Претензии и иски: автоматизация документооборота, связанного с судебной практикой организации. Эта возможность никогда не будет лишней

3.         Претензии и иски: автоматизация документооборота, связанного с судебной практикой организации. Эта возможность никогда не будет лишней.

4.         Планирование и отчетность: ведение реестра проектов, планирование работ и ресурсов по проектам, учет фактических затрат рабочего времени, отчетность по выполненным работам.

5.         Библиографический фонд: регистрация нормативных и иных документов, периодических изданий и данных о публикациях в средствах массовой информации, подготовка экспресс информации о новых поступлениях материалов, библиографических списков статей в средствах массовой информации. Тем более что наличие таких изданий уже имеется и требует централизованного хранения.

Данная структура автоматизированной системы делопроизводства идеально подходит для внедрения в таможню. Помимо основных она охватывает те стороны работы, которые ранее даже не рассматривались. С помощью возможностей БОСС-Референта улучшится жизнедеятельность всей таможне в целом.

К тому же, система БОСС-Референт в интеграции с продуктом AIDIS компании ABBYY позволяет организовать потоковое сканирование значительных объемов документов. Благодаря интеграции с факс-сервером FAXChange (DataSys, Чехия) к возможностям системы БОСС-Референт добавляется функция автоматического управления потоком входящих и исходящих факсов.

Интеграция БОСС-Референта со средствами криптозащиты, сертифицированными ФАПСИ - «Верба», «Криптон», «Крипто-Про», - обеспечивает реализацию защищенного электронного документооборота.

Таможня, использующая систему электронного документооборота КПС «УКИД-Р», нередко сталкиваются с проблемой обмена электронной корреспонденцией с другими таможенными органами. Компания АйТи (в которой разработана система БОСС-Референт) предлагает решение основанное на XML-формате, которое позволяет объединять в единое информационное пространство системы электронного документооборота организаций и предприятий, построенные на программных продуктах разных поставщиков и использующие различные форматы данных. Таким образом, эта программа становится еще более универсальной и адаптируемой.

Итак, БОСС-Референт - полнофункциональная система, позволяющая автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для Костромской таможни. Очевидно, что полнофункциональная система не только организовывает сложные маршруты движения документов, но и контролирует их исполнение, ведет аудит, оптимизирует загрузку сотрудников и имеет множество других возможностей.

Подводя итоги данной главы отметим, что ходе исследования и анализа процесса организации и технологии документационного обеспечения управления, документационного отдела Костромской таможни были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию делопроизводства. Были разработаны документы по совершенствованию и оптимизации работы с документами:

·     разработаны нормативные документы для ведения делопроизводства: инструкция по делопроизводству Костромской таможни, Положение об экспертной комиссии, дополнено Положение об архиве;

·     разработана должностная инструкция Делопроизводителя;

·     рекомендуется проводить регистрацию факсограмм только в электронном виде;

·     предлагается усилить контроль за соблюдением правил оформления, формирования и подготовки документов;

·     составление номенклатуры дел ОДО на текущий 2005 год;

·     предлагается внедрить новую автоматизированную систему документационного обеспечения управления(БОСС-Референт);

Заключение

Костромская таможня - одна из старейших таможен России, возникла в средние века(1547), постепенно развиваясь, приобрела самостоятельность 13 лет назад.

Она за свою историю претерпела ряд определенных изменений и в настоящее время является неотъемлемой частью государственной власти. Костромская таможня наделена функциями дознания, ведения оперативно – розыскной деятельности, является агентом валютного контроля и военизированной организацией.

В настоящее время в Костромском регионе возрос уровень требований к качеству работы таможенной службы, что непосредственно связано с упрощением и автоматизацией таможенных процедур, наиболее полным сбором таможенных платежей, предотвращением импорта опасной и некачественной продукции, повышением степени соблюдения таможенного законодательства и эффективности борьбы с преступлениями в сфере таможенного дела и нарушениями таможенных правил.

Основной целью данной дипломной работы является изучение организации технологий документационного обеспечения управления документационного отдела Костромской таможни и внесение предложений по усовершенствованию работы документационного отдела Костромской таможни.

