Рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения деятельности Закрытого Акционерного Общества «Строительная Компания «Дружба»

3. Рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения деятельности Закрытого Акционерного Общества «Строительная Компания «Дружба»

3.1. Совершенствование нормативной базы документационного обеспечения ООО «ДИН»

В результате анализа системы документационного обеспечения управления ООО «ДИН» были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования делопроизводства:

Было выявлено отсутствие необходимых нормативно-методических документов, таких как инструкция по делопроизводству, положение о службе документационного обеспечения управления, положение об экспертной комиссии, должностная инструкция секретаря Генерального директора.

Инструкция по делопроизводству является нормативным доку­ментом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положе­ниями Государственной системы документационного обеспечения управления[96] и Типовой[97] инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти РФ.

В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие разделы:

5.  Общие положения.

6.  Правила подготовки и оформления документов.

7.  Требования к реквизитам документов.

8.  Организация документооборота

8.1.  Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции

8.2.  Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.

8.3.  Организация контроля исполнения документов.

8.4.  Поисковая система по документам.

8.5.  Составление номенклатуры дел.

8.6.  Формирование и оформление дел.

8.7.  Экспертиза ценности документов.

8.8.  Передача дел в архив[98].

Инструкция по делопроизводству должна быть составлена максимально конкретно и фиксировать все основные моменты работы с документами. Инструкция по делопроизводству позволит регламентировать основные делопроизводственные этапы, что позволит сделать работу с документами в Компании более унифицированной, исключит возможность их утери, обеспечит оформление документов в соответствиями с требованиями современного законодательства. Проект инструкции по делопроизводству дан в приложении №1.

Вторым обязательным нормативным документом по организации службы документационного обеспечения управления является положение об этой структуре. Начальнику Общего отдела ООО «ДИН» необходимо разработать положение об отделе.

При разработке положения о делопроизводственной службе следует обращать внимание на рекомендации Государственной системы документационного обеспечения управления.[99] В структуру положения об Общем отделе должны входить следующие пункты:

1.  Общие положения. Здесь перечисляются законодательные акты и нормативно-методические документы, руководствоваться которыми должна служба. Определяется степень самостоятельности подразделения и подчиненности его руководителя.

2.  Задачи.

3.  Структура. Перечисляется весь состав службы (экспедиция, группа контроля, архив и т.д.)

4.  Функции.

5.  Обязанности.

6.  Права.

7.  Руководство. Здесь описываются права руководителя службы делопроизводства.

8.  Ответственность.

9.  Взаимосвязи с другими подразделениями.

Положение о службе документационного обеспечения управления должно разрабатываться непосредственно начальником Общего отдела, согласовываться с юристом и утверждаться Генеральным директором Компании. Проект положения об Общем отделе дан в приложении №9.

В связи с тем, что в ООО «ДИН» создана комиссия

по проведению экспертизы ценности документов, необходимо разработать положение, которое бы регламентировало ее

деятельность.

Цель проведения экспертизы — освободить структурные подразделения Компании от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или поглощенную информацию. Такие документы могут быть выявлены в ходе составления заголовков при систематизации дел по структурным подразделениям. [100]

Постоянно действующая экспертная комиссия создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации. В каждой организации должна быть экспертная комиссия. Основным документом, регламентирующим деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов является Положение о постоянно действующей экспертной комиссии[101].

При разработке положения следует учитывать рекомендации действующего законодательства. В структуру положения о постоянно действующей экспертной комиссии должны входить следующие пункты:

1.  Общие положения. Здесь приводится описание состава экспертной комиссии, указывается кто руководитель комиссии; определяются основные нормативные акты, которыми должна руководствоваться в своей деятельности комиссия.

2.  Основные задачи экспертной комиссии.

3.  Основные функции.

4.  Права экспертной комиссии.

5.  Организация работы экспертной комиссии. Здесь фиксируются взаимодействия в рамках совместной работы комиссии и структурных подразделений.

Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлять квалифицированный специалист в области делопроизводства, утверждаться Генеральным директором Компании. Проект положения приводится в приложении № 10.

 В процессе экспертизы ценности документов должны решатся две основные задачи:

- во-первых, отбираться для постоянного хранения ценные документы, а также документы длительных сроков хранения (свыше десяти лет имеющие долговременное практическое значение;

- во-вторых, выявляются к уничтожению документы с истекшими сроками хранения, а также малоценные материалы (черновики, дублеты, отклоненные варианты), утратившие практическое и справочное значение.

Среди нормативных документов ООО «ДИН» отсутствует должностная инструкция секретаря Генерального директора. Должностные обязанности нигде не закреплены и не регламентированы, поэтому секретарь выполняет каждую операцию и работу по мере необходимости.

Должностная инструкция – правовой акт, устанавливающий и регулирующий организационные стороны деятельности должностных лиц, специалистов и работников других категорий, составляющих персонал современных учреждений, организаций и предприятий.[102]

Должностная инструкция необходима секретарю для того, чтобы очертить круг его обязанностей, обеспечить права, установить взаимоотношения, взаимозаменяемость с другими работниками в случае отсутствия или в связи с временной перегрузкой[103].

