Технологии обработки входящих и исходящих документов

2.1.1 Технологии обработки входящих и исходящих документов

В технологической цепочке обработки и движения входящих документов в таможне можно выделить следующие этапы:

- прием и первичную обработку;

-предварительное рассмотрение и распределение документов;

-регистрация;

-рассмотрение руководством.

Прием и первичная обработка документов осуществляется должностными лицами ОДО. При поступлении документов в нерабочее время они принимаются дежурным по таможне.

Прежде всего конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки, наличие документов и подписей. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю.

При некомплектности или повреждении документов составляется акт в двух экземплярах, один из которых остается в ОДО (у ответственного за делопроизводство), другой - направляется отправителю.

При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу. Конверт прилагается к документу и в том случае, когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправки и получения документа (во всех остальных случаях конверты уничтожаются).

На полученных документах проставляется регистрационный штамп. Документы распределяются на подлежащие регистрации и подлежащие учету по реестру.

Документы, адресованные руководству таможни, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в ОДО, а только затем направляются руководству таможни или в структурное подразделение.

Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя из оценки их содержания и на основании установленного в таможне распределения обязанностей между руководством.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, лишь адресованные непосредственно структурным подразделениям или их должностным лицам.

Рассмотренные руководством таможни документы возвращаются в ОДО, где в базе данных делаются отметки об их возврате, в регистрационно-контрольную карточку (далее - РКК) вносится содержание резолюции, документы ставятся на контроль, а затем передаются на исполнение.

Рассмотренные руководством приказы, распоряжения вышестоящего таможенного органа размножаются, направляются, рассылаются структурным подразделениям и таможенным органам в соответствии со списком рассылки, составленным ОДО. Передача копий указанных документов структурным подразделениям осуществляется только с соответствующей распиской в списке рассылки.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, направляется ответственному исполнителю; остальным исполнителям передаются копии документа.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству таможни и исполнение.

На документах, подлежащих в соответствии с номенклатурой формированию в дела в ОДО, перед направлением на исполнение в структурные подразделения проставляется штамп "Подлежит возврату в ОДО".

Порядок прохождения входящих документов представлен на разработанной автором схеме 4,

Схема 4. Оперограмма движения входящих документов

Движение документов поступивших

на имя начальника таможни

Движение документов реестрового учета

Данный порядок входящих документов способствует избежанию прохождения повторных инстанций, тем самым уменьшая сроки рассмотрения вопросов и увеличивая быстроту принятия управленческих решений.

Тоже самое можно сказать и о порядке исходящих документов, включающая в следующие этапы обработка: сортировку, адресование, вложение в конверты, заклеивание, взвешивание, франкирование оформление почтового отправления.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт. А документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ (в отдельных случаях - начальника ОДО).

Отправляемая корреспонденция учитывается в:

·          описях (заказная, сторонним организациям)

·          реестрах (направляемая через фельдъегерскую службу) Вторые экземпляры описей и реестров с пометкой об отправке корреспонденции формируются в дела ОДО.

С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

Телеграммы, составляемые в таможне, принимаются сотрудниками ОДО завизированными, подписанными, датированными, зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 28.08.97 № 1108.

Передача телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Порядок работы с исходящими документами приведен автором на схеме 5.

Схема 5 Оперограмма движения исходящих документов

Движение исходящих документов