Информационное обеспечение

1.7.2.  Информационное обеспечение

Информационным обеспечением задачи служат справочники, такие как:

- Товары и услуги;

- Контрагенты;

- Склады компании;

- Расчетные счета.

Подробнее эти справочники были рассмотрены в пункте 1.4.2.

Дополнений эти справочники не требуют, их вполне достаточно для ведения учета продаж.

1.7.3. Программное обеспечение

Для разработки новой отчетной формы выбрана программа "Trade Assistant". Система создана с использованием высоконадежной СУБД Btrieve, позволяющей эффективно производить поиск данных, их взаимодействие и составление отчетов. Btrieve обеспечивает устойчивую работу прикладной системы и сохранение данных при различных аппаратных сбоях путем отката и восстановления транзакций.

База данных системы соответствует реляционной модели, что позволяет провести всесторонний анализ содержащейся в ней информации.

Система снабжена подробной "подсказкой", помогающей пользователю сориентироваться в трудной ситуации. В распоряжении пользователя имеется два вида подсказки – контекстно-зависимая и общая. Контекстно-зависимая подсказка, как это видно из названия, зависит от места в программе, в котором она вызвана, и помогает пользователю принять решение в конкретной ситуации; общая подсказка описывает систему Trade Assistant в целом.

В состав системы входят пять модулей: базовые модули Trade и Администратор системы, аналитический модуль Генератор отчетов, Редактор бланков выходных документов и модуль Обмен, управляющий распределенными базами данных в территориально удаленных пунктах.[1]

Базовый модуль Trade осуществляет управление складами и движением товаров, регистрацию платежей и ведение баланса с партнерами, с его помощью решаются задачи учета продаж. В его функции входит:

-             выполнение товарных операций: Продажа товаров, Закупка товаров, Перемещение товаров со склада на склад, Корректировка наличия товаров на складе, Возврат товара;

-             выполнение расчетно-денежных операций: Расчеты с покупателями, Расчеты с поставщиками и Перевод денег со склада на склад;

-             резервирование товаров при выписке счетов;

-             регистрация пользователей при оформлении всех документов;

-             поддержка справочников системы;

-             печать документов на поставку и отпуск товаров со склада и платежных документов в формате;

-             автоматический расчет себестоимости по средневзвешенному методу;

-             осуществление интерфейса с другими системами через Импорт и Экспорт данных;

-             получение и печать отчетов по готовым формам, входящим в библиотеку отчетов.

Модуль Администратор системы выполняет специфические функции, доступные только администратору базы данных компании. К их числу относятся следующие функции:

-             создание новой компании:

-             настройка ее параметров;

-             регистрация пользователей компании и определение их прав доступа к данным и документам;

-             выполнение операций, влекущих за собой существенные изменения в базе данных.

Используя этот модуль, пользователь может самостоятельно

сконструировать бланки для различных документов: счета, накладной, коммерческого предложения, заказа, чека, платежного поручения и проч., содержащие текст, поля базы данных, сканирование изображения, любые шрифты, формулы и таблицы. В бланк документа можно вставлять вычисляемые поля (например, НДС или процент скидки). Если, в связи с изменением законодательства, правила, по которым вычисляются такие поля, будут изменены, то пользователь без труда отредактирует форму документа, приведя ее в соответствие с новыми правилами.

Для одного типа документов можно иметь несколько различных бланков и при печати выбирать нужный в зависимости от обстоятельств. Более того, можно создать многостраничные бланки. Так, например, удобно иметь бланк, первая страница которого является накладной, вторая – счет-фактурой, а третья – приходно-кассовым ордером. В другом случае бланк может содержать, например, несколько страниц договора, куда будут при печати автоматически вставляться нужные поля базы данных.

Можно, наоборот, на одной странице разместить несколько документов. В документ можно вставить логотип или рекламу фирмы, дополнить бланк счета отсканированным изображением печати фирмы и подписью руководителя для отправки счета по факсу и т.п.

