Проектная разработка мероприятий на введении новой единицы сметного отдела

3 Проектная разработка мероприятий на введении новой единицы сметного отдела

3.1 Обоснование необходимости введения сметного отдела

Активное развитие новостроя (нового строительства) приводит к тому, что строительные организации вынуждены непрерывно совершенствоваться, увеличение объемов производства обуславливает необходимость модификации старых методик управления производством и применения современных инструментов планирования деятельности.

Строительство, как немногие отрасли экономики, в силу длительного инвестиционного цикла, немыслимо без планирования. Планирование в строительстве - сложная вещь, т.к. необходимо учитывать многие факторы, такие как[2]:

Данные проектно-сметной документации;

Взаимосвязь между подразделениями;

Использование субподрядных организаций;

Ограниченность материальных и трудовых ресурсов;

Своевременность поставки сырья и материалов.

План должен охватывать все стороны деятельности строительной компании:

Производственную;

Хозяйственную;

Финансовую.

Одним из современных методов финансового планирования является бюджетирование. Под бюджетированием понимается управленческая технология финансового планирования, которая позволяет контролировать и анализировать планируемые и получаемые финансовые показатели[3]. Основным инструментом здесь является бюджет. Под бюджетом понимается финансовый план, в котором все показатели относятся либо к доходной, либо к расходной части.

Бюджет определяет для предприятия основные стратегические направления деятельности, в нём моделируются сценарии развития. Основное отличие системы бюджетирования от Техпромфинплана, применявшегося в бывшем СССР, это рыночная направленность деятельности (в основу положен современный маркетинговый принцип о направленности продукции на покупателя, оценка деятельности осуществляется не только в натуральных показателях, а обязательность применения натурально-стоимостных оценок), и использование современных компьютерных технологий.

При постановке бюджетирования строительной деятельности необходимо учитывать специфические особенности, присущие данной отрасли экономики.

Можно отметить следующие особенности:

Планирование затрагивает долгий инвестиционный период (большая продолжительность периода планирования);

Жесткая регламентация работ (проектно-сметная документация);

Необходимость применения календарных методов планирования;

Высокая эффективность применения аналогового планирования.

Обычно строительство крупного объекта может длиться довольно долго. Это накладывает свою специфику. Общеизвестно, что чем дольше период планирования, тем выше неопределенность и тем ниже точность плана. Для повышения достоверности планов, сделанных на долгосрочный период, в основном полагаются не на количественные методы, а применяют преимущественно качественные, привлекая авторитетных экспертов.

Решение этих задач возможно только комплексно с участием специалистов сметного отдела.

3.2 Проектные мероприятия по введению сметного отдела

В настоящее время стандарты менеджмента предполагают четкое определение организационной структуры предприятия и его бизнес-процессов. Согласно международному стандарту ИСО 9000, процесс — это «система деятельности, использующая ресурсы для преобразования входа в выход».

Понятие бизнес-процесса очень важно для современного предприятия. Его можно определить как совокупность взаимосвязанных операций, направленных на получение определенного результата с указанием начала и конца операций, точным определением входов, выходов, механизмов исполнения и управления.

Для проектных отделов организаций можно выделить несколько основных бизнес-процессов.

1. Основной производственный процесс, задачей которого является разработка проектной документации. В нем задействованы самые разные специалисты: архитекторы, конструкторы, проектировщики и др.

2. Процесс управления основным производством, который обеспечивают плановый отдел, сметно-договорная группа, ГИПы (главные инженеры проектов), диспетчеры и т. д.

3. Другие вспомогательные бизнес-процессы, протекающие в проектных отделах организаций (управление персоналом, материально-техническое обслуживание, бухгалтерия).

Одной из задач, стоящих перед проектными отделами организаций на пути повышения эффективности работы, является моделирование собственных бизнес-процессов. На это имеется несколько объективных причин. Во-первых, процессный подход является главным требованием внедрения системы менеджмента качества. Это основа, на которой она должна строиться. Во-вторых, результатом процесса описания очень часто бывает нахождение скрытых, известных ограниченному кругу специалистов «болячек». Стоит отметить важное влияние описания бизнес-процессов и на такие направления, как автоматизация рутинных процедур, сокращение потерь и разработка регламента. Таким образом, все эти причины указывают на формализацию бизнес-процессов проектных отделов как одну из актуальных проблем.

На сегодня существует самый широкий спектр различных методик (нотаций), позволяющих адекватно, с требуемой детализацией и точностью описать те или иные бизнес-процессы, например UML, IDEF, BMPL, BPEL и др. Многие из них предназначены для специфических целей, например только для описания организационных структур, описания алгоритма. Другие же, наоборот, являются более универсальным инструментом. Число этих нотаций растет с каждым годом и измеряется десятками, если не сотнями. Основная трудность в применении таких нотаций заключается в том, что понять результат их использования смогут лишь бизнес-аналитики, консалтеры, эксперты в системном анализе. Для большинства же руководителей, не знакомых с системным анализом, моделированием, разобраться в них без существенных как временных, так и материальных затрат будет непросто. Поэтому при выборе нотации стоит руководствоваться двумя соображениями. Во-первых, необходимо, чтобы она была максимально простой, понятной. А во-вторых, позволяя описывать бизнес-процессы, учитывала бы довольно строгие требования по точности, адекватности.

