Ответы к экзамену по Теории Организации

1.Понятие системы. Классы системы и их характеристики.

Система – это 2 и более взаимодействующих элементов, находящихся в отношениях и связанных друг с другом, и составляющих целостное образование.

Все системы можно разделить на естественные (Создаются природой или обществом) и искусственные (созданные человеком). Система может включать большой перечень элементов и её можно разделить на ряд подсистем. Подсистема – это набор элементов, представляющих автономную внутри этой системы область, например, технологическая, экономическая, организационная, правовая подсистема.

Крупные подсистемы, обычно, называют системами. Основными являются техническая (станки, оборудование, компьютеры…), биологическая (флора, фауна планеты, в том числе относительно замкнутые биолог. Подсистемы например, муравейник, человеческий организм..), социальная или общественная (хар-ся наличием человека в качестве объекта управления).

Системы могут быть искусственными и естественными, открытыми и закрытыми, полностью и частично предсказуемыми, жесткими и мягкими…

Открытые – широкий набор связей с внешней средой и сильная зависимость от неё (коммерческие фирмы, средства массовой информации, органы местной власти).

Закрытые – хар-ся внутренними связями и создаются людьми или компаниями для удовлетворения потребностей и интересов преимущественно своего персонала, компании или учредителей (профсоюзы, полит. партии и т.д.)

Полностью предсказуемые – функционируют по заранее заданным правилам с заранее определенным результатом (система обучения студентов в ВУЗе…).

Частично предсказуемые (Вероятностные) – выходные действия могут отличаться от ожидаемых, результаты деятельности не всегда совпадают с запланированными (науч исслед-кие компании, игра в рулетку…).

Жесткие системы – основаны на высоком профессионализме небольшой группы руководителей и отлаженной технологии управления. Большая устойчивость к внешним и внутренним воздействиям, медленно реагируют на слабые воздействия.

Мягкие системы – высокая чувствительность к внешним и внутренним воздействиям, слабая устойчивость (система котировок ценных бумаг, коллектив творческих работников, новые организации).

Существует классификация систем по их сложности (Боулдинг выделял 9 уровней иерархии)

1 уровень: Статические системы, структурные схемы – отражают взаимосвязи между элементами (скелет человека, структуризация знаний).

2 уровень: Простые динамические системы с заданным движением – уровень часового механизма (динамо-машина, паровой котел).

3 уровень: Простые кибернетические системы – саморегулируемые организации с обратной связью (Утюг с терморегулятором).

4 уровень: Открытые или самовосстанавливающиеся системы – рубеж между живым и неживым, может быть названа уровнем клетки (пламя, река и др. эколог. системы).

5 уровень: Уровень живых растений – Имеет место разделение функций между клетками.

6 уровень: Живые организмы – отличаются подвижностью, целенаправленным поведением, восприимчивостью к информации (животный мир).

7 уровень: Человек как система – организация, обладающая сознанием, наличием языка как средства общения.

8 уровень: Социальные организации – общественные институты, целенаправленно интегрирующие деятельность людей (государство, фирмы, социальные группы).

9 уровень: Трансцендентальные, непознанные системы (антимиры, черные дыры, возникновение галактик)

2. Организационная структура системы управления матричного типа.

В матричной организационной структуре члены проектной группы подчиняются как руководителю проекта, так и руководителям тех функциональных отделов, в которых они работают постоянно. Руководитель проекта обладает, так называемыми, проектными полномочиями. Эти полномочия могут варьировать от почти всеобъемлющей линейной власти над всеми деталями проекта до практически чистых штабных полномочий.

Руководители проектов в матричной структуре отвечают в целом за интеграцию всех видов деятельности и ресурсов, относящихся к данному проекту. Для того чтобы они смогли добиться этого, все материальные и финансовые ресурсы по данному проекту передаются в их полное распоряжение. Руководители также отвечают за планирование проекта, за составление графика, проверяют ход выполнения проекта. Руководители функциональных отделов делегируют руководителю проекта некоторые из своих обязанностей, решают, как и где должна быть сделана та или иная работа. Руководство функциональных отделов контролирует также ход выполнения задач.

