1.1.4 Нормативные акты, которыми руководствуются в работе
· ГОСТ 17421–82 Свекла сахарная для промышленной переработки. Требования при заготовках. Технические условия;
· ГОСТ 20578–85 Свекла сахарная. Термины и определения;
· Инструкция по химико-техническому контролю и учету сахарного производства;
· Инструкция по приемке, хранению и учету сахарной свеклы;
· Инструкция по ведению технологического процесса свеклосахарного производства;
· Методические указания по учету и контролю сахарной свеклы на сахарных заводах;
· ОСТ 18–395–82 Меласса свекловичная. Технические условия.
1.2 Экономическая сущность комплекса задачи 1.2.1 Цель информационной системы
Поставлена задача учёта поставок сырья, назначением которой является учет и контроль движения сырья (сахарной свеклы) на предприятии.
В условиях обострившейся конкуренции среди мер, с помощью которых можно обеспечить рационализацию производства и усовершенствовать его технологию, следует выделить снижение времени на прием сырья предприятием. Применяемые сегодня для этого системы управления производством не всегда удовлетворяют требованиям рынка. К их основным недостаткам следует отнести:
– слишком большие отклонения сметного планирования от реального положения дел, несмотря на значительные затраты на электронную обработку данных и систему в целом;
– отсутствие возможностей эффективно влиять на производительность, сроки прохождения цикла и необходимый уровень запасов сырья;
– недостаточная свобода действий планирующих структур и связанных с планированием сотрудников.
В настоящее время значительно возросли требования рынка к параметрам изделий, и, прежде всего к их качеству. Произошло это вследствие преобладания предложения над спросом, наличии избыточных производственных мощностей и т.д. Отсюда следует, что успеха в конкурентной борьбе может достигнуть тот, кто наиболее рациональным образом построил свое производство, так что его экономические показатели находятся на оптимальном уровне. Эта цель достигается, кроме прочих мер, путем:
а) снижения затрат, связанных с приемом и хранением сырья;
б) сокращения времени поставок сырья;
в) более четкого соблюдения сроков поставки;
г) увеличения гибкости производства, его приспособленности к условиям рынка;
д) повышения качества изделий;
е) увеличения производительности.
В последние годы произошло заметное усовершенствование методов производства, что позволило снизить производственные расходы. Дальнейшая экономия средств, как уже отмечалось выше, может быть достигнута, если будут реализованы резервы, заложенные в рационализации обеспечивающих процессов.
Сегодня, благодаря активизации ряда факторов, в том числе и внедрению логистики, многие предприятия последовательно связаны друг с другом.
Благодаря целенаправленному применению организованных, плановых и контрольных мероприятий возможно, с одной стороны, воспрепятствовать созданию излишних запасов сырья, а с другой устранить такой недостаток, как отсутствие готовности к поставкам.
1.2.2 Основные требования к информационной системе
На предприятии ОАО «Знаменский сахарный завод» приобретение сырья осуществляется путем закупки, или агрохозяйства поставляют сырье для переработки, после которой предприятие рассчитывается с ними производимой продукцией.
Технология проведения бизнес-процесса закупки состоит из следующих стадий:
· Определение потребности в сырье
· Выбор поставщиков
· Обработка заказов
· Контроль выполнения условий договора
· Поступление сырья
· Контроль счетов
Определение потребности в сырье
Определение потребности в сырье включает следующие этапы:
– Определение потребности исходя из планирования.
– Подготовка заявки на поставку сырья.
– Оформление заявки на поставку сырья.
– Согласование заявки на поставку сырья.
Определение потребности в сырье исходя из планирования
На данном этапе происходит определение потребности в сырье, исходя из ППС (Планирования Потребности в сырье). Определяются базовые характеристики требуемого сырья, возможные от них отклонения, необходимое его количество и сроки поставки для передачи информации в отдел закупок в виде заявки на поставку сырья.
Подготовка заявки на поставку сырья
Заявка на поставку сырья представляет собой внутреннее сообщение отделу закупки о потребности в сырье. В определенной позиции указывается вид заявки на поставку сырья. Заявки бывают следующих видов:
– Обычная консигнация;
– Производство;
– Поставка третьему лицу;
– Перемещение запасов.
В заявке на поставку сырья функциональный отдел сообщает базовые характеристики необходимого сырья, возможные от них отступления в виде идентификатора, требуемое количество и сроки поставки.
Оформление заявки на поставку сырья
В заявке на поставку сырья должен быть точно указан идентификатор, количество и сроки поставки. В определенной позиции указывается вид заявки. Заявки бывают следующих видов:
– Обычная консигнация;
– Производство;
– Поставка третьему лицу;
– Перемещение запасов.
В позициях, кроме идентификатора, может присутствовать краткое описание.
Согласование заявки на поставку сырья
На данном этапе исполнитель, подготавливавший и оформлявший заявку согласует её содержание с руководителем функционального отдела. Такое согласование может проводиться в помощью проставления реквизита «визы» в определенном месте бланка заявки. Если в процессе согласования потребовалось внести изменения, в таком случае исполнитель проводит повторную подготовку, оформление и согласование заявки.
