ОСНОВНЫЕ КОМПОНЕНТЫ СИСТЕМНОГО АНАЛИЗА

5. ОСНОВНЫЕ КОМПОНЕНТЫ СИСТЕМНОГО АНАЛИЗА

Целью главы является изложение основной укрупненной схемы системного анализа. Эта схема рассматривается на уровне трех основных компонент, которые трактуются как три обязательных этапа при анализе любой проблемы средствами системного анализа. Дается характеристика каждого этапа и рассматриваются основные сложности, которые возникают при их реализации.

5.1 Логическая основа системного анализа Для системного анализа характерно наличие определённых типов стандартных компонентов, которые практически всегда присутствуют в анализе любой проблемы. Сочетание этих характерных элементов в определённой последовательности, диктуемой структурой проблемы и причинно-следственными связями, и приводит к её системному решению.

Основные элементы системного анализа образуют “кирпичи”, которые укладываются в единое здание анализа с соблюдением логической последовательности: цели - пути достижения целей - потребные ресурсы. Можно сказать, что последовательность “цель - пути достижения целей - потребные ресурсы” является логической основой системного анализа. Кроме того, следует также отметить, что при решении задач каждого этапа этой логической цепочки широко используются различные подходы, модели, методы и методики.

Действительно, если вглядеться в эту, на первый взгляд, чрезвычайно элементарную схему, то можно сказать, что системный анализ - это очень просто. Да, с точки зрения идеи, здесь, как мы и говорили выше, реализован элементарный здравый смысл. Более того, вы вправе сказать, что даже в обыденной повседневной жизни вы так и поступаете. Например, прежде чем принять какое-либо серьезное решение по важному для вас вопросу (приобретение дорогостоящих вещей, строительство дома или дачи и т.п.), вы всегда определяете, каким образом вы будете действовать (рассматриваете разные варианты путей достижения цели), обязательно оцениваете затратность вариантов ваших возможных действий (финансовые, временные и другие ресурсы) и выбираете единственный окончательный вариант, исходя из тех ресурсов, которыми вы располагаете.

Пожалуй, наиболее концентрированно основная схема системного анализа выражена в следующем тосте из известного всем фильма “Кавказская пленница”. “Я имею желание купить автомобиль, но не имею возможности. Я имею возможность купить козу, но не имею желания, Так выпьем же за то, чтобы наши желания совпадали с нашими возможностями!”. Кстати, отсюда следует, что приведенная схема отражает только логическую последовательность основных обязательных этапов, но не технологическую схему действий, так как к некоторым этапам мы можем возвращаться. Это является следствием того, что мы, по существу, решаем задачу отыскания приемлемого баланса между желаниями (целями) и возможностями (ресурсами).

Например, для решения своей проблемы мы сформулировали цель, далее прописали возможные варианты путей достижения целей (мероприятия по разрешению проблемы). Однако, после оценки затрат ресурсов по каждому из вариантов, выяснилось, что ни один из них не может быть реализован, так как затраты на любой из них превышают те ресурсы, которыми мы располагаем. Здесь возможны следующие варианты действий:

Þвернуться к этапу рассмотрения путей достижения цели и попытаться предложить менее затратные варианты. Если находятся варианты, согласующиеся с нашими ресурсами, то баланс достигнут;

Þесли не находится других приемлемых вариантов, то либо мы соглашаемся с тем, что на данный момент поставленная нами цель является недостижимой, либо мы пытаемся переформулировать нашу цель, сделав ее более реальной (“приземляем” свои желания). После этого мы опять отрабатываем всю схему и при этом вновь может возникнуть ситуация недостатка ресурсов и потребуются новые итерации и т.д.

Таким образом, действие в соответствии с данной схемой требует от нас достижения баланса между целями и ресурсами, а также всесторонней оценки вариантов наших действий по достижению цели и выбор из них наиболее рационального.

