Направления совершенствования управления дебиторской задолженностью и краткосрочными финансовыми вложениями ООО «Машснаб»

3. Направления совершенствования управления дебиторской задолженностью и краткосрочными финансовыми вложениями ООО «Машснаб»

3.1 Разработка мероприятий по совершенствованию управления дебиторской задолженностью и краткосрочными финансовыми вложениями ООО «Машснаб»

В отличие от производственных запасов и незавершенного производства, которые не могут быть резко изменены, дебиторская задолженность представляет собой весьма вариабельный и динамичный элемент оборотных средств, существенно зависящий от принятой в организации политики в отношении покупателей продукции. Поскольку дебиторская задолженность представляет собой обездвижение собственных оборотных средств, т.е. в принципе она не выгодна организации, то с очевидностью напрашивается вывод о ее максимально возможном сокращении. Дебиторская задолженность может быть сведена до минимума, тем не менее этого не происходит по многим причинам, в том числе и по причине конкуренции.

С позиции возмещения стоимости поставленной продукции продажа может быть осуществлена одним из трех способов:

– предоплата (товар оплачивается полностью или частично до передачи его продавцом);

– оплата за наличный расчет (товар оплачивается полностью в момент передачи товара, т.е. происходит как бы обмен товара на деньги);

– оплата в кредит (товар оплачивается через определенное время после его передачи покупателю).

Для управления дебиторской задолженностью предприятию нужна различная информация о дебиторах и их платежах. Как правило, такие сведения можно получить путем доработки системы бухгалтерского учета. Однако, прежде чем приступить к доработке системы, следует определить принципы учета и контроля дебиторской задолженности.

Проблемы управления дебиторской задолженностью, с которыми сталкиваются предприятия, достаточно типичны: 1) нет достоверной информации о сроках погашения обязательств компаниями-дебиторами; 2) не регламентирована работа с просроченной дебиторской задолженностью; 3) отсутствуют данные о росте затрат, связанных с увеличением размера дебиторской задолженности и времени ее оборачиваемости; 4) не проводится оценка кредитоспособности покупателей и эффективности коммерческого кредитования; 5) функции сбора денежных средств, анализа дебиторской задолженности и принятия решения о предоставлении кредита распределены между разными подразделениями. При этом не существует регламентов взаимодействия и, как следствие, отсутствуют ответственные за каждый этап.

Для управления дебиторской задолженностью нужна следующая информация:

– данные о выставленных дебиторам счетах, которые не оплачены на настоящий момент;

– время просрочки платежа по каждому из счетов;

– размер безнадежной и сомнительной дебиторской задолженности, оцененной на основании установленных внутрифирменных нормативов;

– кредитная история контрагента (средний период просрочки, средняя сумма кредита).

Критический срок оплаты – дата, не позднее которой должен быть осуществлен платеж по предоставленному коммерческому кредиту. Для того чтобы иметь возможность контролировать критический срок оплаты, нужно учитывать продолжительность отсрочки платежа, а также дату возникновения дебиторской задолженности. Моментом возникновения дебиторской задолженности считается дата перехода права собственности на продукцию от продавца к покупателю, установленная в договоре. Это может быть дата подписания договора, отгрузки товара со склада продавца, дата поступления продукции к покупателю и т.д.

В большинстве договоров на поставку товаров с рассрочкой платежа критический срок оплаты определяется путем прибавления установленного количества дней к дате возникновения дебиторской задолженности. Для упрощения расчета критического срока оплаты можно порекомендовать выделить типичные для компании условия предоставления отсрочки платежа и реализовать возможность их учета в системе управления дебиторской задолженностью.

При этом следует отметить, что в любой компании могут возникать случаи, когда заключаются договоры, условия оплаты в которых отличаются от типовых. В этом случае очень важно не использовать в учете типовые условия, которые исказят отчетность по погашению дебиторской задолженности, а делить сумму счета, выставленного по этому договору, на такое количество составных сумм, по которому можно для каждой из них однозначно рассчитать критический срок оплаты.

