История создания ЗАО «Строительная Компания «Дружба»
Организация службы документационного обеспечения управления ООО «ДИН»
Анализ системы документационного обеспечения в ЗАО "Строительная Компания "Дружба"
Порядок работы с входящими документами в Компании
Порядок работы в Компании с исходящими документами
Регистрация документов
Организация контроля исполнения документов
Формирование дел
Рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения деятельности Закрытого Акционерного Общества «Строительная Компания «Дружба»
Совершенствование документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации
Документы ЗАО «Строительная Компания «Дружба» приобретают юридическую силу только с момента подписания или утверждения их Генеральным директором
Дата документа
Утверждение документа
Если в процессе отбора документов на хранение обнаружится недостача отдельных документов, должны быть приняты меры к их розыску
Общие положения
Общие положения
Навигация
Порядок работы в Компании с исходящими документами
Организация и технология документационного обеспечения на конкретном предприятии
198944
знака
23
таблицы
7
изображений
2.3. Порядок работы в Компании с исходящими документами
Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:
- составление проекта документа исполнителем;
- проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
- согласование проекта документа;
- подписание документа руководителем (в необходимых случаях – утверждение);
- регистрация документа;
- отправка документа адресату;
- подшивка второго экземпляра (копии) в дело.
Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется сотрудником Общего отдела. Начальник Общего отдела Компании вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.
Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.[64]
В ООО «ДИН» проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом Компании. Такое согласование оформляется визой.
После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации.
Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:
- порядковый номер документа, включающий номер дела;
- адресат (корреспондент);
- краткое содержание или заголовок;
- отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);
- исполнитель;
- примечание.
После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.
Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.
Порядок работы с исходящими документами ООО «ДИН» приведен в схеме 2, стр. 48.
Схема 2. Оперограмма движения исходящих документов
| Кто выполняет Операции
| Испол-нители | Структурные подразделения
Секре- Руковод-тари ство | Юрист | Ген. Директор Компании | Общий отдел |
| 1.Составление проекта |
| ||||
| 2. Согласование | |||||
| 3. Внесение изменений | |||||
| 4.Печать | |||||
| 5. Визирование | |||||
| 6.Внесение изменений | |||||
| 7. Считка | |||||
| 8. Визирование | |||||
| 9. Передача на подпись | |||||
| 10 Подписание | |||||
| 11 Передача на регистрацию | |||||
| 12. Регистрация | |||||
| 13. Отправка |
- движение документов, подписываемых Генеральным директором
- движение документов, подписываемых руководителями структурных подразделений
Похожие работы
... : · организация работы; · руководство документационным потоком; · координация видов работ с документами; · контроль за последовательностью работы с документами; · организация работ по документационному обеспечению управления. Задачи службы ДОУ: · совершенствование форм и методов работы с документами; · обеспечение единого порядка документирования; · ...
... путем установления рациональной организации, форм и методов работы с документами, унификации документов. Начальнику ОДО подчиняются должностные лица и работники отдела документационного обеспечения управления Костромской таможни(это видно из схемы 1 составленной автором): · Главный государственный таможенный инспектор ОДО: выполняет основные функции пресс-секретаря таможни и секретаря ...
... . Успешное развитие местного самоуправления невозможно без тесного взаимоотношения органов местного самоуправления с органами государственной власти и управления. 2. Информационно-документационное обеспечение деятельности органов местного самоуправления: общая характеристика 2.1 Документирование управленческой деятельности Документирование управленческой деятельности охватывает все ...
... документов заключается в установлении единообразия их состава и форм. Стандартизация — это форма юридического закрепления результатов унификации. В практике совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности разрабатываются государственные стандарты на терминологию делопроизводства и архивного дела и на требования к составлению и оформлению управленческих ...
0 комментариев