Проведенный анализ позволил сделать ряд выводов по совершенствованию организации делопроизводственного обслуживания таможни:

1.         Следует разработать все необходимые нормативные документы: инструкцию по делопроизводству Костромской таможни, положение об архиве, положение об экспертной комиссии, а так же переименовать Документоведа 6-го разряда в Делопроизводителя и составить на него должностную инструкцию

2.         Внесены изменения в следующие этапы делопроизводства:

- регистрации документов (рекомендуется проводить регистрацию факсограмм только в компьютерной форме, а так же добавить графы в журнал регистрации входящих/исходящих факсограмм);

- формирование и оформление дел (необходимо при формировании дел недействительные варианты документов хранить отдельной папкой, при неправильной нумерации следовать правилам и требованиям нормативных документов)

3.         Необходимо составить номенклатуру дел ОДО на текущий 2005год

4.         Предлагается внедрить новую автоматизированную систему документационного обеспечения управления БОСС-Референт.

5.         необходимо обновить техническую оснащенность рабочих мест сотрудников (принтеры, сканеры, жесткие диски с большой памятью и т.д)

Если учесть все замечания и предложения по усовершенствованию, то организация технологии ДОУ отдела документационного обеспечения Костромской таможни будет не просто соответствовать всем требованиям и нормам, а станет более эффективной и качественной – это улучшит функциональность всей таможни в целом.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1.   Источники

Опубликованные

1.1.       Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988.

1.2.       Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ//Секретарское дело: сост. Кузнецова Т.В.- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2001.- С 285

1.3.       Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002. года №1-ФЗ//Делопроизводство 2002,№4. -С 91

1.4.       Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Росархив. М., 2000

1.5.       Типовая инструкция по делопроизводству федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Федеральной архивной службой России от 27 ноября 2000 г. № 68). -М., 2001.

1.6.       Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах) утвержденная Приказом ФТС России от 18.10.2004. №160): справочник участника ВЭД

1.7.       Таможенный кодекс Российской Федерации. – М.:ДГУП «Ростаможинформ», 2003. – 304 с.

1.8.       ГОСТ Р51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: Изд-во стандартов, 1998

1.9.        Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991

1.10.    Отраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях// Квалификационный справочник должностей служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. №37, с изменениями от 21 января, 4 августа 2000г., 20 апреля 2001., 31 мая, 20 июня 2002г.).

1.11.    Костромская таможня: информационно-аналитическая бюллетень №4(23). -Кострома.,2002. -25с

1.12.    www.it.ru

Неопубликованные

1.13.    Приказ от11 01 2005 «О назначении ответственных лиц за ведение делопроизводства в структурных подразделениях таможни

1.14.    Приказ ФТС России от18.10.2004. №160 «О Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах»

1.15.    Должностная инструкция главного государственного таможенного инспектора ОДО, утвержденная 24.05.2004 г

1.16.    Положение об отделе документационного обеспечения Костромской таможни. 14.08.1999г

1.17.    Должностная инструкция старшего государственного таможенного инспектора ОДО (участка входящей корреспонденции вышестоящих органов ОДО), утвержденная 24.05.2004г

1.18.    Должностная инструкция старшего государственного таможенного инспектора ОДО (участка входящей корреспонденции других таможен и организаций), утвержденная 24.05.2004г.

1.19.    Должностная инструкция старшего государственного таможенного инспектора ОДО (участка исходящей корреспонденции и регистрации приказов, распоряжений таможенного органа), утвержденная 24.05.2004г

1.20.    Должностная инструкция Документоведа 5-11-го разряда ОДО, утвержденная 26.02.2003

1.21.    Должностная инструкция начальника архивного отделения ОДО, утвержденная 21.02.2003

1.22.    Сведения о документообороте Костромской таможни за 2004 г. от 14.01.2005 утвержденные начальником ОДО

2.   Литература

2.1.       Борискин В.В. Поликарпова Н.М. Документационное обеспечение деятельности государственных органов и учреждений: учебное пособие. – М, 2003

2.2.       Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп./ В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др.; Под ред. И.К. Корнеева, В.А.Кудрявцева. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004. –456 с.

2.3.       Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Изд. 4-е, испр. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2001. – 328 с.

2.4.       Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. -М.Ж «Книга сервис», (издание 8-е, переработанное и дополненное), 2003. -160 с.

