Програми і системи обліку

1.2 Програми і системи обліку

Якщо не брати до уваги комп'ютерні ігри, то, напевно, у жодній сфері людської діяльності не написано стільки програм, як у сфері обліку. Це численні бухгалтерські, складські програми, розрахунки заробітної плати і податковий облік. Однак, майбутнє в обліку за системами комплексного обліку. Наприклад, програмний комплекс автоматизації бухгалтерського й управлінського обліку з можливістю фінансово-економічного аналізу SoNet здійснює спільне ведення бухгалтерського, оперативного і податкового обліку.

У кожному первинному документі користувач може увести бухгалтерські проводки за будь-яким Планом рахунків, виконувати додаткові чи проводки операції для формування даних податкового обліку, а також проводити операції за узагальнюючими показниками, необхідним для прийняття управлінських рішень, розраховувати:

- собівартість і відхилення від планової собівартості виробленої продукції;

- приведені ціни постачання;

- реалізовану торгову надбавку по кожному підрозділу в момент здачі виторгу в касу підприємства;

- розподіл загальногосподарських витрат по структурних підрозділах;

- суми податків і зборів;

- інші дані по заданих алгоритмах.

Зроблені розрахунки автоматично вносяться в базу даних у вигляді проводок операцій. По введених проводках формуються стандартні бухгалтерські звіти. Можлива побудова звітів підвищеної складності з глибокою деталізацією аналітичних даних. У залежності від настроювань програми можуть одночасно формуватися всі типові проводки по даному документі й операції, по аналітичних ознаках, необхідні для ведення податкового, бюджетного й аналітичного обліку. Використання декількох незалежних планів рахунків дозволяє формувати проводки для ведення рівнобіжного обліку по вітчизняних і міжнародних стандартах. Первинний документ, введений у систему обліку, доступний усім користувачам. Усі документи можуть бути роздруковані і збережені у форматі Ехсе1.

Програма дозволяє одержати узагальнюючу інформацію:

– про виконання бюджетів доходів і витрат;

– про виконання бюджету коштів;

– про натуральні показники залишків по всіх підрозділах;

– про ритмічність виконання виробничих завдань;

– про рентабельність кожного підрозділу фірми.

Дані бухгалтерського і податкового обліку можуть формуватися на підставі результатів оперативного обліку. Якщо вартісних показників по використовуваних планах недостатньо, додаються показники з управлінського обліку, або статті бюджету коштів, або натуральні показники, що визначають стан складів фірми.

Велика розмаїтість програм і систем обліку дозволяє вибрати варіант, який найбільш відповідає специфіці вашого бізнесу. Окремі бухгалтерські програми дають можливість вести облік у натуральному вираженні, викликати нормативні бази документів та аналізувати узагальнюючі показники по рахунках, субрахункам і об'єктам аналітичного обліку (товарам, матеріалам, основним засобам, організаціям, співробітникам і т.д.) для прийняття управлінських рішень.

Розраховувати собівартість продукції, приведені ціни постачання матеріальних цінностей, торгову надбавку, загальногосподарські витрати по підрозділах за будь-який період.

Складські програми дозволяють вести облік запасів і товарів, що знаходяться на складі, виданих на реалізацію, повернутих чи оплачених, забезпечувати взаємодія з касовими апаратами і сканерами штрих-коду та проводити переоцінку, враховувати взаєморозрахунки з покупцями і постачальниками. А також формувати первинні документи, податкові накладні, книги продажів, звіти в різній валюті без податку і з ПДВ і працювати з вилученими підрозділами.

Системи товарного і матеріального обліку надають більш широкі можливості для обліку наявності і руху матеріальних цінностей і коштів. Вони здатні забезпечити побудову багаторівневої аналітики по об'єктах обліку і створення для кожного об'єкта обліку будь-якої кількості додаткових характеристик, автоматичне заповнення прибутково-видаткової документації на основі довідника, формування відомостей аналітичного обліку та доступність залишків на складі, облік і списання товарів. Додаткову можливість складання прайс-листів, формування чи рахунків накладних по прайс-листу, обробляти не тільки убудовані форми, але і створені користувачем та генерувати різні види звітних документів: 1) зведені і детальні відомості по клієнтах; в аналітичні відомості по товарах; 2) журнали продажів; 3) картки об'єктів обліку; 4) надходження виторгу по розрахунковому рахунку і по касі і т. п. На підставі введених первинних документів створювати різні звіти й аналітичні відомості, використовуючи модуль гнучких звітів.

Створені звіти можна перебудовувати, деталізувати по різних видах аналітичних регістрів, а вихідні форми – модифікувати.

Вихідна інформація в звітних формах групується на основі ознак, що збираються в довідники, наприклад, Види діяльності, Місця обліку, Ознаки угруповання.

Довідники відбивають структуру підприємства. Для кожного документа й операції може бути введена будь-яка кількість додаткових ознак. Наприклад, якщо Ви хочете розділити свої витрати і доходи по торгівлі і виробництву, Вам необхідно в довідник Види, діяльності внести розділи Торгівля і Виробництво, а при необхідності розділ Торгівля розбити на Оптову і Роздрібну.

Довідник Ознаки угруповання дає можливість надавати більш докладну інформацію з кожному виду діяльності. Наприклад, для добору зведень про надходження виторгу від оптової торгівлі за наявний або безготівковий розрахунок довідник повинний включати пункти Каса і Банк. Для одержання зведень по оплаченим, але ще не відвантаженим товарам, можна застосувати місце обліку Резерв.

Кожний з документів може мати кілька друкованих форм. На підставі одного документа може бути створений інший, наприклад, зі сформованого рахунка на товари можна створити друковані форми рахунка, накладної на відвантаження, податкової накладної.

Сучасні системи товарного і матеріального обліку можуть забезпечувати не тільки обслуговування великої кількості клієнтів, документів, каталогів товарів, але й одночасну мережну роботу комірника, менеджера по продажах, відділу по закупівлях, а також керівників підприємства:

-  директора – за даними про закупівлі, продажі, рух товарів,

-  взаєморозрахунках із клієнтами;

-  фінансового аналітика – по аналізі руху коштів; головного бухгалтера – по проводці складських, банківських і інших первинних документів по бухгалтерських рахунках.

Програми нарахування зарплати

Існуючі програми дозволяють виконувати стандартні нарахування й утримання, перерахунки, доплати, оплати лікарняних листів, нарахування відпускних, разові і довгострокові доплати, розраховувати податки й утримання, змінюючи параметри розрахунків створюючи і друкуючи вихідні документи, у тому числі:

-  зведення про нарахування й утримання по кожному співробітнику чи підрозділу за будь-який період;

-  звіти для податкових служб.

Алгоритм розрахунку задається для кожної категорії співробітників, кожного виду нарахування й утримання за допомогою спеціальних шаблонів уведення, з можливостями відображення розрахункових формул безпосередньо в документі та перебудови користувачем будь-якого алгоритму розрахунку.

Формування і настроювання вихідних документів відбувається з використанням стандартного інтерфейсу Windows із можливістю одночасної роботи бухгалтера розрахункового відділу, інспектора по кадрах, головного бухгалтера, фінансового аналітика, директора.