ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ОТПУСКА МАТЕРИАЛОВ НА

2.1. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ОТПУСКА МАТЕРИАЛОВ НА

ПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ И ХОЗЯЙСТВЕННЫЕ НУЖДЫ И ЕГО

СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ.

Первичные документы по расходу производственных запасов играют важную роль в организации материального учета, т.к. являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляется предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов.

В законе "О бухгалтерском учете" от 21.11.96 N 129-ф3 (ст. 9) и "Положении о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации", утвержденном приказом Минфина России от 26.12.94 N 170, раздел "Документирование хозяйственных операций" (п.710) приведены основные требования к оформлению, порядку открытия первичных документов и перенесения из них достоверной информации в бухгалтерскую отчетность.

Основанием для записи в регистрах бухгалтерского учета являются первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции. От полноты, своевременности и правильности оформления первичных документов в решающей степени зависят качество, достоверность и оперативность бухгалтерского учета в целом.

Все первичные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование документа (формы) и код формы;

2) дату составления;

3) содержание хозяйственной операции;

4) измерители хозяйственной операции (в натуральном и де-

нежном выражении);

5) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровку.

В зависимости от характера операции в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Первичные документы составляются в момент совершения операции или непосредственно по ее окончании.

Материальные запасы приходуются и хранятся на складах предприятия на основании соответствующих первичных документов. Материалы со склада предприятия отпускаются на производственное потребление, различные хозяйственные нужды (содержание зданий, ремонтные работы), а также на сторону для переработки и в порядке реализации как излишние и ненужные (рис. 2).

Все хозяйственные операции, связанные с отпуском материалов, подлежат качественному, эффективному и своевременному документированию.

----------------------------------┐

│ НАПРАВЛЕНИЯ РАСХОДА МАТЕРИАЛОВ│

L-T----T---------T---------T---T---

│ │ │ │ │ -------------+--┐ │ --------+-------┐ │ --+-------------┐ │Отпуск в произ-│ │ │ Непромышлен- │ │ │ На сторону │ │водство │ │ │ ное и подсоб- │ │ │ (как излишние │ │ │ │ │ ное хозяйство │ │ │ запасы или для│ │ │ │ │ │ │ │ переработки) │ L---------------- │ L---------------- │ L----------------

│ │

-----+---------┐ -----+---------┐

│ Натуральная │ │ Внутреннее │

│ оплата труда │ │ перемещение │

L--------------- L---------------

Рис. 2. Направления расходования материалов на предприятии.

Порядок документального оформления отпуска материальных ценностей на предприятиях зависит прежде всего от организации производства, направления расхода и периодичности отпуска. При выборе порядка документирования движения материалов предприятия руководствуются "Основными положениями по учету материалов на предприятиях и стройках" (Приложение к письму Минфина СССР от 30 апреля 1974 года N 103), а также типовыми междуведомствен-

ными формами первичного учета в промышленности. Под отпуском в производство на МП "Ульяновскводоканал" понимается отпуск материалов с кладовых предприятия для выполнения работ, связанных с обслуживанием и эксплуатацией систем водоснабжения и водоотведения. Отпуск материальных запасов c центрального склада в кладовые предприятия рассматривается как внутреннее перемещение материалов. При отпуске материалов в производство на исследуемом предприятии соблюдаются следующие требования:

1) они идут по весу, объему и массе в строгом соответствии с расходными нормативами на заданный объем производства;

2) отпуск заправочного топлива осуществляется в пределах предварительно установленных плановым отделом лимитов;

3) согласовывается с главным бухгалтером списки лиц, которым предоставлено право требовать со складов материалы, а также берутся образцы их подписей.

Эти данные сообщаются работникам кладовых. Материалы на производство выдаются с кладовых только официально выделяемым для их получения представителям отделов, хозяйств,подразделений и участков, на которых предварительно выписывается "Доверенность" типовой формы N М - 2 (Прил 1).

На рассматриваемом предприятии для оформления отпуска материалов на производство используются разовые (оформляемые каждый раз при совершении очередной операции) и накопительные (заводимые на определенный период) первичные документы.

К разовым документам относятся "Требования" на отпуск материалов типовой междуведомственной формы N М - 11 (Прил. 2), "Накладные" на внутреннее перемещение материалов (Прил. 3), "Накладными на отпуск материалов на сторону" типовой междуведомственной формы М -15 (Прил. 4).

Для оформления разового отпуска материальных ценностей внутри предприятия и их отпуска хозяйствам своего предприятия, расположенным за пределами его территории, применяется

требование на отпуск материалов М - 11 (Прил. 2). Требование выписывается в двух экземплярах и подписывается главным бухгалтером или лицом, на то уполномоченным. При отпуске материалов хозяйствам своего предприятия один экземпляр передается получателю (отдел, участок, подразделение), второй - складу, который затем сдается в бухгалтерию.

В случае внутреннего перемещения материалов используют накладную на внутреннее перемещение (Прил. 3), ее составляет материально - ответственное лицо склада, сдающего ценности. Один экземпляр служит сдающему складу основанием для списания ценностей, а второй - принимающему складу для оприходования ценностей.