Периодическая печать

1.         Санкина Л.В. Должностная инструкция, рекомендации по составлению // Трудовое право 2002. №2. -С. 11

2.         Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П. «Научные основы оценки и отбора документов»//Делопроизводства 2003, №1. - С 98

3.         Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. С чего начать?//Делопроизводство 2003,№1. - С53

4.         Мякошина Н.Д. Корпоративная система управления документацией в таможенной службе//Делопроизводство, 2003 № 4.- С 41

5.         Пшенко А.В. «Хранение документов и обеспечение их сохранности»//Секретарское дело 2003, №10. -С63

6.         Жеребцова Л.А. «Основы организации работы с устными обращениями граждан»//Делопроизводство 2004, №1. - С 49

7.         Кузнецова Т.В. Проблемы автоматизации делопроизводственных процессов с позиции документоведения. Тезисы на X международной конференции» Документация в информационном обществе»// Делопроизводство 2004, №2. -С 37

8.         Сокова. А.Н. Перспективы развития правил оформления управленческих документов//Делопроизводство. – 2004, №2.- С 4

9.         Алексеев Е.В., Афанасьев Л.П. «Опись - важный архивный справочник (история и методика составления)»//Делопроизводство2004, № 3.- С99

[1]Мякошина Н.Д. Корпоративная система управления документацией в таможенной службе//Делопроизводство, 2003 № 4 .- С41

[2] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.

[3] Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах)(утвержденная Приказом ФТС России от 18.10.2004. №160): справочник участника ВЭД

[4]ГОСТ Р51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Издательство стандартов. М., 1998.

[5]Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Росархив. М., 2000.

[6] Таможенный кодекс Российской федерации. –М.: ДГУП «Ростаможинформ», 2003. – 304с.

[7] Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ//Секретарское дело: сост. Кузнецова Т.В.- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2001.- С 285

[8] Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002. года №1-ФЗ//Делопроизводство 2002,№4. -С 91

[9]Костромская таможня: информационно-аналитическая бюллетень №4(23). -Кострома.,2002. -25с

[10] Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М., ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2001.

[11] Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп./ В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др.; Под ред. И.К. Корнеева, В.А.Кудрявцева. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004. –456с.

[12] Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. -М.Ж «Книга сервис», (издание 8-е, переработанное и дополненное), 2003. -160 с.

[13] Митченко О.Ю. О Документационном обеспечении деятельности органов местного самоуправления//Делопроизводство №3,2004.-с 25

[14] Санкина Л.В. Должностная инструкция, рекомендации по составлению // Трудовое право 2002. №2.- С. 11

[15]Сокова. А.Н. Перспективы развития правил оформления управленческих документов//Делопроизводство. – 2004, №2..- С 4

[16]Пшенко А.В. «Хранение документов и обеспечение их сохранности»//Секретарское дело 2003, №10. -С63.

[17] Алексеев Е.В., Афанасьев Л.П. «Опись - важный архивный справочник (история и методика составления)»//Делопроизводство2004, № 3.- С99

[18]Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. С чего начать?//Делопроизводство 2003,№1. - С53

[19]Кузнецова Т.В. Проблемы автоматизации делопроизводственных процессов с позиции документоведения. Тезисы на X международной конференции»Документация в информационном обществе»//Делопроизводство 2004, №2. -С 37

[20] www.it.ru

[21] Костромская таможня: информационно-аналитическая бюллетень №4(23). -Кострома.,2002. -25с

* При нем к выполнению обязанностей на таможне в качестве целовальников (старинное название служителя таможни) привлекались представители купечества, а так же посадские, уездные крестьяне для отбывания повинности. Служба эта была «на веру», в связи с чем должностные лица таможен принимали присягу

[22] Таможенный кодекс Российской федерации. –М.: ДГУП «Ростаможинформ», 2003. – 304с.(ст 401,402)

[23]Положение об отделе документационного обеспечения Костромской таможни. 14.08.1999г.

[24] Положение об отделе документационного обеспечения Костромской таможни. 14.08.1999г.

[25] Приказ от11.01.2005 года №1 «О назначении ответственных лиц за ведение делопроизводства в структурных подразделениях таможни»

[26] Должностная инструкция начальника отдела документационного обеспечения, утвержденная 19.02.2003

[27] Должностная инструкция главного государственного таможенного инспектора ОДО, утвержденная 24.05.2004 г.

[28] Должностная инструкция старшего государственного таможенного инспектора ОДО(участка входящей корреспонденции вышестоящих органов ОДО), утвержденная 24.05.2004г.

[29] Должностная инструкция старшего государственного таможенного инспектора ОДО (участка входящей корреспонденции других таможен и организаций), утвержденная 24.05.2004г.

[30] Должностная инструкция старшего государственного таможенного инспектора ОДО(участка исходящей корреспонденции и регистрации приказов, распоряжений таможенного органа), утвержденная 24.05.2004г

[31] Должностная инструкция Документоведа 5-11-го разряда ОДО, утвержденная 26.02.2003.

[32] Должностная инструкция начальника архивного отделения ОДО, утвержденная 21.02.2003.

