Організація оперативно-збутової роботи

3.7 Організація оперативно-збутової роботи

Оперативно-збутова діяльність на кожному з підприємств має свої особливості, які визначаються призначенням випускаємої продукції, організаційною структурою збуту, галузевою специфікою підприємства. Разом з тим на всіх підприємствах оперативно-збутова робота є завершенням процесу реалізації зробленої продукції.

Оперативно-збутова робота на підприємстві включає:

- розробку планів-графіків відвантаження готової продукції покупцям;

- приймання готової продукції від цехів-виготовлювачів і підготовку її до відправлення покупцям;

- організацію відвантаження продукції покупцям і оформлення документів, пов'язаних з відвантаженням;

- контроль за виконанням замовлень покупців і платоспроможністю клієнтів.

Графіки відвантаження готової продукції розробляються на короткі періоди часу (декада або тиждень), з їхньою допомогою здійснюється координація планів збуту із планом виробництва. Зразковий тижневий план-графік відвантаження готової продукції покупцям представлений «у табл. 3.6».

Особливо важливо дотримувати планів-графіків відвантаження устаткування при комплектних поставках.

Продукція, виготовлена цехами, надходить на загальнозаводський або цеховий склади готових виробів, які повинні прийняти неї від цехів по кількості і якості. Порядок здачі готової продукції на склад залежить від багатьох факторів: від властивостей продукції, що випускається, її розмірів, ваги, організації внутрішньозаводського транспорту й інших. Прийом готової продукції від цехів виробляється складом разом з ВТК і оформляється спеціальними документами: накладними, приймально-здавальними актами або відомостями. У цих документах повинні відбиватися наступні дані: виготовлювач, одержувач, найменування продукції, обсяг замовлення цеху й фактична кількість продукції, пред'явлена до здачі на склад, установлений і фактичний строк здачі, оцінка ВТК про відповідність прийнятої продукції встановленим Держстандартом, ТУ.

При підготовці продукції до відвантаження покупцям особлива увага приділяється строгому дотриманню правил упакування й маркування, установленню кількості відвантажуємої продукції (ваги, кількості тарних місць, пачок, ящиків і т.п.)

При відвантаженні продукції покупцям особливо важливий правильний вибір упакування. Упакування повинна виконувати наступні функції:

Таблиця 3.6

Зразковий тижневий план-графік відвантаження готової продукції покупцям

- охороняти товар від псування й ушкоджень. Ця функція найбільш характерна для продукції виробничо-технічного призначення;

- забезпечувати створення умов для транспортування, навантаження й вивантаження товарів, їхнього складування й продажі;

- бути важливим носієм реклами.

Величина витрат на впакування товарів повинна перебувати в розумній пропорції до вартості впакованого товару й порівнюватися з економічною користю.

Упакування товарів повинно відповідати транспортним засобам, які використаються при їхньому перевезенні, а також засобам механізації й автоматизації при навантаженні, розвантаженні й складуванні. Наприклад, упакування товарів у термоусадочну плівку на піддонах відповідають перевезенню в контейнерах і механізації складських робіт за допомогою автонавантажувачів.

Для фірмових товарів роль упакування ще більше зростає. Вона повинна:

- відрізнятися від упакування конкурентів, тобто мати властивості, що відрізняють товар підприємства від конкурентів;

- допомагати покупцеві в пошуках товару й ототожнювати даний товар з його виробником;

- надавати товару певний імідж, що відповідає рівню ціни.

Маркування при підготовці товару до відвантаження має наступні цілі:

- указувати особливості товару;

- попереджувати транспортні організації про особливості навантаження, вивантаження й перевезення товару;

- інформувати транспортні організації про вагу нетто й брутто для правильного підбора вантажопідйомних засобів і розрахунків за перевезення товарів;

- сортувати вантажні місця по приналежності до певного вантажоодержувача або контракту;

- перевіряти комплектність навантаження й вивантаження по нумерації місць у партії.

Для досягнення зазначених цілей маркування товару повинна містити наступні відомості:

- найменування вантажоодержувача і його офіційна адреса;

- номер виробу (якщо в партії кілька виробів, то нумерація здійснюється у вигляді дробу: у чисельнику номер цього виробу, у знаменнику загальна кількість виробів у партії);

- номер контракту;

- вага нетто;

- вага брутто.

Маркування повинен мати товар і при продажі. Це - різні етикетки, ярлики. Останнім часом одержало широке поширення штрихове кодування товарів. Звичайно штрих-код готовим виробам привласнюється наприкінці виробничого циклу, а сам він використається для обліку товарів на складі готової продукції. Оперативне відвантаження продукції покупцям в умовах ринку здобуває першорядне значення. Застосування технології штрихового кодування товарів проявляється не тільки в підприємствах-виготовлювачах, але й у сфері обігу, тобто в оптовій і роздрібній торгівлі, що закуповує товари у виготовлювачів. Використання технології штрихового кодування товарів у сфері обігу дозволяє забезпечити оперативність керування товарними запасами, знизити середні складські витрати, зменшити втрати товарів.

