Документооборот в туризме

42. Документооборот в туризме

Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение)

Типы документов:

Организационные:

Устав – свод правил, регулирующих организацию и порядок деятельности в какой-либо определённой сфере отношений или какого-либо государственного органа, предприятия, учреждения. Устав общества должен содержать:

- Полное и сокращенное фирменное наименование общества;

- Сведения о месте нахождения общества;

- Сведения о составе и компетенции органов общества;

- Сведения о размере уставного капитала общества;

- Сведения о размере и номинальной стоимости доли каждого участника общества;

- Права и обязанности участников общества;

- Сведения о порядке и последствиях выхода участника общества из общества;

- Сведения о порядке перехода доли (части доли) в уставном капитале общества к другому лицу;

- Сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам;

- Иные сведения, предусмотренные Законом "Об ООО.

Устав общества может также содержать, на усмотрение участников, иные положения, не предусмотренные Законом "Об ООО", от них требуется только, чтобы они не противоречили действующему законодательству. Устав обязателен для всех участников общества и третьих лиц (например, контрагентов общества).

Штатное расписание – организационно-распорядительный документ, содержащий перечень наименований должностей постоянных сотрудников с указанием количества одноименных должностей и размеров должностных окладов. утверждается собственником предприятия, руководителем или вышестоящим органом.

Положение, правила, инструкция -Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции организации.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Информационно-справочные документы:

Протокол

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря

Служебные письма готовятся:

- как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

- как инициативные письма.

Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей.

В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма.

Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Дата письма – дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.

Справки, телеграммы, объяснительные записки

Распорядительные документы:

Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы федерального органа исполнительной власти.

Приказы подписываются руководителем или по его поручению заместителем руководителя. Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

Документооборот –движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации. Документы , поступающие из др. организаций (входящие), документы, отправляемые в другие организации (исходящие); документы создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе ( внутренние). Документы. Поступающие в турфирму, проходят первичную обработку , предварительное рассмотрение руководством; передачу н6а исполнение. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением. (канцелярия, общий отдел, секретариат) так и отдельным сотрудником (секрктарь-референт) должна принимать к обработке правильно оформленные документы, имеющие юрид. Силу. Обработка и передача документов исполнителям осуществляются в день поступления в службу ДОУ.

43. Оформление документов туристов и туристических групп

Документальное оформление взаимоотношений между туристом и туроператором является важным элементом. Документы могут быть разделены на три группы:1. Документы для заказа (заказ, лист бронирования, подтверждение бронирования).2. Документы для клиента (договор, путевка, ваучер, памятка, страховой полис, билет на транспорт).3. Документы, утверждающие личность туриста (загранпаспорт, загранпаспорт на ребенка и т.п.) Перечень документов применительно к конкретному туру зависит от множества факторов: набор услуг, вид тура, страна назначения, индивидуальный или групповой тур, наличие малолетних детей и так далее, и должен соответствовать нормативно-правовым документам России и страны (стран) пребывания.

Заявка туриста (группы туристов) на бронирование тура должна быть оформлена на специальном бланке (Лист бронирования). Заявка содержит сведения о намерении приобрести те или иные туруслуги. В связи с тем, что многие турфирмы предоставляют клиентам возможность расчетов по частям, от применяемой терминологии в вышеуказанном документе зависит его правовой статус. В случае если предварительная оплата определяется авансом, то заявка в соответствии со статьей 429 ГК РФ часть 1 признается в качестве предварительного договора, на основании которого в дальнейшем будет заключен основной договор, при этом предварительный может быть лишен юридической силы или включен в основной. Если услугу оказывает непосредственно туроператор, то можно не составлять предварительный договор в виде заявки - гораздо проще оформить один основной договор. Договор. Согласно Федеральному закону « Об основах туристской деятельности в РФ» реализация турпродукта осуществляется на основании договора. Договор заключается в письменной форме и должен соответствовать законодательству РФ. Согласно статье 10 Закона к существенным условиям договора относятся: 1) Информация о туроператоре или турагенте (продавце), включая данные о лицензии на осуществление туристической деятельности, его юридический адрес и банковские реквизиты. 2) Сведения о туристе (покупателе) в объеме, необходимом для реализации турпродукта. 3) Достоверная информация о потребительских свойствах туристического продукта, включая информацию о программе пребывания и маршруте путешествия, об условиях безопасности туристов, о результатах сертификации туристического продукта. 4) Дата и время начала и окончания путешествия, его продолж-льность. 5) Порядок встречи, проводов и сопровождения туристов.

6) Права, обязанности и ответственность сторон.

- обязанности турфирмы (по предоставлению туристического продукта в полном объёме и качественно; по мед. страхованию туристов; по оформлению для них посольских виз);

- обязанности туриста (по оплате, предоставлении необх. док-тов для оформления виз и т.п.).

7) Розничная цена турпродукта (-нематериальный товарный комплекс услуг и обслуживания, реализуемый туристу на условиях предоплаты с последующим гарантированным предоставлением услуг по мере востребованности в месте потребления) и порядок его оплаты (наличными или перевод денег на расчётный счёт фирмы);

8) Минимальное количество туристов в группе, срок информирования туриста о том, что путешествие не состоится по причине недобора группы.

9) Условия изменения и расторжения договора, порядок урегулирования возникших в связи с этим споров и возмещения убытков сторон ( ответственность и освобождение от ответственности сторон в случаях форс - мажорных обстоятельств, изменения качества предоставляемых услуг, сроков их предоставления, отказа сторон от тура);.

10) Порядок и сроки предъявления претензий туристом.