[33] Должностная инструкция Государственного таможенного инспектора архивного отделения ОДО, утвержденная 24.05.2004

[34] Должностная инструкция ответственного за делопроизводство в структурном подразделении Костромской таможни// Приказ №1 от 11.01.2005 «о назначении ответственных лиц за ведение делопроизводства в структурных подразделениях таможни»

[35] Отраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях// Квалификационный справочник должностей служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. №37, с изменениями от 21 января, 4 августа 2000г., 20 апреля 2001., 31 мая, 20 июня 2002г.).

[36]. Сокова. А.Н Перспективы развития правил оформления управленческих документов//Делопроизводство. – 2004, №2.

[37] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.

[38]Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 44.

[39] ГОСТ Р51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: Изд-во стандартов, 1998

[40]Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах)(утвержденная Приказом ФТС России от 18.10.2004. №160): справочник участника ВЭД п5

[41] Борискин В.В. Документационное обеспечение деятельности государственных органов и учреждений: уч. пособие.- М, 2003.

[42] ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М. Госстандарт, 1998. п. 2.2.2

[43] Л.А. Жеребцова «Основы организации работы с устными обращениями граждан»//Делопроизводство 2004, №1. - С 49.

[44] КПС «УКИД» - комплексно программные средство учета и контроля исполнения документов

[45] ГОСТ Р51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: Изд-во стандартов, 1998, п. 65

[46]Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 28-31.

[47] Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах)(утвержденная Приказом ФТС России от 18.10.2004. №160): справочник участника ВЭД

[48]ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., Издательство стандартов, 1998. П.67.

[49]. Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах)(утвержденная Приказом ФТС России от 18.10.2004. №160): справочник участника ВЭД

[50] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 36.

[51]СтенюковМ.В. Документы. Делопроизводство. – М.: «Книга сервис», 2003. – 160с.

[52] ГОСТ Р51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: Изд-во стандартов, 1998, п. 71

[53] Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах)(утвержденная Приказом ФТС России от 18.10.2004. №160): справочник участника ВЭДп. 9

[54] Основные правила работы ведомственных архивов, п2.1.3

[55] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.

[56] Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988.

[57] Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Росархив, 2000.

[58] ГОСТ Р51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: Изд-во стандартов, 1998, п. 72.

[59] Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах

[60] Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах)(утвержденная Приказом ФТС России от 18.10.2004. №160): справочник участника ВЭД9.2.8.

[61] А.В. Пшенко «Хранение документов и обеспечение их сохранности»//Секретарское дело октябрь 2003, №10. - С 63.

[62] ГОСТ Р51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: Изд-во стандартов, 1998, п. 95.

[63]Примерное положение действующей экспертной комиссии таможенного органа.

[64] ГОСТ Р51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: Изд-во стандартов, 1998,

[65] Е.В. Алексеева Л.П. Афанасьев «Опись - важнейший архивный справочник (история и методика составления)»// Делопроизводство 2004, №3. - С 99.

[66].Типовая инструкцией по делопроизводству и работе архива таможенных органах(региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах)Справочник участия ВЭД, версия 5.86(24 декабря 2004 г.)

[67] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.

[68] Митченко О.Ю. О Документационном обеспечении деятельности органов местного самоуправления//Делопроизводство №3,2004.-с 25

[69] Е.В.Алексеева, Л.П. Афанасьева «Научные основы оценки и отбора документов»//Делопроизводства 2003, №1. - С 98

[70] Санкина Л.В. Должностная инструкция, рекомендации по составлению // Трудовое право 2002. №2. С. 11.

[71] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.

[72]Квалификационный справочник должностей служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37, с изменениями от 21 января,4 августа 2000г., 20 апреля 2001г., 31 мая, 20 июня 2002 г.)

[73] Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах)(утвержденная Приказом ФТС России от 18.10.2004. №160): справочник участника ВЭД

[74] Стенюков М.В.Документы. Делопроизводство. – М.: «Книга сервис», 2003. – 160с.

[75]Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.

[76] Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988.

[77] Типовая инструкция по делопроизводству федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Федеральной архивной службой России от 27 ноября 2000 г. № 68). -М., 2001.п.4.2

[78] Кузнецова Т.В. Проблемы автоматизации делопроизводственных процессов с позиции документоведения тезисы доклада на X международной конференции «Документация в информационном обществе»//Делопроизводство 2004, №2. -С 38.

[79]Стенюков М.В.Документы. Делопроизводство. - М.: «Книга сервис»,(издание 8-е, переработанное и дополненное), 2003. - 160 с.

[80]Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. С чего начать?//Делопроизводство 2003, №1.-С53.

[81] www.it.ru