РОЗРОБКА МЕХАНІЗМІВ ПРИЙНЯТТЯ

4. РОЗРОБКА МЕХАНІЗМІВ ПРИЙНЯТТЯ

УПРАВЛІНСЬКИХ РІШЕНЬ В ОРГАНІЗАЦІЇ

 

4.1. В цьому розділі охарактеризуємо всю сукупність управлінських рішень, сформулюємо умови прийняття їх в даному МП, оцінюємо фактори, які впливають на процес прийняття цих рішень і розробляємо підходи до застосування в нашому МП методів оптимізації управлінських рішень

Для розкриття механізмів прийнятих рішень використовуємо табл. 8.

Таблиця 8

Управлінські рішення в малому підприємстві по технічному обслуговуванню та ремонту автомобілів.

Характеристика управлінських рішень	Приклади, які відображають характеристики управлінських рішень	Механізми забезпечення ефективності використання характеристик управлінських рішень в організації
1	2	3
1.Вид управлінського рішення	Загальне рішення про розширення ремонтної бази МП на перспективу приймається на вищому рівні управління, належить до категорії запрограмованих рішень. Базується на основі знань і досвіду керівників і формується колегіальним шляхом, затверджується менеджментом і закріпляється наказом по МП.	Чіткий опис завдання. Колективне прийняття рішення. Індивідуальна відповідальність за правильність рішення і їх виконання. Формальний контроль.
Умови прийняття управлінських рішень	Приймається в умовах компетенції технічного менеджера, його повноважень, при дотриманні умов фінансових можливостей. Відповідальність за технічний проект і його виконання в рамках кошторису і терміни несе керівник сервісу. Відповідальність за економічну доцільність вкладених коштів несе генеральний директор МП.	Оплата за результат роботи. Індивідуальна відповідальність.
Фактори впливу на процес	Рівень досвіду і знань менеджменту. Степінь ризику вкладення коштів.

Продовження таблиці 8

1	2	3
прийняття управлінських рішень	Інформаційний прогноз політико-економічного стану в країні. Фінансова оцінка можливостей і потреб. Технічна оцінка доцільності вибору спеціального обладнання чи універсального для всіх марок авто.
Підходи до оптимізації управлінських рішень	Застосування формальних та неформальних методів прогнозування з метою визначення очікуваних результатів.
2. Вид управлінського рішення	Рішення про поставку наступної партії автозапчастин для реалізації є частковим або поточним, належить до незапрограмованих рішень що базується на раціональному аналізі продаж та замовленнях клієнтів. Приймається начальником торгового відділу і затверджується заступником з маркетингу в виді специфікації на партію запчастин до річного контракту.	Індивідуальна відповідальність за правильність рішення і його виконання. Прямий контроль.
Умови прийняття управлінських рішень	На основі повноважень і відповідальності начальником торгового відділу.	Оплата за результат роботи. Індивідуальна відповідальність.
Фактори впливу на процес прийняття управлінських рішень	Зовнішні – замовлення клієнтів; наявність автозапчастин на складі фірми; оптимальне завантаження транспорту по доставці. Досвід та виконавча дисципліна менеджера. Розрахунки максимального завантаження транспорту.
Підходи до оптимізації управлінських рішень	Оцінка ризику втрати клієнта від зриву термінів постачання або відсутності потрібної кількості запчастин.

4.2. Далі розглядаємо процес виробки раціонального управлінського рішення на декількох прикладах застосовуючи графічну модель на рис. 2

1 Етап: Виникнення ситуації, яка вимагає прийняття рішення 1.1. Виникнення проблеми 1.2. Діагноз проблеми 1.3. Формування вимог до інформації

2 Етап: Збір і обробка інформації щодо розроблених методів менеджменту 2.1. Збір інформації 2.2. Оцінка інформації 2.3. Формування обмежень та критеріїв для прийняття рішень

3 Етап: Виявлення та оцінка альтернатив, закладених у розроблених методах менеджменту 3.1. Установлення альтернатив 3.2. Оцінка альтернатив

4 Етап: Підготовка та оптимізація рішення, яке приймається 4.1. Вибір оптимального варіанта рішення 4.2. оформлення оптимального варіанта

5 Етап: Прийняття управлінського рішення 5.1. Обговорення проекту 5.2. Затвердження рішення 5.3. Оформлення рішення і видача розпорядження про його виконання

6 Етап: Реалізація управлінського рішення та оцінка результатів 6.1. Організація виконання рішення 6.2. Контроль за виконанням рішення та оцінка його ефективності 6.3. Звіт про виконання рішення

Рис. 2 Процес вироблення раціональних управлінських рішень.

