Управлінський облік запасів

1.2 Управлінський облік запасів

Рівень запасу ресурсів залежить від строків їх надходження та витрачання. Порядок оприбуткування запасів наведено на рис. 1.1.

Для підтримки оптимального рівня запасів необхідна достовірна і своєчасна інформація про розміри закупки товарно-виробничих запасів. Перш за все, така інформація цікавить менеджера відділу постачання. Вона необхідна для правильного планування майбутніх закупок з врахуванням можливої зміни обсягу виробництва або асортименту продукції.

Бухгалтерія ^{довіреність} Експедитор ^{Проводиться перевірка запасів, якщо знайдені}

^{ф. М-2 ознаки порушень зберігання, транспортування}

 ^{ф. М-26(масовий характер) Комерційний акт}

^{ф. М-3 (реєстрація)}

   ^{Склад(комірник)}

 

^{Виявлено Перевірка запасів та Не виявлено}

^{розбіжності  їх оприбуткування розбіжностей}

^{Складання акту про приймання Складання прибуткового}

^{запасів ф. М-7 ордеру ф. М-4}

Рис. 1.1. Організація процесу придбання запасів

Регулярне одержання менеджером відділу постачання даних про перспективи зміни потреб в тих або інших матеріальних ресурсах допоможе зекономити певну суму коштів (іноді досить значну) та уникнути збоїв у процесі виробництва через відсутність необхідної сировини.(8, с.103)

Інформація про кількість замовлених оборотних матеріальних запасів і строки їх доставки дозволяє не тільки правильно спланувати роботу складів, але й зорієнтуватися, на що можна розраховувати у випадку будь-яких змін у виробничому процесі, може бути основою для пошуку потенційних постачальників нових видів сировини і матеріалів, необхідних для виготовлення нових видів продукції, запланованих до випуску.

Запаси на підприємство можуть надходити в результаті:

-           придбання за плату;

-           виготовлення власними силами підприємства;

-           внесення до статутного капіталу підприємства;

-           безоплатного одержання;

-           придбання в обмін на подібні активи;

-           придбання при обміні (частковому обміні) на неподібні активи.

Первісною вартістю запасів, придбаних за плату, є собівартість, яка складається з таких фактичних витрат:

-           суми, що сплачуються згідно з договором постачальнику (продавцю) за вирахуванням непрямих податків;

-           суми ввізного мита;

-           суми непрямих податків у зв'язку з придбанням запасів, які не відшкодовуються підприємству;

-           транспортно-заготівельні витрати.

-           інші витрати, які безпосередньо пов'язані з придбанням запасів і доведенням їх до стану, в якому вони придатні для використання у запланованих цілях.(3, с.2)

Визначення пріоритету закупок є важливим в тому випадку, якщо у підприємства дефіцит грошових коштів або воно має недостатню кількість складських приміщень. Крім того, спланувавши оптимальний обсяг закупок, можна одержати від постачальника знижки, що встановлюються залежно від розміру партії.

Визначити оптимальний обсяг закупівлі запасів можна за даними внутрішньої звітності, яка може складатись з будь-якою періодичністю, необхідною для даного підприємства, наприклад: після кожного факту отримання замовлення на закупки; після кожного факту укладення договору на постачання оборотних матеріальних запасів; після кожного факту отримання рахунку від постачальника; після кожного факту отримання нової партії матеріальних запасів; щоденно; щонеділі тощо.

 В кінці місяця може складатись внутрішня звітність про розміри закупок запасів. Один примірник якої може подаватись до бухгалтерії в якості регістру аналітичного обліку, на основі якого будуть здійснені записи до Головної книги, журналів або в інших регістрах синтетичного обліку. При цьому, якщо таку звітність складено в розрізі постачальників або за шляхами придбання й вона містить інформацію про фактично одержані матеріальні ресурси та їх оплату, вона може замінити журнал № 5, якщо ж за видами матеріальних запасів, шо закуповуються, і місцями зберігання - звіт цей можна використовувати замість звіту комірника (за умови, що у звіті міститься інформація про фактичне надходження оборотних матеріальних запасів) тощо. Якщо звіт про закупівлю складено за декількома ознаками, то з метою відображення операцій в обліку він може використовуватись більш широко.

