Этапы внедрения

3.2 Этапы внедрения

Первой сложностью, с которой столкнулось Общество при внедрении проекта, было превышение выделенного лимита на благотворительные мероприятия. Необходимо напомнить, что решением общего собрания участников Общества, на благотворительные мероприятия было решено направить сумму в размере 495 000 рублей из чистой прибыли по итогам работы Общества в 2008 году. Общая стоимость медицинского оборудования составила 505 346 рублей. Таким образом, необходимо было либо уменьшить номенклатуру оборудования, либо дополнительно изыскать 10 346 рублей. Решено было пойти по второму пути. Особую благодарность необходимо выразить генеральному директору Общества. Он из личных сбережений профинансировал приобретение всех гимнастических мячей на общую сумму 10 390 рублей. Стоимость остального медицинского оборудования, которое подлежащего оплате Обществом, составило 494 956 рублей.

Размер пожертвования и благополучатель были определены в конце истекшего года. Сразу же после этого началась работа по определению и согласованию благотворительных мероприятий. После проведения анализа финансово-хозяйственной деятельности Видновской детской городской поликлиники, определения возможных благотворительных мероприятий и выяснения потребности в медицинском оборудовании, определиться с наименованием оборудования и тренажеров, а также с поставщиками и условиями сервисного облуживания не составило особых сложностей.

Следующим этапом внедрения проекта стало утверждение главными врачами Видновской городской детской поликлиники и МУЗ Видновская районная больница перечня передаваемого оборудования, его технических характеристик, потребительских свойств, сроков гарантии и сервисного обслуживания, а также сертификатов соответствия, выданных Федеральной службой по надзору в сфере здравоохранения и социального развития. Поскольку список оборудования неоднократно обсуждался и дополнялся, главный врач детской поликлиники был с ним знаком заблаговременно. Никаких препятствий для утверждения списка не возникло.

Помимо согласования стоимости необходимого медицинского оборудования и продолжительности гарантийного и сервисного обслуживания, с поставщиками обсуждалось еще два очень важных аспекта поставки. Это наличие оборудования на складе в Москве и возможный срок поставки. У всех отобранных поставщиков необходимое оборудование и тренажеры находились на складе, но срок поставки разнился. Из-за продолжительного новогоднего отдыха, установленного Трудовым кодексом РФ и Постановлением Правительства РФ от 26.11.2008 года № 877 «О переносе выходных дней в 2009 году», некоторые организации начинали принимать заказы на поставку только после 12 января 2008 года. Другие организации работали в праздничные новогодние дни, но на условиях сокращенного рабочего дня. Они могли заключить договор и поставить оборудование в течение трех дней после оплаты договора. Несмотря на это, оплата товара подразумевалась путем безналичного денежного перевода на расчетный счет продавца, а все банковские организации начинали свою работу также после праздничных дней, то есть одиннадцатого января. Учитывая этот факт, было решено не разбивать сроки поставки на несколько дней, а произвести доставку товара и его наладку на месте в один день. Исключение составляли только стеллажи. Изготовление, доставка, наладка указанного оборудования составляла десять дней. Было принято решение о том, что инвентарь и тренажеры будут поставляться всеми поставщиками в один день и в одно время, а сборка стеллажей будет производиться позже, после изготовления всех конструктивных элементов.

После согласования с поставщиками возможных сроков доставки и установки оборудования наступил момент юридического закрепления достигнутых договоренностей и принятия на себя договорных обязательств всеми сторонами данного проекта.

В первую очередь был заключен договор пожертвования от 14 января 2009 года между ООО «Триада-альянс» (Благотворитель) и Муниципальным учреждением здравоохранения Видновская районная больница Управления здравоохранения Администрации Ленинского муниципального района Московской области (Благополучатель). От имени Общества договор подписал генеральный директор Общества. В подтверждение своих полномочий он также ссылался в договоре на Протокол очередного общего собрания участников Общества № 01/09 от 12 января 2009 года об утверждении бухгалтерского баланса и итогов работы Общества за 2008 год, а также о распределении чистой прибыли по итогам работы за 2008 год. Указанным Протоколом часть чистой прибыли в размере 495 000 рублей направлялась на благотворительную деятельность. Со стороны МУЗ Видновская районная больница договор пожертвования подписал главный врач больницы. Также договором предусмотрено, что все передаваемое имущество предназначено для размещения и последующей работы в здании Видновской городской детской поликлиники. Из договорных обязательств сторон следует выделить такие обязательства Благотворителя, как передача имущества в полном объеме, в исправном состоянии, не эксплуатировавшимся ранее в других медицинских учреждениях, свободным от прав третьих лиц, в оговоренный договором срок. К обязательствам Благополучателя следует отнести прием имущества, размещение его в Видновской городской детской поликлинике, оказание медицинских услуг пациентам с использованием передаваемого оборудования и тренажеров без взимания платы, а также мораторий на отчуждение имущества в течение пяти лет. В качестве дополнительного соглашения к договору пожертвования прилагается Перечень имущества. В указанный Перечень входит полностью все оборудование, которое ранее было согласовано с главным врачом, а также указана стоимость этого оборудования и его состояния – новое.

