Порядок составления и оформления документов

23. Порядок составления и оформления документов.

В соответст­вии с Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете первичные документы должны состав­ляться в момент совершения каждой хозяйственной операции или, если это невозможно, непосредственно после ее заверше­ния. Документы составляют на бланках типовых форм, утвер­жденных Министерством финансов и Госкомстатом Украины, или на бланках специализированных форм, утвержденных ми­нистерствами и ведомствами, а также изготовленных самосто­ятельно, которые должны иметь обязательные реквизиты типо­вых или специализированных форм.

Документы должны составляться четко, разборчиво, без под­чисток, помарок и других дефектов, которые вызывали бы сомне­ние в подлинности документа и правильности хозяйственной операции. Свободные строчки в документах должны прочерки­ваться. Ошибки в документах исправляют корректурным спосо бом, т.е. неправильный текст или сумму зачеркивают тонкой чертой так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, а вверху пишут правильный текст или сумму. Исправление ошибок до­лжно быть оговорено надписью "Исправлено" и подтверждено подписью лиц, подписавшими этот документ, с указанием даты исправления. Если ошибка выявлена учетными работниками в документе, составленном не в бухгалтерии (например, авансо­вом или материальном отчете и др.), о необходимости ее ис­правления уведомляют лицо, допустившее ошибку. Такое шлю также должно подписывать оговорку о сделанных исправлениях.

Порядок исправления ошибок в документах, составленных машинным способом, определяется Указаниями об организа­ции бухгалтерского учета с использованием вычислительной техники. Документы, составленные с нарушением установлен­ных правил, не имеют юридической (доказательной) силы. В кассовых и банковских документах никакие исправления, даже оговоренные, не допускаются. Документы, связанные с оформ­лением денежных операций (денежные чеки, векселя и др.), со­ставляют на специальных бланках, изготовленных таким спо­собом, чтобы в них нельзя было сделать никаких исправлений (например, печатают бланки документов на бумаге с водяными знаками). Такие бланки называют бланками строгого учета и за использованием их установлен строгий контроль. Если при составлении документа на таком бланке допущена ошибка, вследствие чего бланк был испорчен, он погашается перечерки­ванием или путем надреза и сохраняется для последующей про­верки использования бланков этих документов. Вместо испор­ченного выписывается новый, правильный документ.

За достоверность информации, содержащейся в документе, и качественное его составление несут ответственность лица, под­писавшие документ.

24. Порядок проверки и обработки документов

Документы, составленные в разных хозяйственных подраз­делениях (цехах, бригадах, на складах и др.), после выполнения хозяйственных операций передаются в бухгалтерию в порядке и сроки, установленные главным бухгалтером. Принятые доку­менты подлежат обработке, цель которой — подготовить доку­менты для последующих записей в регистры синтетического и аналитического учета. Обработка документов состоит в их про­верке. расценке (таксировке^, группировке и контировке.

Проверка документов в соответствии с Положением о доку­ментальном обеспечении записей в бухгалтерском учете долж­на осуществляться с точки зрения законности операций, со­блюдения требований относительно их оформления и правильности арифметических подсчетов. Исходя из этих требований, документы подлежат проверке: по существу, формальной и арифметической,

Проверка документов по существу состоит в установлении законности и хозяйственной целесообразности операции, офор­мленной документом, соблюдения сметы, норм, расценок, ли­митов.

При формальной проверке документов устанавливают полно­ту и правильность заполнения всех реквизитов документа, под­линность подписей должностных лиц. Арифметическая провер­ка состоит в проверке правильности всех арифметических подсчетов, содержащихся в документе.

Неправильно составленные или не полностью оформленные документы возвращают лицам, составившим документ, для до-оформления, а иногда и для составления заново.