4.2.1. Тепер розглянемо процес вироблення раціонального управлінського рішення необхідності посилення маркетингової діяльності.

1 етап. Необхідність реклами про наявність підприємства, його можливості та

переваги перед конкурентами:

1.1. Виникнення проблеми:

–    низька динаміка обслуговування автомобілів та продаж автозапчастин.

1.2. Діагноз проблеми :

–    слаба поінформованість потенційних купців;

–    низька платоспроможність суспільства;

–    відсутність регіональних джерел інформації;

–    законодавчі обмеження для розвитку.

1.3. Вимоги до інформації – достовірність, всебічність факторів впливу,

конфіденційність.

2 етап. Збір і обробка інформації.

2.1. Збір інформації:

–     вибірка друкованої реклами в тому числі конкурентів;

–    аналіз аналогічного матеріалу за кордоном;

–    записи вербальної реклами;

–    оцінка варіантів рухомого само маркування на бортах;

транспортних засобів.

2.2. Оцінка інформації:

–    по глибині проникнення до фінального споживача;

–    по швидкодії;

–    по затратах на її впровадження;

–    по сезонності застосування;

–    по адресності впливу.

3.3. Обмеження та критерії:

–    по оптимуму затрат і результату;

–    по кількісних можливостях підприємства;

–    по об’єму бюрократичних бар’єрів.

3 етап. Виявлення і оцінка альтернатив.

3.1. Установлення альтернатив:

–    друкована дрібна у всіх регіональних друкованих виданнях чи

велика, кольорова в 2-3х престижних;

–    наглядна на рекламних щитах;

–    створити Web сторінку в Інтернеті;

–    пересувна майстерня для дрібного ремонту по виклику або

транспортування авто на станцію сервісу.

3.2. Оцінка альтернатив:

–    по вартості;

–    по проникненню до купця.

4 етап. Підготовка та оптимізація рішення.

4.1. Вибір оптимального варіанту рішення:

–    друкована дрібна у всіх регіональних друкованих виданнях;

–    наглядну рекламу подати в активному рухомому виді на бортах

службових машин та міському транспорті.

4.2. Оформлення вибраного варіанту:

–    друкована реклама в виді фото салону сервісу та переліком надання послуг;

–    надання в Інтернеті всієї інформації про нас;

–    наглядна в виді фірмового символу на фоні кольорів фірми з поданням адреси , контактних телефонів.

5 етап. Прийняття рішення

5.1. Обговорення проекту:

–     на рівні менеджменту підприємства;

–     на рівні засновників підприємства;

–    з залученням для консультацій спеціалістів рекламних агенцій;

–    з чиновниками, що дозволяють або забороняють, пильнуючи закони.

5.2. Затвердження рішення:

–    протоколом наради;

–    актом погодження співвласників ПМ.

5.3. Оформлення рішення:

–     наказ по МП про рекламу.

6    етап. Реалізація рішення та оцінка результатів.

6.1. Організація виконання рішень:

–      доручення на підписання угод з рекламними агенціями;

–      підписання угоди з художнім закладом про виконання

бортової реклами;

6.2. Контроль за виконанням:

–    графіки по напрямках діяльності;

–    фінансові звіти по угодах;

–    аналіз росту сервісного обслуговування та продаж до кінця 2003 р.

6.3. Звіт про виконання:

–    річний звіт по результатах господарської діяльності МП.

4.2.2. Процес вироблення раціонального управлінського рішення необхідності розширення видів послуг.

1 етап. Необхідність розширення видів послуг для більшого задоволення потреб споживачів:

1.1. Виникнення проблеми:

–      попит споживачів про на дання розширених послуг.

1.2. Діагноз проблеми :

–    необхідність надання послуг по виклику

–    оперативність надання послуг

–    чергування машин тех. помочі цілодобово.

1.3. Вимоги до інформації – достовірність, всебічність факторів впливу.

2 етап. Збір і обробка інформації.

2.1. Збір інформації:

–    вивчення аналогічної діяльності на інших тех. сервісах;

–    аналіз аналогічного матеріалу за кордоном;

–    опитування клієнтів;

–    оцінка діяльності оперативних тех. служб по інших містах.

2.2. Оцінка інформації:

–    по глибині проникнення до фінального споживача;

–    по швидкодії;

–    по затратах на її впровадження;

–    по сезонності застосування;

–    по адресності впливу.

