Створення номенклатурних товарних позицій в словнику «Номенклатор товарів та послуг» системи «ПАРУС - Торговля и склад 7.40»

2.2. Створення номенклатурних товарних позицій в словнику «Номенклатор товарів та послуг» системи «ПАРУС - Торговля и склад 7.40».

Для створення товару «Молоко стерилізоване» виконайте послідовно наступні дії:

-  активізуйте створений підрозділ «Молоко та молочні продукти» в дереві каталогів подвійним клацанням миші;

-  викличте форму „Номенклатурна позиція: Додавання”;

-  заповніть поля вкладки «Основні» цієї форми:

поле зі списком Тип номенклатурної позиції – Товар;

поле Код ТМЦ – наприклад, 001.

поле Найменування – Молоко стерилізоване 3,2 % жиру

Параметри:

Одиниця виміру – уп. (Упаковка - обрати зі словнику „Одиниці виміру”, підрозділ „Одиниці кількості”);

Поля вкладки «Додаткові» можна не редагувати (в контрольному прикладі).

Зокрема:

поле ПДВ – 20 %;

прапорець Вже включено у суму – для поточного товару ПДВ в ціну включається, тобто прапорець активний.

Для поточного створюваного товару прапорці суми акцизу і дорожнього збору вже включені.

Поле Примітка необов'язково заповнювати.

Після закінчення роботи з формою натисніть кнопку Записати.

Після заповнення закрийте словник «Номенклатор товарів та послуг».

3. Формування регістру «Товарні запаси» і звітність.

Показовим регістром, в якому автоматично формуються на підставі наявних в системі документів дані про рух товарів, є обліковий журнал «Товарні запаси».

3.1. Для формування таблиці «Товарні запаси» відкрийте пункт меню «Облік» - підпункт «Товарні запаси». Викличте контекстне меню. Виберіть підпункт «Формування».

В діалоговому вікні, що з'явилося: «Товарні запаси: Запит на формування» виставить необхідний період дат.

Натисніть на кнопку Сформувати. Отримано таблицю про рух товарів, в розрізі МВО, на підставі прибуткових накладних, документів на внутрішнє переміщення, вихідних рахунків на сплату і інших документів.

Кожний рядок відомості товарних запасів в результаті подвійного клацання миші по ній видає на екран форму для внесення виправлень про рух даної номенклатурної позиції. В той же час, форма «Товарні запаси: Виправлення» є інформативною, оскільки дозволяє побачити докладну розшифровку запису про рух товару.

3.2. Підготування та друк документів в обліковому регістрі „Товарні запаси”.

В обліковому регістрі „Товарні запаси” можна створити два види документів:

- документообіг;

- рух товару.

3.2.1. Для створення екранної форми для друку документа Документообіг за рядком відомості, виконайте послідовно наступні дії:

-  виділіть необхідний рядок в таблиці „Товарні запаси”;

-  викличте контекстне меню і виберіть з нього підпункт „Друк документу”, затим підпункт „Документообіг”;

-  шляхом низки стандартних дій знайдіть та оберіть необхідний шаблон документу;

-  у вікні „Документообіг за строкою відомості” натисніть кнопку Почати;

-  документ за вибраним шаблоном буде автоматично створений і переданий в MS Excel, фактично документ являє собою форму для друку історії формування даного товарного запасу.

3 .2.2. Для створення екранної форми для друку документа Рух товару за рядком відомості, виконайте послідовно наступні дії:

-  виділіть необхідний рядок в таблиці „Товарні запаси”;

-  викличте контекстне меню і виберіть з нього підпункт „Друк документу”, затим підпункт „Рух товару”;

-  шляхом низки стандартних дій знайдіть та оберіть необхідний шаблон документу;

-  у вікні „Рух товару за строкою відомості” натисніть кнопку Почати;

-  документ за вибраним шаблоном буде автоматично створений і переданий в MS Excel.

3.3. Підготування та друк звіту в обліковому регістрі „Товарні запаси”.

Для створення екранної форми для друку звіту Товарні запаси, виконайте послідовно наступні дії:

-  викличте контекстне меню і виберіть з нього підпункт „Друк звіту”;

-  у вікні „Товарні запаси”, що відкрилося, виконайте настроювання параметрів друку: дату, на яку формується звіт, бажану одиницю виміру, в полі зі списком Включати в звіт можна обрати окремі розділи номенклатора або значення Весь номенклатор, в полі Шаблон звіту натисніть на кнопку ...;

-  шляхом низки стандартних дій знайдіть та оберіть необхідний шаблон звіту;

-  у вікні „Товарні запаси” натисніть кнопку Почати;

-  документ за вибраним шаблоном буде автоматично створений і переданий в MS Excel.

2.  Організація та управління діловими процесами у ПП «Молочний Ажур» на базі програми Парус-Підприємство 7.40

Діловий процес – система комплексу дій, що направлена на уніфікацію та організацію певного процесу на підприємстві та його діяльності в цілому (персонал, економічні та логістичні процеси і т.д.). На підприємстві всі ділові процеси повинні бути чітко організовані та контрольовані.

Наприклад, задля організації, роботи та контролю відділу кадрів, в базі даних создають Словник – Співробітники, в якому є перелік співробітників з повним інформаційним пакетом про кожного з них (див.додатки). До інформаційної картики на кожного з співробітників міститься чотири вкладки: Основні дані, Адреса, Додаткова та Історія.