Основной недостаток матричной системы – её сложность. Очень много проблем возникает из-за наложения горизонтальных и вертикальных полномочий, что подрывает принцип единоначалия.

Матричная схема.

Матричные системы применяются в организациях, которые занимаются творческими проблемами (маркетинговые компании и т.п.). В матричной структуре усилены линейные (горизонтальные связи), единоначалие нарушается еще больше, в таких структурах значимость имеет профессионализм, квалификация и общее признание в данной сфере деятельности.

Эти структуры являются гибкими и адаптивными.

3.Классификация систем по уровням сложности.

Существует классификация систем по их сложности (Боулдинг выделял 9 уровней иерархии)

1 уровень: Статические системы, структурные схемы – отражают взаимосвязи между элементами (скелет человека, структуризация знаний).

2 уровень: Простые динамические системы с заданным движением – уровень часового механизма (динамо-машина, паровой котел).

3 уровень: Простые кибернетические системы – саморегулируемые организации с обратной связью (Утюг с терморегулятором).

4 уровень: Открытые или самовосстанавливающиеся системы – рубеж между живым и неживым, может быть названа уровнем клетки (пламя, река и др. эколог. системы).

5 уровень: Уровень живых растений – Имеет место разделение функций между клетками.

6 уровень: Живые организмы – отличаются подвижностью, целенаправленным поведением, восприимчивостью к информации (животный мир).

7 уровень: Человек как система – организация, обладающая сознанием, наличием языка как средства общения.

8 уровень: Социальные организации – общественные институты, целенаправленно интегрирующие деятельность людей (государство, фирмы, социальные группы).

9 уровень: Трансцендентальные, непознанные системы (антимиры, черные дыры, возникновение галактик)

4.Концепция самоорганизации в сложных социально-экономических системах /определение, схема, пояснение/.

Самоорганизация – это процесс, совершаемый сам по себе за счет взаимодействия системы с внешней средой, но относительно независимо от неё. Самоорганизующаяся система обладает в общем случае двумя свойствами, возможностью изменения от неорганизованной к организованной и возможностью изменения организации от плохой к хорошей….????????????

Социально-экономические системы – это вероятностные динамические системы, которые охватывают процессы производства, обмена, распределения и потребления материальных благ. (примеры: государство, регионы)

5.Организационное проектирование, содержание, последовательность этапов проведения.

Организационное проектирование – это метод формальной организации целостных образований, как научно-практическое применение законов, закономерностей и принципов организационной теории. Это создание общей структуры системы и воспроизводство элементов и отношений внутри неё, при реализации которых возникающая целостность обладает высокой устойчивостью, надежностью и экономичностью. В структурном плане орг. проектирование направлено либо на создание новой системы, либо на частичное улучшение прежней, либо на её радикальное преобразование. Как процесс оно представляет собой взаимосвязанные этапы по созданию проекта, которые могут быть представлены тремя комплексами: Предпроектные работы, техническое и рабочее проектирование.

 

Разработка организационной системы – это многоплановый процесс с участием различных специалистов (по управленческим и технологическим вопросам, по системотехнике и информации, по финансам и экономике, по юридическим вопросам, маркетингу).

Процесс создания организационной системы включает в себя три стадии:

1.    Предпроектная – Проведение научно-исследовательских работ (НИР), разработка технико-экономического обоснования (ТЭО) и технического задания (ТЗ) на создание ОС;

2.    Проектирование – Разработка технического и рабочего проектов с включением современных информационных технологий;

3.    Ввод в эксплуатацию – Выполнение монтажно-наладочных работ, опытную эксплуатацию и приемно-сдаточные испытания ОС.