Предлагаемая схема, как правило, никогда не вызывает отторжения, поскольку она реализует нормальный здравый смысл. Но тогда возникает другой вопрос, если все так просто и понятно, то почему же у нас очень часто провозглашались (да и сейчас провозглашаются) очень хорошие цели, которые, как потом оказывалось, изначально были недостижимыми (либо не были указаны четкие пути их достижения, либо отсутствовали необходимые ресурсы, либо то и другое вместе). Это и такая цель, как “нынешнее поколение советских людей будет жить при коммунизме”, либо “каждой семье квартиру к 2000 году” и многие другие. Причем, чем грандиознее эти цели, тем больше всевозможных ресурсов тратится (большей частью впустую). Создается впечатление, что чем выше уровень руководителя, определяющего глобальные цели, тем меньше здравого смысла в его действиях по их оценке

Умение правильно использовать при решении тех или иных проблем логических элементов системного анализа во многих случаях предопределяет возможность получения требуемого результата. Рассмотрим кратко содержание этих элементов применительно к социально-экономическим системам, обратив внимание только на некоторые, на наш взгляд, наиболее интересные с позиций методологии системного анализа моменты.

5.2 Формирования целей 5.2.1 Анализ проблем

Как хорошо формализованные, так и слабо структурированные проблемы должны быть приведены к виду, когда они становятся задачами выбора подходящих средств достижения заданных целей. Поэтому, прежде всего, необходимо определить цели. На первом этапе решения проблемы определяется, что надо сделать для снятия проблемы, а на последующих этапах - как это сделать и сколько ресурсов для этого потребуется. Что же такое цели и в чем заключаются основные трудности выявления целей?

Цели. Это желаемые состояния системы или результаты ее деятельности, достижимые в пределах некоторого интервала времени. Во имя осуществления целей создаются и развиваются сами системы.

Стремление к желаемому будущему (цели) является признанием того, что положение вещей в настоящем в чем-то нас не устраивает, т.е. существует некая проблема. Поэтому первым этапом постановки целей становится выяснение того, что же является этой самой проблемой. Этот этап носит название анализ проблем и включает решение двух задач:

n идентификация основных проблем;

n разработка дерева проблем для установления причинно-следственных связей.

Анализ проблем составляет важную часть процесса формирования целей. Он включает в себя всесторонний анализ уже выявленных проблем, учет точек зрения различных заинтересованных сторон и внешнего окружения. В результате этого достигается сбалансированность анализа, при которой принимаются во внимание различные и иногда противоположные взгляды. Цель анализа состоит в получении общего представления о ситуации путем структуризации проблемы в виде дерева проблем.

Рассмотрим пример построения дерева для проблемы, связанной с распределением социальной помощи. Ниже приведен фрагмент дерева.

  5.2.2 Анализ целей

При анализе проблем мы рассматриваем отрицательные аспекты существующей ситуации. Анализ целей представляет собой положительные (желаемые) аспекты нашей ситуации в будущем. И первое, что необходимо сделать - это переформулировать проблемы в цели. Таким образом, полученное в результате дерево целей можно рассматривать как положительное зеркальное отображение дерева проблем. Ниже на схеме показано, как можно проблемы переформулировать в цели.

Проблема		Цель
¨  Неясность и неадекватность законодательства по социальной безопасности и социальной справедливости	Þ	¨  Рационализировать и усовершенствовать законодательство по социальной безопасности и социальной справедливости
¨  Непредоставление в системе высшего образования квалификации по профилю, требующемуся на рынке труда	Þ	¨  Способствовать реформированию системы высшего образования в целях приведения ее в соответствие с требованиями рынка.
¨  Отсутствие в системе высшего образования программ обучения социальной деятельности	Þ	¨  Создать в рамках высшего образования систему образовательных программ обучения социальной деятельности

В целях должна найти отражение перспектива развития системы. Цели деятельности социально-экономических систем в существенной мере определяются условиями внешней среды. Процессу формирования (разработки) целей также обычно предшествует этап качественного описания развития системы и ее состояний в будущем при определенных предположениях об условиях внешней среды. Это дает возможность более четко сформулировать цели деятельности системы, пути достижения этих целей.