Вкладка Основні дані – фото працівника, ПІБ, мнемокод, дата народження, стать, категорія працівника, його ідентифікаційний код, паспортні дані.

Вкладка Адреса – дані про поштову адресу та електроний зв'язок, поле Примітка.

Вкладка Додаткова – МВО, організація, найменування податкової інспекціїї, поле Примітка.

Вкладка Історія – поля Період по, Параметр та Значення.

Заповнення інформаційних карток на співробітників дає можливість упорядкування інформації відділу кадрів, організації та вдосконалення його роботи.

Крім ділових процесів, що пов’язані з менеджментом персоналу, існують ділові процеси, що пов’язані з взаємодією з постачальниками. Аналогічно створюється база даних на постачальників. Інформаційні карти на кожного з постачальників розташовані в Словнику Організації та МВО. Містять вкладки Реквізити, Адреса, Додатково.

Вкладка Реквізити – тип, основні, реквізити.

Вкладка Адреса – опис юридичної адреси постачальника.

Вкладка Додатково – додаткові відомості (керівник організації, вид діяльності), контакти, примітка, ознаки підприємства-постачальника.

Створення підрозділу Словника Організації та МВО на постачальників дає можливість регулювати та вдосконалити взаємозв’язок з постачальниками та полегшити процес заказу товарних позицій.

Ділові процеси на підприємстві також пов’язані з товарорухом товару (прихід, прийомка, переміщення і т.д). Після ділового процесу приймання товару відбувається його реєстрація та формування ціни. Після цього формуються накладні на отримання, рахунки на сплату, налогові документи і т.д. Кожний діловий процес на підприємстві супроводжується операціями у Парус 7.40, задля єфективної організації самого процесу, його вдосконалення та контролю. Алгоритм вводу в базу даних інформації для проведення деяких ділових процесів наведено нижче.

Викличте словник «Організації і МВО”.

Заповніть словник спочатку відомостями про нашу фірму. Для цього виконайте послідовно наступні дії:

-  в панелі дерева каталогів (ліва частина вікна словника) активізуйте подвійним клацанням миші верх дерева словника – розділ Організації і МВО;

-  клацніть правою кнопкою миші на розділі, виберіть з контекстного меню, що відкрилося, підпункт „Додати”;

-  введіть назву нового підрозділу – «Наша фірма», відкрийте його подвійним клацанням миші;

-  перейдіть в праву верхню панель словника «Організації і МВО» під назвою „Список організацій и матеріально-відповідальних осіб” одинарним клацанням лівої кнопки миші;

-  викличте контекстне меню і виберіть з нього підпункт „Додати”;

-  на екрані з'явиться форма „Контрагент: Додавання”;

-  створіть нового контрагента – фірму «Добриня», мнемокод «Добриня»;

-  реквізити фірми довільні;

-  поля вкладок „Адреса” та „Додатково”, також як специфікацію банківських реквізитів у списку організацій і МВО, можна не заповнювати в учбовому прикладі бази даних (на реальному підприємстві – заповнення обов’язкове);

-  натисніть кнопку Записати.

Аналогічно, створіть підрозділ «Постачальники» і контрагента – фірму - постачальника молочної продукції.

Реквізити фірми довільні, поля вкладок „Адреса” та „Додатково”, та специфікацію банківських реквізитів також можна не заповнювати в учбовому прикладі бази даних. Натисніть кнопку Записати.

Виберіть контрагента - постачальника у поле „Від кого” форми редагування прибуткового документа, натиснувши кнопку Обрати.

Знову викличте словник «Організації і МВО» із форми для реєстрації прибуткового документу за допомогою кнопки ... в полі „Кому”.

Заповніть словник відомостями про матеріально-відповідальних осіб нашої фірми. Для цього виконайте послідовно наступні дії:

-  відкрийте підрозділ «Наша фірма» подвійним клацанням миші;

-  перейдіть в праву верхню панель словника «Організації і МВО» під назвою „Список організацій и матеріально-відповідальних осіб” одинарним клацанням лівої кнопки миші;

-  викличте контекстне меню і виберіть з нього підпункт „Додати”;

-  на екрані з'явиться форма „Контрагент: Додавання”;

-  перемкніть елемент управління селектор (перемикач), що визначає тип контрагенту (організація чи МВО), у положення „МВО”;

-  введіть, на ваш вибір, або в поле Мнемокод унікальний ПІБ нашої МВО, або в поля Прізвище, Ім’я та По-батькові відповідні дані про МВО, з яких автоматично сформується унікальний мнемокод. Поля Мнемо код та Прізвище жовтого кольору, тобто обов’язкові для заповнення інформацією, але від вас потрібно заповнення тільки одного з них, бо інше заповниться автоматично на основі першого введеного.

В МВО нашої фірми ПІБ Кротинова Ксенія Анатоліївна, посада –директор (посада обирається вами з словнику „Загальні поняття”). Табельний номер і ідентифікаційний номер – довільні. Поля вкладок „Адреса” та „Додатково” можна не заповнювати в учбовому прикладі бази даних. Натисніть кнопку Записати.

Також можна заповнити та відредагувати меню План рахунків (див на малюнку нижче).