Перечисленные стадии включают набор конкретных работ:

Перечень работ	Основное содержание
Формулирование цели создания ОС.	Составление общей и конкретной цели создания ОС.
Описание конкретной ситуации.	Составление отчета о текущей ситуации.
Постановка проблемы.	Составление описания проблемы.
Заключение договора на проведение НИР.	Разработка плана работ. Подготовка и заключение договора.
Формирование экспертного совета.	Подготовка и издание приказа о создании экспертного совета и его функциях.
Формализация проблемы.	Выбор объекта исследования. Определение его исходного и желаемого состояния.
Проведение исследования проблемы.	Формирование модели «дерева факторов» и модели объекта исследования.
Определение границ проблемного объекта.	Составление схемы «фактор-деятельность-ОС». Определение границ объекта.
Выбор границ объекта управления.	Выбор организаций (подразделений) в состав объекта управления.
Проведение обследования ОУ.	Сбор и анализ материалов по ОУ.
Заключение договора на создание ОС.	Подготовка и подписание договора.
Разработка ТЗ на создание ОС.	Выбор ОСУ и средств обеспечения ОС.
Техническое проектирование ОС.	Выбор и обоснование основных проектных решений.
Рабочее проектирование ОС.	Подготовка эксплуатационной документации.
Формирование аппарата управления и структурных подразделений ОС.	Подготовка штатного расписания и издание приказа об образовании нового структурного подразделения.
Приобретение, монтаж и наладка КТС.	Покупка и установка комплекса технических средств (КТС).
Обучение аппарата управления работе в условиях функционирования системы.	Инструктаж административного персонала.
Проведение опытной эксплуатации ОС.	Доводка ОС в процессе её функционирования.
Ввод ОС в эксплуатацию	Издание приказа о начале эксплуатации.
Патронажное обслуживание ОС.	Подписание договора о консультационном обслуживании.

6.Основные законы организации. Закон единства анализа и синтеза.

Закон – это необходимое существенное устойчивое повторяющееся отношение между явлениями в природе и в обществе.

Существуют три группы законов:

·      Специфические (частные);

·      Общие (для больших групп явлений);

·      Всеобщие (универсальные).

Классификация законов по Спиркину:

 1.Сточки зрения сферы действия:

-общие

-универсальные

-частные

 2.По внутреннему содержанию:

-законы строения

-законы функционирования

-законы развития

 3.По форме проявления:

-динамические

-статические

-вероятностные.

Основные законы организации:

1.    Закон синергии;

2.    Закон самосохранения;

3.    Закон единства анализа и синтеза;

4.    Закон информированности и организованности;

5.    Закон развития или онтогенеза;

6.    Закон пропорциональности;

7.    Закон композиции.

 

Закон единства анализа и синтеза:

Анализ – это разделение целого на части, представление сложного в виде простых составляющих, изменение этих частей, добавление новых или ликвидация некоторых из них для более эффективной деятельности или удобства исследования.

Синтез – это соединение, объединение (мысленное или реальное) обновленного набора простых составляющих объекта в единое целое, согласование их деятельности для более эффективной деятельности или удобства исследования.

Суть закона:

Всякую сложную систему можно разложить на составные части (подсистемы), в результате чего могут быть получены исходные элементы для построения, образования новых систем (организаций).

Действие этого закона в процессе функционирования организации выражается в разделении, специализации, обособлении, объединении, концентрации, укрупнении, диверсификации (выделение новых направлений деятельности), интеграции (объединение)

Формулировка закона:

«Каждая система (биологическая или социальная) стремится настроиться на наиболее экономный режим функционирования за счет постоянного изменения своей структуры или выполняемых функций».

7.Механистические типы организационных структур управления. Линейно-функциональная структура.

Механистические типы организационных структур, по другому их называют жесткими – это структуры, не обладающие способностью реагировать на изменение ситуации путем соответствующего изменения организационной формы при сохранении существующей качественной определенности и своего функционального назначения. При любых изменениях ситуации они строго сохраняют собственное строение, не меняют типы связей, соединений и свою конфигурацию. Такие структуры не обладают адаптивными возможностями, для них необходимы стабильность ситуации и постоянство среды.

Типы орг. структур управления:

- линейная структура;

- функциональная структура;

- линейно-функциональная структура управления.