Если при проверке документов выявлена подделка подписей или каких-либо реквизитов или другие злоупотребления, то такие документы должны быть задержаны и переданы главно­му бухгалтеру для принятия необходимых мер,

Если при проверке документа, поступившего от другого предприятия, обнаружена ошибка, то ему об этом посылается письменное сообщение. После этого необходимо проследить за получением сообщения о том, что предприятие сделало необ­ходимые исправления в своих записях. В учете данного хозяй­ства необходимо сразу сделать правильные записи на основа­нии расчета, прилагаемого к документу, в котором обнаружена ошибка. Исключение из этого правила делают только для уч­реждений банка. Если в выписке банка с текущего или иного счета предприятия показана ошибочная сумма (о списании или зачислении денежных средств), то предприятие делает у себя такую же запись, относя эту сумму на счет банка по претензи­ям. Одновременно предприятие принимает меры, чтобы банк исправил у себя ошибочные записи. У себя в учете предприятие повторяет записи, сделанные учреждением банка.

Следующий этап обработки документов —расценка (такси­ровка), состоящая в проставлении в соответствующих графах документа цены и суммы, т.е. денежной оценке натуральных показателей хозяйственной операции. Необходимость в рас­ценке обусловлена тем, что значительное количество поступа­ющих в бухгалтерию документов имеют только натуральные измерители (требования, накладные, лимитно-заборные карты и др.), а поэтому требуют проставления цены и суммы. Документы, в которых одним из обязательных реквизитов при составлении является денежный измеритель, расценке не подлежат.

Группировка документов состоит в объединении однородных по содержанию первичных документов в группы и записи в группировочные ведомости для определения общего итога по каждой группе. Это позволяет значительно сократить число за­писей в учетных регистрах.

Контировка документов состоит в указании корреспондиру­ющих счетов, на которых должна быть отражена хозяйственная операция, оформленная документом или группой документов, т.е. в составлении бухгалтерских проводок. Преимущественно бухгалтерскую проводку составляют на бланке того документа, которым оформлена хозяйственная операция. Запись делают от руки на свободном месте документа или в оттиске специаль­ного штампа, имеющего графы для отражения номеров коррес­пондирующих счетов и суммы. На бланках отдельных доку­ментов (кассовые ордера, авансовые отчеты и др.) для указания корреспондирующих счетов предусмотрены специальные графы. В отдельных случаях для составления бухгалтерских проводок пользуются мемориальными ордерами,

От правильности составления бухгалтерских проводок зави­сит достоверность учетных показателей. Это требует от учет­ных работников высокого уровня экономических знаний и де­ловой квалификации.

Оформленные бухгалтерскими проводками документы ис­пользуются для отражения хозяйственных операций в регист­рах синтетического и аналитического учета. Первичные доку­менты, прошедшие обработку, должны иметь определенную отметку, что предупреждает возможность их повторного ис­пользования: при ручной обработке — дату записи в учетный регистр, а при обработке на вычислительной машине — оттиск штампа оператора, ответственного за их обработку. Все доку менты, прилагаемые к приходным и расходным кассовым ор­дерам, а также документы, послужившие основанием для на­числения заработной платы и других подобных выплат, подле­жат гашению штампом или надписью от руки "Получено" или "Выплачено" с указанием даты.

Для обеспечения своевременного и качественного учета не­обходимо организовать такую систему составления и обработ­ки документов, которая бы обеспечивала ускорение документо­оборота.

Документооборотом называется движение документов в процессе их оперативного использования и бухгалтерской обра­ботки с момента составления или поступления от других пред­приятий и организаций до передачи на хранение в архив после за­писей в учетные регистры.

Правильная организация документооборота требует состав­ления плана документооборота^ который должен определить порядок оформления документов, поступление их в бухгалте­рию, обработку, использование для записей в учетные регист­ры и передачу в архив. План документооборота на каждом предприятии разрабатывается главным бухгалтером и утверж­дается руководителем. Требования главного бухгалтера отно­сительно порядка составления и сдачи в бухгалтерию или на вычислительную установку и обработку документов являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия.