ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО УЧЕТА РАСХОДА

2.2. ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО УЧЕТА РАСХОДА

МАТЕРИАЛОВ НА ПРОИЗВОДСТВО.

Аналитический учет материалов организуется по местам их хранения (складам), по каждому материально - ответсвенному лицу, по каждому номенклатурному номеру материала в количественном и стоимостном выражении, как правило, с использованием ЭВМ.

Согласно приказу Минфина Российской Федерации от 28 июля 1994 года N 100 "Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика предприятия", в редакции Приказа от 26 декабря 1994 года N170, способ организации аналитического учета материалов на предприятии должен быть в обязательном порядке отражен в его учетной политике, которая не может быть изменена в течении отчетного года, а следовательно должна быть продумана еще до его начала.

Выбор наиболее эффетивного способа организации аналитического учета материальных ценностей зависит от конкретной деятельности предприятия, его размеров и финансовых возможностей, он должен быть основан на следующих предпосылках:

1) классификация материалов в зависимости от их роли в процессе производства;

2) система кодирования различных номенклатур, необходимых для учета движения материалов;

3) современное состояние складского хозяйства;

4) разработка прогрессивных технико - экономических норм хранения и отпуска материлаов;

5) механизация и автоматизация операций учета движения материалов.

Важной предпосылкой правильной организации учета производственных запасов является их классификация по назначению и роли в процессе производства и техническим признакам. Согласно этой классификации производственные запасы подразделяются на следующие:

1) сырье и материалы;

2) покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкциии детали;

3) топливо;

4) тара и тарные материалы;

5) запасные части;

6) прочие материалы;

7) строительные материалы;

8) малоценные и быстроизнашивающиеся предметы (МБП).

В соответствии с планом счетов бухгалтерского учета для каждой из указанных групп на счете 10 "Материалы" (кроме МБП) предназначен отдельный субсчет.

Сырье и материалы образуют вещественную основу вырабатываемой продукции. Обычно к сырью принято относить продукты добывающей промышленности (нефть, руда, газ и др.) или сельского хозяйства (шерсть, хлопок, зерно и др.), а также некоторые продукты обрабатывающей промышленности (искусственные и синтетические волокна химической промышленности). Основные материалы являются продуктами обрабатывающих отраслей промышленности (металл, ткань, кожа и др.). К этой группе предметов труда относятся и вспомогательные материалы, которые не образуют основу изготовляемого продукта, а лишь

способствуют преобразованию сырья и основных материалов, вызывая в них необходимые изменения (краски, красители и др.), либо содействуют производственному процессу (смазочные, обтирочные материалы).

В учете в отдельную группу выделены покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали, которые по своей функциональной роли в процессе производства являются основными материалами (трубы, шланги и др. на МП "Ульяновскводоканал). Широкая специализация и кооперирование приводят к увеличению удельного веса покупных полуфабрикатов и комплектующих изделий, что обуславливает необходимость выделения их в отдельную группу.

Топливо является,как правило, вспомогательным материалом, но вследствие его большого народнохозяйственного значения и специфики потребления в учете оно выделяется в отдельную группу. В нее включаются нефтепродукты (нефть, дизельное топливо, керосин, бензин и др.), смазочные материалы, предназначенные для эксплуатации транспортных средств, технологических нужд производства, выработки энергии и отопления зданий,твердое (уголь, торф, дрова и др.).

В отдельную группу выделяются тара и тарные материалы. Тара предназначена для хранения, упаковки и сохранения качества материалов и готовой продукции. Различают два основных вида тарыинвентарную и неинвентарную. В зависимости от стоимости и сроков службы инвентарная тара учитывается либо в составе основных средств, либо в составе малоценных быстроизнашивающихся предметов. Неинвентарная тара учитывается в составе производственных запасов и предназначается для упаковки готовой продукции. К ней относятся материалы, детали, используемые для изготовления тары и ее ремонта.

Запасные части выделяются в учете в отдельную группу в связи с их специфическим назначением. Они предназначаются для

производства ремонтов, замены изношенных частей машин,оборудования, транспортных средств и т. п., а также автомобильных шин в запасе и обороте. В этой же группе учитываются обменный фонд полнокомплектных машин, оборудования, двигателей, узлов, агрегатов.

В составе прочих материалов учитываются отходы производства (обрубки, обрезки, стружка и т. п.), возвратные отходы от неисправимого брака; материальные ценности, полученные от выбытия основных средств, которые не могут быть использованы как материалы, топливо или запасные части на данном предприятии.

В особую группу выделяются строительные материалы. Указанные ценности используются непосредственно в процессе строительных и монтажных работ, для изготовления строительных деталей, проведения ремонтов.