Також важливою при управлінні запасами на підприємстві є мінімізація витрат, пов'язаних з їх придбанням. Значною часткою таких витрат є транспортно-заготівельні. В обліку ці витрати можуть відображатись:

а) на окремому рахунку "Транспортно-заготівельні витрати";

б) на окремому субрахунку рахунку "Виробничі запаси";

в) прямо включатись до фактичної собівартості запасів. Доцільно використовувати на підприємствах з невеликою номенклатурою матеріалів, а також у випадках суттєвої значимості окремих видів і груп матеріалів.

 Важливим моментом в управлінні матеріальними запасами є оцінювання витрат на їх збереження, вантажно-розвантажувальні роботи. Так, при перевищенні запасів від оптимального рівня потрібно мати додаткові приміщення, додаткових людей. Крім того, підприємства для зменшення ризику втрат матеріальних запасів проводять їх страхування, в тому числі і надлишкових запасів. Це свідчить про те, що і при збереженні матеріальних запасів підприємство може понести витрати, яких можна запобігти.

Відповідальність за забезпечення оптимального запасу по кожному найменуванню матеріалів, що надходять на зберігання несе завідувач складом (комірник).

Порядок організації обліку запасів на складах і в бухгалтерії наведено на рис. (див. рис. 1.2.).

Загальні витрати на зберігання запасів на складі складаються з багатьох статей, тому непросто визначити скільки коштує підприємству утримання запасів. Управлінський облік повинен забезпечувати зменшення витрат, пов'язаних із зберіганням запасів.

Для ефективного управління запасами необхідним є:

1) регулювання кількості оборотних активів на складах (що забезпечується визначенням оптимального рівня закупівлі запасів);

2) скорочення витрат, пов'язаних з утриманням складських приміщень;

3) зменшення втрат запасів, внаслідок їх псування, природних втрат та недостач;

4) розробка нормативів по витрачанню матеріалів тощо.

Матеріальні витрати мають значну питому вагу в собівартості продукції промислових підприємств, тому в системі управління витратами першочергове значення надається формуванню норм і нормативів матеріальних витрат. Нормативні витрати матеріальних ресурсів представляють величину витрат, які повинно понести підприємство.

Такі норми по кожному виду оборотних матеріальних запасів повинні зазначатись і в картках складського обліку (як це робиться в світовій практиці) При цьому необхідно систематично контролювати фактичні залишки матеріалів шляхом порівняння їх з нормативними. У випадках перевищення фактичних залишків над нормативними, тобто наявності понаднормативних залишків матеріалів, необхідно вживати заходів до їх скорочення, а у випадку дефіциту - ставити питання про нові закупки.

Величина прямих нормативних матеріальних витрат на одиницю готової продукції визначається як добуток кількості матеріалів (на виході), передбачених нормативом на одиницю готової продукції, на ціну, що повинна бути сплачена за одиницю матеріалу (на вході).

^{Власник, керівник}

^{Головний бухгалтер (призначення, договір про повну мат. відповідальність)}

^{Інструктаж МВО,  функції, обов’язки, права}

 ^{комірник  відповідальність}

 

^{Центральний Склад№1}

^{склад Склад№2}

^{Склад№3, і т.д.}

^{Зберігання запасів}

 ^{За секціями ( в ящиках, контейнерах,}

^{полицях тощо )}

^{Складський облік}

^{За видами об’єктів, За місцями За кількістю}

^{що зберігаються зберігання запасів}

 

 ^{Звітність МВО}

 ^{Бухгалтерія}

^{Сортовий облік Облікові регістри}

^{Партійний облік}

^{Сальдовий (оперативно -}

^{бухгалтерський)}

Рис. 1.2.Організація складського обліку запасів та облік в бухгалтерії

Основою для розрахунку нормативних величин виступає норма мате -ріальних витрат у натуральному вираженні. Відносно продукції норми матеріальних витрат поділяють на наступні групи (табл. 1.2).