Генератор отчетов

Генератор отчетов дает возможность создавать различные отчеты по содержимому складов, движению товаров и денежных средств, истории создания документов. Он будет использован для формирования документа. Отчет формируется в два этапа. Сначала при помощи Генератора отчетов пользователь разрабатывает форму отчета, определяя содержание и внешний вид отчетов, которые будут получены по этой форме. На втором этапе разработанные заранее формы используются уже непосредственно для получения отчета, т.е. для формирования списка записей базы данных и для вывода его в виде, заданном в форме отчета. Однажды разработанная форма может быть многократно использована для получения отчетов. Генератор отчетов предоставляет пользователю богатый арсенал средств для построения отчетов. Он позволяет включать в отчеты поля базы данных, различные формулы и расчетные функции, переменные, определенные пользователем, а также произвольным образом отфильтровать записи, входящие в отчет. В фильтр можно включить, например, определенный склад, товар или группу товара, временной период, пользователя, оформившего документ, и даже ключевые слова или особые пометки.

С помощью этих отчетов можно провести всесторонний анализ деятельности компании: проследить рентабельность операций, проведенных компанией, проанализировать товарные запасы на каждый момент времени, эффективность работы персонала, динамику отношений с партнерами, определить количество товара, находящегося в гарантийном ремонте, или товара, отданного на консигнацию, определить общее количество зарезервированного товара и возможность его оперативного использования с учетом товара, находящегося в пути от поставщика.

Можно иметь различные формы для внутреннего учета и для внешней отчетности. При желании в отчеты можно включать или не включать некоторые товары или документы, помеченные определенным образом, причем предлагается несколько способов делать такие пометки.

Наряду с Генератором отчетов и Редактором бланков в поставку системы Trade Assistant входит также библиотека стандартных форм отчетов и набор бланков документов.

Обмен данными между удаленными базами

Модуль Обмен осуществляет синхронизацию данных в различных базах, не связанных в одну локальную сеть. Суть его работы состоит в следующем: при запуске модуля на одной рабочей станции он записывает все новые изменения, происшедшие со времени последнего обмена, в выходной файл, и сам получает изменения из входного файла. Затем эти файлы могут быть переданы по модему, при помощи электронной почты, наконец, просто на дискетах. Обмен может запускаться через произвольные промежутки времени, как в ручном, так и в автоматическом режиме.

Модуль решает ряд различных на первый взгляд задач. Пусть, например, фирма имеет несколько независимых торговых точек. Модуль Обмен позволяет объединить документы, введенные на каждой из этих точек, получить как независимую, так и консолидированную отчетность по ним.

В другом случае в офисе фирмы принимаются заказы и выписываются счета, а накладные оформляются уже на складе. Обмен дает возможность периодически синхронизировать базы данных в офисе и на складе.

В третьем случае фирма имеет дочернее предприятие. Модуль обмена в данном случае может действовать избирательно: из дочернего предприятия в головное посылать всю информацию, а из головного в дочернее передавать только ту информацию, которая ему действительно необходима. Достигается это установкой системы фильтров при экспорте данных.

Возможен случай, когда обмен проходит только в одну сторону: из основной базы периодически пересылается в филиал определенная выборка данных. В основной базе, таким образом, хранится полная информация, а в филиале – специально отобранная.

Наконец, еще одно применение модуля. Часто руководитель или бухгалтер фирмы берет базу данных домой, чтобы проанализировать ее в спокойной обстановке. Если он имеет модуль обмена, то может переписывать не всю базу, а только последние изменения. В случае обнаружения ошибки он может быть уверенным, что без проблем импортирует в офис сделанные исправления.

Импорт и экспорт данных

Команды Импорт и Экспорт предназначены для обмена данными с другими системами в формате CSV. В нашем случае, для связи бухгалтерской и торговой программ. Командой Импорт можно ввести начальное состояние складов, номенклатуру товаров, список партнеров со всеми атрибутами и другие справочники системы. Таким образом,, если вы уже ведете учет в какой либо другой системе, поддерживающей вывод данных в текстовом формате, то вы без труда можете импортировать основные начальные данные в базу данных Trade Assistant из этой системы.

Возможности экспорта данных еще шире: любой отчет можно вывести в формате CSV. Загрузив затем эти данные в электронную таблицу, например, в Excel, можно построить графики, диаграммы или же провести другую обработку выведенных данных.

