1.2.3 Состав отчетов и порядок их предоставления
Сырьевой службой завода должны быть подготовлены следующие документы:
– Технический паспорт свеклоприемного пункта, за подписью генерального директора, начальника сырьевой службы (главного агронома по сырью), начальника свеклоприемного пункта.
К техническому паспорту должна прилагаться полная и подробная технологическая карта содержать:
· расположение пунктов въезда и выезда;
· расположение весовых, лаборатории и других сооружений.
· план расположения кагатных полей;
· размещение БУМов
· маршруты перемещения авто- и железнодорожного транспорта, осуществляющего доставку свеклы;
· размещение и маршруты перемещения техники свеклопункта, осуществляющей разгрузку, очистку, сортировку, подачу в производство и т.д.
– Не позднее 31 января начальником сырьевой службы производится полная дефектовка всей техники, оборудования и механизмов свеклоприемных пунктов, определяется состояние зданий, сооружений кагатных полей.
Составляется план мероприятий по устранению выявленных недочетов, план ремонтных работ, список запасных частей, расходных материалов и т.д. Составляется, утверждается у руководства сахарного завода и управляющей компании бюджет ремонтных и восстановительных работ, закупок запасных частей, механизмов, оборудования и техники.
– Не позднее 01 февраля генеральным директором подписывается приказ по сахарному заводу о подготовке свеклоприемных пунктов. Приказом определяются: сроки и очередность выполнения всех мероприятий с учетом их полного завершения не позднее 14 дней до начала приемки сахарной свеклы; назначаются ответственные лица по выполнению и техническому обеспечению всего перечня мероприятий; назначается периодичность и форма представления отчетности по мероприятиям.
– Начальником сырьевой службы (главным агрономом по сырью) в соответствии с утвержденной в приказе генерального директора периодичностью предоставляются отчеты по форме №5‑ТП.
Составление и утверждение штата сотрудников, которые будут задействованы на свеклоприемных пунктах в период заготовки.
За две недели до начала приемки свеклы на каждом свеклоприемном пункте должен быть полностью укомплектован штатный и сезонный (временный) персонал.
Прием на работу, оформление соответствующих договоров (включая обязательное заключение договоров о полной материальной ответственности) и инструктаж временных работников.
Отдел кадров и юридический отдел должны в полной мере контролировать подготовку и заключение договоров о полной материальной ответственности со всеми работниками, задействованными с сезон заготовки. Данные договоры и должностные инструкции должны полностью определять функциональные обязанности работников сырьевой службы и определять степень их ответственности за нарушения.
Соответствующим образом должен быть проведен инструктаж по ТБ с оформлением соответствующих журналов.
В должностных инструкциях обязанности работников должны быть детально прописаны, с учетом специальности, участка и специфики выполняемых работ.
– Должностная инструкция начальника сырьевой службы (главного агронома по сырью) и начальника свеклоприемного пункта должна включать обязанности по подготовке, ремонту и приведению в техническую готовность всей техники, механизмов, лабораторных агрегатов и т.д. перед началом заготовительного сезона в соответствии с графиком утвержденным генеральным директором и ответственность за нарушение этого графика;
– Должностная инструкция начальника сырьевой службы (главного агронома по сырью) и начальника свеклоприемного пункта должна включать обязанности по систематикой проверке состояния свеклы.
– В должностной инструкции главного инженера необходимо предусмотреть обязанность по осуществлению необходимых мероприятий для сокращения потерь сахарной свеклы в моечном отделении (улавливание и возврат в переработку боя и «хвостиков» свеклы более 10 мм);
– Должностная инструкция начальника свеклопункта должна включать обязанность проведения инвентаризации свеклы с указанием периодичности ее проведения, а также составление соответствующих форм отчетности по движению сахарной свеклы.
Организация учетной политики сахарного завода в части поступления, хранения и движения сырья.
Главным бухгалтером завода до 01 августа должна быть осуществлена проверка утвержденного в учетной политике предприятия документооборота в части поступления, хранения и движения свеклы (от момента выдачи ТТН и приемки сырья до передачи его в переработку).
Оформление документации по учету сахарной свеклы должно осуществляться лабораторией и бухгалтерией свеклоприемного пункта и сырьевого отдела в строгом соответствии с «Формами первичного учета заготовки сахарной свеклы в зависимости от содержания в ней сахара и указаниями по их применению и заполнению»
Документооборот по учету движения свеклы (от момента выдачи ТТН и приемки сырья до передачи его в переработку) должен осуществляться в соответствии с Законом РФ от 21.11.96 №129‑ФЗ «О бухгалтерском учете». В пункте 1 статьи 9 и пункте 3 статьи 6 указанного Закона определено, что оправдательными первичными документами организаций, принимаемыми к учету, могут выступать только те документы, которые составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, кроме тех форм документов, которые отсутствуют в вышеуказанных альбомах.
Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
· Наименование документа;
· Дату составления документа;
· Наименование организации, от имени которой составлен документ;
· Содержание хозяйственной операции;
· Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
· Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
· Личные подписи указанных лиц.
График документооборота, утверждаемый в учетной политике завода, должен содержать следующие формы учетной документации:
«Товарная накладная», форма №ТОРГ‑12, утверждена постановлением Госкомстата РФ от 25.12.98 №132. Этой формой оформляется передача хозяйствам бланков товарно-транспортных накладных.
«Журнал регистрации выданных ТТН», либо «Реестр выданных ТТН». В этих документах ведется учет выданных хозяйствам товарно-транспортных накладных. Оформляется в произвольной форме.
«Товарно-транспортная накладная», форма №1‑Т. Доставка свеклы автотранспортом на завод должна оформляться формой первичной учетной документации утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.97 г. №78.
«Реестр товарно-транспортных накладных (ТТН)». Применяется для регистрации сдаваемых в бухгалтерию свеклоприемного пункта товарно-транспортных накладных. Данный документ не предусмотрен в альбомах унифицированных форм. Поэтому следует использовать форму, разработанную сотрудниками компании.
«Справка о принятой сахарной свекле». Составляется на основании товарно-транспортных накладных в бухгалтерии свеклоприемного пункта, для учета принятой и уложенной в кагаты свеклы за день. Данный документ не предусмотрен в альбомах унифицированных форм. Поэтому следует использовать форму, разработанную сотрудниками компании.
«Приемная квитанция на поставленную сахарную свеклу». Передается поставщику свеклы. Составляется на основании «Справки о принятой сахарной свекле» и предназначена для учета расчетов с поставщиком. Данный документ не предусмотрен в альбомах унифицированных форм. Поэтому следует использовать форму, разработанную сотрудниками компании.
«Товарная накладная», форма №ТОРГ‑12, утверждена постановлением Госкомстата РФ от 25.12.98 №132. Предназначена для оформления передачи свеклы от хозяйств заводу в качестве оплаты за услуги по переработке свеклы.
«Накладная на отпуск материалов на сторону», форма №М‑15, утверждена постановлением Госкомстата РФ от 30.10.97 №71А. Данной формой оформляются следующие операции:
а) передача хозяйствами свеклы на завод при использовании давальческой схемы.
б) передача заводом свеклы в ЗАО «РусАгро» при использовании давальческой схемы.
«Акт на списание сахарной свеклы в производство». Данный документ не предусмотрен в альбомах унифицированных форм. На свеклу, переданную в переработку, следует оформлять «Акт на списание сахарной свеклы в производство», форма которого разработана сотрудниками компании.
Для оформления других необходимых документов по учету движения свеклы, оформляемых лабораторией, бухгалтерией свеклоприемного пункта и сырьевого отдела следует использовать формы, предусмотренные Инструкцией по приемке, хранению и учету сахарной свеклы, утвержденной Минпищепромом СССР 27.02.1984 г.
Организация учета выдачи ТТН хозяйствам.
Составление и ведение журнала учета передачи ТТН уполномоченным представителям агрохозяйств под роспись. Создание соответствующей базы данных в сырьевой бухгалтерии.
Регулярный (ежедневный) контроль поступающих ТТН от хозяйств при регистрации заготавливаемой свеклы с точки зрения соответствия хозяйства, получившего ТТН и хозяйства, сдавшего по ней сахарную свеклу.
При обнаружении несоответствия получателя ТТН и свеклосдатчика оформляется соответствующая служебная записка за подписью начальника свеклоприемного пункта. Далее, на ее основании, руководством сырьевой службы и службы безопасности сахарного завода совместно с уполномоченными представителями хозяйства, получившего ТТН и хозяйства, осуществившего сдачу свеклы на свеклопункт, принимается решение о том, на чей лицевой счет будет зачислена свекла. Решение оформляется в письменном виде и скрепляется подписями представителя сырьевой службы и службы безопасности завода, представителем хозяйства, получившим ТТН, представителем хозяйства, сдавшего свеклу.
Ответственность за данные мероприятия возлагается на начальника сырьевой службы завода или назначенных ответственных лиц сырьевой службы сахарного завода.
Организация учета и хранения первых экземпляров договоров, заключенных заводом по вопросам обеспечения его деятельности в свекловичный период.
· Инвестиционные договоры
· Договоры залога
· Договоры переработки свеклы на давальческих условиях
· Договоры поставки (покупки) свеклы
· Агентские договоры
· Договоры займа
· Договоры на перевозку сахарной свеклы сторонними АТП с указанием материальной ответственности АТП за недовоз (недостачу) сахарной свеклы при перевалке с удаленного свеклопункта на призаводской.