Цели деятельности вытекают из объективных потребностей и имеют иерархический характер. Цели верхнего уровня не могут быть достигнуты, пока не достигнуты цели ближайшего нижнего уровня. По мере перемещения вниз по уровням иерархии системы цели конкретизируются.

Необходимо добиваться четкой и конкретной формулировки целей, стремиться обеспечить возможность количественной или порядковой (“больше – меньше”, “лучше – хуже”) оценки степени их достижения. Например, рассмотрим цель – “поднять эффективность научных исследований”. Она звучит внушительно, но степень ее достижения сложно измерить. Если же ее сформулировать несколько по-иному, введя ряд подцелей, измеряемых количественно, в частности экономическую эффективность внедряемых разработок, их научно-технический уровень, число изобретений и патентов и т. д., степень достижения цели можно будет проконтролировать.

Цели деятельности системы необходимо конкретизировать по времени и по исполнителям. Это значит, что общий конечный результат, к которому стремится система, надо расчленить на частные задачи, решаемые в более короткие сроки, причем определить эти частные сроки решения. Кроме того, цели, стоящие, предположим, перед предприятием в целом, конкретизируются для отдельных производственных подразделений и звеньев аппарата управления. При этом необходимо добиваться того, чтобы коллектив каждого подразделения четко знал общие цели и свою роль в их достижении. Следует подчеркнуть особую важность сочетания обоих указанных выше элементов - знание общих целей и своей роли в их достижении.

Умение аппарата всех уровней управления, отдельных руководителей и специалистов грамотно ставить цели представляет важнейший ресурс государства, залог неуклонного повышения эффективности общественного производства.

 

5.2.3 Вопросы детализации при анализе проблем и формировании целей

Существует несколько технологий, позволяющих провести всесторонний анализ проблемы и ее детализацию. В основном, эти технологии используются при разрешении проблем, стоящих перед конкретной организацией и рассматривают ее с точки зрения системы, имеющей как внутренние проблемы, так и внешнее окружение. Например, при анализе сложных проблем и разработке проектов по их устранению используется логико-структурный подход (ЛСП), который еще носит название целевого планирования. В рамках ЛСП используется технология СВОТ – анализа. Это достаточно эффективный аппарат, позволяющий учесть все аспекты существующей проблемы, и поэтому остановимся на его рассмотрении более подробно.

СВОТ – анализ представляет собой инструмент оценки, с помощью которого проводится анализ организации (проблемы) с четырех сторон:

·  сильные стороны – внутренние положительные качества организации;

·  слабые стороны – внутренние отрицательные черты организации;

·  возможности – внешние факторы, улучшающие перспективы организации;

·  угрозы – внешние факторы, которые могут подорвать будущий успех организации.

СВОТ – анализ проводится, как правило, с привлечением всех заинтересованных сторон. Результаты этого анализа записываются в виде таблицы, состоящей из четырех клеток. Рассмотрим выше приведенную проблему о несовершенстве системы социального обеспечения со стороны реализации образовательных программ по повышению квалификации и переподготовке в сфере управления социальной сферой. Проанализируем возможности Сибирской академии государственной службы, используя технологии СВОТ - анализа.

СИЛЬНЫЕ СТОРОНЫ 1. Хорошие контакты с органами социальной защиты 2. Хорошее местоположение 3. Высококвалифицированный персонал 4. Опыт организации учебного процесса по повышению квалификации и переподготовке	СЛАБЫЕ СТОРОНЫ 1. Отсутствие учебных программ по управлению социальной сферой 2. Недостаток методического обеспечения 3. Отсутствие системы трудоустройства выпускников
ВОЗМОЖНОСТИ 1. Сотрудничество с зарубежными организациями, занимающимися этой проблематикой 2. Соответствие проблематики миссии СибАГС 3. Межрегиональный статус СибАГС	УГРОЗЫ 1. Низкая платежеспособность органов социальной защиты 2. Плохие транспортные связи с регионом 3. Нестабильность экономической и социальной обстановки

Построение такой таблицы существенно облегчает понимание проблемы и позволяет учесть все возможные аспекты при ее детализации. Такой представление полезно при построении дерева проблемы (дерева целей), так как позволяет учесть интересы всех заинтересованных сторон.

