Системи керування кадрами

1.3 Системи керування кадрами

Системи керування кадрами дозволяють керівництву підприємства оперативно одержувати об'єктивну інформацію про наявність чи вакансій перевищення штатів, будь-які довідки про персонал, мати безпосередній доступ до особистих справ співробітників, спростити ведення кадрового діловодства і підготовку звітних документів менеджерами по персоналу.

Система надає можливість більш оперативно вести облік кадрів, коректувати структуру і штатний розклад, оформляти документацію, вирішувати питання розміщення і переміщення співробітників, професійної підготовки, підбора кандидатів на вакантні посади.

Система дозволяє створювати і редагувати штатний розклад підприємства, вести особисті справи, картки персонального і військового обліку застосовуючи тестування при підборі кандидатів на вакантні посади. Дає можливість формувати довільні статистичні звіти, довідки і списки співробітників, видавати персональні і групові накази, проводити розсилання кореспонденції співробітникам та виводити дані про керівництво, співробітників чи вакансії будь-якого підрозділу.

Єдиний довідник дозволяє прискорити заповнення документів за рахунок використання даних з довідників і значень по умовчанню, швидко чи додавати змінювати елементи в будь-якій категорії, створювати ієрархічні структури даних. Система захисту даних розмежовує права доступу, попереджає некоректні дії оператора, реєструє дії користувачів при зміні найбільш значимих даних

Ключове поняття програми – Робоче місце. Воно належить визначеному приміщенню, закріплено за конкретним відділом, зв'язано з конкретною посадою, може бути зайняте співробітником чи вакантне, дозволяє враховувати такі характеристики як устаткування, категорію шкідливості, регламент робочого часу й ін.

Система функціонально організується у виді декількох інформаційних блоків, між якими відбувається обмін даними:

1. Структура і план підприємства, робочі місця:

– створення і модифікація структури підприємства;

– план-перелік приміщень, робочих місць.

2. Штатний розклад:

– підтримка діючого і редагування штатних розкладів;

– генерація звітів.

3. Особисті справи:

– доступ до особистої справи з фотокарткою співробітника;

– автоматичний розрахунок стажу роботи, нагромадження інформації про лікарняні і відпустки;

– формування графіка відпусток;

– збереження інформації про посадові обов'язки, кадровому резерві.

4. Накази:

– формування персональних і групових наказів про призначення перекладах, звільненнях, змінах окладів і надбавок, заохоченнях і стягненнях, наданні відпусток, відрядженнях;

– друкування комплектів документації, зв'язаної з відрядженнями і т.д.;

– підготовка наказів по структурі підприємства, правилам внутрішнього розпорядку.

Тексти наказів генеруються в текстовому редакторі Word на основі шаблонів, що містять поля злиття.

5. Кар'єра, заробітна плата:

– зведення про роботу;

– дані, необхідні для нарахування заробітної плати, оплати відпусток по тимчасовій непрацездатності і т.д.

Окремі зведення можуть попадати в цей розділ автоматично при відпрацьовуванні наказів, зв'язаних зі зміною посади, окладу, персональної надбавки й ін.

6. Статистика:

– статистичні дані по наказах, особистих справах, структурі підприємства;

– списки постійних і тимчасових працівників, сумісників, пенсіонерів;

– списки, формовані відповідно до заданої логічної умови добору;

– різні довідки по кадрам;

– телефонні довідники;

– списки устаткування.

7. Підбор кадрів:

– добір персоналу на вакантні посади з числа чи кандидатів співробітників з урахуванням психофізичних властивостей, професійних і ділових якостей.

8. Організації:

– нагромадження даних:

– про контакти для оформлення документів для відрядження;

– колишні місця роботи і навчання;

– формування адресного розсилання кореспонденції.

1.4 Автоматизовані системи ведення документації

Серед автоматизованих систем ведення документації найбільш зручні для освоєння і використання програми, що забезпечують високу інтеграцію з Microsoft Office. Прикладом можуть служити розробки, пропоновані фірмою, що дозволяють:

-  завантажувати документи безпосередньо з офісних додатків Microsoft;

-  поміщати значки додатків у меню Програми і на панель задач;

-  подвійним щигликом миші здійснювати автоматичний запуск, використовуючи асоціацію з типом обраного документа, використовувати метод drag-and-drog;

-  переглядати архів документів безпосередньо з оболонки і провідника Windows, застосовувати стандартне меню Пошук, вести список документів, що недавно редагувалися, використовувати при роботі з документами контекстні меню Windows;

-  здійснювати пошук завантаження і збереження повідомлень на рівні з іншими типами документів безпосередньо з MS Outlook;

-  підтримувати колективну роботу з документами в мережі через Internet Explorer, здійснювати інтеграцію з Microsoft Exchange по списках користувачів і груп.

Системи ведення документації можуть забезпечувати формування пакетів документів, їхній швидкий пошук по різних атрибутах, захист за допомогою резервного копіювання, розмежування доступу, ведення протоколу дій користувача.