В составе оборотных средств условно числятся малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, которые по своей роли в процессе производства являются средствами труда. К ним относятся предметы, стоимостью в пределах пятидесяти минимальных заработных плат за единицу (комплект) независимо от срока их службы (за исключением сельскохозяйственных машин и орудий, строительного механизированного инструмента, рабочего и продуктивного скота) или служащие менее одного года независимо от стоимости. Они учитываются на отдельном счете 12 "Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы".

Материальные ценности, принадлежащие МП "Ульяновскводоканал" соответствуют приведенной классификации, но для целей бухгалтерского учета и контроля выделяются лишь 3 укрупненных группы материалов (рис. 3):

1) материалы;

2) ГСМ;

3) запасные части.

---------------------------------T-------------T---┐

│ │ │ │

│ МАТЕРИАЛЫ │ ЗАПАСНЫЕ │ГСМ│

│ │ ЧАСТИ │ │

│ (82%) │ (16%) │2% │

L--------------------------------+-------------+----

Рис. 3 Структура материальных запасов МП "Ульяновскводоканал"

по состоянию на 1 январа 1997 года.

Данная разбивка материальных ценностей соответствует ранее действующим счетам бухгалтерского учета, когда на 05 счете учитывались материалы, на 06 - ГСМ, на 08 - запасные части. В настоящее время такая разбивка является не эффективной. МП "Ульяновскводоканал" можно порекомендовать ввести более детальную разбивку материалов по группам. Конкретно, для данного предприятия в отдельные группы можно выделить химические реагенты, используемые для очистки водопроводных и сточных вод, а также материалы, идущие на строительство и ремонт канализационных и водопроводных сооружений, с целью ужесточения контроля за использованием в производстве данных видов материальных ценностей.

Группировка материалов по роли в процессе производства лежит в основе организации синтетического учета материалов. Однако, она недостаточна для всестороннего контроля за состоянием и движением материалов, поэтому внутри групп и подгрупп материалы показываются в разрезе отдельных видов,марок,сортов и типоразмеров. С этой целью разрабатываются номенклатуры (перечни) потребляемых в производстве материалов, которые также являются одной из предпосылок рациональной организации учета материалов на предприятии.

Номенклатура - систематизированный перечень материалов, применяемых на предприятии, в нем указывается номенклатурный номер материала, технически граммотное наименование, единица измерения. Номенклатуры материалов, используемых на МП "Ульяновскводоканал" приведены в распечатке "Перечень видов материальных ценностей" (Прил. 7).

Номенклатурный номер материала - это условное обозначение в виде цифрового кода, присваиваемое каждому отдельному виду

матеральных ценностей.

Номенклатурные номера строятся по - разному. Они могут состоять из шести знаков, имеющих следующую структуру:

XXYZAA, где ХХ - номер балансового счета,

Y - номер группы,

Z - номер подгруппы,

АА - порядковый номер материала в подгруппе; или

XXYZAABBB, где ХХ - номер балансового счета,

Y - номер субсчета,

Z - номер группы производственных запасов,

АА - номер подгруппы в каждой группе,

ВВ - порядковый номер материалов в подгруппе.

Число знаков в шифре должно быть минимальным, но достаточным для того, чтобы охватить важнейшие признаки всего перечня применяемых материалов.

В бухгалтерии исследуемого предприятия учет материальных ценностей ведется с помощью ЭВМ. Шифровка материалов происходит по упрощенной схеме, ввиду небольшого объема видов материальных ресурсов, используемых на предприятии:

XXYYYY, где XX - код группы, он может быть:

06 - ГСМ,

08 - запасные части,

05 - материалы,

12 - МБП;

YYYY - порядковый номер материала внутри группы.

Например, 055416 "Автомат ВА - 51 - 3925ОА",

084325 "Подшипник 320",

069013 "Масло САЕ - 10"

Присвоение номенклатурного номера вновь поступившим материалам производится бухгалтерией с применением вычислительной техники. При этом вначале определяется группа материальных ценностей, а затем автоматически - порядковый номер внутри группы.

Номенклатурный номер указывается на каждом документе по его движению, это позволяет не допускать ошибок при оформлении приходных и расходных документов склада и бухгалтерии.

Номенклатура материалов, в которой указаны цены за единицу учитываемых материалов, называется номенклатурой - ценником. Он представляет собой систематизированный перечень материалов, применяемых на предприятии, и используемый в качестве справочника почти всеми отделами предприятия (ОМС, бухгалтерия, плановый, финансовый отделы).

