Система захисту конфіденційної інформації, що є власністю держави

3. Система захисту конфіденційної інформації, що є власністю держави

Відповідальність за забезпечення правильного ведення обліку, зберігання та використання документів з грифом "ДСК" несуть керівники організацій. Ведення обліку, зберігання, розмноження та використання документів з грифом "ДСК", а також контроль за дотриманням вимог цієї Інструкції покладається на управління справами, загальні відділи, канцелярії організацій (далі — канцелярії).

На режимно-секретні підрозділи організацій покладається завдання з запобігання розголошенню відомостей, що містяться в документах з грифом "ДСК", та випадкам втрат таких документів.

Співробітники організацій, які працюють з документами з грифом "ДСК", в обов'язковому порядку підлягають ознайомленню під розписку із відповідними інструкціями, в яких регламентовано правила поводження з інформацією "ДСК". Ознайомлення здійснюють канцелярії організацій.

Співробітникам (виконавцям), допущеним до роботи з документами з грифом "ДСК", забороняється повідомляти усно або письмово будь-кому відомості, що містяться у цих документах, якщо це не викликано службовою потребою.

Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави визначаються основні правила:

-  прийняття і обліку документів;

-  розмноження і розсилання (відправлення) документів;

-  формування виконаних документів у справи;

-  використання документів;

-  зняття грифа "ДСК";

-  відбору документів для зберігання і знищення;

- забезпечення схоронності документів та перевірка їх наявності;

- обліку, зберігання і використання печаток, штампів і бланків. Приймання і облік (реєстрація) документів з грифом "ДСК"

здійснюється канцелярією організації, яка веде облік несекретної документації. На документи з грифом "ДСК", як правило, поширюється вимога одноразовості реєстрації. Кореспонденція з грифом "ДСК", що надходить до організації, у тому числі документи, створені за допомогою персональних комп'ютерів (ПК), приймається і розкривається централізовано у канцелярії співробітниками, яким доручена робота з такими документами. При цьому перевіряються номери, кількість сторінок та примірників документів, а також наявність додатків, зазначених у супровідному листі. У разі відсутності у конвертах (пакетах) документів або додатків до них складається акт про відсутність вкладень у конверті (пакеті) у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику.

Документи з грифом "ДСК", які надійшли помилково, повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

У разі надходження документів з грифом "ДСК" у неробочий час вони приймаються черговим працівником, який, не розкриваючи цю кореспонденцію, передає її під розписку до канцелярії.

Забороняється доставляти у неробочий час документи з грифом "ДСК" в організації, де немає постійних чергових працівників.

Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи з грифом "ДСК". Вони обліковуються за кількістю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) — за кількістю примірників.

Сторінки журналів нумеруються, журнали прошнуровуються та опечатуються. На останній обліченій сторінці робиться запис про кількість сторінок у журналі, який підписується працівником канцелярії та завіряється печаткою "Для пакетів". У разі коли обсяг документів з грифом "ДСК" незначний, дозволяється вести їх облік (реєстрацію) разом з іншою несекретною документацією. При цьому на картці (у журналі) до реєстраційного номера документа або видання додається позначка "ДСК".

Проходження документів з грифом "ДСК" повинно своєчасно відображатися на відповідних картках (у журналах).

На кожному зареєстрованому документі, а також супровідному листі до видання з грифом "ДСК" проставляється штамп, у якому зазначаються найменування організації, реєстраційний номер документа та дата його надходження.

Тираж видання з грифом "ДСК", одержаний для розсилання, реєструється за одним вхідним номером у журналі обліку і розподілу видань з грифом "ДСК" за відповідною формою. Додатково розмножені примірники документа (видання) обліковуються за номером цього документа (видання), про що робиться позначка на розмноженому документі (виданні) та у формах обліку. Нумерація додатково розмножених примірників продовжується від останнього номера примірників, що були розмножені раніше.

