Технология учета продажи товаров на предприятии "Мастер-СД" в системе «Trade Assistant»

1.4.2. Технология учета продажи товаров на предприятии "Мастер-СД" в системе «Trade Assistant»

Оперативный и количественно-суммовой учет продаж товаров на предприятии "Мастер-СД" ведется с помощью программного комплекса Trade Assistant. Схема организации учета продаж на предприятии представлена на рис. 6.

Рис. 6. Структурная схема организации учета продаж в ООО "Мастер-СД”

Trade Assistant представляет собой комплексную систему управления торговой организацией. Он предназначен для оперативного управления и контроля за состоянием товарно-материальных запасов на складах и денежных средств на расчетных счетах, ведения полного баланса с партнерами, а также для всестороннего анализа информации, накопленной в базе данных системы. Компьютеры отдела закупок и сбыта, отдела выписки и кассы объединены в локальную сеть.

В ее возможности входит:

-             Подготовка документов на поставку и отпуск товаров в формате, заданном пользователем;

-             Резервирование товаров на складе при выписке счетов;

-             Возможность отследить сроки оплаты выписанных счетов;

-             Регистрация пользователей при оформлении всех документов;

-             Развитая система разграничения доступа;

-             Работа в различных валютах и гибкость при учете меняющегося курса валют;

-             Получение справок по наличию и движению товаров;

-             Ведение полного баланса с партнерами и анализ динамики отношений с ними;

-             Классификатор товаров и клиентов неограниченной глубины вложенности;

-             Ведение многоколоночного прайс-листа и гибкая система скидок;

-             Средства работы с услугами;

-             Анализ движения товаров по складам, группам товаров, поставщикам, покупателям и т.д.;

-             Анализ эффективности работы персонала;

-             Расчет прибыли и рентабельности в целом по компании и отдельно по складам, по товарам, по группам товаров и т.д.;

-             Экспорт и импорт данных в формате CSV, обеспечивающий интерфейс с другими системами;

-             Разнообразная настройка справочных таблиц с использованием фильтров, сортировки данных, редактированием набора колонок;

-             Настройка базы данных на специфику пользователя;

-             Возможность самостоятельно создавать и редактировать бланки выходных документов и включать в них графические и сканированные изображения, формулы и таблицы.

При продаже товаров можно оформить документы трех типов: предварительный заказ, резерв, отгрузка. При предварительном заказе не обязательно наличие товара на складе и не происходит резервирование заказанных товаров. При оформлении резерва также не обязательно наличие необходимого количества товара на складе, но заказанный товар резервируется. При оформлении накладной, напротив, необходимо наличие достаточного количества товара на складе, в противном случае Trade Assistant не позволит завершить операцию и выдаст сообщение об ошибке. При оформлении накладной происходит списание товара со склада по средневзвешенной цене. Общая сумма накладной записывается также на баланс клиенту. Все три типа документов легко могут быть преобразованы один в другой. Если предварительный заказ преобразовывается в резерв или накладную, то заказанный товар соответственно резервируется или списывается со склада. При преобразовании накладной в резерв или предварительный заказ товар снова приходуется на склад. Из одного документа на резервирование может быть сделано несколько накладных.

При оформлении накладных система следит за тем, чтобы товар, указанный в накладной, присутствовал в достаточном количестве на складе, а также за тем, чтобы не был превышен кредит, установленный для каждого покупателя.

При продаже товаров пользователь имеет оперативную информацию о том, когда и на кого был зарезервирован требуемый товар, а также может видеть наличие товара на всех складах системы, в том числе и наличие товара, находящегося в пути от поставщика.

Система с самого начала разрабатывалась под Windows. Это позволило разработчикам избежать недостатков, присущих многим системам, которые сначала были реализованы под DOS, а потом переписаны под Windows. Такие системы, к сожалению, очень часто невольно копируют идеологию DOS и не пользуются преимуществами Windows. Trade Assistant, напротив, широко использует все преимущества этой операционной системы: большое количество открытых одновременно окон, широкое использование "горячих кнопок" (так называемых "иконок"), возможности настройки таблиц, легкость обмена информацией с другими системами. Trade Assistant работает как в операционной системе Windows 3.11 (или Windows 3.1), так и в Windows 95 или Windows NT.

Система автоматизирует работу персонала, занятого непосредственно в отделе закупок и сбыта: прием заказов, выписку счетов, накладных, регистрацию платежей и выписку соответствующих документов. Она берет на себя целый ряд контрольных функций и функций, автоматизирующих труд пользователя: автоматически проставляет срок оплаты счета и выходные цены в счетах и накладных в зависимости от категории покупателя, следит за тем, чтобы не был продан отсутствующий на складе товар, и за тем, чтобы не был превышен установленный клиенту кредит, выдает предупреждение, если в накладную включается товар по цене, ниже себестоимости или продается товар из резерва. Все документы печатаются автоматически, при этом система следит за тем, чтобы были заполнены все необходимые атрибуты. [1]

В системе имеется классификатор товаров, который не только существенно облегчает поиск нужного товара, но и дает возможность подобрать аналоги, если какой-то товар в данный момент отсутствует.

Очень важным является то обстоятельство, что система обладает возможностями настройки, позволяющими учитывать специфику торговли в различных компаниях, а также индивидуальные запросы пользователей.

Основной единицей информации в системе является документ. Существует несколько видов документов: накладная, приходный ордер, счет, акт на списание, платеж и др. Вся остальная информация (например, состояние склада на текущий момент, состояние расчетных счетов, баланс с контрагентами) может быть вычислена на основе этих основных файлов базы данных, изменить ее можно только путем ввода или редактирования необходимого документа.

