1.1 Сутність та значення ділової програми виставок і ярмарків
Ділова програма виставок зазвичай включає тематичні семінари, конференції, круглі столи. Заходи ділової програми дозволяють обмінятися досвідом і встановити нові бізнес-контакти. Участь у діловій програмі виставок - це дієвий спосіб привернути увагу та закріпити позитивний імідж компанії. Для компаній-організаторів ділова програма виставок-це інструмент «примусового» залучення цільової аудиторії.
Заходи ділової програми виставок потребують великої роботи щодо їх підготовки та проведення. Особливу увагу при їх організації слід приділяти таким питанням:
· Правильний вибір організатора (стратегія наслідування успішних виставок);
· Створення оргкомітету, робочої групи тощо;
· Розробка програми, яка б реально відповідала потребам ринку та зацікавило б фахівців;
· Реклама заходу (практика свідчить, що недостатньо загальної реклами, необхідне цільове розсилання, телефонування, інші способи персональних запрошень);
· Підготовка приміщень і обладнання (зв'язок, аудіовізуальні засоби, елементи оформлення інтер’єру);
· Підготовка інформаційних матеріалів для учасників (програма, тези, інформаційні матеріали, сувенірна продукція виставки тощо);
· Забезпечення перекладу та стенограми (для заходів із міжнародною участь);
· Організація реєстрації, обслуговування;
· Опрацювання підсумкових матеріалів (резолюції, тези, рекомендації).[1.C.137]
До заходів ділової програми виставки належать:
1) Конгресні, що в свою чергу включають:
· Конгрес;
· Форум;
· Конференція;
· Круглий стіл;
· Семінар;
· Симпозіум.
2) Професійні (цехові) заходи. До них відносяться:
· Нарада;
· Засідання професійного клубу, спілки;
· Спеціальні покази;
· Демонстрації.
3) Освітянські, що включають:
· Тренінги;
· Консультаційні пункти;
· Маркетингові центри;
· Кейс-стаді.
4) Презентаційні, що включають:
· Дні країн, області, регіону, компанії, громадської організації;
· Фестивалі та конкурси.
5) Тематичні екскурсії:
· Відвідування музеїв фольклорних свят;
· Вивчення мови;
· Івентивні екскурсії;
· Тематичні екскурсії для спеціалістів і студентів ВНЗ.
Офіційні прес-заходи – це івенти, організовані для ЗМІ або за участю ЗМІ. Приводом для проведення прес-заходів може стати будь-який вагомий інформаційний привід. Залежно від цілей компанії, масштабів і значущості інформаційного приводу вибирається той або інший вид прес-заходу.
В організації заходів для ЗМІ важлива чітка координація і злагодженість всіх дій організатора:
§ Визначення медіа-пулу;
§ Запрошення цільових ЗМІ;
§ Сценарний план заходу;
§ Тексти спікерів;
§ Роз даткові матеріали (прес0реліз, прес-кит тощо);
§ Технічне забезпечення заходу;
§ Спілкування із журналістами;
§ Зворотній зв'язок.[1.C.143]
Прес-конференції є важливим джерелом інформації про виставку та її заходи для ЗМІ. Як свідчить досвід проведення масштабних виставкових проектів, оптимальна кількість прес-конференцій-2. Перша проводиться за тиждень до офіційного відкриття виставки. Дуже важливо запросити для участі у прес-конференції офіційних осіб (представників ділових, громадських, урядових кіл) з метою інформування з актуальних питань. Друга прес-конференція проводиться безпосередньо в день відкриття (перед церемонією офіційного відкриття). Як правило, в ній беруть участь запрошені на церемонію відкриття.
До офіційних заходів виставки належать:
· Прес-конференції організаторів;
· Прес-конференції компаній-експонентів;
· Церемонія офіційного відкриття/ закриття виставки;
· Протокольні заходи.
Можливі варіанти виставкових прес-конференцій:
· Традиційна прес-конференція;
· Прес-конференція з фуршетом;
· Брифінг;
· Прес-тур;
· Прес-ланч.
Прес-конференція - це зустріч журналістів із представниками установ, компаній, організацій або окремими персонами з метою інформування громадськості по актуальних питаннях певної тематики, що передбачає сесію питань- відповідей. Прес-конференцію проводять, як правило, у випадку виникнення необхідності в з'ясуванні спірних питань із громадськістю й залученні її уваги до розв'язку якої-небудь проблеми. Також прес-конференції скликаються, якщо в журналістів виникло до керівництва компанії багато питань, напередодні або закінченні якого-небудь заходу (події). Тривалість прес-конференції становить у середньому від 30 до 50 хвилин.
