
| II | Исполнитель (структурное подразделение) |
| а | Экспедиционная обработка |
| b | Предварительное рассмотрение, сортировка |
| с | Регистрация |
| d | Распределение (разметка) |
| е | Перераспределение (переметка) |
| 1 | Корреспонденция |
| 2 | Документы, регистрируемые службой ДОУ |
| 3 | Документы, нерегистрируемые службой ДОУ |
2
|
|
|
1 
3
Рисунок 1.1 Схема движения входящих документов [21, с. 30]
Возможность исследования документооборота любого учреждения обусловлена тем, что деятельность любого учреждения достаточно жестко регламентирована как по уровням принятия решений, так и по кругу рассматриваемых вопросов. Управленческий процесс, включая стадии сбора, анализа и обобщения информации, подготовки и принятия решения, организации исполнения решения, завершается контролем за его исполнением. В ходе контроля происходит движение информации по каналам обратной связи от объекта управления к субъекту – информации о проведении объекта в соответствии с программой, заложенной в решении. Документооборот является одним из средств осуществления процесса ДОУ, в ходе его и совершается «оборот» документов (информации).
Документооборот составляет часть системы ДОУ и выполняет, по существу, функции системы коммуникации в учреждении. Поэтому цели его функционирования и совершенствования должны быть субординированы целями функционирования и совершенствования ДОУ, которые заключаются в максимально возможном приспособлении системы к условиям ее функционирования. Это позволяет обеспечивать систему управления качественной документной информацией в сроки, оптимальные для принятия и выполнения управленческих решений.
В соответствии с этим цель документооборота – обеспечение движения кортежей документов в процессе ДОУ, а задачей совершенствования документооборота является организация такого движения, которое бы наилучшим образом обеспечивало достижение системой ДОУ ее целей. [10, с. 18]
Таким образом, документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.
Похожие работы
... по их устранению. При проведении аудита первичного учёта отпуска материалов в производство, а также при изучении аудиторского заключения, написанного для областного управления инкассации аудиторской фирмой были выявлены и сгруппированы ошибки и нарушения в системе организации первичного учёта. Далее приведены эти ошибки и приведены рекомендации по их устранению. Ошибки и нарушения при сборе и ...
... основных направлений совершенствования налогового контроля, чему посвящена вторая глава настоящего исследования. 2.3. Направления совершенствования налогового контроля в Республике Беларусь В настоящее время в связи с наличием ряда трудностей актуальной является задача по поиску определенных путей совершенствования контрольной работы налоговых органов. Причем такая задача стоит как на уровне ...
... ; обеспечение возможности участия общественности в проведении конкретных контрольных действий (например, инвентаризации товарно-материальных ценностей и денежных средств). 3.2 Пути совершенствования государственного финансового контроля РФ В настоящее время экономика страны несет значительные потери из-за низкой финансовой, бюджетной, налоговой дисциплины, недостаточной работы системы ...
... – коллектива, во-вторых, сотрудники подразделений, незнакомые лично получат возможность познакомиться, что улучшит психологический климат в организации. 3.2. Предложения по совершенствованию управления персоналом. При разработке рекомендаций по совершенствованию управления персоналом обязательно нужно помнить, что коллектив предприятия – это особая структура, в которой возникает комплекс ...
0 комментариев