Основними джерелами формування нормативної бази прямих матеріальних витрат є: конструкторська документація специфікація деталей, вузлів та збірних з'єднань; технологічна документація технологічні описи виникнення та обробки деталей та вузлів, подетально маршрутні відомості, закріплення деталеоперацій за цехами, виробничими ділянками; специфікація вузлування; комплектовочні відомості покупних напівфаб -рикатів та виробів.

Таблиця 1.2

Групи норм матеріальних витрат

Норми	Характеристика порч
Поопераційна	Регламентує витрачання запасів на окрему операцію. Систематизуючи ці норми у відомості поопераційних норм витрат по виробничих одиницях, можна отримати кошторис матеріальних витрат по підрозділу. Поопераційні норми витрачанні матеріалів використовуються для розробки нормативно-технологічних карт, кошторисів матеріальних витрат та нормативних калькуляцій.
Подетальна	Отримують в результаті узагальнення поопераційних норм, що відносяться до окремого найменування деталей. Систематизацію проводять у спеціальних відомостях подетальних норм.
Повузлова	Регламентує витрачання матеріалів на окремі вузли, які можуть бути використані на самому підприємстві, реалізовані на сторону в складі запасних частин або у складі товарної продукції
Функціональна	Розраховується при удосконаленні технології виробництва та його організації, збільшенні серійності та використанні поточних методів виробництва окремих виробів, вузлів деталей тощо. Вцілому функціональні норми характеризують процес функціонування матеріалів, що використовуються у виробництві. Такі норми застосовують у конструкторських розробках, створенні і удосконаленні технологічних процесів виробництва конкретних видів продуктів.

 

В залежності від структури підприємства матеріали відпускаються з центральних (головних) складів, на склади підрозділів або безпосередньо на самі підрозділи (за відсутності у них складів) та з цехових складів (комор) у виробництво (відділів, бригад, безпосередньо на робочі місця) у відповідності з встановленими нормами та обсягами виробничої програми.

Важливим моментом при управлінні витрачанням запасів є їх економія, яка може забезпечуватись завдяки контролю товарно виробничих цінностей за кожним робочим місцем, а також зниження матеріаломісткості продукції, при цьому попередньою формою контролю за витрачанням запасів є їх лімітування.

Ліміти відпуску матеріалів на виробництво встановлюються відділом постачання чи іншими підрозділами (посадовими особами) за рішенням керівника підприємства, з врахуванням залишків матеріалів на початок кінець запланованого періоду.(10 с. 178)

Відхилення за нормами та понадлімітним витрачанням матеріалів можна визначити за первинними документами, такими як: лімітно-забірна картка, вимога-накладна, накладна, вимога на додатковий відпуск матеріалів, накладна на понадлімітний відпуск сировини та ін.

Виходячи з конкретних умов діяльності, підприємства крім форм первинних облікових документів, які містяться в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, можуть застосовувати самостійно розроблені форми первинних облікових документів з руху матеріально-виробничих запасів.

При одержанні матеріалів для виробництва виробів (продукції) в обмін на забраковану і для усунення браку до лімітно-забірної картки або вимоги-накладної додаються акти (повідомлення) про брак із зазначенням шифру виробу, деталі або номеру замовлення, за яким виготовлена забракована продукція.

При заміні матеріалу, передбаченого встановленою для даного виробу (продукції) технологією, іншим матеріалом оформляться вимога на заміну.

Передача матеріалів з одного складу підприємства на інший, а також зі складу (комори) одного підрозділу підприємства на склад (комору) іншого підрозділу оформлюються накладними на внутрішнє переміщення.

Підрозділи підприємства щомісячно складають звіти про наявність та рух оборотних матеріальних запасів, які разом з іншими документами з обліку витрат на виробництво передаються до бухгалтерії підприємства згідно з графіком документообігу.

Документальний контроль за рухом і зберіганням запасів доповнюється інвентаризацією, якій належить важлива роль в управлінні матеріальними активами. У вітчизняній і зарубіжній практиці застосовується постійна або безперервна, періодична і річна інвентаризація.