Выбор поставщиков
Данная стадия состоит из следующих этапов:
– Подготовка списка возможных поставщиков.
– Отправка запроса в соответствии с заявкой на поставку сырья.
– Выбор поставщиков.
Подготовка списка возможных поставщиков
На данном этапе, на основании полученной заявки, сотрудник отдела закупок составляет список возможных поставщиков, состоящий из постоянных поставщиков, с которыми заключены договора на долгосрочное сотрудничество, и, возможно, новых, выявленных с помощью различных информационных каналов, в том числе в результате анализа ранее полученных коммерческих предложений.
Отправка запроса на поставку сырья
Данная стадия состоит из следующих этапов:
– Организация или возобновление переписки с возможными поставщиками.
– Подготовка и оформление запроса, в соответствии с заявкой.
– Регистрация отправки запросов возможным поставщикам.
Организация или возобновление переписки с возможными поставщиками.
На данном этапе с возможными поставщиками организовывается или возобновляется переписка при помощи выбранного средства связи, которым может быть:
– Традиционная почта;
– Средства факсимильной связи;
– Электронная почта;
– Личная доставка представителем Исполнителя(Заказчика)
Подготовка и оформление запроса в соответствии с заявкой на поставку сырья.
В соответствии с данной заявкой, Отделом Закупок подготавливается запрос на поставку, идентификатор, требуемое количество и сроки поставки которого указаны в соответствующих позициях формы запроса. Подготовленный и оформленный соответствующим образом запрос согласовывается с руководителем Отдела Закупок, и в случае необходимости, в него вносятся корректировки
Отправка запроса возможным поставщикам
Подготовленный и соответствующим образом оформленный запрос на поставку отправляется возможным поставщикам при помощи выбранного средства связи, которым может являться:
– Традиционная почта;
– Факсимильная связь;
– Электронная почта;
– Личной доставкой представителем.
Регистрация отправки запроса возможным поставщикам.
На основании записей об отправке запроса (сделанных при его отправке) и информации из документов, подтверждающих его получение, делаются необходимые записи в регистрационных формах.
Выбор наиболее подходящих поставщиков.
Данная стадия состоит из следующих этапов:
– Получение предложений от возможных поставщиков;
– Согласование полученных предложений;
– Регистрация получения коммерческих предложений от возможных поставщиков;
– Выбор наиболее подходящих поставщиков.
Регистрация получения предложений от возможных поставщиков.
При получении коммерческих предложений от возможных поставщиков производится их регистрация в установленном порядке. Цены и условия поставки возможных поставщиков регистрируются к соответствующему запросу. Для зарегистрированных предложений может быть составлен сравнительный список цен и условий поставки.
Согласование полученных предложений от возможных поставщиков.
При возникновении вопросов по полученным от возможных поставщиков коммерческим предложениям, проводится согласование по позициям, требующим пояснения или дополнительной информации
Регистрация получения предложений от возможных поставщиков.
При получении коммерческих предложений от возможных поставщиков производится их регистрация в установленном порядке. Цены и условия поставки возможных поставщиков регистрируются к соответствующему запросу. Для зарегистрированных предложений может быть составлен сравнительный список цен и условий поставки.
Выбор наиболее подходящих поставщиков.
На основе сравнительного списка цен и условий поставки для зарегистрированных и согласованных коммерческих предложений от возможных поставщиков, факта наличия или отсутствия в данный момент с ними долгосрочных договорных отношений, а также на основе дополнительной информации о компании – возможном поставщике производится выбор наиболее подходящих поставщиков.
Обработка заказа.
На данной стадии выполняются следующие этапы:
– Оформление и отправка заказа;
– Выполнение обязательств по оплате заказа.
Оформление и отправка заказа.
На данном этапе производятся следующие операции:
– Подготовка заказа;
– Проверка на наличие долгосрочных договоров с поставщиком;
– Оформление или продление договора с поставщиком;
– Оформление заказа;
– Отправка заказа выбранному поставщику;
– Регистрация отправки заказа.
Подготовка заказа.
При подготовке заказа на поставку сырья, в его позициях должны быть указаны:
– Идентификационный номер заказа;
– Дата отправления заказа.
– Идентификатор;
– Краткое описание;
– Выбранные условия поставки.
Позиции определяются в соответствии с запросом на поставку сырья и выбранным предложением.
Проверка на наличие договора о долгосрочном сотрудничестве с выбранным поставщиком.
На данном этапе проверяется наличие договоров на долгосрочное сотрудничество с выбранным поставщиков. В случае отсутствия ранее заключенного договора, или окончания срока его действия, соответсвенно совершается процедура заключения или продления.
Оформление или продление договора.
На данном этапе в случае отсутствия договора с поставщиком или окончанием срока его действия, производится процедура его заключения или продления, соответственно.
Оформление заказа.
При оформлении заказа в нем в соответствующих позициях должно быть указано:
– Идентификационный номер заказа;
– Дата отправления заказа.