3.3. Обмеження та критерії:

–    по оптимуму затрат і результату;

–    по кількісних можливостях підприємства;

3 етап. Виявлення і оцінка альтернатив.

3.1. Установлення альтернатив:

–    укладення договорів з уже існуючими службами по доставці несправних авто на нашу станцію;

–    власна пересувна майстерня для дрібного ремонту по виклику або транспортування авто на станцію сервісу та доставки клієнта у необхідне йому місце;

3.2. Оцінка альтернатив:

–    по вартості;

–    по задоволенню споживача.

4 етап. Підготовка та оптимізація рішення.

4.1. Вибір оптимального варіанту рішення:

–    власна пересувна майстерна для дрібного ремонту по виклику або транспортування авто на станцію сервісу та доставки клієнта у необхідне йому місце.

4.2. Оформлення вибраного варіанту:

–    створення цілодобової служби по наданню тех. помочі.

5 етап. Прийняття рішення

5.1. Обговорення проекту:

–     на рівні менеджменту підприємства;

–     на рівні засновників підприємства;

–      з залученням для консультацій тех. спеціалістів;

–      з чиновниками, що дозволяють або забороняють, пильнуючи закони.

5.2. Затвердження рішення:

–    протоколом наради;

–    актом погодження співвласників ПМ.

5.3. Оформлення рішення:

–     наказ по МП про створення цілодобової служби;

–     розпорядження по підготовці ТЕО на пересувну майстерню.

6    етап. Реалізація рішення та оцінка результатів.

6.1. Організація виконання рішень:

–      доручення на вибір типу машини, персоналу та засобів зв’язку для пересувної майстерні.

6.2. Контроль за виконанням:

–    графіки по напрямках діяльності;

–    фінансовий звіт по роботі цілодобової служби;

–    аналіз росту сервісного обслуговування до кінця 2003 р.

6.3. Звіт про виконання:

–    річний звіт по результатах господарської діяльності МП.

4.2.3. Процес вироблення раціонального управлінського рішення необхідності удосконалення діагностики автомобілів.

1 етап. Необхідність швидкої та якісної діагностики автомобіля для зменшення витрат на тех. обслуговування:

1.1. Виникнення проблеми:

–      збільшені витрати на тех. обслуговування та ремонт автомобілів.

1.2. Діагноз проблеми :

–    один пункт комп’ютерної діагностики не встигає обслуговувати клієнтів;

–    без комп’ютерної діагностики збільшується час на пошук несправності;

–    росте незадоволення клієнтів великим часом ремонту авто;

–    необхідність підбору кваліфікованого персоналу який швидко та точно може виявити несправність автомобіля.

1.3. Вимоги до інформації – достовірність, всебічність факторів впливу,

конфіденційність.

2 етап. Збір і обробка інформації.

2.1. Збір інформації:

–    аналіз роботи пункту діагностики автомобілів;

–    аналіз аналогічного матеріалу за кордоном;

–    оцінка кваліфікації робітників по встановленню несправності автомобіля.

2.2. Оцінка інформації:

–    по швидкодії;

–    по затратах на її впровадження;

–    по адресності впливу.

3.3. Обмеження та критерії:

–    по оптимуму затрат і результату;

–    по кількісних можливостях підприємства;

3 етап. Виявлення і оцінка альтернатив.

3.1. Установлення альтернатив:

–    встановлення декількох універсальних пунктів комп’ютерної

діагностики автомобілів;

–    підвищення рівня кваліфікації робітників;

–    створення вузькоспеціалізованих пунктів діагностики окремих марок автомобілів;

–    створення груп робітників, які спеціалізуються на одному типу автомобілів.

3.2. Оцінка альтернатив:

–    по вартості;

–    по швидкості впровадження;

–    по ефективності роботи;

–    по задоволенню споживача;

–    по розвитку на майбутнє.

4 етап. Підготовка та оптимізація рішення.

4.1. Вибір оптимального варіанту рішення:

–    встановлення декількох універсальних пунктів комп’ютерної діагностики автомобілів;

–    підвищення рівня кваліфікації робітників;

4.2. Оформлення вибраного варіанту:

–    створення ще двох універсальних пунктів комп’ютерної діагностики автомобілів;

–    підвищення рівня кваліфікації робітників шляхом навчання.

