Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну
При переписке между структурными подразделениями Минюста России и территориальных органов Минюста России бланки не используются
Подготовка и оформление проектов законодательных и иных нормативных правовых актов
Порядок оформления законопроектов
Порядок оформления проектов актов Президента Российской Федерации
Подготовка проектов нормативных правовых актов Минюста России
Утвердить Правила...» (правила не утверждаются, а дается поручение кому-то их утвердить)
Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
Протокол заседания (совещания)
Служебная переписка
Марта 2010 г
Записка (служебная, объяснительная, докладная, аналитическая)
Договоры (соглашения), контракты
Доверенность
Прием и первичная обработка поступивших документов
Конверты входящих документов, как правило, уничтожаются
Регистрация поступивших документов производится в пределах
Порядок рассмотрения поступивших документов руководством Минюста России и доведения поступивших документов до исполнителей
Организация работы с отправляемыми документами
Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь
Прием электронных документов из органов государственной власти и организаций, а также отправка в их адрес электронных документов
Дела формируются структурными подразделениями Минюста России
Описи структурных подразделений
Учет печатей и штампов
Централизованное тиражирование документов, относящихся к деятельности Минюста России, производится отделом документационного обеспечения
Навигация
Регистрация поступивших документов производится в пределах
Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации
348251
знак
8
таблиц
0
изображений
4.4.3 Регистрация поступивших документов производится в пределах
документопотоков в СЭД путем создания электронных регистрационных карточек:
по обращениям граждан - отделом по работе с обращениями граждан;
по документам органов государственной власти, документам территориальных органов, документам организаций и др. – отделом документационного обеспечения.
4.4.4 Перечень сведений о документе, используемых в целях учета и поиска документов в СЭД и подлежащих занесению в электронную регистрационную карточку документа включает:
адресант (полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица – отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина);
адресат (полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица – получателя документа (в соответствии с реквизитом «Адресат» (пункт 10 подраздела 3.2.4 Инструкции);
должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ (в соответствии с реквизитом «Подпись» (пункт 15 подраздела 3.2.4 Инструкции);
вид документа (в соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа);
дата документа (в соответствии с датой, обозначенной в документе автором или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует);
номер документа (в соответствии с номером, присвоенным документу автором);
дата поступления документа (дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе);
регистрационный номер входящего документа;
ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа (в соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите);
наименование текста (краткое содержание документа (заголовок к тексту);
индекс дела (индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа);
сведения о переадресации документа (на основании резолюции на документе (реквизит «Указания по исполнению»);
количество листов основного документа;
количество приложений;
общее количество листов приложений;
указания по исполнению документа (резолюция или поручение руководителя, определяющее характер исполнения документа и срок исполнения);
должность, фамилия и инициалы исполнителя;
отметка о конфиденциальности (в соответствии с реквизитом «Гриф ограничения доступа к документу» («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» и др.).
В зависимости от вида документа перечень сведений о документе может изменяться как в сторону его расширения, так и в сторону сокращения путем настройки электронной регистрационной карточки по видам документов.
4.4.5 В целях оптимизации процесса регистрации поступивших в Минюст России документов Департаментом организации и контроля совместно с Департаментом управления делами и с привлечением других структурных подразделений Минюста России разрабатываются и по мере необходимости корректируются классификаторы (справочники), используемые в СЭД:
видов документов;
структурных подразделений;
должностных лиц;
исполнителей;
корреспондентов;
предметно-тематический (вопросов деятельности);
резолюций (указаний по исполнению);
результатов исполнения документов и др.
4.4.6 При регистрации поступающих документов, вне зависимости от способа их доставки, на каждый регистрируемый документ в СЭД создается электронная регистрационная карточка, в которой наряду с иными сведениями о документе указывается дата его поступления и формируется входящий регистрационный номер документа, служащие уникальным идентификатором документа в СЭД.
После создания и сохранения электронной регистрационной карточки
документ включается в систему электронного документооборота путем присоединения к электронной регистрационной карточке с использованием технологий СЭД электронного образа документа, поступившего на бумажном носителе, или поступившего электронного документа.