Відповідальність за випуск документів з грифом "ДСК", що тиражуються, несуть керівники організацій (структурних підрозділів), у яких вони тиражуються. Документи з грифом "ДСК", одержані від сторонніх організацій, можуть бути розмножені тільки за їх згодою.

Друкування документів з грифом "ДСК" здійснюється у друкарському бюро організації. При цьому до реєстраційного номера документа додається позначка "ДСК". Друкування таких документів також допускається у структурних підрозділах під відповідальність їх керівників. Оброблення, зберігання, а також друкування документів з грифом "ДСК" та конфіденційної інформації, що є власністю держави, з використанням автоматизованих систем (далі — АС) дозволяється тільки за наявності виданого в установленому порядку Департаментом спеціальних телекомунікаційних систем та захисту інформації СБ України атестата відповідності комплексної системи захисту інформації в цій АС вимогам щодо захисту інформації.

На звороті останньої сторінки кожного примірника документа друкарка повинна зазначити кількість надрукованих примірників, прізвище виконавця, власне прізвище і дату друкування документа. Надруковані і підписані документи з грифом "ДСК" разом з їх чернетками та варіантами передаються для реєстрації співробітнику канцелярії, який здійснює їх облік. Чернетки і варіанти знищуються виконавцем та співробітником канцелярії, про що на копії вихідного документа робиться запис: "Чернетки і варіанти знищені. Дата. Підписи".

Реферативні інформаційні видання у журнальному або зброшурованому картковому виконанні, в яких містяться відомості про документи з грифом "ДСК", випускаються з аналогічним грифом. Вилучені із зазначених видань реферативні інформаційні картки та сторінки, що не містять відомостей обмеженого поширення, обліковуються і зберігаються як несекретні матеріали. Факт вилучення карток і сторінок засвідчується підписами двох виконавців на обкладинках цих видань.

Розмноження документів з грифом "ДСК" у друкарні або на розмножувальних апаратах здійснюється з дозволу керівника організації (структурного підрозділу) за підписаними ним нарядами під контролем канцелярії. Облік розмножених документів здійснюється за кількістю їх примірників.

У друкарнях та у відділах розмножувальної техніки облік документів з грифом "ДСК", що тиражуються в незначному обсязі, може здійснюватися в одному журналі разом з іншими несек-ретними документами. При цьому до реєстраційного номера чи назви документа додається позначка "ДСК".

Після закінчення друкування документів з грифом "ДСК" набір повинен бути розсипаний, друкарські форми анульовані, записи на магнітних дисках знищені, про що складається акт або робиться відповідна відмітка у журналі за підписами замовника і виконавця.

Під час розмноження документів з грифом "ДСК" з використанням засобів копіювально-розмножувальної техніки заходи технічного захисту інформації здійснюються відповідно до законодавства.

Розсилання (відправлення) тиражу документів з грифом "ДСК" здійснюється на підставі рознарядок, підписаних керівником організації (його заступником) та керівником канцелярії, із зазначенням облікових номерів примірників, що розсилаються (відправляються).

Пересилання документів з грифом "ДСК" до інших організацій у межах України здійснюється рекомендованими або цінними поштовими відправленнями, а також з кур'єрами організацій.

Доставка документів з грифом "ДСК" представниками інших організацій здійснюється на підставі письмового доручення.

Документи, справи і видання з грифом "ДСК", що розсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані таким чином, щоб виключалася можливість доступу до них.

На упаковці або конверті зазначаються адреси і найменування одержувача та відправника, номери вкладених документів з проставлянням позначки "ДСК".

На конвертах (упаковках) документів з грифом "ДСК" забороняється зазначати прізвища і посади керівників організацій (структурних підрозділів) і виконавців документів, а також найменування структурних підрозділів.