Ответственность за обеспечение данных мероприятий, включающих юридический контроль правильности оформление договоров, своевременности их подписания, обеспечение сохранности и контроль исполнения, возлагается на начальника юридического отдела сахарного завода.
Своевременная сертификация и тарирование всех измерительных приборов, весов и счетчиков.
До начала сезона заготовки все весы и измерительные приборы должны быть приведены в рабочее состояние и проверены соответствующими службами государственного надзора. При этом надлежащим образом необходимо произвести оформление всех необходимых документов, сертификатов. Также должна быть произведена пломбировка и обеспечена охрана соответствующего оборудования.
Ответственность за данные мероприятия возлагается на главного инженера и начальника сырьевой службы завода.
Документальное оформление ежедневных актов, фиксирующих движение свеклы.
Акты приема-передачи свеклы при перевалке с периферийного свеклопункта на призаводской свеклопункт.
Ежедневные акты, фиксирующие количество сахарной свеклы переданной свеклопунктом и принятое сахарным заводом в переработку на основании данных порционных весов (ДС‑800).
Акты, фиксирующие количество примесей (бой свеклы, «хвосты» земля и т.п.), удаляемых как с территории свеклопункта, так и с территории завода.
Акты, фиксирующие количество сахарной свеклы, возвращенной в производство.
Указанные документы должны подписываться материально ответственными работниками свеклопункта и сахарного завода.
1.2.4 Взаимосвязь между подразделениями и внешними организациями
В условиях обострившейся конкуренции среди мер, с помощью которых можно обеспечить рационализацию производства и усовершенствовать его технологию, следует выделить снижение времени на своевременное отслеживание состояния сырья и прием сырья. Применяемые сегодня для этого системы управления производством не всегда удовлетворяют требованиям рынка. К их основным недостаткам следует отнести:
– слишком большие отклонения сметного планирования от реального положения дел, несмотря на значительные затраты на электронную обработку данных и систему в целом;
– отсутствие возможностей эффективно влиять на производительность, сроки уборки урожая и необходимый уровень запасов;
– недостаточная свобода действий планирующих структур и связанных с планированием сотрудников.
Определение списка сельхозтоваропроизводителей, которые будут осуществлять поставку свеклы на сахарный завод. Данное мероприятие актуально для сахарных заводов с пересекающимися сырьевыми зонами (ОАО «Валуйкисахар» – ОАО «Ника»; ОАО «Сахарный завод «Жердевский» – ОАО «Знаменский сахарный завод»). При возникновении проблем на межзаводском уровне по вопросу поставок сахарной свеклы от агрохозяйства на тот или иной завод, урегулирование производится на основании письменного распоряжения управляющей Компании. Ответственность за данные мероприятия возлагается на генерального директора и начальника сырьевой службы завода.
Анализ заявок сельхозтоваропроизводителей с точки зрения их обоснованности (реальных потребностей, необходимых для формирования заданной урожайности сахарной свеклы на соответствующих площадях) и гарантий возврата.
Общие объемы передаваемых инвестиционных средств не должны превышать лимита, определяемого для каждого конкретного хозяйства. Указанный лимит устанавливается в 30%-50%, в зависимости от того, насколько надежным партнером является хозяйство, и согласовывается с соответствующими подразделениями управляющей Компании.
Тесное взаимодействие с сырьевыми службами соседних сахарных заводов, с целью недопущения «двойного» финансирования.
Потребности хозяйств в средствах химизации и прочих оборотных средствах необходимо удовлетворять в рамках программы инвестирования на основе заключения договоров инвестирования с соответствующим залоговым обеспечением. Ответственность за данные мероприятия возлагается на начальника сырьевой службы завода. Контроль за соблюдением оформления документации возлагается на юридический отдел. Контроль за соблюдением экономических интересов сахарного завода и Компании, а также анализ и проверка благонадежности контрагентов по инвестиционным договорам осуществляется службой безопасности.
1.3 Обоснование необходимости и преимущества использования информационных технологий
На уровне фирм сырье относятся к числу объектов, требующих больших капиталовложений, и поэтому представляет собой один из факторов, определяющих политику предприятия и воздействующих на уровень логистического обслуживания в целом. Однако многие фирмы не уделяют ему должного внимания и постоянно недооценивают свои будущие потребности в наличие сырья. В результате этого фирмы обычно сталкиваются с тем, что им приходится вкладывать в запасы сырья больший капитал, чем предполагалось.
Изменения объемов поставляемого сырья в значительной степени зависят от превалирующего на данный момент отношения к нему поставщиков, которое, безусловно, определяется конъюнктурой рынка.
