Наказом по установі Банку призначаються посадові особи, відповідні за зберігання готівки операційної каси та інших цінностей у сховищі цінностей

11. Наказом по установі Банку призначаються посадові особи, відповідні за зберігання готівки операційної каси та інших цінностей у сховищі цінностей.

12. Ліміти залишків готівки національній валюті в касах установ Банку розраховуються згідно Методики розрахунку та встановлення лімітів залишків готівки в національній валюті в касах установ ВАТ «Державний ощадний банк України», затверджений протоколом КУАП №0111-19 від 22.11.2001 (із змінами і доповненнями).

2.2 Документування операцій

Операції, які здійснюються установами Банку, повинні бути належним тином задокументовані.

Підставою для відображення операцій в бухгалтерському обліку є первинні документи, оформлені та підписані у встановленому порядку.

Первинні документи повинні бути складені в момент проведення операції або, якщо це неможливо, безпосередньо після її завершення в паперовій та/або електронній фермі.

Для контролю та впорядкування обробленої інформації за операціями на підставі первинних документів складаються зведені документи. Первинні документи класифікуються залежно від виду операцій та типу контрагентів за такими ознаками:

за місцем складання:

- зовнішні (одержані від клієнтів, державних виконавців та інших банків);

- внутрішні (оформлені в уставові Банку);

за змістом:

- касові;

- розрахункові (для здійснення безготівкових розрахунків із банками, клієнтами, списання коштів з рахунків та внутрішньобанківських операцій).

Первинні документи, які складені з помилками або не містять вичерпної інформації, до виконання не приймаються.

Внесення виправлень до первинних документів не допускається, крім випадків, ще визначені нормативно-правовими актами Національного банку України,

У первинних документах, на основі яких здійснюються запис в бухгалтерському обліку, зазначаються:

номери кореспондуючих рахунків за дебетом та кредитом;

дата виконання операції;

зміст операції;

сума операції;

підпис відповідального виконавця;

підпис контролюючого працівника, якщо операція підлягає додатковому контролю;

підпис уповноваженої

До касових документів належать: заява на переказ готівки (додаток А), прибутково-видатковий касовий ордер, заява на видачу готівки, прибутковий касовий ордер(додаток В), видатковий касовий ордер, грошовий чек, рахунки на сплату платежів та документи, встановлені відповідною платіжною системою для відправлення переказу готівки та отримання його в готівковій формі.

Валютно-обмінні операції, а також операції з банківськими металами та платіжними картками здійснюються на підставі касових документів, визначених іншими нормативно-правовими актами Національного банку України.

Документи на отримання та видачу готівкових коштів складаються відповідно до вимог Інструкції про касові операції в банках України, затвердженої постановою Правління Національного банку України від 14.08.2003 № 337 (із змінами і доповненнями).

Касові документи за операціями юридичних та фізичних осіб відображаються в касовому журналі (операційному щоденнику), який формується автоматизовано або вручну.

Касові ордери за внутрішньобанківськими операціями виписуються відповідальними працівниками за фактом виконання операції.

Розрахункові документи застосовуються установами Банку для здійснення і відображення в обліку операцій за безготівковими розрахунками відповідно до вимог нормативне-правових актів Національного банку України.

До платіжних інструментів (паперових або електронних), що використовуються для безготівкових розрахунків, належать такі розрахункові документи: меморіальні ордери(додаток С); платіжні доручення; платіжні вимоги-доручення; платіжні вимоги; розрахункові чеки; акредитиви; інші документи, що визначаються нормативно-правовими актами Національного банку України,

Внутрішньобанківські операції оформляються меморіальними ордерами та іншими документами, що складаються установами Банку відповідно до вимог нормативно-правових актів Національного банку України, локальних нормативно-правових актів і процедур Банку.

Касовими документами оформлюються операції з приймання і видачі готівки. Вони діляться на приходні та видаткові. До приходних належать оголошення на внесення готівки в касу банку, приходний касовий ордер тощо; до видаткових — грошовий чек на отримання готівки і видатковий касовий ордер(додаток D). Меморіальні документи використовуються для безготівкових перерахувань за рахунками. Це розрахункові документи, що надаються банку клієнтами (платіжні доручення, вимоги-доручення, розрахункові чеки), меморіальні ордери та ін. До позабалансових документів належать приходні та видаткові позабалансові ордери (додаток Е). Цими документами оформлюються приймання та видача коштовностей і документів, що зберігаються в касі та сховищі.