Ознайомлення представників засобів масової інформації з документами з грифом "ДСК та передавання їм таких матеріалів допускається у кожному окремому випадку за письмовими дозволами керівників організацій, яким надано право відповідно затверджувати переліки відомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави. Такі документи попередньо розглядаються експертними комісіями, які приймають письмові рішення про доцільність їх передавання або можливість зняття грифа "ДСК", якщо на момент ознайомлення або передавання відомості, що містяться у документах, втратили первісне значення. Якщо в документах з грифом "ДСК" містяться відомості, що належать до компетенції інших організацій, передавання їх за кордон або у засоби масової інформації може бути здійснене лише за письмовою згодою цих організацій. Забороняється надсилати за кордон видання з грифом "ДСК" у порядку книгообміну або експонування на виставках, презентаціях тощо.

Документи з грифом "ДСК" після їх виконання формуються у справи. Порядок формування цих справ передбачається номенклатурами справ несекретного діловодства У номенклатуру справ в обов'язковому порядку включаються всі довідкові та реєстраційні картотеки і журнали на документи з грифом "ДСК". Документи з грифом "ДСК" залежно від виробничої та інформаційної потреби дозволяється формувати у справи окремо або разом з іншими несекретними документами з одного й того ж питання.

Якщо в організації створюється велика кількість однакових видів документів (наказів, інструкцій, планів тощо) з грифом "ДСК" та без цього грифа, доцільно формувати їх в окремі справи. При цьому в графі номенклатури справ "Індекс справи" до номера справи з документами з грифом "ДСК" додається позначка "ДСК".

У разі долучення документа з грифом "ДСК" до справи з документами, що не мають такого грифа, на справі ставиться позначка "ДСК", а до номенклатури справ вносяться відповідні зміни.

В організаціях, у діяльності яких створюється незначна кількість документів з грифом "ДСК", номенклатурою справ може бути передбачене запровадження однієї справи із заголовком "Документи з грифом "ДСК". Термін зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ приставляється позначка "ЕК" (експертна комісія).

Після закінчення діловодного року справа "Документи з грифом "ДСК" переглядається посторінково членами експертної комісії організації та у разі потреби приймається рішення про переформування документів. Документи постійного зберігання, що містяться у цій справі, формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок і яка додатково включається до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у цій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ. Якщо у справі "Документи з грифом "ДСК" містяться тільки документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися. Термін зберігання такої справи встановлюється відповідно до найбільшого терміну зберігання документів, що містяться в цій справі. Позначка "ЕК" у графі номенклатури справ "Термін зберігання" закреслюється і зазначається уточнений термін зберігання.

Якщо члени експертної комісії за результатами перегляду наявних у справі документів дійдуть висновку, що вони за сукупністю містять відомості, які становлять державну таємницю, про це складається відповідний акт. Цій справі надається гриф обмеження доступу згідно із законодавством про державну таємницю. Зберігання її здійснюється відповідно до вимог секретного діловодства.

Справи з несекретними документами, в яких накопичуються окремі документи з грифом "ДСК", повинні бути віднесені до категорії обмеженого розповсюдження і використання. На обкладинках і титульних сторінках цих справ також проставляється гриф "ДСК", а в номенклатуру справ вносяться відповідні уточнення.

Справи з документами з грифом "ДСК" повинні мати внутрішні описи. До роботи із справами з грифом "ДСК" допускаються посадові особи, які мають досвід роботи та безпосереднє відношення до цих справ, згідно із списками, погодженими з канцелярією, а до документів — згідно з вказівками, викладеними у резолюціях керівників організацій (структурних підрозділів).

Категорії працівників, які допускаються до роботи з виданнями з грифом "ДСК", визначаються керівниками організацій.

Забороняється користуватися відомостями з документів з грифом "ДСК" для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації, експонувати такі документи на відкритих виставках, демонструвати їх на стендах, у вітринах або інших громадських місцях.