Но самый главный эффект достигается при использовании основной матрицы СВОТ – анализа. Эта матрица позволяет от первой таблицы, описывающей сильные и слабые стороны организации и влияние внешнего окружения, перейти непосредственно к набору мероприятий, которые обязательно необходимо реализовать при решении нашей проблемы. Эта матрица полезна для реализации второго этапа логической схемы системного анализа – выбор путей достижения целей, т.е. определение набора тех работ и мероприятий, реализация которых будет способствовать решению стоящей перед нами проблемы.

Эта матрица целенаправленно ориентирует нас на генерацию четырех видов обязательных мероприятий. Итак, матрица СВОТ – анализа имеет вид:

СИЛЬНЫЕ СТОРОНЫ 1. Хорошие контакты с органами социальной защиты 2. Хорошее местоположение 3. Высококвалифицированный персонал 4. Опыт организации учебного процесса	СЛАБЫЕ СТОРОНЫ 1. Отсутствие учебных программ по управлению социальной сферой 2. Недостаток методического обеспечения 3. Отсутствие системы трудоустройства выпускников
Мероприятия, которые необходимо провести, чтобы использовать сильные стороны для увеличения возможностей 1. 2. 3. 4.	Мероприятия, которые необходимо провести, преодолевая слабые стороны, используя предоставленные возможности 1. 2. 3. 4.
Мероприятия, которые используют сильные стороны организации для избежания угроз. 1. 2. 3. 4.	Мероприятия, которые минимизируют слабые стороны для избежания угроз 1. 2. 3. 4.

Ценность данного подхода становиться понятной при детализации конкретных проблем и составлении соответствующих планов мероприятий.

5.2.4 Некоторые проблемы формирования целей

Как мы уже сказали, после определения проблемы следующим по важности этапом анализа становится выявление целей. Установить правильную цель важнее, чем найти наилучший путь ее достижения, так как даже не самый лучший путь все-таки приведет к цели, пусть не оптимальным способом. Выбор же неправильной цели приводит не столько к решению самой проблемы, сколько к появлению новых проблем. Итак, какие же подводные камни ожидают нас на этапе формирования целей?

Опасность подмены целей средствами ее достижения. В практике системного анализа первоначально сформулированные цели по мере выполнения анализа часто изменяются или отменяются совсем. Действительные цели, как правило, шире, чем первоначально объявленные.

Пример. Исследуется проблема “где лучше расположить новую больницу”. В результате анализа выясняется, что действительная цель - “улучшение медицинского обслуживания населения”, и среди предложенных альтернатив достижения этой цели находятся несколько более эффективных способов использования ресурсов для улучшения медицинского обслуживания, нежели строительство новой больницы. Это служит ярким примером того, как средства могут приниматься за цели.

Еще один пример. Исследуется проблема о слиянии в одной из областей мелких деревообрабатывающих предприятий в одно крупное объединение, с очевидными выгодами технологического и экономического характера. Местные власти, изначально провозглашавшие заинтересованность в таком объединении и повышении эффективности этого производства, на деле “заблокировали” этот вариант. В результате анализа выяснилось, что при образовании мощного объединения деревообрабатывающие предприятия перейдут из системы местной промышленности в подчинение республиканского министерства, что резко снизит как отчисления в местный бюджет, так и процент производимых материалов и изделий, распределяемый в области.

Итак, исследование целей заинтересованных в проблеме лиц должно предусматривать возможность их уточнения, расширения или даже замены.