– Идентификатор;
– Краткое описание;
– Выбранные условия поставки.
Оформленный заказ согласуется, и в случае обнаружения неточностей подготавливается и оформляется заново.
Отправка заказа выбранному поставщику.
Подготовленный, оформленный и согласованный соответствующим образом заказ отправляется выбранному поставщику с помощью предпочтенного канала связи, каким может являться:
– Традиционная почта;
– Факсимильная связь;
– Электронная почта;
– Личной доставкой представителем.
Регистрация отправки заказа поставщику.
При отправке заказа поставщику делается отметка в соответствующей регистрационной книге.
Выполнение обязательств по оплате заказа.
На данной стадии выполняются следующие этапы:
– Получение инвойса в соответствии с заказом.
– Согласование полученного инвойса;
– Выполнение обязательств по оплате заказа.
– Отправление уведомления о выполнении обязательств по оплате.
– Получение уведомления о сроках готовности к отгрузке;
Получение инвойса (счета-фактуры) в соответствии с заказом.
В соответствии с отправленным заказом, от поставщика должен быть получен инвойс в котором определены условия выполнения процедуры закупки. В позициях инвойса должны быть указаны следующие данные:
– Идентификационный номер инвойса;
– Дата отправки инвойса;
– Идентификатор;
– Количество сырья;
– Условия оплаты согласно договору c указанием реквизитов счета;
Согласование полученного инвойса (счета – фактуры).
В случае возникновения вопросов по полученному инвойсу, они согласовываются с поставщиком и в случае необходимости могут быть изменены позиции заказа и сделан запрос на высылание повторного инвойса.
Выполнение обязательств по оплате.
На данном этапе производится выполнение обязательств по оплате заказа, в соответствии с инвойсом и условиями договора.
Отправка уведомления о выполнении обязательств по оплате.
Как только обязательства по оплате выполнены, Заказчик с помощью выбранного средства связи информирует об этом поставщика, отправляя уведомление о выполнении обязательств по оплате согласно договору.
Получение уведомления о сроках готовности к отгрузке.
Поставщик, при получении уведомления о выполнении Заказчиком обязательств по оплате, согласно договору, отправляет уведомление, в котором указаны сроки, в которые он готов произвести отгрузку (поставку сырья), согласно условиям поставки по договору, при подтверждении выполнения обязательств по оплате со своей стороны.
Контроль выполнения условии договора по поставке сырья.
На данной стадии производятся следующие этапы:
– Отслеживание местонахождения груза в процессе доставки;
– Регистрация отступления от контрольных дат по условиям поставки, согласно договору.
Отслеживание местонахождения груза в процессе доставки.
На данном этапе Исполнитель из Отдела Закупок компании Заказчика контролирует местонахождение и состояние груза в процессе его доставки вплоть до конечного пункта, согласно договору. Контроль начинает производиться после получения заказчиком уведомления, что сырье отгружено со склада поставщика. Исполнитель фиксирует все отступления от контрольных дат по договору и все факты нарушения его пунктов и условий.
Регистрация отступлений от контрольных дат по условиям поставки.
Отступления от контрольных дат, согласно договору, и факты нарушения его пунктов и условии, отмеченные Исполнителем из Отдела Закупок компании Заказчика, соответствующим образом регистрируются, чтобы служить в качестве сырья для возможного дальнейшего выставления претензий Поставщику.
Поступление сырья.
На данной стадии производятся следующие процедуры:
– Организация приёма груза в установленном месте;
– Сопоставление характеристик полученного сырья с заявленными Поставщиком.
– Выставление претензий по факту отступления от условий договора.
Организация приёма груза в установленном месте.
В соответствии с условиями поставки по договору, компания Заказчик принимает груз по мере поступления в установленном договором месте. Производится контроль фактически полученного груза.
Сопоставление характеристик полученного сырья с заявленными поставщиком.
После получения сырья, специалистами Функционального Отдела компании Заказчика проводится проверка соответствия характеристик и качества полученного сырья с заявленными Поставщиком и регистрируются обнаруженные отклонения.
Выставление претензий в соответствии с невыполнением отдельных условий договора.
В случае невыполнения Поставщиком отдельных условий и пунктов договора, или отклонений от них, повлекших убытки или иной урон Заказчику, в соответствии с договором, осуществляется процедура выставления претензии, в соответствии с зарегистрированными невыполнением условий договора или отклонениями от них.
Оприходование сырья.
После приёмки груза Заказчиком производится процедура оприходования. На данном этапе груз размещается на специальных площадках, предназначенных для хранения. Через определенный период с этих площадок сырье подается в переработку. Формируется документ «ведомость приемки свеклы» который содержит следующие графы:
· Код поставщика;
· Название
· Зачетный вес
Контроль счетов.
На данном этапе производится проверка правильности движения финансовых потоков в процессе выполнения договора на поставку, выполнения налоговых отчислений, исчисление таможенных пошлин и иных затрат, произведенных в рамках этого бизнес – процесса.
0 комментариев