Порядок прохождения внутренних документов

2.1.2 Порядок прохождения внутренних документов

Внутренний документ – это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его[42]

Прохождение внутренних документов в отделе на этапах их подготовки и оформления соответствуют прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов. Внутренние документы ОДО Костромской таможни, как и в любой другой организации, можно разделить по формам и назначению на 3 группы:

- Организационные документы, которые регламентируют деятельность таможни и в частности ОДО (Положения об ОДО, инструкции и т.п.);

- Распорядительные документы, издаваемые Начальником таможни, его заместителями и Начальником ОДО;

- Информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).

Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в правовую службу для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем в ОДО, где сотрудниками осуществляется контроль за правильностью их оформления. Оформленные документы передаются на подпись Начальнику таможни в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.

Копии подписанных Начальником распорядительных документов рассылаются в структурные подразделения в соответствии со списком рассылки.

Передача документов, зарегистрированных в ОДО, между другими структурными подразделениями таможни осуществляется только через ОДО (ответственного за делопроизводство). Документы передаются с соответствующей отметкой в РКК или списке рассылки.

Как уже было замечено при анализе документооборота, поток внутренних документов за последние годы возрос, особенно информационно-справочных документов (а именно докладных и служебных записок). Это объясняется более отлаженной работой между структурными подразделениями и правильным ведением делопроизводства, т.е. эффективной работой сотрудников ОДО.

2.2 Порядок работы с письменными и устными обращениями граждан и депутатов

Граждане Российской Федерации в соответствии со ст. 33 Конституции РФ имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в органы власти (таможню) и это право следует рассматривать как важное средство осуществления и охраны прав личности[43]. Обращения граждан выражаются как в письменной, так и в устной форме. Они делятся на предложения, заявления и жалобы.

Технология работы с обращениями граждан требует организации:

·          приема граждан;

·          приема и первичной обработки письменных обращений;

·          регистрации обращений;

·          направления обращений на рассмотрение;

·          уведомления заявителя о длительном расследовании обращения;

·          контроль за сроками исполнения документов и выполнением принятых по ним решений;

·          информационно-справочной работе по обращениям;

·          извещения заявителя о вынесенных решениях с одновременным, в случае необходимости, направлением решений для исполнения в соответствующие органы;

·          группировки в дела и текущего хранения обращений;

·          анализа поступивших обращений

Прием граждан в таможне ведется по рабочим дням в рабочее время. Запись на прием и организация приема граждан в таможне обеспечиваются ОДО.

Письменные обращения граждан, поступившие в таможню, подлежат обязательному рассмотрению. Отказ в рассмотрении обращений по вопросам, относящимся к компетенции таможни, недопустим.

Поступающие в таможню обращения граждан регистрируются в ОДО путем проставления регистрационного штампа и занесения в электронную картотеку базы данных "Обращения граждан" КПС "УКИД-Р"[44].

Поступившие в структурные подразделения (в соответствии с порядком, предусмотренным настоящей Инструкцией по делопроизводству) письменные обращения граждан рассматриваются в срок не более 15 дней со дня их поступления (регистрации) в таможню (по запросам, предусмотренным статьей 23 Таможенного кодекса Российской Федерации, - в течение 10 дней), а обращения, требующие дополнительного изучения и проверки, - в срок до одного месяца.

Ответ автору обращения оформляется на бланке письма таможни, при этом не указываются:

-в реквизите "Подпись" - специальное звание должностного лица;

-фамилия и номер телефона исполнителя (указанный реквизит проставляется на втором, визовом, экземпляре).

Таможня ежеквартально представляет в ФТС России информацию о количестве рассмотренных обращений граждан

 Особое внимание уделяется подготовке и направление ответов на обращения и запросы депутатов, которое осуществляются таможней в соответствии с законодательством Российской Федерации о статусе депутата.

Должностное лицо, которому направлены обращение или запрос депутата, должно дать ответ в письменной форме не позднее чем через 30 дней со дня их получения или в иной, согласованный с инициатором запроса, срок.

Прием, обработка, направление поступающих обращений и запросов граждан и депутатов осуществляется в ОДО таможни в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами. Далее обращения, запросы и документы по их рассмотрению формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Необходимо отметить, что к порядку работы с письменными и устными обращениями граждан и депутатов сотрудники отдела относятся очень ответственно и серьезно. Не было замечено никаких не соответствий с предъявляемыми требованиями.