Множественность целей. Цель никогда не бывает единственной. Обычно целей несколько, даже если они объединены одной формулировкой – “глобальная цель”, и важно при выявлении целей не упустить какую-нибудь существенную из них. Необходимо учитывать цели всех заинтересованных сторон (т.е. тех, кого данная проблема касается непосредственно). При этом по отношению к каждой из заинтересованных сторон также возникает проблема полноты задания ее целей. Вместе с неясностью первоначальной цели это приводит к необходимости каких-то рекомендаций относительно поиска действительных целей.

Полезными оказываются следующие способы:

·  включать в рассмотрение цели, противоположные заявленным (как в приведенном выше примере – “не строить больницу”);

·  включать цели “двойственные” (например, “минимизировать страдания” не то же самое, что “максимизировать удовольствия”);

·  выявлять не только “желаемые”, но и “нежелательные” по последствиям цели (чтобы как можно раньше предвидеть возникновение новых проблем - типа загрязнения окружающей среды);

·  допускать к рассмотрению вообще всякие цели (договорившись, что критика их будет позже), единственным ограничением может служить то, что цели должны быть четко сформулированы (излагаться в номинальной шкале, т.е. быть названиями).

Некоторой гарантией полного и всестороннего рассмотрения цели является рекомендация по количеству уровней дерева цели. Наличие в дереве целей одного или двух уровней подцелей гарантирует не только детализацию глобальной цели, но ее уточнение и более однозначное представление.

Опасность смешения целей. Различие между целями не всегда очевидно, и существует опасность ошибочно принять одни за другие. Такая ситуация возникает обычно, когда специалисты-профессионалы, участвующие в решении проблем, навязывают свое видение мира и тем самым подменяют общие цели некоторыми локальными своими целями. “Операция прошла успешно, но пациент умер”, - это не дурная шутка, а действительно встречающееся среди хирургов серьезное высказывание при оценке операции.

Пример. Имеется большое количество отмеченных конкурсными призами рекламных плакатов, которые не оказали никакого влияния на сбыт рекламируемой продукции.

Пример. Обследование Национальной Службы Здоровья в Англии показало, что менее одного процента времени подготовки врачей этой службы посвящено профилактической медицине, хотя организация создавалась именно с этой целью.

Смешение целей может и не быть столь явным.

Пример. Руководство города хотело бы уменьшить число нарушений правил дорожного движения и одновременно наказывать штрафом как можно больше нарушителей. Существует два хорошо известных альтернативных способа достижения этих целей - милицейская засада и открытое патрулирование. Первый способ увеличивает вероятность поимки нарушителя. Второй - отбивает охоту к нарушениям. Если цель - максимизировать число наказанных нарушителей или увеличить городской бюджет за счет штрафов, то, по-видимому, для этого лучше подойдет засада, как ни неприятно применять обманную тактику. Если же, с другой стороны, цель - уменьшение количества дорожных происшествий или числа попыток нарушить правила (даже если сами попытки станут более успешными, поскольку нарушитель будет действовать, точно зная, присутствует ли милиционер), то вполне может оказаться, что более частое и открытое присутствие милиционеров, способных немедленно покарать нарушителя, побудит водителей к осторожности и тем самым будет достигать цели наилучшим образом.

Примеры смешения целей можно продолжать. Именно это стало причиной экологических проблем Байкала, Аральского моря, появления проекта работ по переброске вод северных рек на юг и т.д.

Изменение целей со временем. Изменение целей во времени может происходить не только по форме, в силу все лучшего понимания действительных целей, но и по содержанию - вследствие изменения объективных условий и/или субъективных установок, влияющих на выбор целей. Сроки старения целей различны и зависят от многих причин. Цели более высоких уровней долговечнее. В социальных системах цели высших уровней формулируются как интересы будущих поколений, сроки целей нижних уровней связаны с настоящими действиями и с действиями в ближайшем будущем. Динамичность целей также должна учитываться в системном анализе.

Далее мы еще вернемся к проблеме формулирования целей при рассмотрении методов построения деревьев целей (структуризации и детализации целей) и методик их количественной оценки и анализа.