4.4.7 Структура регистрационного номера поступившего документа включает:
4.4.7.1 При регистрации обращения гражданина - порядковый номер документа в пределах календарного года в соответствии с очередностью поступления документов данного вида и регистрации их в разделе «Обращения граждан» СЭД, который дополняется через косую черту двумя последними цифрами обозначения текущего года. Если от гражданина в течение года поступает несколько обращений по одному и тому же вопросу, но с новыми доводами, то за ними сохраняется регистрационный номер первого обращения, дополняемый каждый раз очередным номером обращения данного гражданина в текущем году, указанным в круглых скобках, например: 1038/10(2) - для второго обращения. Для выявления повторности обращений граждан используется классификатор корреспондентов раздела «Обращения граждан» СЭД.
4.4.7.2 При регистрации иных документов, за исключением обращений граждан - порядковый номер документа в пределах календарного года в соответствии с очередностью поступления документов и регистрации их в разделе «Входящие» СЭД, который для отдельных видов документов дополняется через дефис индексом дела по номенклатуре дел (грифом ограничения доступа к документу, кодом по классификаторам корреспондентов, видов документов и др.).
4.4.8 На документах, поступивших на бумажном носителе информации и подлежащих регистрации, после создания и сохранения электронной регистрационной карточки в нижнем правом углу первого листа документа печатается отметка о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа, служащих уникальными идентификаторами документа, либо проставляется рукописно в оттиске штампа установленного образца.
4.4.9 Электронный образ документа, поступившего на бумажном носителе и зарегистрированного в СЭД, создается отделом документационного обеспечения, выполнением операции сканирования документа в графическом формате.
Перед сканированием документа на первом его листе, в правом верхнем углу печатается, либо наносится иным способом уникальный штрих-код, позволяющий идентифицировать документ и используемый в СЭД для присоединения электронного образа документа, поступившего на бумажном носителе, к электронной регистрационной карточке данного документа с использованием технологий СЭД.
Не создается и не присоединяется к электронной регистрационной карточке электронный образ документа, содержащего сведения конфиденциального характера.
4.4.10 Поступивший электронный документ (электронный образ документа) присоединяется к его электронной регистрационной карточке с использованием технологий СЭД.
При необходимости, пользователем СЭД может создаваться копия электронного документа на бумажном носителе. На первом листе созданной
таким образом копии документа воспроизводятся предусмотренные пунктами 4.4.8, 4.4.9 Инструкции, отметка о поступлении и штрих-код, служащие идентификаторами документа.
Похожие работы
... Федерации” · Постановлением Правительства Российской Федерации от 03.06.95 г. № 550 “О дополнительных функциях Министерства юстиции Российской Федерации” · Указом Президента Российской Федерации от 02.05.96 г. № 642 “О мерах по развитию органов юстиции Российской Федерации” · Федеральным законом от 21.07.97 г. № 118-ФЗ “О судебных приставах” · ...
... ведения статистики и аналитической работы у каждого ведомства свои, что делает крайне трудной, даже невозможной подготовку общих отчётов по обращениям граждан в федеральные органы исполнительной власти. В-четвёртых, при регистрации обращений учитывается в основном их тематическая направленность, но, как правило, не учитывается их вид по содержанию, поэтому заявления, жалобы, предложения не ...
... при осуществлении правосудия. 2. Научно-консультативный совет изучает вопросы, возникающие в судебной деятельности, и разрабатывает соответствующие рекомендации: а) по проектам разъяснений Пленума Верховного Суда Российской Федерации по применению законодательства, по материалам обобщений судебной практики и судебной статистики; б) по проектам представлений по вопросам, подлежащим разрешению в ...
... новелла этого закона заключается в том, что наряду с государственными нотариусами вводятся институт нотариусов, занимающихся частной практикой. 2 Понятие нотариата, его основные характеристики 2.1 Понятие нотариата ''Нотариат в Российской федерации призван обеспечивать в соответствии с конституцией Российской Федерации, конституциями республик в составе Российской Федерации, ...
0 комментариев