Все документы хранятся в базе данных системы. Кроме того, в базу данных Trade Assistant входят Справочники, содержащие вспомогательную информацию об объектах, с которыми работает система: справочники товаров, поставщиков и покупателей, складов, расчетных счетов и валют.

Предусмотрен ряд команд, обеспечивающих работу со справочниками. Можно добавить запись в справочник, отредактировать присутствующую там запись или же удалить ее из справочника, а также отсортировать записи в удобном для него порядке. При работе со справочником товаров (номенклатурой товаров) для удобства поиска можно дополнительно отфильтровать товары по заданной совокупности признаков.

Кроме основных полей все справочники и документы могут содержать настраиваемые дополнительные поля. Дополнительные поля могут быть числовыми, текстовыми или иметь тип "дата". Количество дополнительных полей, их название, тип и размер определяется Администратором при создании компании.

Основные операции в системе Trade Assistant подразделяются на две группы: товарные и расчетно-денежные операции.

При выполнении товарных операций, как правило, изменяется количество товаров на складах. К ним относится Продажа товаров, Закупка товаров, Возврат товара, Перемещение товаров со склада на склад и Корректировка наличия товаров на складе.

Общая схема выполнения этих операций такова. На экране компьютера пользователь заполняет предложенную ему форму документа, где указывает наименование товаров, их количество, стоимость, поставщика или получателя товаров, склад, с которого производится операция, и дату оформления документа.

При оформлении документов Система Trade Assistant позволяет использовать различные валюты, но весь учет ведется в базовой валюте. Стоимость товаров можно указать как в базовой валюте, так и в любой другой, предварительно с одного расчетного счета на другой. К ним относятся операции Расчеты с покупателями, Расчеты с поставщиками и Перевод денег со счета на счет.[1]

Общая схема выполнения этих операций такова: пользователь заполняет предложенную ему валюту, установив ее текущий курс по отношению к базовой. При желании, пользователь может изменить вид валюты или же текущий курс, и тогда стоимость всех товаров будет пересчитана.

Оформленный документ пользователь может распечатать в виде накладной, счета и т.п. и/или записать в базу данных. При этом изменяется количество товаров на складе, пересчитывается их себестоимость и другие характеристики.

При выполнении расчетно-денежных операций происходит регистрация денег, полученных от покупателей и денег, заплаченных поставщикам, а также перевод денег форму документа, где указывает расчетный счет, на который поступают или с которого списываются деньги, контрагента (плательщика или получателя) и оплаченную сумму. Выбранный расчетный счет автоматически определяет валюту, в которой производится оплата. Если эта валюта не является базовой, то пользователь должен указать ее курс по отношению к базовой. По умолчанию этот курс берется из справочника валют.[1]

При выполнении расчетно-денежных операций указанная в документе сумма зачисляется на баланс контрагента и изменяется количество денег на выбранном расчетном счете. Кроме того, оплаченную сумму можно распределять по накладным контрагента. При этом оплаченная сумма не обязательно должна в точности соответствовать сумме, указанной в накладной. Если эта сумма больше, чем сумма накладной, то их разность составляет остаток от платежа, который может быть распределен по другим накладным или же просто зачислен на баланс контрагента. Если же сумма меньше суммы накладной, то эту накладную можно закрыть частично, а при поступлении недостающей суммы денег закрыть ее полностью.

Таким образом, Trade Assistant дает возможность разными способами учитывать деньги, поступающие от плательщиков: они могут в точности соответствовать сумме отпущенных товаров или же поступать произвольными порциями, в качестве предоплаты или же оплаты уже после отгрузки товаров. На оплату накладных после отгрузки товара требуется специальная санкция Администратора. Если такой санкции нет, то при Продаже товаров система контролирует пользователя, выписывающего накладную, и следит за тем, чтобы накладные не были выписаны "в долг", т.е. при отрицательном балансе контрагента.

Любой оформленный ранее документ можно вызвать из базы данных и распечатать, отредактировать или удалить.[2]

Технология учета продаж в Trade Assistant такова:

Похожие работы

Пути совершенствования учета производственных запасов

Скачать

58439

2

0

... дебиторов на основе коэффициентов инкассации; – оценивать реальную стоимость существующей дебиторской задолженности. Заключение Курсовая работа написана на тему «Состояние путей совершенствования учета производственных запасов» на примере ООО «(скрыто)». Главной целью в написании работе является исследование теоретических и практических аспектов учета процесса заготовления материальных запасов, ...

Автоматизация учета товаров на АГЗС "Северного объединения по эксплуатации газового хозяйства"

Скачать

154811

25

43

... дипломного проекта, также был проведён обзор рынка существующих информационных систем, решающих задачи автоматизации предприятия. Результатом данной квалификационной работы является разработка информационной системы учета товаров на примере АГЗС «Северного объединения по эксплуатации газового хозяйства». В процессе выполнения работы были составлены алгоритмы, необходимые для работы системы, был ...

Совершенствование организации основного производства на предприятии "Мясопромышленная компания ООО "Лиман"

Скачать

115775

23

5

... финансового состояния, невозможности своевременно исполнять обязательства по платежам в бюджет, внебюджетные фонды, перед поставщиками сырья и материалов. Глава 3. Совершенствование организации основного производства на ООО «ЛИМАН»   3.1 Анализ использования производственно-технического потенциала Проанализируем производственный потенциал приведенных в таблице 8. Таблица 8 Показатели, ...

Учет материально-производственных запасов

Скачать

157313

4

4

... Гражданский кодекс РФ, в котором, в частности, раскрыты основы договорной работы, являющейся основой формирования оправдательной и первичной учетной документации, в том числе и по учету материально-производственных запасов, а также заложены подходы в отражении конкретных хозяйственных операций с МПЗ в бухгалтерском учете. Так как предприятие является обществом с ограниченной ответственностью к ...