Прес-ланч - захід для обмеженого числа представників ЗМІ, що є найбільш важливими для компанії. З боку компанії беруть участь перші особи. Для проведення заходу вибирається зручно розташоване місце з високим рівнем обслуговування. Невелика кількість присутніх журналістів і невимушена атмосфера дає кожному з них можливість індивідуального спілкування з першими особами компанії. Завдяки крапковому спілкуванню із представниками засобів масової інформації досягається високий ступінь ефективності й гарантований результат такого заходу. Індивідуальна робота із запрошеними журналістами ведеться як до (особисте запрошення, виявлення питань, що цікавлять, і тем), так і після заходу (надання додаткової інформації, організація додаткових зустрічей, інтерв'ю). Даний захід використовується для підтримки лояльності ключових видань.
Брифінг - коротка, стисла в часі зустріч офіційних осіб, що представляють
державні або комерційні структури із представниками ЗМІ, на якій повідомляється новина, викладається позиція по певному питанню. Повідомлення на брифінгу носить однобічний оповещательный характер з ілюстрацією конкретних фактів. НА відміну від прес-конференції, брифінг має більш стислу, коротку форму подачі інформації. Тривалість брифінгу становить у середньому 15-20 хвилин. Брифінги організують у випадках надзвичайних подій, суспільних скандалів (масових отруєнь, зривів у роботі транспорту, зв'язки і т.д.), щоб дати пояснення происшедшему, його причинам, запобігти можливим помилкам і перебільшення із цього приводу негайно в ЗМІ. Також брифінг використовується для повідомлення запланованих сенсацій (тобто новин, розрахованих на несподіванку, емоційне сприйняття, на ефект).
Прес-тур - захід для преси, пов'язане з переїздом журналістів в інший географічний пункт. Як правило, програма прес-тура передбачає екскурсію, а також може включати як прес-конференцію, так і брифінг. Це може бути поїздка на підприємство, що перебуває в іншому регіоні, так і екскурсія на виробництво або виїзд на курорт. Кінцева мета проведення прес-тура полягає в підвищенні лояльності й підтримці позитивного іміджу компанії серед цільових аудиторій.
Приймання - одна з форм зовнішнього й внутрішнього життя організації, заздалегідь підготовлена, розроблена й забезпечена керівництвом і фахівцями зі зв'язків із громадськістю для спільного проведення часу представників фірми- хазяїна й гостей. На прийманнях ділові партнери одержують можливість одержувати додаткову інформацію, поглиблювати й розширювати контакти. Для бізнесменів приймання - це, насамперед, продовження службової діяльності. На прийманнях відбувається активний обмін думками, інформацією, зав'язуються дружні відносини, що дуже важливо в ділових контактах.
Для успішної підготовки та проведення прес-конференції потрібно знати такі правила:
· Слід сповістити ЗМІ про майбутню виставку завчасно(за тиждень) спочатку факсовим повідомленням, а потім по телефону. Факсове повідомлення повинно бути чітким і зрозумілим: тема прес-конференції, дата, час і тривалість, місце проведення, учасники, ПІБ спеціаліста PR, номер його телефону. За три дні до проведення потрібно зателефонувати та нагадати про захід;
· Перед початком перс-конференції учасники та інші відповідальні особи повинні провести коротку нараду за участю відповідального за організацію роботи з пресою, щоб обговорити порядок (сценарій) ведення прес-конференцій, відповідно на можливі запитання;
· Перед початком прес-конференцій журналістам потрібно зареєструватися, акредитування та отримати прес-релізи;
· Ведучим заходу не обов’язково повинен бути генеральний директор або президент компанії;
· Недоцільною є імпровізація під час проведення прес-конференції.
Питання для обговорення на прес-конференції не повинні бути буденними та неактуальними. Якщо вони не важливі для даного часу, не мають значення для широкої громадськості, то спеціально запрошувати журналістів не варто, доцільно в такому разі розповсюдити прес-реліз.[1.C.145]
У ході підготовки до прес конференції необхідна розробка її сценарію. Слід визначити ведучого або модератора цього заходу. Як свідчить практика, виступаючих на прес-конференції не повинно бути більше трьох осіб. Напередодні проведення прес-конференції її організаторам доцільно спрогнозувати можливі запитання журналістів для того, щоб виступаючи могли краще підготуватися до відповідей. Своєчасно потрібно вирішити організаційні питання щодо підготовки приміщення.