Значение должностной инструкции как организационного документа заключается в том, что она:

- закрепляет правовой статус и место работника в системе управления;

- определяет его задачи, функции, права и обязанности;

- позволяет обоснованно оценить результаты деятельности;

- является правовой основой для аттестации работника, определения его дисциплинарной и материальной ответственности;

- устанавливает организационные основы работы секретаря.[104]

На основе наблюдений и анализа должностных обязанностей секретаря Генерального директора предлагается его должностная инструкция (приложение №11).

При написании должностной инструкции, следует пользоваться рекомендациями ГСДОУ[105], т. е. исходя из типового набора делопроизводственных операций и организации их выполнения, тарифно-квалификационная характеристика секретаря.

Структура текста должностной инструкции должна включать следующие разделы:

1.  Общие положения

2.  Основные задачи и функции

3.  Обязанности

4.  Права

5.  Ответственность

6.  Взаимосвязи по должности

7.  Оценка деятельности[106].

Так как секретарь Генерального директора является помощником руководителя, к его профессиональной подготовке на предприятии предъявляются повышенные требования. В связи с этим в должностную инструкцию предлагается включить специальный пункт, в котором перечисляются требования к профессиональным знаниям[107].

В целях совершенствования работы с документами в ООО «ДИН» предлагается ввести ряд изменений и дополнений в следующие этапы делопроизводства:

Первичная обработка входящих документов.

Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В Компании должен быть перечень нерегистрируемой документации. А так как такой список отсутствует, то предлагается воспользоваться списком, разработанным на основе анализа работы секретаря по первичной обработке входящей документации (Приложение №6).

Регистрация.

В секретариате Генерального управления из-за отсутствия перечня документов, не подлежащих регистрации регистрируются практически все поступающие в компанию документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д. Предлагается сортировать документы на регистрируемые и нерегистрируемые согласно перечню документов, не подлежащих регистрации.

Документы, поступающие из филиалов ООО «ДИН», предлагается регистрировать как внутренние документы, а не как входящие.

Также при анализе процесса фиксации документов было выявлено нарушение современных требований:[108] регистрация приказов по личному составу и по основной деятельности Компании осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно различны. Следует разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.

Для более быстрого поиска исходящих документов рекомендуется в индексе, помимо порядкового номера, проставлять номер структурного подразделения.

Также, в секретариате Генерального управления ведется «Журнал регистрации исходящих факсов», где фиксируются все документы (бухгалтерские счета, поздравительные сообщения и т.д.) отправляемые по факсимильному аппарату, в том числе и исходящие письма, для которых это является повторной регистрацией. С точки зрения оптимизации документооборота, данный журнал является лишним, так как исходящие письма регистрируются в «журнале исходящих документов», а остальные документы должны регистрироваться в структурных подразделениях. Для фиксирования факта принятия документа, отправляемого по факсимильному аппарату, предлагается указывать на оборотной стороне должность и фамилию лица, принявшего документ.

Составление номенклатуры дел.

Систематизация документов – одна из важнейших задач в документационном обеспечения управления. Номенклатура дел является основным классификационным справочником любого предприятия и используется при построении информационно-поисковой системы. Для составления номенклатуры дел необходимо знать требования, предъявляемые нормативно-методическими документами – Государственной системой документационного обеспечения управления[109], Основными правилами работы ведомственных архивов[110], методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

Вопрос о составлении номенклатуры дел в современных негосударственных учреждениях возникает не сразу. Поручают эту работу, как правило, секретарю организации (или сотруднику службы документационного обеспечения). К моменту, когда возникла необходимость в составлении номенклатуры дел, накопленный объем документов уже очень велик.

Именно такая ситуация сложилась в делопроизводстве ЗАО «Строительная Компания «Дружба» до создания Общего отдела. Документы сформированы в дела произвольно, без учета существующих правил. Часть документов хранилась в стопках в столах и папках руководителей и специалистов структурных подразделений; никогда не проводилась экспертиза ценности документов; архив в структуре Компании отсутствовал.

Следовательно, в настоящий момент перед сотрудниками службы документационного обеспечения управления стоит не только задача составления номенклатуры дел на текущий и последующие годы, но и задача систематизации уже накопленных документов за все годы существования Компании.

Номенклатура дел составляется по установленной форме, в конце текущего года на следующий календарный год. [111]

Номенклатура дел состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям или направлениям деятельности Компании. В такой крупной организации, имеющей разветвленную структуру, удобнее всего выделять в виде разделов наименования структурных подразделений. Первым разделом, независимо от его места в штатном расписании, должна быть служба документационного обеспечения управления (Общий отдел). Это связано с тем, что именно в службе документационного обеспечения управления создаются и хранятся документы, фиксирующие организационно-распорядительную деятельность руководства Компании.

Номенклатура дел должна охватывать все документируемые участки работы Компании. Это означает, что любой, созданный или полученный в организации документ, должен иметь свое «дело» в номенклатуре, в которое он должен быть помещен[112]. Также в номенклатуру дел надо включить все справочные журналы, электронные документы и базы данных.