В течение двух последующих дней, то есть 15 и 16 января 2009 года были заключены три договора с поставщиками оборудования. Двое из поставщиков являлись дилерами производителей медицинской техники и тренажеров, а третий являлся изготовителем стеллажей.

Договор поставки между ООО «Триада-альянс» и ООО «Оберон-мед» был заключен на поставку Велоэргометра BIKERACE HC-800, Спироанализатора MIR Spirolab II и Стресс-системы Innomed Medical – Cardio PC/E на общую сумму 273 443 рублей. Аналогичный договор Общество заключило с ООО «Директ Медикал Системз» на поставку Аппарата СМТ-терапии Амплипульс-8, тягового устройство типа «Дуплекс» RMS 2182, мячей гимнастических JOHN Classic 35 см, 55 см и 65 см, пуфика трехсекционного, модель АЛ 298, министепперов Torneo S-103 Vario, на сумму 156 503 рубля.

По условиям договоров поставки продавцы обязаны предать покупателю определенный товар, а покупатель обязан принять товар и оплатить его. В силу специфики ситуации, когда товар приобретается не для личного использования или предпринимательской деятельности, а для безвозмездной передачи муниципальному медицинскому учреждению в качестве пожертвования, в договоры был внесен ряд поправок и изменений. В обязанность поставщиков было вменено доставить оборудование по адресу Видновской городской детской поликлиники, произвести разгрузку оборудования, его установку и наладку работы. Также в договорах предусмотрены гарантийные сроки и продолжительность бесплатного сервисного обслуживания. Срок доставки товара составлял три дня с момента оплаты. Номенклатура товара указывалась в качестве отдельного приложения к договорам. В обязанности покупателя входило принять товар и произвести его оплату. Оплата должна быть произведена в течение пяти дней с момента заключения договора на расчетные счета поставщиков в виде предоплаты полной стоимости товаров. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязательств была предусмотрена ответственность в виде уплаты виновной стороной другой стороне пени в размере 0,1% в день от цены договора. В качестве обязательного условия была предусмотрена обязательная передача поставщиками всей необходимой документации, а также сертификатов и разрешительных документов для использования в медицинских учреждениях на территории Российской Федерации.

Договор подряда на изготовление стеллажей был заключен 16 января 2009 года с ООО «ДиКом». В рамках заключенного договора подрядчик обязался изготовить своими силами и за свой счет конструктивные элементы в необходимом количестве, осуществить их доставку, а также осуществить сборку конструкции. Общество, выступая заказчиком по договору, обязалось оплатить работу и принять ее. Оплата предусматривалась поэтапная. 40% необходимо было оплатить в течение трех дней с момента заключения договора, 30% после завершения изготовления конструктивных элементов, а оставшиеся 30% должны быть оплачены после сборки конструкции и подписания акта выполненных работ. Срок изготовления конструктивных элементов составлял 10 календарных дней после поступления денег на расчетный счет подрядчика. Для ускорения процесса изготовления между представителями сторон договора была достигнута договоренность о том, что изготовление начнется непосредственно после подписания договора. Таким образом, Обществу удалось уменьшить общий срок исполнения договора более чем на три дня.

Непосредственно в дни заключения договоров производилась оплата товаров и услуг. Оплата по договору с ООО «Оберон-мед» в размере 273 443 рублей была произведена по выставленному счету № 1 от 15 января 2009 года. Копия платежного поручения № 8 от 15.01.2009 года с отметкой банка об исполнении была направлена по факсу в адрес поставщика для начала формирования заказа.

Оплата суммы в размере 156 503 рублей на расчетный счет ООО «Директ Медикал Системз» была произведена 16.01.2009 года на основании договора и выставленного счета. Платежное поручение Общества № 9 от того же числа со штампом исполняющего банка о принятии к исполнению было отсканировано и отправлено по электронной почте в адрес поставщика. С этого момента поставщик передал соответствующее распоряжение на склад и приступил к формированию заказа.

Перед заключением договора с ООО «ДиКом» на производство и установку металлических стеллажей, был осуществлен выезд инженера службы заказов указанной организации в Видновскую детскую городскую поликлинику. Специалист на месте, непосредственно в регистратуре поликлиники, смог определить размеры помещения, наиболее оптимальную форму и количество стеллажей, а также их конструктивных элементов. Среди прочих параметров учитывались пожелания и возможности медицинского персонала по работе со стеллажом. Произведенные замеры и требования работников регистратуры послужили исходными данными для составления заказа. В итоге, было определено, что производитель изготовит и установит металлические сборные полочные стеллажи, высотой 1800 мм и глубиной 500 мм. Соединение балок на зацепах, окраска элементов серой порошковой краской. Также в качестве обязательного условия сотрудничества сторон была предусмотрена передача изготовителем копии сертификата соответствия продукции.