Тривалість прес-конференції не повинна перевищувати 1 годину, тому що це може вплинути на тотальність майбутніх журналістських матеріалів.
На підготовчому етапі прес-служба розробляє рекламну концепцію виставки на основі результатів моніторингу ЗМІ і завдань, поставлених організатором. На цій стадії відбувається формування системи інформаційної підтримки виставки. Інформаційними партнерами повинні стати центральні та спеціалізовані газети, журнали, інформаційні агентства, рейтингові радіостанції, спеціалізовані ТВ-програми, тобто ЗМІ, які мають широку географію розповсюдження, великий тираж, що створює найбільший суспільний резонанс та привертає увагу громадськості. Від прес-служби залежить своєчасність взаємодії з журналістами, ефективність інформування аудиторії про результати діяльності.
Форми Роботи прес-служби із ЗМІ |
Статті | Репортажі | Інтерв’ю | Аналітичні\соціологічні огляди | Інформаційні анонси |
На території виставки необхідна організація прес-центру, де журналісти можуть отримати всю інформацію не лише про виставку, а і про компанії-учасниці. У прес-центрі завжди повинні бути прес-релізи, програма заходів, каталог. Нова послуга організаторів-прес-бокси (прес-релізи компаній експонентів, ком пакт-диски, слайди). Це дозволяє економити час представників ЗМІ.[1.C.143]
Журналістам, щоб мати можливість повноцінно працювати на виставці, необхідно заповнити паперову або електронну акредитацій ну форму. Згідно зі стандартною практикою у виставковому павільйоні встановлюється стійка «Реєстрація преси», де представники ЗМІ отримують іменні беджі. У спрощеному варіанті акредитація журналістів може проводитися по телефону. Повний інформаційний пакет про виставковий захід зазвичай надається на прес-конференції чи у прес-центрі виставки.
Заявка на акредитацію ЗМІ має такі обов’язкові реквізити:
- Найменування ЗМІ;
- Головний редактор (ПІБ);
- Адреса редакції;
- Телефони, факс, e-mail;
- ПІБ представника ЗМІ;
- Спеціалізація (кореспондент, оператор, журналість, фотограф);
- Посада;
- Підпис;
- Дата;
- Печатка.
Додаткові реквізити заявки:
- Періодичність виходу видання;
- Дата виходу матеріалів, присвячених виставці;
- Тираж видання;
- Регіони розповсюдження.
Реєстрація акредитованих журналістів здійснюється за наявності журналістського посвідчення.
... країнами. Крім цього для сфери туризму має значення ситуація на міжнародних ринках, курси валют, ступінь взаємної інтеграції держав, що особливо важливо для регіонів прикордонного туризму. 3 Проблеми та перспективи розвитку міжнародного туризму в Росії 3.1 Основні фактори, які стримують розвиток туризму в Росії Росія, незважаючи на свій високий туристичний потенціал, займає незначне мі ...
... великий товарний ринок товарів, що діє у визначені строки на протязі обмеженого періоду часу в одному і тому ж місці (наприклад, Сорочинський ярмарок на Полтавщині). [4] 1.2 Роль виставок та ярмарок у розвитку організаційно-комерційних послуг Роль виставок та ярмарок дещо відрізняється залежно від їх масштабів та рівня спеціалізації. Національні виставки (ярмарки) є дзеркалом досягнень нац ...
... виставки і ярмарки, будучи центром обміну економічної й науково - технічної інформації, мають величезне інформаційне значення. Виставочний і ярмарковий бізнес динамічний. Організації, які регулюють діяльність ярмарок і виставок. Регулюванням діяльності виставок і ярмарків займаються як установи країн, на території яких вони проводяться, так і міжнародні організації. До міжнародних органі ...
... усі ті слабкі сторони, котрі притаманні окремим підструктурам, що включені в єдину комбіновану структуру організації маркетингової діяльності підприємства. [7;5;26.]. Розглянувши всі види організації служби маркетингу і досліджуване нами підприємство, можна зробити висновок, що ТМ «Смак» працює за сигментной побудовою організації служби маркетингу, що веде до великих затрат коштів.Так як пі ...
0 комментариев