У разі потреби з письмового дозволу керівника організації допускається опублікування або передання для опублікування несекретних відомостей обмеженого поширення, якщо такі відомості не суперечать затвердженим в установі перелікам конфіденційної інформації, що є власністю держави.

Передача конфіденційної інформації, що є власністю держави, каналами зв'язку здійснюється лише з використанням засобів технічного та (або) криптографічного захисту інформації.

Представники інших організацій допускаються до ознайомлення і роботи з документами з грифом "ДСК" з дозволу керівників організацій (структурних підрозділів), у володінні та розпорядженні яких перебувають ці документи, за наявності письмового запиту організацій, в яких вони працюють, із зазначенням характеру завдання, що виконується.

Виписки з документів і видань з грифом "ДСК", що містять відомості обмеженого поширення, робляться у зошитах, що мають аналогічний гриф, які після закінчення роботи надсилаються на адресу організації, яка давала дозвіл на ознайомлення і роботу з документами з грифом "ДСК".

Справи та видання з грифом "ДСК" видаються виконавцям і приймаються від них під розписку в картці обліку справ і видань, що видаються за встановленою формою.

Зняття копій, а також здійснення виписок з документів з грифом "ДСК" співробітниками організації, де перебувають документи, проводиться з дозволу керівника організації (структурного підрозділу).

Копіювання для сторонніх організацій документів з грифом "ДСК", одержаних від інших організацій, здійснюється за погодженням з організаціями-авторами цих документів.

Видання з грифом "ДСК" включаються тільки у службові каталоги. Забороняється включати такі видання у відкриті каталоги та бібліографічні покажчики Видача громадянам України видань з грифом "ДСК" у масових бібліотеках здійснюється за письмовими клопотаннями керівників організацій, в яких працюють ці громадяни, із зазначенням теми роботи. Ці дозволи дійсні протягом року.

Забороняється зберігати документи з грифом "ДСК" у бібліотеках загального користування.

У відомчих бібліотеках закритого типу видання з грифом "ДСК" видаються:

співробітникам цієї організації — за списками, затвердженими керівником організації (структурного підрозділу), або за його письмовим дозволом;

співробітникам інших організацій — за письмовими зверненнями цих організацій та з письмового дозволу керівника організації (структурного підрозділу), що зберігає ці видання.

Видання з грифом "ДСК" з письмового дозволу керівника організації можуть видаватися по міжбібліотечному абонементу на підставі письмових запитів керівників організацій, яким ці видання потрібні.

Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання з грифом "ДСК" періодично переглядаються з метою можливого зняття цього грифа. Перегляд здійснюється під час передачі справ із структурних підрозділів до архівного підрозділу організації, у процесі зберігання справ в архівному підрозділі (як правило не менш як один раз на 5 — 10 років), а також під час підготовки справ постійного зберігання для передачі до державної архівної установи.

Рішення про зняття грифа "ДСК" приймається експертною комісією організації-автора документа (видання) чи правонаступника. До складу комісії включаються працівники канцелярії, режимно-секретного та інших структурних підрозділів організації.

Рішення комісії оформляється актом, що складається за довільною формою та затверджується керівником організації. В акті перелічуються заголовки та номери за описом справ, з яких знімається гриф "ДСК".

Один примірник акта разом із справами передається до архівного підрозділу організації, а справи постійного зберігання — до відповідної державної архівної установи. Про зняття грифа обмеження доступу повідомляються всі організації, яким надсилався цей документ (видання).

На обкладинках справ гриф "ДСК" погашається штампом або записом від руки із зазначенням дати і номера акта, що став підставою для зняття грифа. Аналогічні відмітки вносяться до опису і номенклатури справ.

Справи з грифом "ДСК", передані організаціями до державних архівних установ, використовуються на правах документів обмеженого користування.

Видача таких справ дослідникам здійснюється з письмового дозволу керівника державної архівної установи, якщо організація-фондоутворювач під час передачі справ до державної архівної установи не обумовила вимоги щодо погодження з нею видачі таких справ.