При підготовці продукції до відправлення покупцям також велика увага приділяється правильному оформленню документів, використовуваних при розрахунках з покупцями. До них у першу чергу ставляться документи, що засвідчують кількість, якість і комплектність товарів, що відвантажують:

- специфікація, що підтверджує, що товар поставлений по номенклатурі й у кількості, передбаченій контрактом;

- сертифікат якості, що підтверджує, що товар перед відправленням перевірений постачальником на відповідність технічним вимогам контракту;

- пакувальний аркуш, у якому вказується, у яких упакуваннях утримується який товар і в яких кількостях;

- транспортний документ, що підтверджує прийняття товару до перевезення;

- комплектувальна відомість, що вказує, якими частинами комплектної поставки є деталі, що відвантажуються;

- рахунок на оплату товарів, що відвантажують.

Рахунок має наступні реквізити:

- номер і дата його виписки постачальником;

- найменування й банківські реквізити відправника вантажу й платника;

- найменування товару, його кількість, ціна й сума, на яку відвантажений товар, з виділенням ПДВ;

- номер контракту.

Рахунок виписується постачальником на партію товару, що поставляється, разом з товарно-транспортною накладною (номер і дата оформлення якої обов'язково вказується в рахунку) або у випадку передоплати до відпуску товару й також є підставою для оплати товару.

Товарно-транспортна накладна є одним з основних товаросупроводжувальних документів. Товарно-транспортна накладна є транспортним документом при доставці товару автомобільним транспортом, це по своїй сутності договір з перевізником вантажу. Найпоширенішою є практика оформлення цього документа в чотирьох екземплярах. Перший і другий екземпляри залишаються у відправника вантажу (один екземпляр у бухгалтерії постачальника, другий - у матеріально-відповідальної особи, що здійснює відпустку товару). Третій і четвертий екземпляри надходять разом з товаром до вантажоодержувача. Один екземпляр представляється в бухгалтерію підприємства покупця, а іншої - залишається в особи, відповідальної за зберігання товару. Коли товар відвантажується транспортом постачальника або споживача, то допускається складання товарно-транспортної накладної в трьох екземплярах. Перший залишається у відправника вантажу, а друг і третій направляються разом з товаром вантажоодержувачеві. Потім другий екземпляр з оцінкою про доставку товару направляється відправникові вантажу, а третій залишається у вантажоодержувача.

Товарно-транспортна накладна містить наступні реквізити:

- найменування відправника вантажу й вантажоодержувача, адреси й банківські реквізити;

- відомості про товар і тару (найменування й короткий опис товару, кількість місць, вага брутто й нетто, ціна, сума з урахуванням ПДВ, вид упакування);

- номер транспортного засобу й шляхового аркуша;

- пункт навантаження й розвантаження (при необхідності).

Крім того, вказуються документи, що слідують із вантажем, вид упакування, кількість місць.

При відвантаженні товару залізничним транспортом як товаросупроводжувальний документ виступає залізнична накладна. Вона містить наступні реквізити:

- номер і дата оформлення накладній;

- повне найменування, адреса, банківські реквізити постачальника, платника;

- номер і дата договору;

- найменування товару, кількість, ціна, сума, сума ПДВ.

До залізничної накладної можуть бути прикладені специфікації й пакувальні аркуші. Залізнична накладна передається представникові підприємства-покупця на підставі доручення на одержання вантажу.

Під час перевезення вантажу морським транспортом оформляється коносамент - свідчення про прийняття вантажу до перевезення на судні. Реквізитами коносамента є:

- назва перевізника (судно);

- підпис перевізника (або капітана судна);

- вказівка, що товари занурені на борт названого судна;

- вказівка порту завантаження й порту розвантаження;

- найменування відправника (продавця);

- вказівка кількості виданих оригіналів коносамента і їхня нумерація;

- застереження, що перевізник має право перевантажувати товар;

- найменування вантажоодержувача (при іменному коносаменті). Крім іменного, існує ордерний коносамент, виданий за наказом вантажоодержувача. Існує також коносамент, виданий на пред'явника.

У процесі оперативно-збутової діяльності визначається потреба в транспортних засобах. Розрахунок потреби в транспортних засобах здійснюється за допомогою показника загального обсягу поставок продукції за певний період часу, що визначається по формулі (3.10):

А = О_Н + Т - С_Н - О_К, (3.10)

де О_Н, О_К - залишки готової продукції на складі підприємства на початку й кінці розглянутого періоду;

 Т - передбачуваний випуск продукції за певний період часу;

 С_Н - кількість продукції, що залишається на власні потреби підприємства.

Розділивши загальний обсяг поставок продукції на вантажопідйомність транспортного засобу, можна визначити необхідну кількість транспортних засобів.

Після підготовки продукції до відправлення, організується її відвантаження покупцям. При розподілі продукції по видах транспорту необхідно враховувати відстань перевезення. Загальновідомо, що на відстань до 150 км від виготовлювача продукцію вантажоодержувачам варто відвантажувати автотранспортом, поблизу пристаней і портів зручніше й дешевше користуватися водним транспортом або змішаним залізнично-водним транспортом, дрібні вантажі на далекі відстані доцільніше відправляти багажем пасажирською швидкістю. Обсяг перевезень по залізниці визначається як різниця між загальним обсягом поставки відвантаження й обсягом відпустки дрібним покупцям, автотранспортом, а також водним і авіатранспортом.