Важнейшим условием правильной организации учета материалов и обеспечения их сохранности служит хорошее состояние складского хозяйства. Помещения складов должны быть изолированы, оборудованы сигнализацией, необходимым количеством стеллажей, ячеек, поддонов, средствами механизации и весоизмерительными приборами. Внутри склада каждая группа, подгруппа и вид материалов должны храниться в определенном месте в соответствии со строго продуманной системой. К каждому месту хранения прикрепляется материальный ярлык. На МП "Ульяновскводоканал" приказом руководителя предприятия устанавливается материальная ответственность лиц, работающих на складах. С ними заключаются договоры о материальной ответственности.

Порядок учета материалов на складах и его связь с учетом материалов в бухгалтерией определяется выбранным предприятием методом учета материалов. Метод предусматривает порядок и последовательность ведения учета материалов, виды учетных регистров, их количество, взаимосверку показателей.

Существуют несколько разновидностей методов учета материалов:

- количественно - суммовой,

- с помощью отчетов материально - ответственных лиц,

- оперативно - бухгалтерский (сальдовый) метод.

В настоящее время наиболее прогрессивным методом учета материалов является оперативно - бухгалтерский (сальдовый).

Основные принципы оперативно- бухгалтерского учета следующие:

- оперативность и бухгалтерская достоверность количественного

учета при помощи карточек складского учета, которые ведутся

материально - ответственными лицами;

- систематический контроль работников бухгалтерии за правиль-

ным и своевременным документированием операций по движению

материалов на складах;

- осуществление учета движения материалов бухгалтерией толь-

ко в денежном выражении по учетным ценам и по фактической

себестоимости по группам материалов и местам их хранения.

- систематическая взаимосверка данных складского и бухгалтер-

ского учета путем сопоставления остатков материалов по дан-

ным складского и бухгалтерского учета.

На МП "Ульяновскводоканал" применяется комбинированный метод аналитического учета материалов, соединяющий прогрессивность сальдового и достоверность количественно - суммового, т. к. в данном случае бухгалтерия ведет учет движения материалов не только в денежном, но и натуральном выражении.

Схема организации комбинированного метода аналитического учета приведена на рис. 4.

При этом методе учета бухгалтерия предприятия открывает и выдает под расписку в журнале регистрации заведующему складом карточки складского учета типовой формы М - 12 (Прил. 8) на каждый номенклатурный номер материала. В них характеризуется материал, место его хранения, отражается движение и остаток, а также показывается норма запаса, необходимая для контроля за состоянием складских запасов и др. Записи в карточки производятся на основании оформленных в установленном порядке документов по

приходу и расходу материальных ценностей, как правило, в день совершения операций только в натуральном выражении. После каждой записи выводится новый остаток. Исключения допускаются лишь в отношении накопительных документов, например, заправочные ведомости (Прил. 6), записи операций по которым можно производить по мере их закрытия, но не позднее 1 числа следующего за отчетным месяцем. Карточки хранятся в кладовых в специальных ящиках, они располагаются по группам материальных ценностей, а внутри них по номенклатурным номерам. Хранение карточек в разрезе групп облегчает их поиск и ускоряет разноску данных приходно расходных документов.

----------------------┐

-----+ Первичные документы +------┐

│ L---------------------- │

│ │

СКЛАДСКОЙ УЧЕТ БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ

│ │ г============+=================┐ г============+================┐ │ -----------+--------------┐ │ │ ----------+--------------┐ │ │ │ Карточки складского │ │ │ │ Сальдовки │ │ │ │ учета │ │ │ │ │ │ │ L----------T--------------- │ │ L----------T-------------- │ │ -----------+--------------┐ │ │ -----------+-------------┐ │ │ │ Ведомость учета остатков│ │ │ │ МГ"Оборотная ведомость │ │ │ │ остатков материалов на │==+==+==│ по складам" │ │ │ │ складе │ │ │ L---------T--------------- │ │ L-------------------------- │ │ ----------+--------------┐ │ │ │ │ │ МГ "Движение материалов│ │ │ │ │ │ в денежном выражении" │ │ │ │ │ L---------T--------------- │ │ │ │ ----------+--------------┐ │ │ │ │ │ Главная книга │ │ │ │ │ L------------------------- │ L==============================- L=============================-

Рис. 4. Организация взаимосвязи складского и бухгалтерского

учета на МП "Ульяновскводоканал".

В дальнейшем МП "Ульяновскводоканал" можно предложить внедрение персональных компьютеров и соответствующего программного обеспечения непосредственно в кладовых предприятия, что значительно облегчит труд заведующих складов, т. к. в этом случае отпадает необходимость ведения складских карточек, их успешно может заменить дискета с их данными и, кроме того, уменьшится вероятность арифметических ошибок.