Закрытие периода

В системе Trade Assistant предусмотрена команда Закрытие периода, которая позволяет перенести все документы, оформленные до указанной даты, из основной базы данных в отдельную архивную базу. Одновременно пересчитываются остатки на складе и баланс с контрагентами на дату начала нового периода. Архивная база остается открытой для пользователя. В нее можно войти, распечатать документы, построить необходимые отчеты.

По желанию пользователя документы до начала периода могут быть физически удалены из основной базы данных, а могут быть оставлены в ней. При этом накладные и платежи, оформленные до даты начала нового периода, становятся недоступными для редактирования.

2. Проектная часть

       2.1. Информационное обеспечение задачи учета продажи товаров

       Функционирование системы управления предприятием опирается на информацию. Организация информационного обеспечения в любой системе управления основывается на понятии информационной базы, под которой понимается совокупность упорядоченной информации, используемой при функционировании информационной системы, а также взаимосвязь различных составляющих этой информации. При этом совокупность упорядоченной информации должна соответствовать по составу и содержанию требованиям тех задач, которые решаются на ее основе. Информационная база влияет на эффективность всей системы, возможность решения функциональных задач и т.д.

       В состав информационной базы входят:

       1. массивы постоянной нормативно-справочной информации;

       2. массивы, содержащие текущие данные о состоянии управляемого объекта;

       3. массивы, содержащие данные, поступающие из внешней среды;

       4. массивы, содержащие накапливаемые данные за определенный промежуток времени.

       Информационное обеспечение предприятия условно можно разделить на внемашинное и внутримашинное. К внемашинному обеспечению относится часть информационного обеспечения, представляющая собой совокупность сообщений, сигналов и документов, используемых при функционировании автоматизированной системы управления в форме, воспринимаемой человеком без применения средств вычмслительной техники. К внутримашинному относится та часть информационного обеспечения, которая, представляя собой совокупность используемых в АСУ данных, фиксируется на машинных носителях системы.

        Основная задача организации информационного обеспечения состоит в адекватном отображении объекта управления и обеспечении информационных потребностей функциональных задач управления, а в данном случае, потребностей задачи «Автоматизация учета продаж»,

Похожие работы

Пути совершенствования учета производственных запасов

Скачать

58439

2

0

... дебиторов на основе коэффициентов инкассации; – оценивать реальную стоимость существующей дебиторской задолженности. Заключение Курсовая работа написана на тему «Состояние путей совершенствования учета производственных запасов» на примере ООО «(скрыто)». Главной целью в написании работе является исследование теоретических и практических аспектов учета процесса заготовления материальных запасов, ...

Автоматизация учета товаров на АГЗС "Северного объединения по эксплуатации газового хозяйства"

Скачать

154811

25

43

... дипломного проекта, также был проведён обзор рынка существующих информационных систем, решающих задачи автоматизации предприятия. Результатом данной квалификационной работы является разработка информационной системы учета товаров на примере АГЗС «Северного объединения по эксплуатации газового хозяйства». В процессе выполнения работы были составлены алгоритмы, необходимые для работы системы, был ...

Совершенствование организации основного производства на предприятии "Мясопромышленная компания ООО "Лиман"

Скачать

115775

23

5

... финансового состояния, невозможности своевременно исполнять обязательства по платежам в бюджет, внебюджетные фонды, перед поставщиками сырья и материалов. Глава 3. Совершенствование организации основного производства на ООО «ЛИМАН»   3.1 Анализ использования производственно-технического потенциала Проанализируем производственный потенциал приведенных в таблице 8. Таблица 8 Показатели, ...

Учет материально-производственных запасов

Скачать

157313

4

4

... Гражданский кодекс РФ, в котором, в частности, раскрыты основы договорной работы, являющейся основой формирования оправдательной и первичной учетной документации, в том числе и по учету материально-производственных запасов, а также заложены подходы в отражении конкретных хозяйственных операций с МПЗ в бухгалтерском учете. Так как предприятие является обществом с ограниченной ответственностью к ...