Проведення експертизи наукової, історико-культурної цінності документів і справ з грифом "ДСК", розгляд і затвердження її результатів здійснюється відповідно до Порядку утворення та діяльності експертних комісій з визначення цінності документів, Порядку державної реєстрації документів Національного архівного фонду, Порядку віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, внесення їх до Державного реєстру національного культурного надбання та зберігання, затверджених Постановою Кабінету Міністрів України від 16 листопада 2002 р. № 1739.

Справи із структурних підрозділів до архівного підрозділу організації передаються в упорядкованому стані. На справи з документами з грифом "ДСК" з терміном зберігання до 10 років включно описи можуть не складатися. їх передача до архівного підрозділу здійснюється за номенклатурами справ. Підготовка справ для архівного зберігання (оформлення, опис справ на обкладинках і складання описів справ) здійснюється згідно з правилами, встановленими Головархівом.

Справи з грифом "ДСК" постійного зберігання передаються до державних архівних установ у встановленому Головархівом порядку з обов'язковою посторінковою перевіркою документів, включених до них.

Відібрані для знищення справи з грифом "ДСК", що не мають наукової, історико-культурної цінності та втратили практичне значення, можуть оформлятися окремим актом або включатися у загальний акт за разом з іншими несекретними справами, відібраними до знищення. При цьому у графі "Заголовки справ" після номерів цих справ проставляється відмітка "ДСК".

Відібрані для знищення документи, справи і видання з грифом "ДСК" перед здачею на переробку як макулатура повинні в обов'язковому порядку подрібнюватися до стану, що виключає можливість прочитання їх.

Після знищення матеріалів з грифом "ДСК" в облікових документах (картках, журналах, номенклатурах справ, описах справ тимчасового зберігання) робиться відповідна відмітка.

Інформаційні бюлетені, реферативні інформаційні видання, телефонні та адресні довідники, а також копії документів, стенографічні записи і друкарський брак знищуються без акта, але з відміткою в облікових формах, що засвідчується підписами виконавця і працівника, відповідального за їх облік і зберігання.

Забезпечення схоронності документів й перевірка їх наявності здійснюється у такому порядку. Документи з грифом "ДСК" повинні зберігатися у службових приміщеннях і бібліотеках у шафах (сховищах), які надійно замикаються та опечатуються. Забороняється зберігати такі документи у підсобних фондах бібліотек.

Справи з грифом "ДСК", видані для роботи, підлягають поверненню у канцелярію або архівний підрозділ у той же день. Окремі справи з грифом "ДСК" з дозволу керівника канцелярії або архівного підрозділу організації можуть перебувати у виконавця протягом терміну, необхідного для виконання завдання, за умови повного забезпечення їх схоронності і додержання правил зберігання.

Передача документів з грифом "ДСК" іншим співробітникам здійснюється тільки через канцелярію, архівний підрозділ або бібліотеку. Забороняється вилучення із справ або переміщення документів з грифом "ДСК" з однієї справи до іншої без дозволу канцелярії. Про всі проведені вилучення або переміщення документів робляться відмітки в облікових формах, включаючи внутрішні описи.

Забороняється виносити документи з грифом "ДСК" за межі службових приміщень організації. У разі потреби керівник організації (структурного підрозділу) може дозволити виконавцям або співробітникам канцелярії винести за межі службового приміщення організації документи з грифом "ДСК" для їх погодження, підписання тощо в організаціях, що знаходяться у межах одного населеного пункту.

Особам, які відряджені до інших населених пунктів, забороняється мати при собі матеріали з грифом "ДСК". Ці матеріали повинні бути заздалегідь надіслані на адресу організації за місцем відрядження співробітника відповідно до встановленого порядку.

В окремих випадках з дозволу керівника організації дозволяється перевезення документів з грифом "ДСК" до іншого населеного пункту за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох працівників (або одного озброєного працівника), що мають виконувати роботу з ними в іншому населеному пункті.