Процесс управления дебиторской задолженностью невозможен без кредитной политики – свода правил, регламентирующих предоставление коммерческого кредита и порядок взыскания дебиторской задолженности. Кредитная политика принимается на год, по истечении которого уточняются цели и задачи, принятые стандарты, подходы и условия. Приведем типичную структуру этого документа: 1) цели кредитной политики; 2) тип кредитной политики; 3) стандарты оценки покупателей; 4) подразделения, задействованные в управлении дебиторской задолженностью; 5) действия персонала; 6) форматы документов, используемых в процессе управления дебиторской задолженностью.

Целями кредитной политики должны быть повышение эффективности инвестирования средств в дебиторскую задолженность, увеличение объема продаж (прибыли от продаж) и отдачи на вложенные средства.

Помимо формализации целей управления дебиторской задолженностью в кредитной политике следует определить задачи, решение которых позволит достичь целевых значений (например, выход на новые рынки сбыта, завоевание большей доли существующего рынка, формирование репутации, минимизация стоимости кредитных ресурсов). Каждая сформулированная задача должна иметь количественное измерение и сроки выполнения.

Принято выделять три типа кредитной политики: 1) консервативная; 2) умеренная; 3) агрессивная.

Покупатели, как правило, имеют различные возможности по объемам закупок, своевременности оплаты и претендуют на различные условия предоставления отсрочки платежа.

Для того чтобы дифференцировать условия коммерческого кредитования, но при этом избежать злоупотреблений со стороны менеджеров отдела продаж, необходимо разработать алгоритм оценки покупателей.

Создание алгоритма дифференциации условий предоставления отсрочки платежа предполагает выполнение ряда шагов.

1. Отбор показателей, на основании которых будет проводиться оценка кредитоспособности контрагента (своевременность погашения ранее предоставленных отсрочек платежа, прибыльность бизнеса, ликвидность, размер чистых оборотных активов и т.д.).

2. Определение принципов присвоения кредитных рейтингов клиентам компании. Рейтинг присваивается на определенный период, по истечении которого должен пересматриваться, например, раз в месяц.

3. Разработка кредитных условий для каждого кредитного рейтинга, то есть определение: – цены реализации; – времени отсрочки платежа; – максимального размера коммерческого кредита; – системы скидок и штрафов.

Вырабатывая политику кредитования покупателей своей продукции, организация должна определиться по следующим ключевым вопросам:

– срок предоставления кредита (чаще всего в организации существует несколько типовых договоров, предусматривающих предельный срок оплаты продукции);

– стандарты кредитоспособности (критерии, по которым поставщик определяет финансовую состоятельность покупателя и вытекающие отсюда возможные варианты оплаты);

– система создания резервов по сомнительным долгам (предполагается, что, как бы ни была отлажена система работы с дебиторами, всегда существует риск неполучения платежа, хотя бы по форс-мажорным обстоятельствам; поэтому, исходя из принципа осторожности, необходимо заранее создавать резерв на потери в связи с несостоятельностью покупателя);

– система сбора платежей (сюда входят процедуры взаимодействия с покупателями в случае нарушения условий оплаты, совокупность показателей, свидетельствующих о существенности нарушений в оплате, система наказания недобросовестных контрагентов и др.);

– система предоставляемых скидок.

Как бы ни была эффективна система отбора покупателей, в ходе взаимодействия с ними не исключаются всевозможные накладки, поэтому организация вынуждена создать некоторую систему контроля за исполнением покупателями платежной дисциплины.

Любое предприятие, так или иначе, сталкивается с задачей контроля уровня дебиторской задолженности. Отсутствие действенных инструментов по контролю и возврату дебиторской задолженности существенно повышает риски предприятия по несвоевременному возврату данного вида задолженности.

Располагая многолетним успешным опытом по управлению и взысканию дебиторской задолженности, Консалтинговая группа «Лекс» разработала информационную систему «Управление дебиторской задолженностью».

Данная система обеспечивает возможность постоянной (ежедневной) работы с контрагентами, как исполняющими свои обязательства в установленные договором сроки, так и с недобросовестными должниками.

