История создания ЗАО «Строительная Компания «Дружба»
Организация службы документационного обеспечения управления ООО «ДИН»
Анализ системы документационного обеспечения в ЗАО "Строительная Компания "Дружба"
Порядок работы с входящими документами в Компании
Порядок работы в Компании с исходящими документами
Регистрация документов
Организация контроля исполнения документов
Формирование дел
Рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения деятельности Закрытого Акционерного Общества «Строительная Компания «Дружба»
Совершенствование документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации
Документы ЗАО «Строительная Компания «Дружба» приобретают юридическую силу только с момента подписания или утверждения их Генеральным директором
Дата документа
Утверждение документа
Если в процессе отбора документов на хранение обнаружится недостача отдельных документов, должны быть приняты меры к их розыску
Общие положения
Общие положения
Навигация
Если в процессе отбора документов на хранение обнаружится недостача отдельных документов, должны быть приняты меры к их розыску
Организация и технология документационного обеспечения на конкретном предприятии
198944
знака
23
таблицы
7
изображений
4.7.3. Если в процессе отбора документов на хранение обнаружится недостача отдельных документов, должны быть приняты меры к их розыску.
4.7.4. Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра ЭК дел, законченных делопроизводством три года назад. Дела, отобранные в результате экспертизы на долговременное или постоянное хранение, вносятся в опись и передаются в архив.
Форма описи:
| ЗАО «Строительная Компания «Дружба» ОПИСЬ №____ Долговременного хранения За 200__г. | УТВЕРЖДЕНО Протокол заседания ЭК От______№__________ | |||||
| № п/п | Индексы дел | Заголовок дела | Кол-во листов | Примечание | ||
В опись № __________включены _______________________дел
(цифрами и прописью)
с №____________по №_____________.
Председатель ЭК Подпись И.О.Фамилия
Члены ЭК Подпись И.О.Фамилия Подпись И.О.Фамилия
4.7.5. После утверждения описей дел долговременного хранения производится отбор документов и дел на уничтожение. Отобранные дела включаются в акт.
Форма акта:
| ООО «ДИН» АКТ _______________№ ___ о выделении документов к уничтожению |
| УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор_____________И.О.Ф. «______»___________200 г. |
ЭК ЗАО «Строительная Компания «Дружба» отобрала к уничтожению следующие дела и документы, утратившие практическое значение:
| № п/п | Заголовок дела (групповой заголовок дел) | Дата дела или крайние даты дел | Кол-во дел (томов) | Примечание |
Итого: _______________дел за годы ___________.
Описи дел за ____________годы утверждены ЭК.
Председатель ЭК Подпись И.О.Фамилия
Члены ЭК
И.О.Фамилия Подпись
И.О.Фамилия Подпись
4.7.6. Акт на уничтожение подписывается председателем и членами ЭК и утверждается Генеральным директором.
4.7.7. Дела, подготовленные для архивного хранения, должны иметь заголовки, пронумерованные листы, прямой хронологический порядок расположения документов в деле, заверительный лист с указанием количества листов.
4.7.8. Уничтожение документов производится после сдачи-приема дел на архивное хранение. Уничтожение документов, содержащих конфиденциальную информацию, производиться измельчением документов в машине для уничтожения бумаг и проводится в присутствии членов ЭК.
4.7.9. Работа ЭК проводится ежегодно в первой декаде января. Описи и акты представляются на утверждение Генеральному директору не позднее 20 января. В случае невозможности кого-либо из членов ЭК участвовать в проведении экспертизы ценности документов его функции выполняет сотрудник того же подразделения, уполномоченный начальником подразделения.
4.8. Передача дел в архив
4.8.1. Законченные делопроизводством дела хранятся в отделах, в которых они формировались. Ответственность за сохранность документов несет ответственный за делопроизводство сотрудник от данного подразделения.
4.8.2. Дела могут храниться как в рабочих кабинетах, так и в специально отведенных для их хранения помещениях, обеспечивающих надежную сохранность документов и оборудованных сигнализацией от несанкционированного доступа. Дела помещаются корешками наружу в закрывающихся шкафах или сейфах. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел производится с разрешения руководителя, курирующего подразделение.
4.8.3. В течение делопроизводственного года на выданные по служебной необходимости дела заполняется карточка-заместитель дела. В ней указывается отдел, номер дела, дата выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении исполнителем и приеме дела на текущее хранение.
Форма карточки-заместителя дела:
Отдел______________
Дело № ____________
| Кол-во листов | Дата выдачи | Кому выдано | Расписка в получении | Дата возвращения | Расписка в приеме |
4.8.4. В случае утраты какого-либо дела или документа ответственный исполнитель обязан незамедлительно известить об этом начальника подразделения и принять меры к его поиску, восстановлению.