1. З метою забезпечення здійснення операцій відповідно до розподілу обов’язків, своєчасного формування та одержання первинних документів, відображення інформації про операції в облікових регістрів та виконання процедури контролю встановлюються правила документообороту за операціями з урахування вимог нормативно-правових актів Національного банку України, умов договорів між Банком та клієнтом, у тому числі з банками-кореспондентами.

2. Правильна організація документообороту в установах Банку забезпечує ефективність внутрішнього контролю операцій, прискорення обіговості коштів у розрахунках, рівномірне навантаження працівників установ Банку, найкоротший шлях проходження документів без повторного їх передавання одному й тому ж виконавцеві.

3. Документообороту за операціями установ Банку включає такі етапи:

перевірка законності операції;

перевірка форми та звіту документів, визначення можливості виконання операції залежно від залишку коштів на рахунку;

оформлення (створення )документів;

правила виконання документа:

підписання документів відповідальним виконавцем, в окремих випадках – контролюючим працівником;

рух документа по структурних підрозділах і робочих місцях, його обробка і використання для облікових записів;

автоматизоване опрацювання документів та їх відображення в бухгалтерському обліку;

групування документів за балансовими та позабалансовими рахунками, брошурування в папки для здавання в поточний архів;

передача документів до архіву.

Перший примірник документа, на підставі якого здійснюється операція, зберігається в документах дня установи Банку.

4. Організація документообороту на стадії складання і руху включає вибір форм первинних документів за кожним об'єктом обліку, а також технічних засобів і способів складання первинних документів, визначення відповідальних осіб за правильне і своєчасне складання первинного документа, визначення часу на документування.

5. Схема документообороту має передбачати оптимальну кількість структурних підрозділів і виконавців, через яких проходить кожний первинний документ, термін знаходження його у підрозділі.

У схемі зазначаються час оформлення документа, правила його виконання та проходження через відповідні служби установи Банку, строки передавання документа від одного виконавця до іншого

6. Основні принципи побудови схеми документообороту:

документ складається в момент виконання операції, а якщо це неможливе - безпосередньо після її закінчення; час проходження документів від місця складання до бухгалтерської служби установи Банку має бути мінімальним, а надходження документів - рівномірним.

7. Схема документообороту розробляється структурними підрозділами установи Банку, що здійснюють супроводження відповідних операцій. Схема документообороту погоджується головним бухгалтером та затверджується керівником установи Банку.

2.3 Види рахунків та операції за ними

Поточні рахунки

1. За поточними рахунками в національній валюті фізичних осіб-резидентів здійснюються всі види розрахунково-касових операцій відповідно до умов договору банківського рахунку та вимог законодавства України, які не пов'язані із здійсненням підприємницької діяльності.

З цих рахунків забороняється перерахування коштів на будь-які рахунки фізичних осіб-нерезидентів, крім рахунків нерезидентів-інвесторів.

(Абзац другий пункту 4.1 в редакції постанови правління ВАТ „Ощадбанк" від 23.10.2006 №99-1) Видаткові операції за поточним рахунком, відкритим на користь третьої особи, здійснюються лише після ідентифікації особи, на користь якої відкрито рахунок.

2. На поточні рахунки у національній валюті фізичних осіб-нерезидентів зараховуються такі кошти:

• оплата праці, матеріальна допомога, відшкодування витрат власних коштів у відрядженні, авторські гонорари, премії, призи, одержані від юридичної особи-резидента та представництва юридичної особи-нерезидента (у тому числі готівкові кошти, одержані в Україні як авторська винагорода, за умови пред'явлення авторського договору (договору про передачу права на використання твору), укладеного відповідно до вимог статті 33 Закону України "Про авторське право і суміжні права", та свідоцтва про реєстрацію авторського права на твір відповідно до
частини п'ятої статті 11 цього Закону, копії яких уповноважений працівник банку має направити в документи дня;

в одержані в порядку спадкування;

в перераховані з інвестиційного рахунку іноземного інвестора юридичної особи, якщо іноземна інвестиція вносилася в готівковій формі;