Основными пользователями программы являются:

– специалисты и руководители отдела сбыта (контроль и востребование дебиторской задолженности, а так же работа по ее взысканию);

– специалисты юридической службы (взыскание проблемных долгов с контрагентов);

– топ менеджмент небольших компаний (анализ причин не возврата долгов, принятие управленческих решений);

– бухгалтерская служба (контроль сроков оплаты дебиторской задолженности, ее востребование и учет).

Рассмотрим возможности и преимущества информационной системы «Управление дебиторской задолженностью».

Информационная система «Управление дебиторской задолженностью»:

– полностью автоматизирует процесс работы с должниками;

– оптимизирует рабочее время сотрудников предприятия, отвечающих за вопросы управления дебиторской задолженностью;

– своевременно обрабатывает историю взаимоотношений с каждым контрагентом,

– устанавливает и контролирует всех занесенных в систему дебиторов, вне зависимости от суммы долга и от сроков платежа;

– позволяет значительно снизить затраты организации на профессиональную юридическую помощь, оказываемую внешними юридическими компаниями;

– контролирует сроки взыскания задолженности, что исключает риски организации, вытекающие из несвоевременного получения денежных средств;

– оптимизирует процесс подготовки документов по взысканию дебиторской задолженности в претензионном и судебном порядке;

– позволяет вести работу по взысканию с должника не только суммы долга, но и штрафных санкции за несвоевременное исполнение обязательств, которые рассчитываются автоматически;

– автоматически формирует отчеты в целях принятия пользователем управленческих решений.

Информационная система «Управление дебиторской задолженностью» предоставляет пользователю возможность работать с:

– перечнем контрагентов организации;

– сведениями по основаниям возникновения задолженности;

– справочной информацией по истории работы с каждым контрагентом;

– автоматизированным алгоритмом действий по востребованию долгов;

– нормативно-правовой базой, регламентирующей порядок взыскания задолженности;

– положениями судебно-арбитражной практики;

– формами процессуальных и иных документов;

– аналитическими отчетами, необходимыми для принятия управленческих решений;

– комментариями и инструкциями ведущих специалистов Консалтинговой группы «Лекс».

Система является профессиональным помощником, который автоматически планирует, учитывает и контролирует деятельность по работе с контрагентами организации. Она проста в установке и эксплуатации, ее применение и использование не требует специального юридического образования, других профессиональных или технических знаний.

Фактически, в одной программе заложено два блока для работы с дебиторской задолженностью: 1) контроллинг оплаты выставленных счетов; 2) помощник востребования проблемной дебиторской задолженности.

В области управления дебиторской задолженностью информационная система «Управление дебиторской задолженностью» позволяет вести анализ выставленных счетов, как оплаченных, так и не оплаченных со стороны контрагентов и представляет собой инструмент для оптимизации работы с дебиторской задолженностью.

При загрузке приложения перед пользователем открывается главная форма – список организаций-дебиторов (с указанием суммы долга, срока платежа), которые ранжированы в зависимости от установленных для них сроков оплаты по следующим группам: 1) «срочные» дебиторы, работа по которым запланирована на текущую дату; 2) дебиторы «средней срочности», которые переходят в разряд «срочных» в ближайшие дни; 3) «несрочные» дебиторы, работа по которым запланирована на более поздний срок.

Система самостоятельно определяет состояние дебиторской задолженности по каждому должнику и «подсказывает» пользователю, когда и какие конкретные действия необходимо осуществить, автоматически демонстрируя именно те сведения, которые требуются для реализации этих действий:

– наименование контрагента;

– основания возникновения задолженности (номер и дата договора, номер и дата счета на оплату);

– сумма долга по договору;

– сумма, оплаченная должником на текущую дату;

– сумма задолженности по состоянию на текущую дату;

– срок оплаты;

– сумма, уплаченная контрагентом добровольно или после определенных действий пользователя (список произведенных должником платежей);

– количество дней просрочки;

– сумма штрафных санкций (рассчитывается автоматически);

– необходимые действия по востребованию задолженности;

– рекомендации по осуществлению пошаговых действий (сценарий проведения переговоров, оформление письменных документов и т.п.).