4.8.4. Полная проверка наличия дел и документов проводится в подразделениях ежегодно по завершении делопроизводственного года.
Начальник Общего отдела подпись И.О.Ф.
| Приложение 6 |
Список нерегистрируемой корреспонденции:
1. Графики
2. Документы по материально-техническому снабжению
3. Материалы справочного и информационного характера
4. Отчеты месячные, квартальные и полугодовые
5. Отчеты по формам, рекламные извещения, книги, плакаты, газеты
6. Письма, присланные для сведения (о проведении совещаний и т.д.)
7. Поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты
8. Приказы подведомственных организаций
9. Проекты планов
10. Проекты смет расходов
11. Расчеты
12. Сообщения о различных заседаниях, совещаниях
13. Технологические карты
14. Технические условия
15. Учебные планы и программы
16. Чертежи
| Приложение 7 | |
| ООО «ДИН» АКТ «___»_________200 г. №___ о выделении документов к уничтожению | УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «ДИН» _____________ И.О.Ф. «___»___________ 200_г. |
На основании перечня__________________________________________________________
(название и выходные данные перечня
____________________________________________________________________________ документов с указанием сроков хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие практического значения и научно-исторической ценности документы:
| № п/п | Заголовок дела или групповой заголовок | Дата дела или крайние даты дел | Кол-во дел (томов) | Срок хранения и №№ статей по перечню | Примечание |
Итого ______________________________дел за ___________________ годы.
(цифрами и прописью)
Описи дел за ______________годы утверждены Генеральным директором Компании.
Председатель ЭК __________________И.О.Ф.
Члены ЭК __________________И.О.Ф.
__________________И.О.Ф.
| Приложение 8 |
| ||
| ООО «ДИН» НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ______________ № _____ Москва На _______ год | УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «ДИН» _____________ И.О.Ф. «___»___________ 200_г. | |
|
Индекс дела |
Заголовок дела | Кол-во дел |
Срок хранения |
Примечание |
| ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| ||||
| Управление делами |
| ||||||||
| 01. Общий отдел |
| ||||||||
| С-01 | Приказы руководства по основной деятельности | Постоянно |
| ||||||
| С-02 | Протоколы общих собраний сотрудников фирмы | Постоянно |
| ||||||
| С-03 | Внутренняя документация | 3 года |
| ||||||
| С-04 | Письма входящие 2002 г. | 3 года |
| ||||||
| С-05 | Письма исходящие 2002г. | 3 года |
| ||||||
| С-06 | Журнал регистрации исходящих документов | 3 года |
| ||||||
| С-07 | Журнал регистрации входящих документов | 3 года |
| ||||||
| С-08 | Журнал регистрации внутренних документов | 3 года |
| ||||||
| С-09 | Журнал регистрации приказов руководства по основным видам деятельности | 3 года |
| ||||||
| 02. Юридическая служба |
| ||||||||
| ЮС-01 | Арбитражно-процессуальные дела | 10 лет |
| ||||||
| ЮС-02 | Договоры находящиеся на согласовании | 10 лет |
| ||||||
| ЮС-03 | Инвестиционные договоры | 10 лет |
| ||||||
| ЮС-04 | Субподрядные договоры | 10 лет |
| ||||||
| ЮС-04 | Подрядные договоры | 10 лет |
| ||||||
| ЮС-05 | Договоры займа | 10 лет |
| ||||||
| ЮС-06 | Договоры аренды помещений | 10 лет |
| ||||||
| ЮС-07 | Договоры на оказание услуг | 10 лет |
| ||||||
| ЮС-08 | Прочие договоры | 10 лет |
| ||||||
| ЮС-09 | Исполненные договоры | 10 лет |
| ||||||
| ЮС-11 | Журнал регистрации исходящей документации | 10 лет |
| ||||||
| ЮС-12 | Журнал регистрации входящей документации | 10 лет |
| ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| ||||
| ЮС-13 | Журнал регистрации исходящих претензий | 10 лет |
| ||||||
| ЮС-14 | Журнал регистрации входящих претензий | 10 лет |
| ||||||
| ЮС-15 | Журнал регистрации исходящих исковых заявлений | 10 лет |
| ||||||
| ЮС-16 | Журнал регистрации входящих исковых заявлений | 10 лет |
| ||||||
| ЮС-17 | Журнал регистрации арбитражно-судебных дел | 10 лет |
| ||||||
| ЮС-18 | Журнал регистрации договоров | 10 лет |
| ||||||