Все первичные документы по приходу и расходу один раз в неделю, а заправочные ведомости по окончании месяца материально ответственные лица сдают в бухгалтерию. При сальдовом методе это

делается непосредственно на складе. Работники материального отдела централизованной бухгалтерии систематически, но не реже одного раза в неделю непосредственно в кладовых в присутствии заведующего складом, проверяют правильность и своевременность разноски сведений из первичных документов в карточки складского учета и подтверждать это своей подписью. Выявленные расхождения и ошибки здесь же устраняются. Одновременно с этим работник бухгалтерии производит приемку первичных документов, а завскладом их сдачу.

При необходимости работник бухгалтерии может произвести проверку фактического наличия тех или иных ценностей на складе.

По окончании месяца заведующие складов переносят остатки материальных ценностей по каждому номнеклатурному номеру в "Ведомость учета остатков материалов на складе" по даннам карточек складского учета в разрезе групп материалов. Все данные только в натуральном выражении.

Первичные документы по приходу и расходу материальных ценностей поступают в бухгалтерию, где они прежде всего подвергаются контролю по существу операций и правильности их оформления. В бухгалтерии проверяют наличие реквизитов, подписей, арифметические подсчеты,особое внимание при этом обращается на законность операций. Неверно оформленные документы возвращаются на доработку.

Как уже отмечалось, непосредственно в бухгалтерии МП "Ульяновскводоканал" учет материальных ценностей ведется на персональных компьютерах. В конце отчетного месяца все первичные документы, оформленные в течении указанного срока поступают в материальный отдел, где токсируются и вносятся в память машины. При этом указывается вид первичного документа (акт приемки, требование, на сторону, внутреннее перемещение - ВП, акт списания, приходный ордер и другие); учетная цена,количество, корреспондирующий балансовый

счет по соответствующей операции. Для проверки введенных данных распечатывются обороты в натуральном выражении по тем материалам , у которых сальдо на конец месяца - отрицательно. Когда все документы, введенные в ЭВМ, выверены формируются и распечатывются сальдовки по каждому номенклатурному номеру и цене в разрезе складов и групп материальных ценностей. Эти сальдовки являются элементом аналитического учета в бухгалтерии, они отличаются от карточек складского учета лишь тем, что учет материалов в них ведется не только в натуральном, но и денежном выражении. Наличие сальдовок облегчает поиск ошибок и расхождений в данных бухгалтерского и складского учета.

Сервис программного обеспечения, используемого в материальном отделе МП "Ульяновскводоканал", позволяет автоматически получать следуюшие машинограммы. В МГ "Оборотная ведомость по складам" (Прил. 9) указывается в разрезе складов и групп материальнах ценностей остатки на конец и начало месяца, а также обороты прихода и расхода по номеменклатурным номерам и разным ценам в денежном и натуральном выражении. Один экземпляр данной машинограммы передаютя непосредсвенно в кладовые, где происходит сверка остатков материалов в натуральном выражении по данным бухгалтерского учета и "Ведомостью учета остатков материалов на складе" , которая составляется по данным складского учета, а также выявляются отклонения между этими данными. Данная процедура осуществляется вручную. Т. о. происходит постоянный контроль за складским учетом, наличие данных о начальных остатках и оборотах по каждому номенклатурному номеру облегчает поиск ошибок и расхождений.

Машинограмма " Итоги по документам прихода/расхода" (Прил. 10) служит для обобщения всех оформленных за месяц первичных документов, в ней указывется приход и расход каждого материала в натуральном и денежном выражении по каждому складу в отдельности и указываются номера первичных документов, на

основании которых происходит движение.

Для переноса итоговых записей в регистры синтетического учета и непосредственно в Главную книгу применяется машинограмма "Движение материалов в денежном выражении" (Приложение 11), в ней указывается в разрезе групп и скдадов расход материалов по направлениям затрат, на сторону с указанием корреспондирующих счетов, поступление материалов из различных источников, внутренние перемещения только в денежном выражении и с указанием субсчетов. По каждому складу и группе материальных ценностей выводится суммовой итог в денежном выражении движения и остатков материальных запасов. Для обобщения информации о расходе материалов на сторону служит машинограмма "Итоги по реализации" (Прил. 12), в ней расписаны реализуемые материалы в денежном и натуральном выражении в разрезе дебетуемых счетов.

Все бухгалтерские операции месяца по расходу материалов на производственные и хозяйственные нужды собираются в манинограмме "Расход материалов по напралениям затрат" (Прил. 13) с указанием субсчетов и аналитики, на ее основе составляются данные для Главной книги.

Все операции по движению материалов должны быть отражены соответсвующими проводками в бухгалтерском учете. Бухгалтерский учет расхода материальных ценностей на производство опирается на ряд принципов и подчинен соответсвующим требованиям, изложенным в нормативных документах, инструкциях, методических рекомендациях по его организации.