Вторая часть функционала программы направлена на поэтапную работу с несвоевременными платежами – дебиторской задолженностью предприятия. В программе четко и последовательно выстроена схема действий, направленных на погашение дебиторской задолженности: 1) телефонный звонок; 2) проект претензии и комментарии по ее оформлению и отправке; 3) проект искового заявления.

Пользователю предоставлена возможность в любой момент обратиться к разделу «Правовая поддержка», в котором подробно описана последовательность действий по взысканию дебиторской задолженности, изложены требования действующего законодательства и материалы судебно-арбитражной практики, а также представлены формы необходимых документов и рекомендации по их заполнению. При этом предусмотрена возможность автоматического заполнения текстов документов (претензии, исковые заявления, ходатайства и т.д.), которые могут быть отредактированы путем копирования в любом текстовом редакторе.

ООО «Машснаб» рекомендуется автоматизировать управление дебиторской задолженностью, используя одноименную информационно – правовую систему «Управление дебиторской задолженностью».

Преимущества данной программы:

– экономия существенных денежных средств на привлечении внешних специалистов: контролировать и взыскивать дебиторскую задолженность может любой работник бухгалтерии предприятия, обладающий минимальными навыками;

– приобретение возможности работы с встроенными в информационную систему методиками для сопровождения и поддержания каждого шага при работе с дебиторами, как на этапе управления, так и на этапе взыскания долгов с проблемных дебиторов;

– приобретение эффективного инструмента контроля и учета выставленных счетов, их оплаты и движения денежных средств внутри предприятия;

– автоматизация процесса учета, контроля и взыскания средств с недобросовестных контрагентов;

– приобретение возможности принимать управленческие решения на основании автоматически формируемых программой аналитических отчетов.

3.2 Экономическая эффективность мероприятий по совершенствованию управления дебиторской задолженностью и краткосрочными финансовыми вложениями предприятия

В современных условиях ведения бизнеса компании – поставщики часто вынуждены предоставлять покупателям отсрочку платежа. В зависимости от степени ликвидности продаваемого товара, средний срок отсрочки колеблется в пределах 20–45 дней. Преимущества товарного кредита для покупателя очевидны: нет необходимости выводить из оборота значительные денежные средства, как в случае предоплаты или оплаты по факту; покупатель может планировать график погашения задолженности, а также свести к минимуму риск получения некачественного товара. Однако согласие поставщиков на предоставление товарного кредита приводит к сокращению оборотных средств и ухудшению текущей ликвидности этих компаний, возникновению кассовых разрывов и снижению финансовой устойчивости, что в итоге негативно сказывается на рентабельности бизнеса и объемах получаемой прибыли. «Бремя» долга по поставкам с отсрочкой платежа еще больше усугубляется в случае, если покупатель не соблюдает указанные в договоре сроки. Это приводит к десинхронизации товарных и денежных потоков и кассовым разрывам в платежной системе самого поставщика. Тем не менее, предоставление или увеличение отсрочки платежа является серьезным конкурентным преимуществом на рынке, а порой и единственным аргументом, привлекающим покупателей.

Стремясь не допустить возникновение просроченных или безнадежных долгов, поставщики ежедневно проводят мониторинг состояния дебиторской задолженности. В большинстве компаний за своевременный приход денежных средств на расчетный счет отвечают менеджеры по продаже, что изначально не совсем корректно. Ведь, с одной стороны, менеджер, привлекший клиента, заинтересован в долгосрочной работе с ним, а следовательно, в поддержании «хороших отношений». С другой стороны, менеджеру необходимо найти рычаги воздействия на компанию в случае, если она нарушает договорные сроки.

