Автоматизированная система утверждения электронных документов на основе MS SharePoint 2007

Содержание

Введение

1. Технический проект

1.1 Описание предметной области

1.2 Обзор аналогов

1.3 Постановка задачи

1.4 Цель дипломного проекта

1.5 Цель и назначение системы

1.6 Актуальность системы

1.7 Выбор средств и технологий

1.8 Модель потоков данных

1.9 Модель вариантов использования

1.10 Диаграммы деятельности

1.11 Модель классов предметной области

1.12 Требования к техническому и программному обеспечению

1.13 Требования к интерфейсам информационной системы

1.14 Расчет надежности системы

2. Рабочий проект

2.1 Общие сведения о работе системы

2.2 Функциональное назначение системы

2.3 Используемые средства разработки

2.4 Установка и выполнение программного продукта

2.5 Общий алгоритм работы программного продукта

2.6 Руководство пользователя

3. Программа и методика испытаний

3.1 Пошаговый алгоритм загрузки файла УП из программы «Учебные планы»

3.2 Пошаговый алгоритм загрузка файла УП/ГУП с помощью модуля передачи файлов на сервер

3.3 Пошаговый алгоритм одобрения документа сотрудником

3.4 Пошаговый алгоритм отклонения документа сотрудником

4. Экономический эффект от разработанной системы

4.1 Технико-экономическое обоснование проекта

4.2 Маркетинговые исследования

4.3 Исходные данные для расчета экономической эффективности

4.4 Расчет объема инвестиций

4.5 Расчет текущих затрат

4.6 Оценка экономической эффективности проекта

4.7 Вывод

5. Обеспечение эргономики рабочего места

5.1 Анализ условий труда при эксплуатации программного продукта

5.2 Разработка инженерно-технических и организационных мероприятий по обеспечению безопасности труда

5.3 Расчет необходимой освещенности рабочего места пользователя

5.4 Требования по электробезопасности

5.5 Требования по пожарной безопасности

5.6 Мероприятия по повышению устойчивости функционирования системы

5.7 Эргономика пользовательского интерфейса

5.8 Выводы

Заключение

Литература

Приложение 1. Контекстная диаграмма

Приложение 2. Диаграмма потоков данных

Приложение 3. Диаграмма вариантов использования

Приложение 4. Диаграмма деятельности – учебные планы

Приложение 5. Диаграмма деятельности – графики учебных процессов

Приложение 6. Модель классов предметной области

Приложение 7. Диаграмма развертывания

Приложение 8. Программный продукт на оптическом носителе

Введение

В нашем веке информационных технологий жизнь людей стала протекать значительно быстрее. Постепенно мы привыкаем к тому, что то, на что раньше требовалось больше времени и трудозатрат, сегодня дается быстрее и легче. Счеты и печатные машинки сменили компьютеры, на смену почтовым конвертам с письмами пришли факсы, затем пробил час Интернета и электронной почты. В государственных учреждениях и коммерческих организациях документы играют важную роль: являются инструментом управления, обеспечивают взаимодействие между структурными подразделениями и отдельными сотрудниками, являются посредником между организацией и ее клиентами, партнерами и вышестоящими инстанциями. Процессы создания, движения, обработки, распространения и хранения документов существуют в каждом бизнес-процессе, поэтому от эффективности документооборота зависит и эффективность деятельности всего предприятия.

Для достижения целей бесперебойности и эффективности документооборота, управления им применяются различные специализированные информационные системы. Они позволяют автоматизировать традиционное делопроизводство, а также выйти на более высокий уровень управления организацией и повысить ее корпоративную культуру, получить дополнительные конкурентные преимущества для достижения поставленных целей и успеха во внешней бизнес-среде. Документооборот претерпевает некоторые радикальные преобразования. Некогда дорогостоящее решение старшего класса, пригодное только для автоматизации хорошо структурированных крупномасштабных высококритичных процессов, документооборот расширил свою сферу применения, на широкий и разнообразный спектр бизнес-процессов и пользователей. Вопрос о необходимости автоматизации управления документооборотом давно перешел в практическую плоскость, и все больше российских предприятий внедряют у себя системы электронного документооборота (СЭД), позволяя организациям уже на собственном опыте оценить преимущества новой технологии работы с документами. Однако и для тех немногих, кто считает автоматизацию документооборота пройденным этапом, возможно, в скором времени потребуется переосмыслить сделанный выбор и вновь погрузиться в проблему повышения эффективности управления документооборотом.

Это обусловливается, в частности, изменением рыночной ситуации, ростом организации, создающим кризисы «переходного возраста» и приводящим к необходимости реструктуризации, а также развитием информационно-коммуникационных технологий (ИКТ), с одной стороны, предоставляющих новые возможности для ведения бизнеса, с другой - заставляющих идти в ногу со временем, чтобы не отстать от конкурентов.

Системы электронного документооборота (СЭД) решают очень широкий спектр задач:

·          организация учета и хранения документов;

·          документирование деятельности организации в общекорпоративном масштабе;

·          поддержка бумажного документооборота;

·          управление доступом к документам;

·          поиск документов по произвольным критериям;

·          совместная подготовка документов;

·          согласование документов;

·          управление очередями электронных документов;

·          автоматизация контроля исполнения документов и поручений по ним.

СЭД позволяют закрыть целый ряд проблем, приводящих к снижению эффективности управления с помощью бумажных документов. Преимущества налицо: ведь в полностью бумажном делопроизводстве систематизацию и поиск приходится выполнять с помощью неэффективного «перекладывания папок», в то время как система электронного документооборота выполнит подобные действия практически мгновенно, исключив ошибки, которые влечет за собой человеческий фактор.

Похожие работы

Проблемы документационного обеспечения управления и использования электронной цифровой подписи

Скачать

46913

0

1

... , за кого он себя выдает, и что документ не был изменен в процессе доставки. Как только речь зашла об электронной цифровой подписи, сразу же возникает проблема ее использования. 2. Проблемы использования электронной цифровой подписи В современном, оснащенном компьютерами предприятии документы создаются и перемещаются в электронном виде, при этом необходимость подписания документов остается. ...

Разработка предложения по совершенствованию деятельности ОГУ "БелИФ" на основе технологий информационного менеджмента

Скачать

146599

8

2

... , удовлетворяющее потребностям организации, регламентировать процесс перехода на новую систему электронного документооборота и оперативного управления деятельностью компании. ГЛАВА 3. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОГУ «БЕЛИФ» НА ОСНОВЕ ТЕХНОЛОГИЙ ИНФОРМАЦИОННОГО МЕНЕДЖМЕНТА 3.1 Выбор системы оперативного управления деятельностью на основе анализа российских и зарубежных ...

Проблемы выбора системы электронного документооборота на предприятии

Скачать

144824

1

0

... все названные критерии. Причем данным набором дело не ограничивается, поскольку наука и практика не стоит на месте, появляются новые реалии и обстоятельства. 2.2.Проблема выбора система электронного документооборота на предприятиях малого и среднего бизнеса Основными российскими тенденциями начала третьего тысячелетия стал безбумажный технологический бум во всех сферах человеческой ...

Разработка системы дистанционного обучения для НИПК

Скачать

155672

13

41

... , что абсолютное большинство людей способны эффективно обучаться электронным способом, естественно при условии наличия адекватного учебного контента (содержания курсов). Разработка системы дистанционного обучения для НИПК даст ощутимый экономический и социальный эффект в деятельности организации. Эффективность в общем виде рассматривается как основная характеристика функционирования системы ...