При составлении номенклатуры дел ООО «ДИН», необходимо использовать положения о его структурных подразделениях, штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, как входящие, так и созданные в процессе деятельности подразделения.

При разработке номенклатуры дел рекомендуется привлечь руководителя структурного подразделения, его заместителей, который обязан оказывать методическую помощь – разъяснить методику составления и оформления. В унифицированную форму номенклатуры дел обязательно нужно включить следующие реквизиты:

-   наименование организации;

-   наименование структурного подразделения;

-   название вида документа;

-   место составления;

-   на какой год составляется номенклатура дел;

-   названия разделов;

-   гриф утверждения;

-   гриф подписания.[113]

При составлении номенклатуры дел Компании необходимо указывать сроки хранения документов в соответствии с соответствующим Перечнем.[114]

Номенклатура дел, разработанная для ООО «ДИН», представлена в приложении №8.

Формирование и оформление дел.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел[115].

В ООО «ДИН» формирование дел проводится по названиям видов документов (приказы, акты, контракты). В отделах с большим объемом документов для оперативного поиска предлагается вводить и другие признаки классификации. Например, контракты и договоры разделить на дела, содержащие контракты и договоры на поставку продукции, на оказание каких-либо услуг и т.д.

Также при формировании дел, сотрудникам службы делопроизводства ЗАО "Строительная Компания "Дружба" предлагается помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. [116]

После составления и утверждения номенклатуры дел Компании рекомендуется лицам, ответственным за ведение делопроизводства в подразделениях ООО «ДИН», совместно с начальником Общего отдела приступить к работе по проведению экспертизы ценностей документов с последующим оформлением дел.

В ходе наблюдения выяснилось, что оформлению дел в ООО «ДИН» придавалось лишь формальное значение, не указывались обязательные реквизиты оформления обложек дел, что не соответствует основным требованиям Государственной системы документационного обеспечения управления[117] и Основных правил работы ведомственных архивов[118].

На обложках дел, как долговременного хранения, так и дел временного хранения, указывалось только приблизительное название дела («счета», «разное», «договоры»). В связи с этим секретарям Генерального управления и лицам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях необходимо оформить все реквизиты обложки дела:

-   наименование организации;

-   структурного подразделения;

-   индекс дела;

-   номер дела (тома, части);

-   заголовок дела;

-   дата дела (тома, части);

-   количество листов в деле;

-   срок хранения дела.[119]

 Составление описей дел.

 ООО «ДИН» является крупной компанией с большим объемом документации, который год от года увеличивается. В связи с этим всем сотрудникам, отвечающим за делопроизводство в компании, рекомендуется ежегодно составлять опись дел и согласовывать с руководителем Общего отдела ООО «ДИН».

Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел[120].

В результате работы комиссии по проведению экспертизы ценности документов все документы поделены на две группы:

- дела по основной (производственной) деятельности;

- дела по личному составу Компании.

На каждую группу дел предлагается составить отдельные описи:

- в опись №1 (дела по основной деятельности) заносятся дела в следующей последовательности: устав, протоколы общих собраний, приказы по основной деятельности, перспективные и годовые планы, отчеты, контракты;

- в опись №2 заносятся дела по личному составу в следующем порядке: книга учета сотрудников, приказы по личному составу, личные дела и личные карточки, лицевые счета по заработной плате, невостребованные трудовые книжки.

На документы, выделенные к уничтожению в следствии работы комиссии по проведению экспертизы ценности документов, предлагается составить акт (приложение №7). Акт и описи должны составляться членами экспертной комиссии и подписываться председателем, рассматриваться и утверждаться Генеральным директором Компании.

Похожие работы

Современная организация и технология документационного обеспечения управления

Скачать

39411

0

0

... : ·     организация работы; ·     руководство документационным потоком; ·     координация видов работ с документами; ·     контроль за последовательностью работы с документами; ·     организация работ по документационному обеспечению управления. Задачи службы ДОУ: ·     совершенствование форм и методов работы с документами; ·     обеспечение единого порядка документирования; ·     ...

Организационное обеспечение деятельности отдела документационного обеспечения управления Костромской таможни

Скачать

145713

11

3

... путем установления рациональной организации, форм и методов работы с документами, унификации документов. Начальнику ОДО подчиняются должностные лица и работники отдела документационного обеспечения управления Костромской таможни(это видно из схемы 1 составленной автором): ·          Главный государственный таможенный инспектор ОДО: выполняет основные функции пресс-секретаря таможни и секретаря ...

Органы местного самоуправления и информационно-документационное обеспечение

Скачать

110444

3

1

... . Успешное развитие местного самоуправления невозможно без тесного взаимоотношения органов местного самоуправления с органами государственной власти и управления. 2. Информационно-документационное обеспечение деятельности органов местного самоуправления: общая характеристика 2.1 Документирование управленческой деятельности Документирование управленческой деятельности охватывает все ...

Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности

Скачать

28736

0

0

... документов заклю­чается в установлении единообразия их состава и форм. Стандартизация — это форма юридического закрепления ре­зультатов унификации. В практике совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности разрабатыва­ются государственные стандарты на терминологию делопроизвод­ства и архивного дела и на требования к составлению и оформле­нию управленческих ...