Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну

1.4 Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Работа с секретными документами, шифротелеграммами, обработка секретной информации в Минюсте России и его территориальных органах осуществляется в соответствии с Законом Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 41, стр. 8220-8235, ст. 4673; 2003, № 27, ст. 2700, № 46, ст. 4449; 2004, № 27, ст. 2711, № 35, ст. 3607; 2007, № 49, ст. 6055, ст. 6079; 2009, № 29, ст. 3617) и специальным нормативным правовым актом Правительства Российской Федерации.

1.5 Порядок работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию ограниченного распространения, регламентируется постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 30, ст. 3165) и приказом Минюста России от 07.10.2010 № 250 «Об упорядочении обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Минюсте России и его территориальных органах» (зарегистрирован в Минюсте России 01.11.2010, регистрационный № 18870).

1.6 Работа с обращениями граждан производится в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060; 2010, № 27, ст. 3410) и приказом Минюста России от 30.06.2009 № 199 «Об утверждении Административного регламента Министерства юстиции Российской Федерации по организации приема граждан, обеспечению своевременного и в полном объеме рассмотрения их устных и письменных обращений с уведомлением граждан о принятии решения в установленный законодательством Российской Федерации срок» (зарегистрирован в Минюсте России 26.08.2009, регистрационный № 14615).

1.7 Положения Инструкции применяются к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.8 Организацию и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и общий контроль за соблюдением установленного Инструкцией порядка работы с документами в Минюсте России и его территориальных органах осуществляет Департамент организации и контроля.

1.9 Ведение делопроизводства осуществляются:

в Минюсте России - Департаментом организации и контроля, а также гражданскими служащими, назначенными приказом Минюста России ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Минюста России и совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями;

в территориальном органе Минюста России[6] - гражданскими служащими, назначенными приказом территориального органа ответственными за ведение делопроизводства в соответствующем территориальном органе и совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями[7].

1.10 Руководители структурных подразделений Минюста России и начальники территориальных органов, лица, исполняющие их обязанности[8], которые обязаны во вверенном им структурном подразделении Минюста России (территориальном органе):

- обеспечивать и контролировать выполнение требований Инструкции, в том числе осуществлять контроль за работой ответственных за делопроизводство;

- принимать меры по сокращению служебной переписки по вопросам, которые могут быть разрешены путем личного общения или переговоров с использованием технических средств связи и информационных систем, за исключением случаев, когда нормативными правовыми актами Российской Федерации и (или) Минюста России предусмотрено обязательное составление письменного документа;

- обеспечивать ознакомление с Инструкцией под роспись вновь поступивших на федеральную государственную гражданскую службу гражданских служащих.

1.11 Функции, задачи, полномочия Департамента организации и контроля, в том числе по организации и ведению делопроизводства, регламентируются положением о нем, утверждаемым приказом Минюста России, а также настоящей Инструкцией.

Должностные обязанности гражданских служащих Департамента организации и контроля и ответственных за делопроизводство устанавливаются их должностными регламентами и Инструкцией.

Перед утверждением должностные регламенты ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Минюста России предварительно согласовываются Департаментом организации и контроля.

Примерный перечень должностных обязанностей ответственных за делопроизводство в территориальном органе, подлежащий включению в должностной регламент ответственного за делопроизводство в территориальном органе, разрабатывается Департаментом организации и контроля.

1.12 Гражданские служащие обязаны:

- знать и выполнять требования настоящей Инструкции;

- не разглашать содержание документов, не допускать их утраты, а также пресекать действия (бездействие) других лиц, могущие привести к таким последствиям;

- знакомить с содержанием документов других гражданских служащих только с разрешения своего руководителя (начальника);

- передавать документы, их копии, проекты сторонним организациям в Минюсте России только с разрешения Министра юстиции Российской Федерации или лица, исполняющего его обязанности[9], а в территориальном органе – только с разрешения начальника территориального органа;

- при увольнении или переводе в другое структурное подразделение Минюста России (территориальный орган) передать все числящиеся за ними документы по акту (приложение № 1) ответственному за делопроизводство;

- при уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни (если это позволяет состояние здоровья), в случае отстранения от замещаемой должности федеральной государственной гражданской службы передать по реестрам установленной формы (приложение № 2) все находящиеся у них документы ответственному за делопроизводство или другому гражданскому служащему по указанию руководителя структурного подразделения Минюста России (начальника территориального органа) с внесением сведений о движении в регистрационно-контрольные карточки этих документов в СЭД.