| ЮС-19 | Журнал регистрации согласований договоров | 10 лет |
| ||||||
| 03. Административно-хозяйственный отдел |
| ||||||||
| АХО-01 | Переписка с ООО «Комус» | 1 год |
| ||||||
| АХО -02 | Заявки на канцелярские товары | 1 год |
| ||||||
| АЗО -03 | Документы, подтверждающие получение материальных ценностей (копии) | 1 год |
| ||||||
| АХО -04 | Договоры на поставку канцелярских товаров и мебели (копии) | 1 год |
| ||||||
| 04. Служба научно-технической документации |
| ||||||||
| ПО-03 | Комплектовочные ведомости по объектам | До завершения строительства |
| ||||||
| ПО-04 | Графики монтажа | До завершения строительства |
| ||||||
| ПО-05 | Графики движения механизмов | До завершения строительства |
| ||||||
| ПО-06 | Графики движения рабочей силы | До завершения строительства |
| ||||||
| ПТО-07 | Проектно-сметная документация | 1 год |
| ||||||
| ПТО-08 | Проекты производства работ (по объектам) | До сдачи гос. комиссии |
| ||||||
| ПТО-09 | Журнал регистрации проектно-сметной документации | 3 года |
| ||||||
| 05. Отдел материально-технического обеспечения | |||||||||
| ОМТС-01 | Письма входящие/исходящие. Копии. | До минования надобности |
| ||||||
| ОМТС-02 | Организационно-распорядительная документация (протоколы, приказы, распоряжения. Копии.) |
| |||||||
| ОМТС-03 | Заявки строительных участков на материалы | До завершения строительства |
| ||||||
| ОМТС-04 | Заявки строительных участков на бетон | До завершения строительства |
| ||||||
| ОМТС-05 | Ведомости комплектации объектов | До завершения строительства |
| ||||||
| ОМТС-06 | Внутренние накладные со склада | До завершения строительства |
| ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| ||||
| ОМТС-07 | Лимитно-заборные карты | 1 год |
| ||||||
| 06. Главная бухгалтерия |
| ||||||||
| БУХ-01 | Письма входящие/исходящие. | 1 год |
| ||||||
| БУХ-02 | Договоры по машинам и механизмам | Постоянно |
| ||||||
| БУХ-03 | Квартальные статистические отчеты по основным видам деятельности | 6 лет |
| ||||||
| БУХ-04 | Годовые и квартальные бухгалтерские отчеты и балансы | Постоянно |
| ||||||
| БУХ-05 | Банковские документы, фиксирующие хозяйственные операции. Годовой и квартальный кассовые планы | 6 лет |
| ||||||
| БУХ-06 | Кассовые документы, фиксирующие хозяйственные операции. | 6 лет |
| ||||||
| БУХ-07 | Акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов | 6 лет |
| ||||||
| БУХ-08 | Счета-фактуры и накладные по учету товарно-материальных ценностей | 6 лет |
| ||||||
| БУХ-09 | Авансовые отчеты | 6 лет |
| ||||||
| БУХ-10 | Кассовая книга | 6 лет |
| ||||||
| БУХ-11 | Договоры материально ответственных лиц и образцы подписей материально ответственных лиц | 6 лет |
| ||||||
| БУХ-12 | Месячные ведомости по заработной плате | 75 лет |
| ||||||
| БУХ-13 | Книга покупок | 6 лет |
| ||||||
| БУХ-14 | Накладные и акты от поставщиков | 6 лет |
| ||||||
| БУХ-17 | Договоры поставки | Постоянно |
| ||||||
| БУХ-18 | Материальные отчеты | 6 лет |
| ||||||
| БУХ-21 | Акты выполненных работ, формы № КС-3 по объектам | 6 лет |
| ||||||
| БУХ-22 | Акты выполненных работ по услугам | 6 лет |
| ||||||
| БУХ-23 | Договоры аренды помещений | Постоянно |
| ||||||
| БУХ-24 | Договоры на оказание услуг | Постоянно |
| ||||||
| |||||||||
| 07. Отдел развития бизнеса |
| ||||||||
| ОРБ-01 | Акты приема – сдачи выполненных работ (форма 2, справки формы 3-КС) | 3 года |
| ||||||
| ОРБ-02 | Договоры подряда. Копии | 3 года |
| ||||||
| ОРБ-03 | Договоры поставки продукции. Копии | 3 года |
| ||||||
| ОРБ-04 | Договоры по машинам и механизмам. Копии | 3 года |
| ||||||
| ОРБ-05 | Годовой финансовый план. Копии | Постоянно ст.96 |
| ||||||
| ОРБ-06 | Квартальный финансовый план. Копии | 3 года ст.206в |
| ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| ||||
| ОРБ-07 | Отчеты по исполнению бюджета. Копии | 3 года |
| ||||||
| ОРБ-08 | Сметы (сводные, объектные, локальные по видам работ). Копии | 1 год |
| ||||||
| ОРБ-09 | Сметные расчеты по договорам (сметы, расчеты по договорам) | 1 год |
| ||||||
| 06. Отдел кадров |
| ||||||||