Когда основная масса поставщиков настроена оптимистично относительно возможностей экономического роста, они расширяют свои операции, увеличивают объемы поставок сырья, при этом не контролируется качество поставляемого сырья и не учитываются потери при хранении и транспортировке.
В настоящее время в промышленно развитых странах с рыночной экономикой проявляется весьма существенный разрыв между теорией и практикой принятия решений в рассматриваемой сфере, и возник он, прежде всего по двум причинам. Во-первых, в недавнем прошлом высшее руководство фирм слишком много внимания уделяло быстрому росту объема производства в ущерб эффективности управления запасами сырья и производством. Во-вторых, многие ученые и экономисты, занимавшиеся вопросами управления, излишне много внимания уделяли разработке математически «чистых» моделей принятия решений, имевших малую практическую ценность.
В условиях обострившейся конкуренции среди мер, с помощью которых можно обеспечить рационализацию производства и усовершенствовать его технологию, следует выделить снижение времени на прохождение сырья в цехах и на складах, а так же полную осведомленность руководства в вопросе о состоянии сырья в любой момент времени. Применяемые сегодня для этого системы управления производством не всегда удовлетворяют требованиям рынка. К их основным недостаткам следует отнести:
– слишком большие отклонения сметного планирования от реального положения дел, несмотря на значительные затраты на электронную обработку данных и систему в целом;
– отсутствие возможностей эффективно влиять на производительность, сроки прохождения цикла и необходимый уровень запасов сырья;
– недостаточная свобода действий планирующих структур и связанных с планированием сотрудников и планированием сроков и объемов поставок.
В настоящее время значительно возросли требования к качеству поставляемого сырья. Произошло это вследствие преобладания предложения над спросом, наличии избыточных производственных мощностей и т.д. Отсюда следует, что успеха в конкурентной борьбе может достигнуть тот, кто наиболее рациональным образом построил свое производство, так что его экономические показатели находятся на оптимальном уровне. Эта цель достигается, кроме прочих мер, путем:
а) снижения затрат, связанных с выращиванием, транспортировкой и хранением сырья;
б) сокращения времени поставок;
в) более четкого соблюдения сроков поставки;
г) увеличения гибкости производства, его приспособленности к условиям рынка;
д) увеличения производительности.
В последние годы произошло заметное усовершенствование методов учета и контроля поставок сырья, что позволило снизить производственные расходы. Дальнейшая экономия средств, как уже отмечалось выше, может быть достигнута, если будут реализованы резервы, заложенные в рационализации обеспечивающих процессов.
Сегодня, благодаря активизации ряда факторов, в том числе и внедрению логистики, многие предприятия последовательно связаны друг с другом, производство и система учета приобретают взаимозависимый характер. В такой ситуации управление производством означает организацию работы не только каждого звена в отдельности, но и всех вместе как единого целого. Анализируя систему производственных заказов, многие фирмы стали исходить из метода комплексного регулирования, позволяющего гармонично соединить, все звенья и соразмерить объемы производства и запасов сырья. Для этого, по мнению руководства фирм, важно снизить их колебания на каждой стадии путем точного прогнозирования спроса на продукцию, и проведения такой политики заказов, которая позволила бы сбалансировать изменения спроса. Кроме того, для достижения искомого соответствия на каждой стадии все расхождения необходимо регистрировать, и информация о них посредством обратной связи должна учитываться в исходном производственном плане с последующей возможностью корректировки.
В целях снижения на каждой стадии соразмерности объемов производства и поставляемого сырья в настоящее время наиболее широко применяется такой метод контроля, как учет движения сырья.
Благодаря целенаправленному применению организованных, плановых и контрольных мероприятий возможно, с одной стороны, воспрепятствовать созданию излишних запасов сырья, а с другой устранить такой недостаток, как отсутствие готовности к поставкам.
Из всего вышесказанного можно сделать вывод о том, что для решения данных проблем очень выгодно использовать автоматизированную систему учета и контроля движения сырья (сахарной свеклы) на данном предприятии.
1.4 Общая характеристика организации компьютерной обработки данных
Разрабатываемая ИС должна функционировать в условиях:
1. Информационной неоднородности. Информационная неоднородность ресурсов заключается в разнообразии их прикладных контекстов (используемых онтологических средств – понятий, словарей; отображаемых реальных объектов, составляющих «поверхность соприкосновения» различных реальных миров и их абстракций в информационных системах; семантических правил, определяющих адекватность совокупностей моделируемых объектов реальности; моделируемых деятельностей; видов данных, способов их сбора и обработки; интерфейсов пользователей и т.д.).
2. Реализационной неоднородности. Реализационная неоднородность источников проявляется в использовании разнообразных компьютерных платформ, средств управления базами данных, моделей данных и знаний, средств программирования, операционных систем, и т.п.
0 комментариев