(Абзац шостий пункту 4.2 в редакції постанови правління ВАТ „Ощадбанк" від 23.10.2006 №99-1)

•  отримані на підставі рішень судів або рішень інших органів (посадових осіб), які підлягають примусовому виконанню;

•  повернені надлишково сплачені суми податків і зборів (обов'язкових платежів);

•  відшкодування страхових сум;

«і за погашені іменні ощадні (депозитні) сертифікати банку, у якому відкритий цей рахунок;

• з власних поточних і вкладних (депозитних) рахунків;

(Абзац одинадцятий пункту 4.2 зі змінами, внесеними згідно з постановою правління ПАТ,, Ощадбанк" від 23.08.2005 №83-1)

•  кошти, що були раніше зняті готівкою власником з рахунків і не використані. Такі кошти можуть бути зараховані на цей рахунок у сумі, яка не перевищує раніше зняту, і тільки до закінчення дії відкритої візи, а в разі безвізового в'їзду в Україну - до закінчення терміну законного перебування в Україні;

•  кошти, що були раніше помилково (надмірно) перераховані з цього рахунку. Зазначені кошти зараховуються на цей рахунок у сумі, що не перевищує раніше перераховану.

Готівкові кошти зараховуються на рахунок за наявності підтвердження джерел походження цих коштів. Документами, що підтверджують джерела походження готівкової національної валюти, є такі:

•  оригінали договорів про продаж майна (за винятком цінних паперів);

•  документи про одержання успадкованих коштів;

•  довідка-підтвердження ВАТ "Ощадбанк" про наявність за станом на 2 січня 1992 року заощаджень в установах Ощадного банку СРСР та державного страхування СРСР, що діяли на території України, із зазначенням сум компенсації;

•  касовий документ банку про видачу з рахунку фізичної особи-нерезидента коштів у гривнях;

•   митна декларація на ввезення іноземної валюти та довідка за формою N377 про її продаж уповноваженому банку (уповноваженій фінансовій установі) за кошти в гривнях;

•  довідка-підтвердження юридичної особи-резидента про одержані від неї фізичною особою - нерезидентом кошти в гривнях (як оплата праці, авторські гонорари, матеріальна допомога, премії, призи, відшкодування шкоди, заподіяної робітникам і службовцям унаслідок каліцтва, відшкодування за страховими випадками), На оригіналі документа уповноважений працівник установи Банку робить відмітку про зарахування національної валюти на рахунок. Копія підтвердного документа з відміткою Банку або оригінал залишається в документах дня установи Банку.

Ощадний (депозитний) сертифікат і документ банку про видачу фізичній особі-нерезиденту готівкової національної валюти України за переказом у межах України без відкриття поточного рахунку не може бути підтвердженням джерела походження коштів.

(Абзац останній пункту 4.2 в редакції постанови правління ВАТ „Ощадбанк" від 23.08.2005 №83-1) (Пункт 4.2 із змінами, внесеними згідно з постановою правління ВАТ„ Ощадбанк" від 01.09.2004 №93)

3. З поточних рахунків у національній валюті фізичних осіб-нерезидентів за розпорядженням власника чи за його довіреністю проводяться такі операції в грошовій одиниці України:

• видача коштів готівкою;

в видача платіжних документів для здійснення безготівкових розрахунків;

• перерахування з метою здійснення розрахунків за купівлю товару, отримання послуг на території України;

(Абзац четвертий пункту 4.3 в редакції постанови правління ВА Т „ Ощадбанк " від 23.08.2005 №83-1)

4. Забороняється використовувати поточні рахунки фізичних осіб для проведення операцій, пов'язаних із здійсненням підприємницької діяльності.

Вкладні (депозитні) рахунки

5. На вкладні (депозитні) рахунки фізичних осіб-резидентів зараховуються;

• готівкові кошти;

• кошти, перераховані з іншого власного вкладного (депозитного) або поточного рахунку.