У разі зміни працівників, відповідальних за облік і зберігання документів (справ) з грифом "ДСК", складається за довільною формою акт прийому-передачі цих документів (справ), що затверджується керівником організації (структурного підрозділу).

Перевірка наявності документів з грифом "ДСК" здійснюється щорічно комісією, що призначається наказом керівника організації. До складу цієї комісії обов'язково включаються особи, яким доручено облік і зберігання цих документів, а також працівники режимно-секретних підрозділів.

У бібліотеках та архівних підрозділах, де зосереджена значна кількість документів з грифом "ДСК", перевірка їх наявності може здійснюватися один раз на п'ять років. Результати перевірки наявності оформляються відповідним актом.

Про факти втрати документів з грифом "ДСК" або розголошення відомостей, що містяться в них, терміново доводиться до відома керівника організації, керівників режимно-секретного підрозділу та канцелярії. Для розслідування факту втрати документів з грифом "ДСК" або встановлення факту розголошення відомостей, що містяться в них, наказом керівника організації призначається комісія, висновок якої затверджується керівником організації.

Відповідні записи про втрачені документи вносяться в облікові форми на підставі акта комісії, затвердженого керівником організації. Акти комісії про втрачені справи постійного зберігання після затвердження їх керівником організації передаються до архівного підрозділу для включення у справу фонду.

За порушення, що призвели до розголошення інформації "ДСК", втрати або незаконного знищення документів з грифом "ДСК", а також інших вимог порядку обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, винні особи несуть дисциплінарну та цивільно-правову відповідальність згідно із законодавством.

Облік, зберігання і використання печаток, штампів і бланків здійснюється у такому порядку. Обов'язковому обліку підлягають печатки і штампи з повним найменуванням організацій; бланки з кутовими та повздовжніми штампами організацій, що мають необхідний трафаретизований текст документів, які дають право на інспектування, нагляд та відвідування організацій; посвідчення особи, посвідчення про відрядження, а також усі види перепусток, бланки документів про освіту (атестати, дипломи, посвідчення), трудові книжки.

Порядок обліку, зберігання і використання інших видів печаток, штампів і бланків суворої звітності визначається відповідними відомчими інструкціями. Контроль за їх виготовленням, зберіганням та використанням покладається на канцелярії організацій та осіб, відповідальних за діловодство.

Особи, що персонально відповідають за облік і зберігання печаток, штампів і бланків, призначаються наказами керівників організацій.

Облік печаток, штампів і бланків ведеться у журналі за встановленою формою. Видача бланків відповідальним за їх використання особам здійснюється під розписку у відповідних журналах. Журнали обліку печаток, штампів і бланків включаються у номенклатуру справ, їх аркуші нумеруються, прошиваються і опечатуються. Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах. Бланки дозволяється зберігати у шафах, що надійно замикаються та опечатуються.

На бланках посвідчень особи, посвідчень про відрядження, усіх видів перепусток, документів про освіту, документів, що дають право на інспектування, нагляд або відвідання організацій, друкарським способом або нумератором проставляються порядкові номери на всіх частинах (сторінках) цих бланків.

Печатки і штампи, виготовлені з дозволу органів МВС, здаються для знищення цим органам за місцезнаходженням організацій. Перевірка наявності печаток, штампів і бланків здійснюється щорічно комісією, призначеною наказом керівника організації. Про перевірки наявності печаток, штампів і бланків робляться відмітки у журналах обліку за встановленими формами після останнього запису. У разі порушення правил обліку, зберігання і використання печаток, штампів і бланків комісія проводить службове розслідування, результати якого оформляються актом довільної форми та доводяться до відома керівника організації.

У разі втрати печаток і штампів керівники організацій зобов'язані негайно повідомити про це органи МВС та вжити заходів для їх розшуку.