Неотъемлемым приложением к договору фирмы с клиентом при продаже тура (заранее спланированная и оплаченная туристская поездка с комплексом услуг по размещению, транспорту, питанию, экскурсиям) является туристическая путевка. Турпутевка – это документ, подтверждающий факт передачи турпродукта. В соответствие с ФЗ «Об основах туристской деятельности» турпутевка является письменным акцептом оферты туроператора или турагента на продажу турпродукта и неотъемлемой частью договора, а также документом первичного учета туроператора или турагента. После оплаты туристических путевок клиентам выдает тур. ваучер и др. документы, необходимые для поездки (паспорта, а/билеты, пр.)..

Туристический ваучер - это документ, устанавливающий право туриста на услуги, входящие в состав тура и подтверждающий факт их передачи. Согласно статье 10 Закона «Об основах туристской деятельности в РФ» на основании турваучера осуществляется урегулирование взаиморасчетов между туроператором или турагентом, направляющим туриста, и туроператором по приему или лицами, предоставившими конкретные услуги. Ваучер является официальным документом, который направляющая фирма выдает туристам - индивидуалам или руководителю группы как подтверждение их права получить от принимающей фирмы перечисленные в нем услуги. По прибытии туриста в пункт назначения ваучер передается принимающей стороне. Ваучер подписывается ответственным сотрудником направляющей фирмы и должен иметь оттиск ее печати.

Некоторые посольства развитых стран для получения въездной визы ввели требование обязательного страхования. В связи с этим турфирмы сотрудничают со страховыми компаниями путем заключения договоров страхования, на основании которого путешественникам выдается страховой полис или сервисная книжка, если полис групповой.

Страховой полис - обязательный документ при турпоездке. Большинство стран мира не выдаёт визы без наличия специального страхового полиса. К ним относятся большинство развитых стран: Австрия, Бельгия, Германия, Голландия, Дания, Испания, Норвегия, Франция, Швейцария, Швеция, США. Страховой полис как документ, гарантирующий оплату необходимого медицинского обслуживания при наступлении страхового случая, обязательно содержит номер телефона фирмы-партнёра, по которому можно обратится за помощью, информацию о страхователе, страховщике, условиях, стоимости страховки и освобождения от (ответственности) обязательств компании в случае войны, ядерных взрывов, дорожных аварий, хронических заболеваний и т.д. Страховым полисом должны предусматриваться оплата медицинской помощи туристам и возмещение их расходов при наступлении страхового случая непосредственно в стране (месте) временного пребывания. Страховой полис оформляется на русском языке и государственном языке страны временного пребывания.

По требованию туриста туроператор (турагент оказывает содействие в предоставлении услуг по страховке иных рисков, связанных с совершением путешествия. Страховые тарифы зависят от страны пребывания, конкретной обстановки в ней (например, Тайланд осени 2008 г. является для туристов небезопасным местом), вида туризма (так, экстремальный туризм более рисковый, чем культурно-познавательный) и иных факторов, в том числе — величины туристского потока в ту или иную страну.

Загранпаспорт. Чаще загранпаспорта туристы оформляют самостоятельно. Также обязателен отдельный пасорт на ребенка.

Согласно законам «О защите прав потребителей» и «Об основах туристской деятельности в РФ» туристу должна быть предоставлена достоверная и полная информация о предстоящем путешествии. Поэтому в комплект обязательных документов, выдаваемых клиенту, входит информационный листок и, при необходимости, другие документы (программа, маршрут пребывания, проспекты, каталоги, карта метро и так далее).

При оформлении документов в обязательности турфирмы входит информирование туристов о требованиях пограничных и таможенных служб. При путешествиях в страны, неблагополучные в отношении особо опасных заболеваний (чума, холера, желтая лихорадка и другое), туристам должна выдаваться «Памятка гражданам, отъезжающим в страны, неблагополучные по особо опасным инфекциям». Памятка должна заверяться оператором и агентом, кроме этого она должна быть снабжена голограммой.

Похожие работы

Маркетинговые исследования потребителей туристского продукта

Скачать

142944

23

3

... – "Интур-Тревеэл". Максимальное количество очков – 160, стремясь к ним можно стать лидером. Необходимо отметить, что достижение целей планирования маркетинговых исследований потребителей туристского продукта и процесса туристических услуг в целом, невозможно без продуманных управленческих решений. Без них трудно до­биться согласованных действий внутри туристского пред­приятия, сложно ...

Разработка комплекса маркетинговых коммуникаций в сфере туризма

Скачать

111973

6

1

... или иного туристского центра агентства обычно объединяются с национальными туристскими организациями. Глава 3 Особенности маркетинговых коммуникаций в сфере туризма 3.1 Организация системы маркетинговых коммуникаций на рынке туристских услуг Реклама - наиболее значимый элемент коммуникационного комплекса. Она оказывает большое потенциальное влияние на все остальные элементы этого комплекса (может ...

Маркетинговые коммуникации в сфере туризма на примере г. Трускавец

Скачать

120077

4

2

... . При продвижении того или иного туристского центра агентства обычно объединяются с национальными туристскими организациями. ГЛАВА 2. АНАЛИЗ МАРКЕТИНГОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ В СФЕРЕ ТУРИЗМА НА ПРИМЕРЕ Г. ТРУСКАВЦА 2.1 Организация системы маркетинговых коммуникаций на рынке туристских услуг Бизнес-планирование Планирование является ключевым элементом успеха нового бизнеса. Без бизнес-плана ...

Маркетинговые исследования в области международного туризма

Скачать

37903

2

6

ание и рекламу в маркетинге и туризме ·     Подготовка маркетинговых исследований методом анкетирование ·     Разработать анкету ·     Собрать необходимую информацию ·     Проанализировать собранную информацию Предметом исследования является туристические фирмы, а объектом международный туризм. Итак, международный туризм, характерной чертой которого является то, что значительная часть услуг ...