Моделі, засновані на електронних таблицях надають менеджерам можливість систематично використовувати могутні аналітичні методи

9.         моделі, засновані на електронних таблицях надають менеджерам можливість систематично використовувати могутні аналітичні методи.

Такі моделі дозволяють оперувати великим числом перемінних і описувати їх взаємозв'язок, що не під силу зробити в розумі. Моделі дозволяють одночасно використовувати аналітичні можливості електронних таблиць, можливості збереження даних і обробки даних за допомогою обчислювальних ресурсів комп'ютерів.

Для пояснення цих положень необхідно більш докладно розглянути роль і місце моделей у реальному світі. Жодна модель не в змозі цілком охопити реальність. Кожна модель є деякою абстракцією, тобто описує тільки деякі можливі взаємозв'язки реального світу і приблизно представляє відносини між ними. З цього випливає правило, що визначає, коли варто використовувати моделі: модель варто використовувати в тому випадку, якщо з її допомогою приймаються більш удалі рішення, чим без її.

Незважаючи на те, що в ході аналізу багатьох моделей виникають "оптимальні" рішення, важливо розуміти, що такі рішення є оптимальними для формальних, але вони можуть і не бути такими в реальній ситуації. Термін "оптимальність" відноситься до моделей, а не до реальності. Те, що оптимально в моделі, аж ніяк не завжди оптимально в реальному житті.

Іноді є сенс говорити про оптимальні рішення стосовно до реальних ситуацій у керуванні бізнесом. Саме тому важливо, щоб менеджер був впевненим, що запропоновані моделі рішення мають сенс і задовольняють його інтуїтивним вимогам. Таким чином, для менеджера дуже важливо оцінити модель і визначити, наскільки варто довіряти їй. Але завжди потрібно бути готовим до того, що виникнуть якісь зміни і старі рішення перестануть спрацьовувати. Існує чимало доказів, що процес моделювання можна успішно застосовувати тоді, коли середовище навколо бізнесу-ситуації міняється так, що стандартна політика і практичні методи стають неадекватними.

1.         Безумовно, не можна гарантувати, що використання моделі завжди дасть позитивний результат, але, незважаючи на його недосконалість, цей підхід найбільш раціональний із усіх можливих. Більш того, як і сам процес моделювання, управлінські ситуації в дійсності розвиваються скоріше циклічно, чим послідовно. Тобто вони виникають повторно і мають потребу в повторному розгляді й обробці. [19]

2.         Існує три типи моделей: фізичні, аналогові і символічні моделі. Менеджерам приходиться працювати з усіма трьома типами моделей, але найчастіше з аналоговими моделями, представленими у формі діаграм і графіків, а також із символічними моделями у виді електронної таблиці чи звітів інформаційно-керуючої системи.

Усі моделі створюються людиною, починаючи з простих, і закінчуючи складними. Для моделювання ситуації спочатку потрібно представити її структурованим образом, тобто необхідно виробити деякий спосіб, що дозволить систематично обміркувати дану ситуацію. Варто пам'ятати, що найчастіше приходиться мати справу з формулюваннями управлінських ситуацій у виді деяких ознак, а не у формі чіткої постановки проблем. Постановка проблеми містить у собі можливі рішення і метод виміру їхньої ефективності, що являють собою дві ключові складові частини будь-якої моделі. Структурування – це перехід від інтуїтивного розуміння до чіткої постановки проблеми. Це винятково важливе уміння, яким повинний володіти менеджер, щоб успішно розробляти моделі.

При кількісному моделюванні бізнесу-середовища необхідно описувати взаємодії багатьох перемінних. Для цього потрібно сформулювати математичну модель, яка умовно ділиться на такі етапи:

1.         вивчення середовища з метою структурування управлінської ситуації;

2.         формалізація представлення про ситуацію;

3.         побудова символічної і кількісної моделі. [14]

При структуруванні управлінської ситуації використовуються математичні і табличні моделі, у якості яких творець моделі повинний вибрати і виділити аспекти і властиві ситуації, що розглядається. Найважливішої складової успіху є досвід у створенні моделей, і роботи у відповідній середовищі.