Линейно-функциональная структура управления – отличается большим многообразием связей. Характерна для предприятий большого размера, это самый распространенный вид структуры. Не соблюдается принцип единоначалия…В условиях крупных многопрофильных и многофункциональных организаций такие структуры затрудняют координацию деятельности всех линейных и функциональных подразделений и могут создавать перегрузки руководителей организаций, замыкающих на себе все основные управленческие функции.

Достоинства линейно-функциональной структуры – сочетание четкости руководства с наличием широко развернутой системы функционального управления. Примером являются многие средние и крупные промышленные предприятия.

8.Сущность функционального подхода при построении орг. структуры организации.

При функциональном подходе рассматриваются: какие работы и в какой последовательности выполняются в системе, чтобы достичь желаемого результата, описывается действие динамики системы. Функциональный подход более пригоден при конструировании, создании новых систем. В этом случае сначала определяют функции и процессы, и только затем подбирают структуру, способную это делать.

Основные части системы при функциональном подходе это: ВХОД à ПРОЦЕСС à ОПЕРАЦИЯ à ВЫХОД

При функциональном подходе выделяются процесс и составляющие его подпроцессы.

На каждом организационном уровне должны сформироваться Специальные функциональные подразделения, которые имеют конкретные задачи, обязанности и ответственность. Каждое подразделение специализируется на выполнении определенной функции. Вертикальные межуровневые связи разнообразны в такой организации. Наряду с руководителем, осуществляющим функции общего административного руководства, действует и несколько относительно самостоятельных функций руководителей, напрямую выходящих на соответствующие нижестоящие уровни организации. Существует не только множество подчиненных у каждого руководителя, но и множество руководителей у каждого подчиненного.

9.Понятие рационализации. Стандартизация как метод рационализации процесса управления.

К принципам рационализации относятся:

·      Концептуализация (выбор концепции повышения организованности системы)

·      Алгоритмизация (использование определенного предварительно разработанного алгоритма – четкой, логически выстроенной и внутренне детерминированной программы действий)

·      Нормализация (нормализация условий, в которых существует и функционирует система)

·      Систематизация

·      Классификация

·      Концентрация (основные усилия должны быть сконцентрированы на главном объекте, главной сфере и главном направлении рационализации)

·      Выравнивание потенциала

·      Ассоциация

·      Специализация (сосредоточение на определенной области деятельности самой системы, её подсистем и элементов)

·      Стандартизация

·      Унификация

·      Персонификация

·      Регламентация.

Стандартизация

Научно обоснованная рационализация базируется на использовании системы стандартов, типовых видов организационных элементов. Стандартизация включает в себя разработку стандартов и формирование на их основе конкретных элементов конкретных организаций.

Разработка стандарта целесообразна при следующих обстоятельствах:

a.    Если ярко выражена типичность соответствующих видов организационных элементов;

b.    Если данные типы элементов имеют многократную повторяемость, что обеспечивает возможность многократного использования стандарта;

c.    Если необходимо обеспечить единообразие по наиболее важным сторонам и свойствам данных видов организационных элементов;

d.    Если необходима предварительная подготовленность к формированию соответствующих организационных элементов.

Стандарты устанавливаются субъектами управления и, как правило, на более высоком организационном уровне, чем осуществляется их использование конкретными исполнителями.

В ходе рационализации обеспечивается:

·      Установление некоторых наиболее существенных и универсальных стандартов, определяющих общий уровень организованности;

·      Формирование системы постоянно действующей стандартизации, которая обеспечит возможность разработки и использования стандартов в процессе устойчивого функционирования организации.

Выделяются следующие объекты стандартизации:

1.    Процессы (типовая система реализации и система ориентации исполнителей, примером может послужить технологический процесс)

2.    Процедуры (процедуры юридических действий)

3.    Результаты (требования к получению определенного результата, обладающего заранее заданными свойствами, например, стандарт на продукцию предприятий)

4.    Структуры (устанавливается только в системах, обладающих множеством однотипных структурных подразделений; на предприятии может разрабатываться типовая структура цеха, участка, отдела; в системе государственного управления – типовая структура регионального отделения федеральных органов власти)