Організація оперативної діяльності

2.1 Організація оперативної діяльності

Банк – відкрите акціонерне товариство «Державний ощадний банк України;

банківські операції – операції банків, що визначені статтею 47 Закону України «Про банки і банківську діяльність»;

операційна діяльність – сукупність технологічних процесів, пов’язаних з документуванням інформації за операціями установи Банку, проведенням їх реєстрацій у відповідних регістрах, перевірянням, вивірянням та здійсненням контролю з операційними ризиками;

операційний день – діяльність установи Банку протягом робочого дня, що пов’язана з реєстрацією, перевірянням, вивірянням, обліком, контролем операцій (у тому числі приймання від клієнтів документів на переказ і документів на відкликання та здійснення їх оброблення, передавання та виконання) з відображенням їх у балансі філії Банку. Тривалість операційного дня встановлюється керівником філії Банку самостійно;

операційний ризик – ризик втрат внаслідок неадекватності або збоїв у внутрішніх процесах, інформаційних системах, дії людського фактора або, як наслідок, зовнішніх подій;

операційний час – частина операційного дня Банку, протягом якої відбувається обслуговування клієнтів, у тому числі приймаються документи на переказ і документи на відкликання, що мають бути оброблені, передані та виконані. Початок та кінець операційного часу встановлюються згідно з розпорядженням керівника (його заступника) Банку (філії Банку) з урахуванням режиму роботи платіжних систем і доводяться до відома клієнтів;

операція – дія, або подія, внаслідок якої відбуваються зміни у фінансовому стані установи Банку та яка відображається за балансовими та позабалансовими рахунками установи Банку;

первинний документ – документ, який містить відомості пор операцію та підтверджує її здійснення;

ТВБВ – територіально відокремлене без балансове відділення, яке не є юридично особою, діє від імені Банку на підставі положення про установу, не має окремого балансу та здійснює операції, передбачені положенням про цю установу на підставі письмового дозволу, наданого Банком, підпорядковане філії, на балансі якої відкрите;

Філії Банку – відокремлені структурні підрозділи, що виділені на окремий баланс: регіональні управління, філії-відділення.

1. Керівник Банку (філії Банку) організовує операційну діяльність таким чином, щоб забезпечити:

розподіл обов’язків та повноважень щодо здійснення операцій;

належне документування всіх операцій (складання первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку). Якщо документування операцій здійснюється з використанням інформаційних технологій, то відповідне програмне забезпечення має забезпечувати введення протоколу про всі операції та дії відповідальних працівників у захищеній від модифікації формі;

своєчасне, повне та достовірне відображення операцій у регістрах бухгалтерського обліку;

накопичення та надання докладної інформації за кожною операцією з обов’язковим зазначенням даних про її учасників, з визначенням балансових і позабалансових вимог та зобов’язань, можливих змін за цими операціями, сум нарахованих, отриманих або сплачених доходів та витрат, а також інших параметрів, що забезпечують складання звітності Банку;

дотримання вимог Облікової політики Банку;

дотримання лімітів на здійснення окремих операцій;

визначення наявних та можливих операційних ризиків та управління ними;

виконання необхідних процедур внутрішнього контролю;

зберігання інформації про всі операції установи Банку;

цілісність та достовірність інформації усіх операцій;

формування та зберігання первинних документів, облікових регістрів, звітів відповідно до вимог законодавства України.

2. Керівник філії діє на підставі Положення про філію та довіреності, виданої Банком, у своїй діяльності керується актами законодавства України, нормативно-правовими актами Національного банку України, рішеннями наглядової ради та правління Банку, наказами та розпорядженнями керівництва Банку.

3. Банк відповідно до Закону України «Про банки і банківську діяльність», на підставі банківської ліцензії та письмового дозволу і додатка до дозволу, наданих Національним банком України, здійснює банківські та інші операції.

4. Посадова інструкція на кожного відповідального виконавця складається та затверджується відповідно до вимог Положення про посадову інструкцію працівника ВАТ «Ощадбанк», затвердженого постановою правління від 04.10.2004 № 116. Кожний відповідальний виконавець ознайомлюється зі своєю посадовою інструкцією під розпис.