Наиболее эффективное управление дебиторской задолженностью возможно при наличии независимого контроля, например, со стороны факторинговой компании. В рамках факторингового обслуживания банк-фактор проверяет платежную дисциплину и деловую репутацию покупателей, контролирует своевременность оплаты поставок дебиторами, управляет рисками по поставкам с отсрочкой платежа, помогает поставщику грамотно строить лимитную и тарифную политику.

Основная задача факторинга – обеспечить такую систему взаимоотношений с покупателями, при которой поставщик мог бы предоставлять конкурентные отсрочки платежа своим клиентам, не испытывая при этом дефицита в оборотных средствах. Это возможно благодаря досрочному финансированию поставок с отсрочкой платежа банком-фактором в удобном для поставщика режиме.

Схема факторинга выглядит следующим образом:

1. Поставка товара на условиях отсрочки платежа.

2. Уступка права требования долга по поставке Банку (или Фактору).

3. Финансирование (до 90% от суммы поставленного товара) сразу после поставки.

4. Оплата за поставленный товар.

5. Выплата остатка средств по поставке за минусом комиссии Фактора.

Финансирование осуществляется в день предоставления накладной на отгруженную партию товара. Размер досрочного платежа составляет до 90% от суммы поставки. Остаток средств (от 10%) за вычетом комиссии Фактора возвращается сразу после оплаты поставки покупателем.

Таким образом, поставщик получает возможность планировать свои финансовые потоки вне зависимости от платежной дисциплины покупателей, будучи уверенным в безусловном поступлении средств из банка против акцептованных товарно-транспортных документов по поставкам с отсрочками платежа.

Зачастую факторинг сравнивают с банковским кредитом, хотя данные финансовые продукты направлены на удовлетворение разных потребностей поставщиков. Так, досрочные платежи, получаемые в рамках факторингового обслуживания, компании, как правило, используют для финансирования текущей деятельности, а кредитные ресурсы – в качестве инвестиционных или инновационных средств.

Факторинг имеет свои преимущества перед кредитом. При факторинговом обслуживании не требуется залоговое обеспечение и оформление множества документов. Необходимо лишь уведомить покупателей об изменении реквизитов для оплаты поставок. Возвратность кредита в полном объеме заложена в его сути, что требует от поставщика аккумулирования и вывода из оборота соответствующего объема денежных средств. Факторинг же подразумевает возврат средств покупателями. Сумма кредита определяется сразу, размер же финансирования при факторинге не ограничен и может увеличиваться по мере роста объема продаж клиента. Таким образом, при факторинге поставщик получает деньги в нужном количестве и на необходимый срок. Кроме того, погашение кредита не гарантирует получение нового, а факторинговое обслуживание носит систематичный характер.

Таблица 16. Сравнение банковских продуктов

В рамках факторинга, наряду с финансированием, Банк осуществляет управление дебиторской задолженностью поставщика, освобождая последнего от массы аналитической и практической работы. Получая от банка исчерпывающую информацию, достаточную для принятия квалифицированных управленческих решений, сотрудники компании-поставщика могут сконцентрировать свои усилия на развитии производства, сбыта, изучении рынков, решении хозяйственных, организационных и других вопросов.

Таблица 16. Преимущества факторинга

Важно отметить, что при факторинге банк покрывает основные риски поставщика, возникающие при отгрузках с отсрочкой платежа, – риск неоплаты и несвоевременной оплаты поставки покупателем.

Оценка эффективности использования факторинга в деятельности компаний показывает все преимущества этого финансового инструмента. Достаточно проанализировать рост объема продаж товаров при условии практически неограниченного финансирования и организационного обеспечения. Безусловно, комиссия банка за факторинг сокращает размер выручки с каждой конкретной поставки, но рост количества отгрузок значительно увеличивает итоговый объем выручки, а соответственно положительным образом влияет на абсолютные и относительные показатели деятельности компании.

На сегодняшний день факторинг весьма успешно используется в работе поставщиков продуктов питания, парфюмерно-косметической, алкогольной продукции, канцелярских товаров, товаров народного потребления, медикаментов, бытовой химии и др. Все эти отрасли объединяет высокая ликвидность продаваемых товаров, поскольку спрос на них постоянен и высок. Однако следует отметить, что факторинг может быть применен в любых отраслях, где практикуется отсрочка платежа, безналичный расчет и существуют постоянные торговые связи.