| ОК-01 | Личные дела сотрудников | 75 лет - «В» ст.498в |
| ||||||
| ОК-02 | Личные дела сотрудников-совместителей (или работающих по трудовым соглашениям, договорам ГП) | 5 лет |
| ||||||
| ОК-03 | Личные дела уволенных сотрудников | 75 лет - «В» ст.498в |
| ||||||
| ОК-04 | Личные карточки работников (Т – 2) | 75 лет ЭПК ст. 189 |
| ||||||
| ОК-05 | Подлинные личные документы рабочих и служащих (трудовые книжки, дипломы, аттестаты и др.) | До востребования | Не востребованные – не менее 50 лет |
| |||||
| ОК-06 | Приказы по личному составу (о приеме на работу, переводе, увольнении, длительных командировках) | 75 лет ст.19б |
| ||||||
| ОК-07 | Документы, являющиеся основанием к приказам по кадрам (заявления, справки, докладные записки др.) | 3 года ст.429 |
| ||||||
| ОК-08 | Трудовые договоры | 3 года |
| ||||||
| ОК-09 | Трудовые соглашения | 3 года |
| ||||||
| ОК- 10 | Договоры гражданско-правового характера | 3 года |
| ||||||
| ОК-11 | Документы табельного учета | 3 года |
| ||||||
| ОК-12 | Должностные инструкции работников предприятия | 3 года после замены новыми |
| ||||||
| ОК-13 | Положения о службах и отделах организации | 3 года после замены новыми |
| ||||||
| ОК-14 | Переписка с организациями о подготовке, переподготовке и повышении квалификации кадров | 5 лет ЭПК ст.2С |
| ||||||
| ОК-15 | Бланки документов по оформлению приема и увольнения сотрудников | До минования надобности |
| ||||||
| ОК-16 | Служебные записки | 1 год |
| ||||||
| ОК-17 | Штатное расписание и структура организации | Постоянно ст. 52 а |
| ||||||
| ОК- 18 | Книга учета приема, перемещения, увольнения работников | 75 лет ст.508 |
| ||||||
| ОК- 19 | Книга учета выдачи и движения трудовых книжек и вкладышей к ним | 50 лет ст.526а |
| ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| ||||
| ОК-20 | Журнал регистрации приказов по кадрам | 5 лет |
| ||||||
| ОК-21 | Журнал регистрации приказов по личному составу | 75 лет |
| ||||||
| ОК-22 | Журнал регистрации распоряжений о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы | 5 лет |
| ||||||
| ОК-23 | Журнал регистрации листков нетрудоспособности | 3 года |
| ||||||
Итоговая запись о количестве дел, заведенных в ______ году.
Долговременного хранения:
Временного хранения:
Итого:
| Начальник Общего отдела | __________________И.О.Ф. | ________И.О.Ф. |
| Приложение 9 | |
| ЗАО «СК«Дружба» Положение об Общем отделе «___»____________200_ г. Москва | УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ______________И.О.Ф. «_____»_________200_г. |
Похожие работы
... : · организация работы; · руководство документационным потоком; · координация видов работ с документами; · контроль за последовательностью работы с документами; · организация работ по документационному обеспечению управления. Задачи службы ДОУ: · совершенствование форм и методов работы с документами; · обеспечение единого порядка документирования; · ...
... путем установления рациональной организации, форм и методов работы с документами, унификации документов. Начальнику ОДО подчиняются должностные лица и работники отдела документационного обеспечения управления Костромской таможни(это видно из схемы 1 составленной автором): · Главный государственный таможенный инспектор ОДО: выполняет основные функции пресс-секретаря таможни и секретаря ...
... . Успешное развитие местного самоуправления невозможно без тесного взаимоотношения органов местного самоуправления с органами государственной власти и управления. 2. Информационно-документационное обеспечение деятельности органов местного самоуправления: общая характеристика 2.1 Документирование управленческой деятельности Документирование управленческой деятельности охватывает все ...
... документов заключается в установлении единообразия их состава и форм. Стандартизация — это форма юридического закрепления результатов унификации. В практике совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности разрабатываются государственные стандарты на терминологию делопроизводства и архивного дела и на требования к составлению и оформлению управленческих ...
0 комментариев