Формалізація представлення про ситуацію, полягає в концептуальному аналізі, під час якого необхідно прийняти визначені припущення. Оскільки розглянута управлінська ситуація містить у собі цілі і рішення, їх необхідно визначити й обґрунтувати. Існує кілька способів визначити перемінні рішення, але не завжди відразу вдається знайти найбільш придатне і правильне визначення. Цілі також можуть бути не цілком ясні. Навіть найбільш здатні менеджери можуть не мати точного представлення про те, які результати вони хочуть одержати. Проблеми виникають і в тому випадку, коли цілей занадто багато, а вибрати необхідно одну.

На рисунку 2.2 представлено перший етап формалізації управлінського рішення для формулювання задачі – виявлення основних складових моделі. На даному етапі основна увага приділяється визначенню входів, тобто того, що модель повинна обробляти, і виходів – того, що модель робить. На даному етапі модель зветься "чорна скриня", тому що ще не відомо, яка логіка буде реалізована в моделі.

Рисунок 2.2 – Представлення моделі у виді "чорної скрині"

Після визначення того, яка інформація буде подаватися на вході, і яку інформацію необхідно одержати на виході з моделі, необхідно розбити її на дві категорій. Вхідна інформація, іменована зовнішніми перемінними, поділяється на рішення – перемінні, контрольовані менеджером, і параметри – перемінні, котрими менеджер керувати не може. Багато неконтрольованих вхідних величин можуть бути невідомі заздалегідь. Тому, трактуючи їх як параметри, можна будувати модель так, нібито вони були заздалегідь відомі. Пізніше можна конкретизувати чисельні значення даних величин, проаналізувавши дані й оцінивши ці значення, чи просто задати передбачувані значення величин при аналізі моделі.

Інформація, що одержується на виході, називана внутрішніми перемінними, поділяється на показники (критерії) ефективності – перемінний, визначальний ступінь наближення до мети, і що допомагають розуміти й інтерпретувати результати роботи моделі. Критерії особливо важливі, тому що вони використовуються для визначення того, наскільки удалося наблизитися до кінцевої мети. Тому критерії часто називають цільовими функціями.

Незважаючи на простоту схеми "чорної скрині", вона змушує менеджерів на початку процесу моделювання визначити, що варто включити в модель, а що необхідно виключити з неї, а також розібратися з класифікацією відповідних факторів.

Основний внесок менеджера в побудову моделі на даному етапі полягає в тому, щоб розробити усередині "чорної скрині" математичні рівняння, що зв'язують перемінні. Спочатку використовують спрощені зв'язки, які потім уточнюються. До уточнення варто віднестися з великою відповідальністю, оскільки ці зв'язки в сукупності з даними стають основою всього процесу моделювання.

Управлінські рішення в значній мірі засновані на оцінці й інтерпретації даних. Бажання створити більш зроблену модель приведе до збору і збереження додаткових даних. Один з перших прихильників моделювання в сфері менеджменту, Черчмен, заявляв, що в дійсності не існує "неопрацьованих" даних, у тім змісті, що сам факт збору і фіксації даних завжди відбиває деякі схеми світогляду, тобто визначену модель, побудовану в розумі, хоча ця модель може явно і не усвідомлюватися. Проте однієї з особливостей технологічної цивілізації є одночасні збір і використання даних і моделей.

Кількісні моделі можна використовувати для генерування даних, і для побудови такої моделі звичайно необхідні дані (наприклад, щоб оцінити її параметри). Часто успіх чи невдача в моделюванні визначаються приступністю даних, їхньою точністю і правильністю вибору.

Важливо також оцінити чутливість результату, тобто наскільки рекомендовані моделлю рішення залежать від значень конкретних параметрів, службовців вхідною інформацією моделі. Менеджери віддають перевагу рішенням, що залишаються в силі для широкого діапазону вхідних значень, отже, гарне рішення не повинне перетворюватися в погане при незначній зміні параметрів одного з входів моделі. [19]