5. У посадовій інструкції зазначаються функції, основні завдання та обов’язки, права, повноваження, взаємовідносини відповідального виконавця з іншими працівниками підрозділами Банку та його відповідальність.

6. З метою забезпечення первинного контролю за операціями визначені нижче документи підписуються в обов’язковому порядку:

а) керівником філії Банку або особою, на яку покладено відповідні повноваження:

заява на відкриття рахунку клієнтам – суб’єктам господарювання;

заява на видачу розрахункової чекової книжки;

розпорядження на видачу кредитів;

первинні документи, що є підставою для здійснення філією сплати коштів за фінансовою та господарською діяльністю тощо;

розрахункові відомості з нарахування заробітної плати та інших виплат працівникам;

меморіальні ордери на загальну суму списків для зарахування коштів на рахунки клієнтів, що отримані безготівковим шляхом на рахунок установи Банку;

меморіальні ордери на переказ сум компенсації грошових заощаджень;

списки на зарахування пенсій та допомог на рахунки військовослужбовців;

видаткові позабалансові ордери на списання у встановленому порядку збиткової заборгованості з клієнтами;

розпорядження на здійснення розрахунків з передачі коштів між філіями Банку;

б) головним бухгалтером філії, його заступником або особою, на яку покладено відповідні повноваження:

заява на відкриття рахунку клієнтам – суб’єктам господарювання;

заява на закриття рахунку клієнтам – суб’єктам господарювання;

заява на видачу розрахункової чекової книжки;

розрахункові документи клієнтів, поверненні без виконання;

меморіальні ордери сум до з’ясування;

меморіальні ордери по виправних та корегуючи проведеннях;

документи з приймання та відправки готівки і цінностей, які зберігаються у сховищі цінностей;

розрахункові документи за операціями з основними засобами, нематеріальними активами та іншими необоротними матеріальними активами;

розрахункові відомості по нарахуванню заробітної плати та інших виплат працівникам;

розрахункові документи за операціями дебіторської та кредиторської заборгованості;

меморіальні ордери на переказ сум компенсації грошових заощаджень;

зведені довідки про касові обороти;

заява на купівлю-продаж безготівкової іноземної валюти;

списки на зарахування пенсій та допомог на рахунки військовослужбовців;

видаткові позабалансові ордери на списання у список заборгованості з клієнтами;
розпорядження на розподіл бланків суворого обліку між установами Банку.

7. Перелік операцій, що підлягають додатковому контролю, передбачено Положенням про організацію бухгалтерського обліку та звітності в установах ВАТ «Ощадбанк».

В обов’язковому порядку контролюючим працівником підписуються такі документи:

грошові чеки із чекових книжок клієнтів;

реєстри трансакцій за операціями з платіжними картками;

заявки на отримання підзвіт бланків суворого обліку (чистих бланків платіжних карток);

заяви на продаж іноземної валюти та банківських металів;

меморіальні ордери за транзитними рахунками;

заяви на терміновий переказ готівки в сумі понад 5000грн.;

розрахунково-касові документи за фінансовими операціями, які підлягають обов’язковому фінансовому моніторингу;

пенсійні листи військовослужбовців та доручення на виплату їм одноразової допомоги.

8. Керівник Банку(філії Банку) зобов’язаний забезпечити контроль за належним зберіганням використанням ключової інформації, печаток, штампів, ключів, пломбірів і бланків суворого обліку відповідальними особами таким чином, щоб уникнути їх втрат або використання метою зловживання.

9. Облік та збереження ключової інформації, засобів криптозахисту мають здійснюватися адміністраторами захисту інформації та відповідальними за використання засобів криптозахисту відповідно до нормативно-правових актів Національного банку України та локальних нормативно-правових актів Банку.

10. Керівником установи Банку або особою, що визначається згідно з його розпорядженням (крім касирів, завідуючого касою і бухгалтерських працівників), здійснюється реєстрація печаток і ключів від сховища цінностей, пломбірів, кліше, іменних штампів касирів у книгах, передбачених Порядком організації касової роботи в установах ВАТ «Ощадбанк», затвердженим постановою правління від 29.01.2004 №11-1 (із змінами і доповненнями).

Передача пломбірів, печаток, ключів та штампів здійснюється в разі їх заміни або передачі в користування іншій особі, про що робиться запис у спеціальній книзі.