Для таких задач оптимально подходит т. н. ПОСТ-нотация, стоящая обособленно от всех вышеперечисленных. Разработана она российскими учеными из НИИ информационных технологий — д. т. н. Игорем Беляевым и к. т. н. Виктором Капустяном. Ее отличие состоит в том, что она без труда может быть понята как разработчиком, так и заказчиком. Аббревиатура ПОСТ расшифровывается как Процессы + Объекты + Связи = Технология, что значит: если пытаться описывать технологию, учитывать все существенные объекты и процессы, в которых они фигурируют, а также связи процессов между собой, то можно получить описание этой технологии.

Простота использования определяется тем, что в ее основе лежат всего два базовых элемента: объекты и действия, интуитивно понятные любому. Использование данной нотации позволяет сделать коммуникацию руководителя и разработчика более эффективной.

С помощью ПОСТ-нотации можно превратить текстовое описание системы, добавив графические элементы, в ее структурно-текстовое описание — модель (или ПОСТ-модель). Подчеркнем, что это не автоматически действующая модель, а модель умозрительная.

На рис. 3.1 приведен фрагмент схемы процесса управления проектным отделом строительной организации.

Рис. 3.1 – Фрагмент схемы процесса управления проектным отделом

Единственным препятствием на пути активного, плодотворного применения данной технологии являлась слабая проработка технической стороны процесса построения модели. До сих пор не существовало программных средств, которые могли бы помочь разработчику при создании схем и диаграмм. Вся работа осуществлялась либо на бумаге с помощью карандаша и линейки, либо же с помощью программ, прямо не предназначенных для выполнения данной задачи. Понятно, что это было крайне неудобно и, как следствие, требовало дополнительного времени. Поэтому разработчики программного обеспечения в тесном сотрудничестве с авторами данной методики осуществили реализацию ПОСТ-нотации.

В качестве базовой платформы был выбран Microsoft Visio — программное средство, предназначенное для построения диаграмм, моделей и схем как наиболее полно отвечающее требованиям надежности, доступности, популярности. На базе Visio была создана т. н. дополнительная библиотека смарт-шейпов (smart-shapes), которую можно подключить в Visio в виде отдельного трафарета. Библиотека содержит основные элементы ПОСТ-нотации, такие как объект, превращение, переключатель, а также процедуры, автоматизирующие типовые задачи, возникающие при построении модели, такие как сбор всех данных модели для справочников, нумерация объектов и процедур и т. д.

Теперь подходим к самому важному моменту. Понятно, что формализация бизнес-процессов, протекающих в организации, дело само по себе нужное. Но создать модель — это только часть дела. Важно из этого вынести практическую пользу, т. е. уяснить, как эту самую модель можно использовать. На этот счет имеется несколько вариантов.

Во-первых, с помощью моделей бизнес-процессов, протекающих в организации, руководство может идентифицировать проблемные места. Это могут быть операции, в которых используется рутинный ручной труд, как, например, процесс формирования нового договора сотрудником планового отдела. Решение может заключаться в применении специализированных программных средств, автоматизирующих данную операцию.

Во-вторых, модели бизнес-процессов могут значительно помочь в создании регламента организации. К каждой процедуре модели должен быть привязан ответственный или исполнитель (в зависимости от контекста). Затем на основе этой информации можно получить, структурировать и расписать обязанности любого сотрудника.

И наконец, в-третьих, можно оптимизировать бизнес-процессы методом классификации потерь. Этот метод делает количественно соизмеримыми разнокачественные вещи в заданном аспекте. Если по каждой процедуре в схеме выписать действующие и возможные потери, то можно получить своего рода «карту больного», которая поможет руководству организации быстро, легко и без особых усилий определить наиболее уязвимые места системы, определить размер бедствий и выработать конкретные меры по их преодолению. Это могут быть как чисто организационные мероприятия, например увеличение штата сотрудников, так и действия более тонкого характера, решающие проблемы узких специалистов.

В качестве измерителя потерь наиболее рационально выбрать трудозатраты (чел./час), т. к. их довольно несложно можно измерять непосредственно и они легко переводятся в экономические величины через выработку на одного сотрудника. Этот показатель всегда контролируется в проектных организациях.

Подводя итог, следует отметить, что технологии описания бизнес-процессов сейчас активно развиваются. Все больше руководителей не только в ИТ-области обращают на них внимание, присматриваются к ним, поскольку без описания или моделирования бизнес-процессов организации невозможно эффективно провести в ней реструктуризацию, внедрить систему менеджмента качества современных международных стандартов, разработать регламент.