Отпуск материалов сторонним организациям или хозяйствам своего предприятия, расположенным за его пределами, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону форма М - 15 (Прил. 4). Их выписывают в двух экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов. Первый экземпляр накладной остается на складе и является основанием для аналитического и синтетического учета материалов, второй передается получателю материалов. Если материалы отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр служит также основанием для выписки бухгалтерией расчетно - платежных документов. При предварительной оплате накладная служит основанием для отражения операций по реализации и расчетных операций с покупателем. C 1 января 1997 г. всякая реализация продукции (работ, услуг), в том числе материальных ценностей сопровождается оформлением счета - фактуры (Прил. 5), в котором указано наименования ценностей, их количество, цена, общая сумма, отдельной графой выделена сумма НДС. Счет - фактура выписывается в двух экземплярах: один предназначен покупателю, он служит оправдательным документом для возмещения НДС из бюджета, второй остается у поставщика. В свою очередь все счета - фактуры подлежат регис-

трации в книге Продаж в порядке, который зависит от способа определения выручки от реализации - по "отгрузке" или "оплате". Так на МП "Ульяновскводоканал" применяется способ - "по оплате", поэтому все счета фактуры регистрируются в книге Продаж по мере их оплаты.

Отпуск на сторону оформляется только при предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке (Прил. 1).

К накоптельным первичным документам относятся Заправочные ведомости (Прил. 6), выписываемые заведующими складов в начале месяца на каждую машину отдельно. В течении месяца водители машин заправляются на станциях, закрепленных за МП " Ульяновскводоканал", при этом в заправочной ведомости делается соответствующая запись об объеме полученного бензина. В конце месяца этот документ сдается в материальный отдел централизованной бухгалтерии, в котором отдельной строкой выделен общий объем бензина, полученного на заправочных станциях за отчетный месяц данной машиной. Отделом материального снабжения МП "Ульяновскводоканал" разработаны и утверждены нормы расхода бензина на 1 тыс. км пробега автотранспортных средств, в пределах которых разрешается списывать расход бензина в денежном выражении на основное производство. Заправочные ведомости позволяют осуществлять контроль за соблюдением соответствующих норм расхода, а также выявлять виновников перерасхода бензина. На основании этих ведомостей происходит оприходование на центральный склад и списание (в пределах установленных норм расхода) топлива на основное производство.

Таким образом, рассмотренные выше формы первичной документации служат для оформления отпуска материальных запасов на производственные и хозяйственные нужды и на сторону. Их данные являются основой для ведения оперативного и бухгалтерского учета движения материальных ценностей на предприятии.

Оформление отпуска материалов трудоемко из - за большого количества и разнообразия первичных документов. Поэтому важное значение имеет упрощение учета на этом участке. С этой целью в кладовых МП "Ульяновскводоканал" первичные документы на внутреннее перемещение и отпуск в проиводство материалов оформляются только в натуральных показателях. В конце месяца в бухгалтерии по данным первичных документов с помощью специального программного обеспечения происходит автоматическое списание на затратные счета материалов по учетным ценам, в качестве которых служат оптовые цены приобретения, определенные по методу ФиФо.

В целях совершенствования документального оформления отпуска материалов на производство на МП "Ульяновскводоканал" можно предложить повысить контрольные функции первичного учета и ввести в обращение лимитно - заборные карты, которые преднозначены, во - первых, для последовательного оформления отпуска материалов, потребляемых при выполнении работ систематически, например, химические реагенты, используемые при очистке водопроводных и сточных вод, а во - вторых, для текущего контроля за лимитами отпуска материалов на производственные нужды. С этой целью необходимо установить лимит отпуска химических реагентов на производство, основываясь на прогрессивных нормах их расхода и плановых объемах реализации водопроводных и сточных вод.

Лимитно - заборная карта формы М - 8, М - 9 является накопительным первичным документом, служит основаеием для списания материальных ценностей со склада. Исходя из плановой потребности в тех или иных материальных ценностях, отдел материальнотехнического снабжения или плановый отдел выписывают лимитно заборные карты в двух экземплярах на месяц (квартал, полугодие, год, с отрывными месячными талонами на фактический отпуск). Один экземпляр карты передается потребителю (цех, участок),

а второй - на склад . В каждом экземпляре указываются установленный лимит, наименование, номенклатурный номер материалов, шифр затрат и другие данные.Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем участка своего экземпляра лимитно - заборной карты. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита. По окончании месяца оба экземпляра лимитно - заборных карт передают в бухгалтерию предприятия для отражения расхода материалов на соответствующих счетах бухгалтерского учета. В лимитно - заборной карте ведется также учет возврата материалов, не использованных в производстве. При этом никаких дополнительных документов не составляется.

Лимитно - заборные карты способствуют усилению контроля за отпуском материалов со склада в пределах предусмотренного лимита и резко сокращают число разовых документов. Однако их применение не позволяет контролировать использование материалов непосредственно в производстве. Данному требованию отвечают такие типовые первичные документы, как акт - требование на замену (дополнительный отпуск) материалов формы М - 10 и раскройные карты. Последние в силу специфики производства не могут применяться на рассматриваемом предприятии.

Более широкое внедрение ЭВМ в процесс оформления первичных документов может являться одним из наиболее эффективных путей совершенствования первичного учета. С этой целью необходимо автоматизировать складской учет, что позволит механизировать обработку информации о внутреннем перемещении материальных запасов, понизить вероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистры бухгалтерского учета, а также сократить количество первичной учетной документации , что, в свою очередь, будет способствовать повышению точности и оперативности учета движения материальных ценностей на пред-

приятии.

Следующим важным звеном в организации учета и контроля расходования материальных ценностей на производство является выбор аналитического (сортового) учета материалов, согласно требованиям, изложенных в нормативных документах по бухгалтерскому учету.