После подписания договора подряда 19 января 2009 года Обществом был перечислен авансовый платеж в размере 40% от цены договора, что составляет 30 160 рублей, включая НДС.

Следующим этапом внедрения стала доставка медицинского оборудования в Видновскую детскую городскую поликлинику. Началом этапа можно считать телефонные переговоры между представителями Общества и главным врачом поликлиники за один день до дня доставки имущества. Был согласован ряд принципиальных организационных моментов сотрудничества. В числе обсуждаемым вопросов значились такие, как наличие врачей-специалистов для приема оборудования, определение будущего места нахождения оборудования, подведение или обозначение точек подключения электрических мощностей, время доставки и установки оборудования. Главный врач детской поликлиники заверил представителя благотворителя в том, что поликлиника готова к принятию оборудования, и нет никаких препятствий с ее стороны для исполнения договора пожертвования.

Затем состоялись телефонные переговоры между представителем Общества и представителями поставщиков. Последние подтвердили готовность комплекта необходимого медицинского оборудования и выразили готовность доставить его в назначенное место и время. Также поставщики дали твердую гарантию того, что при установке оборудования будут присутствовать их квалифицированные специалисты, которые не только наладят работу медицинского оборудования и тренажеров, но и проведут краткий инструктаж по эксплуатации для медицинских специалистов поликлиники.

Доставка товара была осуществлена 21 января 2009 года. При приемке товара присутствовали представители поликлиники, поставщиков и Общества, наделенные соответствующими полномочиями на основании доверенностей. Разгрузка, монтаж, наладка медицинского оборудования и тренажеров осуществлялась силами представителей поставщиков. После завершения установки, врачам-специалистам был передан весь комплект необходимой технической документации и инструкций по эксплуатации. Также была произведена краткая лекция по использованию оборудования, включая медицинские показания к использованию тренажеров и наиболее эффективные упражнения для лечения или профилактики определенных заболеваний. Были подписаны акты приема-передачи оборудования между поставщиками и Обществом, а также между Обществом и МУЗ Видновкая районная больница. Поставщики передали представителю Общества счета-фактуры. В завершение данного этапа был произведен обмен визитными карточками между продавцами оборудования и представителями детской поликлиники. Данный элемент коммуникационного процесса был осуществлен с определенной целью. Это было сделано для того, чтобы общение между сторонами по вопросу гарантийного ремонта и сервисного обслуживания происходило напрямую, без привлечения Общества.

Изготовление стеллажей заняло у производителя меньше времени, чем было предусмотрено договором. Это было вызвано тем, что договорные сроки указываются с небольшим запасом, в расчете на непредвиденные обстоятельства, такие как задержка поставки материала, большое количество выполняемых заказов, временное отсутствие некоторого количества рабочих специалистов и другое. Кроме того, в первых числах января, как правило, не бывает много заказов. Еще одним дополнительным фактором, позволившим выполнить заказ с опережением договорного графика, явилось наличие небольшого количества необходимых конструктивных элементов на складе изготовителя. Полностью формирование заказа подрядчик смог закончить 22 января, о чем проинформировал представителя Общества по телефону. На следующий день была запланирована доставка и начало сборки стеллажей. Оплата Обществом следующего платежа в размере 22 620 рублей на расчетный счет производителя была произведена 22 января 2009 года.

Разгрузка конструкций и инструментов осуществлялись силами подрядчика 23 января. В силу того, что этот процесс сборки такого большого количества конструкций занимает довольно много времени, с руководством поликлиники была достигнута договоренность о том, что работы по сборке стеллажей будут производиться выходные дни 24 и 25 января. Кроме того, работа в выходные дни была вызвана тем обстоятельством, что только в эти дни в поликлинике отсутствуют посетители, и имеется возможность перемещения амбулаторных карт пациентов. Несколько сотрудников поликлиники оказывали помощь мастерам по сборке стеллажей в подготовке места размещения конструкций, в перемещении амбулаторных карт на временное хранение в другие помещения, в демонтаже старых конструкций и другой деятельности. После завершения сборки конструкции также были подписаны акты выполненных работ между подрядчиком и Обществом, а также акт передачи между Обществом и детской поликлиникой. Окончательный расчет между производителем стеллажей и Обществом был завершен 26 января 2009 года, когда Обществом был осуществлен последний платеж в размере 22620 рублей.

В результате внедрения проекта оказания благотворительных мероприятий для муниципальных медицинских учреждений города Видное ООО «Триада-альянс» оплатило и безвозмездно передало Видновской городской детской поликлинике необходимое медицинское оборудование, тренажеры и стеллажи.