5 етап. Прийняття рішення

5.1. Обговорення проекту:

–     на рівні менеджменту підприємства;

–     на рівні засновників підприємства;

–      з залученням для консультацій тех. спеціалістів;

5.2. Затвердження рішення:

–    протоколом наради;

–    актом погодження співвласників ПМ.

5.3. Оформлення рішення:

–      наказ по МП про створення додаткових пунктів діагностики автомобілів;

–      план-графік навчання робітників.

7    етап. Реалізація рішення та оцінка результатів.

6.1. Організація виконання рішень:

–       доручення на підписання угод на поставку додаткового обладнання на автосервіс;

–      підписання угоди про навчання робітників за кордоном.

6.2. Контроль за виконанням:

–    графіки по напрямках діяльності;

–    фінансові звіти по угодах;

–    аналіз якості сервісного обслуговування до кінця 2003 р.

6.3. Звіт про виконання:

–    річний звіт по результатах господарської діяльності МП.

5. ПРОЕКТУВАННЯ КОМУНІКАЦІЙ НА ПІДПРИЄМСТВ

 

Характеристика всіх видів комунікацій, опис використання інформації та пропозиція системи роботи з документами МП приводяться в табл. 9.

Таблиця 9

Комунікації в малому підприємстві по технічному обслуговуванню та ремонту автомобілів.

Види комунікацій	Характеристика конкретних видів комунікацій	Приклади використання інформації при різних видах комунікацій	Приклади застосування документів при здійсненні різних видів комунікацій
Зовнішні	Телефонні переговори. Звіти. Реклама. Факсимільні перекази. Пошта. Інтернет. Кур’єрська періодична та спонтанна разова преса.	Вирішення адміністративних питань. Погодження відряджень. Передача специфікацій, замовлень на запасні частини. Передача контрактів та фінансових документів. Прийом інформації про пропозиції на ринку автозапчастин конкурентів. Передача декларацій в податкову інспекцію. Робота з банками та державними чиновниками всіх рівнів та мастей.	Текуча інформація та погодження спільних дій в комерційній та кадровій політиці. Передача запрошень на оформлення віз. Оперативне рішення проблем техобслуговування окремих специфічних агрегатів. Документи для розрахунків через банки. Фактури для митниці. Роздрукування новинок проспектів для роботи з клієнтами. Декларації в ДПА. Декларації для митниці. Платіжні доручення для банку. Нові закони і постанови всіх рівнів влади.
Внутрішня	Телефонні переговори. Кур’єрська пошта. Гучномовний та селекторний зв’язок. Адресна пошта. Тестування. Розмова. Розповідь.	Передача розпоряджень та вказівок про плани робіт усунення недоліків та рекламацій. Передача документів. Адміністративного, фінансового, технічного характеру. Розподіл замовлення серед майстрів. Контроль за виконанням. Збір замовлень на автозапчастини. Інформація клієнтів про результат виконання.	Накази, розпорядження, нормативні документи. Технічні вимоги і інструкції для ремонту. Видача нарядів на роботу, звітів місячних, річних, замовлення на автозапчастини та продаж-рахунок, фактура і інше.

 

Графіки діяльності комунікацій в малому підприємстві по технічному обслуговуванню та ремонту автомобілів зображаються на рис. 3, рис. 4, рис. 5 і рис. 6

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 3 Органіграма технічного обслуговування машин

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 4 Топограма розміщення обладнання технічного сервісу

автомобілів.

Рис. 5 Діаграма попиту машин на ринку України за 2000-2001 роки.

Марка	Кількість автомобілів
Volkswagen	2686
Opel	1946
Audi	1882
Mercedes	1846
BMW	1835
Toyota	1818
Ford	1674
Skoda	1673
Daewoo	1576
Mazda	1304
Honda	1192
Nissan	1134
Mitsubishi	690
ЗАЗ	638
Renault	555
Peugeot	524
Volvo	488
Subaru	449
Fiat	403

Рис. 6 Діаграма попиту машин на ринку України за грудень 2002 року.

Графічна модель комунікаційного процесу в малому підприємстві по технічному обслуговуванню та ремонту автомобілів.

Відділ постачання. Відповідальний за створення бази даних та облік запчастин.

Разові вимоги на видачу матеріалів та запчастин.

Передавання накладної посильним або каналом внутрішньої комп’ютерної мережі.

Оптимальний спосіб - каналом внутрішньої комп’ютерної мережі.

Комірник отримує накладну, готує запчастини до видачі.

Після видачі комірник передає данні у відділ постачання про залишки даних запчастин на складі.