1.13 При переводе или увольнении руководителя структурного подразделения Минюста России (начальника территориального органа) наличие и состояние документов, находящихся в делопроизводстве соответствующего структурного подразделения (территориального органа), отражается в акте приема-передачи дел и должности.

1.14 Об утрате или неисправимом повреждении документа, в случаях нарушения установленных Инструкцией правил работы с документами, утере ключей от помещений, хранилищ, сейфов, в которых хранятся документы, печатей и штампов, а также о фактах обнаружения неучтенных документов гражданские служащие обязаны незамедлительно письменно сообщать:

- в Минюсте России - руководителю структурного подразделения Минюста России и в Департамент организации и контроля;

- в территориальном органе - начальнику территориального органа.

1.15 Для совместной проработки проектов документов и рассылки информационных материалов в Минюсте России и его территориальных органах используется внутренняя электронная почта.

1.16 Текст Инструкции размещается Департаментом организации и контроля на общедоступном ресурсе сервера информационной сети Минюста России и поддерживается в актуальном состоянии.

1.17 Гражданские служащие несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции.

II. Основные понятия

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел.

III. Создание документов в Минюсте России и его территориальных органах

3.1 Бланки документов

3.1.1 Документы, создаваемые в Минюсте России и его территориальных органах, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.

Размеры служебных полей на документе должны быть не менее: 20 мм - левое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее; 10 мм - правое.

3.1.2 Виды бланков, используемых в Минюсте России и его территориальных органах, состав их реквизитов разрабатываются Департаментом организации и контроля и утверждаются приказом Минюста России.

Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4.

3.1.3 В Минюсте России используются следующие виды бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации[10]:

бланк приказа Минюста России (приложение № 3);

бланк распоряжения Минюста России (приложение № 4);

общий бланк письма Минюста России (приложения № 5);

бланк письма Министра (приложение № 6);

бланк письма первого заместителя Министра (приложение № 7);

бланк письма статс-секретаря – заместителя Министра (приложение № 8);

бланк письма заместителя Министра (приложение № 9);

бланк письма Уполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека – заместителя Министра (приложение № 10);

бланк письма Уполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека (приложение № 11);

общий бланк Минюста России (приложение № 12);

общий бланк письма структурного подразделения Минюста России (приложение № 13);

3.1.4 В территориальном органе используются следующие виды бланков:

бланк приказа территориального органа (приложение 14);

бланк распоряжения территориального органа (приложение № 15);

бланк письма территориального органа (приложение № 16);

общий бланк территориального органа (приложение № 17).

3.1.5 Бланки изготовляются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Организация работы по изготовлению, получению из типографии и учету бланков возлагается:

в Минюсте России - на Департамент управления делами;

в территориальном органе – структурное подразделение, осуществляющее обеспечение финансово-хозяйственной деятельности.

3.1.6 Департамент управления делами (структурное подразделение территориального органа, осуществляющее обеспечение финансово-хозяйственной деятельности):

получает от Департамента организации и контроля (ответственного за делопроизводство в территориальном органе) заявки на изготовление бланков, а также, при необходимости, их образцы (макеты);

оформляет заказы на изготовление бланков в типографии;

осуществляет получение, учет поступления бланков в журнале учета бланков документов (приложение № 18) и выдачу изготовленных бланков документов Департаменту организации и контроля (ответственному за делопроизводство в территориальном органе).

Для ведения учета выдачи бланков они нумеруются типографским способом или нумератором в Департаменте организации и контроля (ответственным за делопроизводство в территориальном органе). Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков документов (приложение № 19).

3.1.7 Использование бланков осуществляется с соблюдением следующих правил:

бланки выдаются Департаментом организации и контроля (ответственным за делопроизводство) гражданским служащим под роспись в журнале учета выдачи бланков;

бланки используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах (сейфах);

передача бланков другим организациям и лицам не допускается;

ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут ответственные за делопроизводство и руководители структурных подразделений Минюста России (начальники территориальных органов Минюста России);

испорченные и невостребованные бланки возвращаются через Департамент организации и контроля (ответственного за делопроизводство) в Департамент управления делами (структурное подразделение территориального органа, осуществляющее обеспечение финансово-хозяйственной деятельности).

3.1.8 Бланки приказа, распоряжения, письма Уполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека, разрабатываются на основе продольного варианта расположения реквизитов; иные бланки - на основе углового варианта расположения реквизитов.

Реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа при угловом варианте их расположения, а при продольном - по середине листа вдоль верхнего поля.

3.1.9 Реквизиты бланков, в том числе воспроизведение Государственного герба Российской Федерации, исполняются в одноцветном варианте:

на бланках писем Министра и его заместителей, общем бланке и общем бланке письма Минюста России - Государственный герб Российской Федерации - красным цветом, остальные реквизиты – черным цветом;

на бланке письма структурного подразделения Минюста России, бланке письма территориального органа и общем бланке территориального органа – все реквизиты, в том числе воспроизведение Государственного герба Российской Федерации, синим цветом;

на иных бланках - все реквизиты, в том числе воспроизведение Государственного герба Российской Федерации, черным цветом.

3.1.10 Для бланков устанавливается следующий состав реквизитов:

1) для бланка приказа (распоряжения) Минюста России:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти: «Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России)»;

вид документа;

место составления (издания) документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера приказа (распоряжения);

2) для общего бланка письма Минюста России:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти: «Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России)»;

справочные данные о Минюсте России (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта;

3) для бланка письма должностного лица (Министра, заместителей Министра):

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти: «Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России)»;

должность лица, подписавшего документ;

справочные данные о Минюсте России (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта;

4) для бланка письма Уполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека:

Государственный герб Российской Федерации;

должность лица, подписавшего документ, на русском, английском и французском языках: «Уполномоченный Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека»; «Representative of the Russian Federation at the European Court of Human Rights»; «Representant de la Federation de Russie aupres de la Cour Europeenne des Droits de I Homme»;

справочные данные о Минюсте России на английском языке (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта;

5) для общего бланка Минюста России:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти: «Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России)»;

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

место составления (издания) документа;

6) для общего бланка письма структурного подразделения Минюста России:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти: «Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России)»;

справочные данные о Минюсте России (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

7) для бланка приказа (распоряжения) территориального органа:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти: «Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России)»;

наименование территориального органа;

вид документа;

место составления (издания) документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера приказа (распоряжения).

8) для бланка письма территориального органа:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти: «Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России)»;

наименование территориального органа;

справочные данные о территориальном органе (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта;

9) для общего бланка территориального органа:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти: «Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России)»;

наименование территориального органа;

место составления (издания) документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера.

3.2 Оформление реквизитов документов

3.2.1 При подготовке документов следует применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 или другой, совместимый с ним, с использованием шрифтов Times New Roman № 13-15 (№ 12 для оформления табличных материалов) через 1-1,5 межстрочных интервала.

В отдельных случаях размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены. Для выделения части текста документа, наименования, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания.

Похожие работы

Задачи, система и функции органов юстиции Российской Федерации

Скачать

30296

2

0

... Федерации” ·     Постановлением Правительства Российской Федерации от 03.06.95 г. № 550 “О дополнительных функциях Министерства юстиции Российской Федерации” ·     Указом Президента Российской Федерации от 02.05.96 г. № 642 “О мерах по развитию органов юстиции Российской Федерации” ·     Федеральным законом от 21.07.97 г. № 118-ФЗ “О судебных приставах” ·     ...

Обращения граждан в федеральные органы исполнительной власти

Скачать

216381

0

9

... ведения статистики и аналитической работы у каж­дого ведомства свои, что делает крайне трудной, даже невозможной подготовку общих отчётов по обращениям граждан в федеральные органы исполнительной власти. В-четвёртых, при регистрации обращений учитывается в основном их тематическая направленность, но, как правило, не учитывается их вид по со­держанию, поэтому заявления, жалобы, предложения не ...

Верховный суд Российской Федерации

Скачать

211594

2

0

... при осуществлении правосудия. 2. Научно-консультативный совет изучает вопросы, возникающие в судебной деятельности, и разрабатывает соответствующие рекомендации: а) по проектам разъяснений Пленума Верховного Суда Российской Федерации по применению законодательства, по материалам обобщений судебной практики и судебной статистики; б) по проектам представлений по вопросам, подлежащим разрешению в ...

Нотариат в Российской Федерации

Скачать

84312

0

0

... новелла этого закона заключается в том, что наряду с государственными нотариусами вводятся институт нотариусов, занимающихся частной практикой. 2     Понятие нотариата, его основные характеристики   2.1         Понятие нотариата ''Нотариат в Российской федерации призван обеспечивать в соответствии с конституцией Российской Федерации, конституциями республик в составе Российской Федерации, ...