Рассмотрим эффективность факторинговой операции. Фактически банк кредитует поставщика под залог права требования долга: сразу после заключения соглашения (как правило, в течение 2 – 3 дней) банк переводит на счет поставщика от 70 до 90% от суммы долга, а остальную часть – от 10 до 30% за вычетом процентов за кредит и комиссионного вознаграждения перечисляют после инкассации задолженности. Ставка процента за кредит не отличается от обычной ставки по краткосрочным кредитам (например, 14% годовых), а размер комиссионного вознаграждения составляет от 1 до 3% от суммы долга. Если факторинговое обслуживание банком предприятия-поставщика осуществляется на постоянной основе, то ставка комиссионного вознаграждения обычно устанавливается близко к низшей границе интервала. Что касается процентов за кредит, то они не отличаются от процентов по любым другим долговым обязательствам (займам, кредитам), относятся к внереализационным расходам в установленном порядке и уменьшают облагаемую налогом прибыль. А комиссионное вознаграждение представляет собой плату за услуги банка, которые состоят в анализе и оценке требований поставщика к заказчикам (должникам), контроле за осуществлением платежей, переводе полученных средств на счет поставщика, и другие услуги, предусмотренные факторинговым соглашением. В отличие от платежей процентов за кредит комиссионное вознаграждение, как и оплата иных услуг, облагается НДС.

Факторинговая операция выгодна поставщикам, так как ускоряет оборот средств, не требуя при этом существенных затрат. Если, например, общая сумма задолженности заказчиков составляет 900 тыс. руб., банк по факторинговому соглашению предоставляет 80% (т.е. 720 тыс. руб.), а сумму долга удалось взыскать с заказчика через 94 дня, то при комиссионном вознаграждении в размере 2% расходы поставщика составляют:

а) проценты за кредит:

б) комиссионное вознаграждение:

Похожие работы

Анализ управления дебиторской задолженностью ОАО "Курганхиммаш"

Скачать

61878

12

3

... менеджер может при этом использовать накопленную на предприятии статистику, а также прибегнуть к услугам экспертов-консультантов. 2 Анализ управления дебиторской задолженностью ОАО «Курганхиммаш» 2.1 Краткая характеристика предприятия Завод «Курганхиммаш» вступил в строй действующих предприятий в 1956 г. в ведомственной принадлежности Министерства химического машиностроения СССР для ...

Повышение эффективности финансовой деятельности предприятия ЗАО "ЧФМК"

Скачать

130128

21

1

... из вышеизложенного, можно сделать вывод, что в 2004 году деятельность предприятия была более эффективна по сравнению с предыдущим годом. 3. Повышение эффективности финансовой деятельности предприятия ЗАО "ЧФМК" Проведенный анализ финансово-экономической деятельности предприятия ЗАО "ЧФМК" за 2004 год показал, что рост выручки предприятия составил 26,2%, рост чистой прибыли 58,8%, а рост ...

Анализ финансового состояния предприятия

Скачать

153774

19

3

... – увеличению активов. Для этого оно должно постоянно поддерживать платежеспособность и финансовую устойчивость, а также оптимальную структуру актива и пассива. 1.2 Методики анализа финансового состояния предприятия Под методом анализа финансового состояния понимается способ подхода к изучению хозяйственных процессов в их становлении и развитии. К характерным особенностям метода относятся: ...

Управление дебиторской задолженностью (на примере ООО "Ритм")

Скачать

124812

30

7

... кредиторской, так и дебиторской задолженности. Кроме того, это позволит ускорить оборот ресурсов предприятия. 3. Совершенствование механизма управления дебиторской задолженностью ООО "Ритм"   3.1 Внедрение автоматизированной системы управления дебиторской задолженностью В современных рыночных условиях правила диктуют покупатели и заказчики, которым выгодно сначала получить товар или принять ...