Описи структурных подразделений

Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации
Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну При переписке между структурными подразделениями Минюста России и территориальных органов Минюста России бланки не используются Подготовка и оформление проектов законодательных и иных нормативных правовых актов Порядок оформления законопроектов Порядок оформления проектов актов Президента Российской Федерации Подготовка проектов нормативных правовых актов Минюста России Утвердить Правила...» (правила не утверждаются, а дается поручение кому-то их утвердить) Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов Протокол заседания (совещания) Служебная переписка Марта 2010 г Записка (служебная, объяснительная, докладная, аналитическая) Договоры (соглашения), контракты Доверенность Прием и первичная обработка поступивших документов Конверты входящих документов, как правило, уничтожаются Регистрация поступивших документов производится в пределах Порядок рассмотрения поступивших документов руководством Минюста России и доведения поступивших документов до исполнителей Организация работы с отправляемыми документами Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь Прием электронных документов из органов государственной власти и организаций, а также отправка в их адрес электронных документов Дела формируются структурными подразделениями Минюста России Описи структурных подразделений Учет печатей и штампов Централизованное тиражирование документов, относящихся к деятельности Минюста России, производится отделом документационного обеспечения
348251
знак
8
таблиц
0
изображений

6.3.19.3 Описи структурных подразделений.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

В Минюсте России в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно ответственными за делопроизводство в этих структурных подразделениях Минюста России. По данным описям документы сдаются в архив Минюста России.

Описи дел структурных подразделений Минюста России составляются по установленной форме (приложение № 33) и представляются в Департамент организации и контроля не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

При составлении описи дел структурного подразделения Минюста России соблюдаются следующие требования:

- описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части);

- срок хранения дела;

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений Минюста России устанавливается по согласованию с архивом Минюста России;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям Минюста России со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Опись дел структурного подразделения Минюста России подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником отдела документационного обеспечения и утверждается руководителем структурного подразделения Минюста России.

По требованию отдела документационного обеспечения к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями Минюста России, служат основой для подготовки сводной описи дел Минюста России, которую готовит отдел документационного обеспечения и по которой он передает дела на государственное хранение в ГАРФ.

Опись дел структурного подразделения Минюста России составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Минюста России, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив Минюст России гражданскими служащими структурных подразделений со служебной запиской, в которой указывается количество дел и описей, передаваемых в архив. Ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет структурное подразделение Минюста России, передающее документы.

6.3.20 Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение № 34) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК Минюста России одновременно. Согласованные ЦЭК Минюста России акты утверждаются Министром только после утверждения ЭПК ГАРФ, описей дел постоянного хранения; после этого Минюст России имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

6.3.21 Акты о выделении документов к уничтожению составляются аналогично описям в структурном подразделении Минюста России, а на их основе составляется сводный акт на дела Минюста России. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения Минюста России указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

6.4 Передача дел на архивное хранение

6.4.1 В архив Минюста России передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

6.4.2 Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Минюста России не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

6.4.3 Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Минюста России, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях Минюста России и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

6.4.4 Передача дел в архив Минюста России осуществляется по графику, подготовленному Департаментом организации и контроля, и утвержденному актом Минюста России.

6.4.5 В период подготовки дел структурным подразделением Минюста России к передаче в архив Минюста России гражданскими служащими отдела документационного обеспечения предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Минюста России. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел гражданские служащие структурного подразделения Минюста России обязаны устранить.

6.4.6 Прием каждого дела в архив Минюста России производится в присутствии ответственного за делопроизводство в этом структурном подразделении. При этом на обоих экземплярах описи на против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также проставляются подписи начальника отдела документационного обеспечения и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архив Минюста России передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства, а также базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

6.4.7 В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Минюста России ответственный за делопроизводство данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет и передает их в архив Минюста России, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

VII. Изготовление, учет, использование и хранение печатей,

штампов и бланков документов


Информация о работе «Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации»
Раздел: Государство и право
Количество знаков с пробелами: 348251
Количество таблиц: 8
Количество изображений: 0

Похожие работы

Скачать
30296
2
0

... Федерации” ·     Постановлением Правительства Российской Федерации от 03.06.95 г. № 550 “О дополнительных функциях Министерства юстиции Российской Федерации” ·     Указом Президента Российской Федерации от 02.05.96 г. № 642 “О мерах по развитию органов юстиции Российской Федерации” ·     Федеральным законом от 21.07.97 г. № 118-ФЗ “О судебных приставах” ·     ...

Скачать
216381
0
9

... ведения статистики и аналитической работы у каж­дого ведомства свои, что делает крайне трудной, даже невозможной подготовку общих отчётов по обращениям граждан в федеральные органы исполнительной власти. В-четвёртых, при регистрации обращений учитывается в основном их тематическая направленность, но, как правило, не учитывается их вид по со­держанию, поэтому заявления, жалобы, предложения не ...

Скачать
211594
2
0

... при осуществлении правосудия. 2. Научно-консультативный совет изучает вопросы, возникающие в судебной деятельности, и разрабатывает соответствующие рекомендации: а) по проектам разъяснений Пленума Верховного Суда Российской Федерации по применению законодательства, по материалам обобщений судебной практики и судебной статистики; б) по проектам представлений по вопросам, подлежащим разрешению в ...

Скачать
84312
0
0

... новелла этого закона заключается в том, что наряду с государственными нотариусами вводятся институт нотариусов, занимающихся частной практикой. 2     Понятие нотариата, его основные характеристики   2.1         Понятие нотариата ''Нотариат в Российской федерации призван обеспечивать в соответствии с конституцией Российской Федерации, конституциями республик в составе Российской Федерации, ...

0 комментариев


Наверх