Организация оперативного хранения документов

2.6 Организация оперативного хранения документов

Хранение документов до экспертизы их ценности и передачи на архивное хранение в российской практике работы с документами называется оперативным. Оперативное хранение подразделяется на хранение документов в процессе их исполнения и хранение уже исполненных документов[61].

С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и ответственные за делопроизводство этих подразделений обеспечивают сохранность документов и дел.

В ОДО часть дел располагается не в вертикальном положении корешками наружу, а в горизонтальном в запираемых шкафах(сейфе), обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих от пыли и воздействия солнечного света. Это действие неошибочно, так как оно адаптировано к условиям работы ОДО. Это объясняется маленьким объемом дел хранящихся непосредственно в ОДО и соблюдение правил выглядело бы нелепым.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив.

Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения начальника ОДО. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения; предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование должностным лицам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Начальника таможни по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Начальника таможни с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

2.8 Порядок передачи документов на хранение в архив

Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве – обработка дел для последующего их хранения и использования.

Обработка дел для хранения включает:

·          проведение экспертизы ценности документов;

·          оформление дел;

·          составление описей;

·          актов о выделении к уничтожению документов и дел.

Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает работу ОДО и ответственных за делопроизводство структурных подразделений.

В Костромской таможне существует свой архив, куда в целях своевременного приема от структурных подразделений и хранения документов Государственной части Архивного фонда РФ (документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу), обеспечения их учета, упорядочения, сохранности, использования и подготовки к передаче на постоянное хранение сдаются дела. Существование архива предусматривает и существованием соответствующего Положением об архиве таможни (предложения о его усовершенствовании автором было выдвинуто выше).

Определение экспертизы ценности документов дает ГОСТ Р 51141-98 : экспертиза ценности документов – определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов с целью «отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев»[62].

Если рассматривать в общем по таможне экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов:

на стадии делопроизводства - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архив;

в архиве - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

Функции и права экспертной комиссии, а также организация ее работы определяются положением «о постоянно действующей экспертной комиссии таможенного органа», которое должно утверждаться Начальником таможни. А до его утверждения подлежит согласованию с соответствующим архивным учреждением. На сегодняшний момент в таможне пользовались Примерное положение об ЭК. Автор предлагает проект Положения о постоянно действующей комиссии в приложении 5

Основным содержанием и результатом работы экспертной комиссии является организация и проведение совместно с ОДО и архивом работы по ежегодному отбору дел для дальнейшего хранения и уничтожения. Рассмотрение, представляемых делопроизводственной службой описей дел постоянного и временного хранения, описей документов по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения[63].

В результате работы экспертной комиссии все документы делятся на 3 группы:

- документы, предназначенные для архивного хранения;

- документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

- документы, подлежащие уничтожению

Для обеспечения комплектования архива в таможне на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности документов, составляются архивные описи, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Опись дел (далее - опись) - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания[64]. Опись, таким образом, служит основным учетным и справочным пособием в делопроизводстве и архиве, целью которой является распределение всех дел на небольшие массивы и составление на каждую группу отдельной описи[65].

Ежегодно в каждом структурном подразделении в том числе и в ОДО составляются описи на дела постоянного хранения. По этим описям документы сдаются в архив. Эти описи служат основой для подготовки сводной описи дел таможни, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение в соответствующий государственный архив.

Описи по установленной форме составляются в двух экземплярах, один из которых остается в качестве контрольного в структурном подразделении, а другой вместе с делами представляется в архив через два года после завершения дел в делопроизводстве.

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно.

Акты утверждаются Начальником таможни только после утверждения ЭПК архива. Только после этого таможня имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком

Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2000 г. могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2004 г.

Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется, как правило, на дела всего таможенного органа.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемно-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем должностного лица, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Таким образом, существующий порядок организации делопроизводства ОДО в Костромской таможне в основном соответствует нормам и правилам ДОУ, но обладает рядом недостатков:

·           отсутствуют необходимые организационные документы для ведения делопроизводства: Инструкция по делопроизводству Костромской таможни, Положение об экспертной комиссии. Не до конца разработана Положение об архиве таможни;

·          Не соответствие с квалификационным справочником должностей; необходимость составления Инструкции Делопроизводителя

·          встречаются нарушения правил оформления и подготовки документов;

·          отсутствует номенклатура дел на текущий 2005год;

·          устаревшая автоматизированная система делопроизводства;

Итак, для более эффективного, усовершенствованного и упорядоченного документационного обеспечения управления необходимо устранить все эти недостатки.