(Абзац третій пункту 4.6 в редакції постанови правління ВАТ „Ощадбанк" від 23.10.2006 №99-1)

6. На вкладні (депозитні) рахунки в національній валюті фізичних осіб-нерезидентів зараховуються:

• готівкові кошти за наявності підтвердження джерел походження цих коштів (копії підтвердних документів залишаються в документах дня установи Банку);

• кошти з власного поточного або вкладного (депозитного) рахунку;

• кошти, знесені іншого фізичною особою-нерезидентом, якщо це передбачено договором банківського вкладу;

• нараховані проценти (дохід в іншій формі) за вкладом (депозитом), якщо це передбачено договором.

(Абзац п'ятий пункту 4.7 в редакції постанови правління ВАТ,, Ощадбанк" від 23.10.2006 №99-1)

7. З вкладних (депозитних) рахунків фізичних осіб-резидентів у національній валюті кошти повертаються вкладнику шляхом:

• видачі готівкою;

в шляхом перерахування на зазначений у договорі рахунок вкладника для повернення коштів чи за заявою вкладника на інший його рахунок,

(Абзац третій пункту 4.8 в редакції постанови правління ВАТ „ Оіцадбанк" від 23.08.2005 №83-1}

8. З вкладних (депозитних) рахунків фізичних осіб-нерезидентів у національній валюті кошти повертаються вкладнику шляхом:

• виплати готівкових коштів;

• виплати платіжними документами;

• перерахування на власний поточний або власний вкладний (депозитний) рахунок.

9. На вкладний (депозитний) рахунок фізичної особи можуть зараховуватися кошти, які надійшли на Ім'я власника рахунку від іншої особи, якщо договором банківського вкладу не передбачено інше. При цьому вважається, що власник рахунку погодився на одержання грошових коштів від іншої особи, надавши їй необхідні дані про свій вкладний (депозитний) рахунок.

10.Незалежно від того, на яких умовах укладався договір банківського вкладу (на умовах видачі вкладу на першу вимогу або на умовах повернення вкладу зі спливом встановленого договором строку чи на інших умовах повернення вкладу), установа Банку зобов'язана видати вклад або його частину на першу вимогу вкладника.

Інвестиційні рахунки

11. На інвестиційний рахунок у національній валюті зараховуються такі кошти:

а одержані під продажу іноземної валюти на міжбанківському валютному ринку України, то вносяться як іноземна інвестиція відповідно до нормативно-правових актів Національного банку, що регулюють здійснення іноземних інвестицій в Україну

12. 3 інвестиційного рахунку в національній валюті за дорученням власника рахунку проводяться такі операції:

•  здійснення інвестицій в Україну (уключаючи реінвестиції) відповідно до нормативно-правових актів Національного банку, що регулюють здійснення іноземних інвестицій в Україну;

•  розрахунки за купівлю іноземної валюти на міжбанківському валютному ринку України у випадках, визначених Правилами торгівлі іноземною валютою;

•  розрахунки з митними, податковими та іншими органами у випадках, передбачених законодавством України;

•   розрахунки з резидентами під час здійснення спільної інвестиційної діяльності;

• сплата послуг уповноваженому банку, який обслуговує рахунок (у порядку, визначеному законодавством України):

• перерахування коштів на власний інвестиційний рахунок, відкритий в уповноваженому банку України;

повернення помилково отриманих коштів. Зазначені кошти перераховуються з цього рахунку в сумі, що не перевищує раніше отриману.

2.4   Технологія здійснення операцій

1. Операційну діяльність установи Банку забезпечують працівники, які виконують функції фронт-офісу та бек-офісу, визначені посадовими інструкціями та розподілені між учасниками операційного процесу відповідно до внутрішніх процедур установи Банку.

1.  Здійснення операції в установах Банку передбачає такі основовні етапи:

перевірка законності окремих операцій (відповідність операції чинному законодавству, статутній діяльності клієнта);

санкціонування окремих операції (надання/отримання дозволу на проведення операції);

проведення операції (виконання конкретних операційних процедур, передбачених технологічно та спрямованих на здійснення (супроводження) операції від її початку і до завершення, своєчасне та правильне відображення на рахунках бухгалтерського та управлінського обліку тощо);

здійснення внутрішнього контролю за операцією (протягом усього операційного процесу - від часу ініціювання до відображення інформації про операцію в облікових регістрах);

здійснення подальшого контролю за окремими операціями.

РОЗДІЛ 3. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ БАНКОМАТІВ В УСТАНОВАХ «ОЩАДБАНКУ» УКРАЇНИ