Автоматизация процесса управления

6.   Автоматизация процесса управления.

Покупка дорогостоящих программных комплексов для финансовых, юридических, кадровых, инженерных служб обычно является одноразовым и дорогостоящим приобретением обычно на весь срок работы предприятия. Однако, ввиду упрощения, сокращения сроков работы и повышения ее качества, данные расходы уже окупаются через несколько лет.

7.   Сокращение налоговой нагрузки.

В настоящее время в Республике Беларусь весьма активен переход на новые налоговые режимы. Так, с каждого отчетного года у предприятий согласно учетной политике есть вариант перехода с метода «по оплате» на метод «по отгрузке» и наоборот, который определяет момент определения выручки. За 2008–2009 гг. также весьма популярен переход на упрощенную систему налогообложения. Данная система позволяет снизить нагрузку главного бухгалтера ввиду применения одного общего налога вместо всех налогов, которые рассчитываются по общей системе налогообложения.

Основными путями оптимизации финансового состояния являются мероприятия по увеличению собственного капитала:

-  увеличение уставного капитала;

-  направление чистой прибыли в увеличение собственного капитала;

-  распродажа не использующихся активов;

-  привлечение дополнительных долгосрочных источников финансирования.

Также необходимо проводить мероприятия по повышению оперативности и действенности учетной информации, используя современные проекты комплексной автоматизации бухгалтерского учета и системной оперативной компьютерной обработки учетно-экономической информации с применением современных ЭВМ.

2. Характеристика и анализ работы УП «Проектстрой» ОО «БелОИ»

Проектно-строительное унитарное предприятие «Проектстрой» общественного объединения «Белорусское общество инвалидов» является самостоятельным хозяйствующим субъектом с правом юридического лица, осуществляющим свою деятельность в соответствии с Уставом предприятия.

Сокращенное название предприятия – УП «Проектстрой» ОО «БелОИ».

УП «Проектстрой» ОО «БелОИ» имеет лицензию РБ №02250/0000199 на право осуществления деятельности «Проектирование и строительство зданий и сооружений I и II уровней ответственности и проведению инженерных изысканий для этих целей». Лицензия выдана сроком на 5 лет Министерством архитектуры и строительства.

УП «Проектстрой» ОО «БелОИ» образовано решением Президиума Центрального Совета общественного объединения «Белорусское общество инвалидов» в лице Центрального правления общественного объединения «Белорусское общество инвалидов» (свидетельство о регистрации №00941 от 28.07.2000 г.).

УП «Проектстрой» ОО «БелОИ» зарегистрировано решением Минского исполнительного городского комитета от 24 августа 1998 г. за №23583, перерегистрировано решением от 28 сентября 2000 г. за №1097 в Едином государственном реестре юридических лиц и индивидуальных предпринимателей за №101531904 с правом юридического лица, действующего на основании Устава.

Вышестоящим органом управления, а также учредителем-собственником является Центральное правление общественного объединения «Белорусское общество инвалидов». Уполномоченным органом от учредителя-собственника является Первомайская районная организация г. Минска ОО «БЕЛОИ».

Имущество предприятия на правах 100%-ой собственности принадлежит Центральному правлению общественного объединения «Белорусское общество инвалидов».

В своей деятельности предприятие руководствуется законами и нормативными актами, действующими на территории Республики Беларусь.

УП «Проектстрой» ОО «БелОИ» – специализированная организация, выполняющая все виды проектных работ, связанных с разработкой проектной документации для строительства зданий и сооружений I и II уровней ответственности и разработкой разделов проектной документации, а также осуществляющая авторский надзор за строительством.

2.1 Организационная структура управления предприятием

Всего работающих в системе УП «Проектстрой» ОО «БелОИ» по состоянию на 01.01.2009 г. 16 человек, в том числе: руководителей – 4 чел., специалистов и служащих – 7 чел., совместителей – 5 чел.

В состав УП «Проектстрой» ОО «БелОИ» не входят филиалы и другие структурные подразделения. Структура УП «Проектстрой» ОО «БелОИ» представлена на рисунке 2.1.

Рисунок 2.1 – Структура УП «Проектстрой» ОО «БелОИ»

Как видно из рисунка, структура предприятия является линейно-функциональной.

Линейно-функциональная организационная структура управления – ступенчатая иерархическая структура. Ее также называют линейно-штабной. При данной структуре линейные руководители являются единоначальниками, а им оказывают помощь функциональные органы. Линейные руководители низших ступеней административно не подчинены функциональным руководителям высших ступеней управления.

Многолетний опыт использования линейно-функциональных структур управления показал, что они наиболее эффективны там, где аппарату управления приходится выполнять множество часто повторяющихся процедур и операций при сравнительной стабильности управленческих задач и функций: посредством жесткой системы связей обеспечивается четкая работа каждой подсистемы и организации в целом [12].

При данной структуре директору подчиняются непосредственно линейные руководители. При этом к линейным руководителям относятся:

-  главный бухгалтер;

-  главный архитектор проекта;

-  главный инженер проекта;

-  главный специалист.

Главный бухгалтер осуществляет постановку и ведение бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности предприятия.

Обеспечивает: рациональную организацию бухгалтерского учета и отчетности на предприятии на основе максимальной централизации учетно-вычислительных работ и применения современных технических средств и информационных технологий; разработку и осуществление мероприятий, направленных на укрепление финансовой дисциплины.

Организует: учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств; учет финансовых, расчетных и кредитных операций; проведение проверок организации бухгалтерского учета и отчетности, а также документальных ревизий в структурных подразделениях предприятия.

Обеспечивает: законность, своевременность и правильность оформления документов; правильное начисление и перечисление налогов и сборов в республиканский и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений.

Осуществляет контроль за: соблюдением порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств; расходованием фонда заработной платы; взаимодействие с банками.

Участвует в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, устранения потерь и непроизводительных затрат.

Главный архитектор проекта выполняет творческое, организационное и техническое руководство закрепленным за ним коллективом проектировщиков, обеспечивая высокий архитектурно-художественный и технико-экономический уровень проектируемых объектов на основе использования достижений архитектуры, науки и техники, наиболее экономичных проектных решений.

Принимает принципиальные градостроительные и объемно-планировочные решения по закрепленным объектам жилищно-гражданского назначения.

Разрабатывает принципиальные планировочные, объемно-пространственные и архитектурно – художественные решения зданий и сооружений, а также их комплексов.

Обеспечивает разработку проектной документации, соответствующей требованиям исходных данных и предыдущих стадий проектирования.

Согласовывает обоснованные отступления от действующих норм, правил, инструкций с органами государственного надзора и другими организациями, утвердившими их.

Принимает участие в экспертизе проектов, подготовке публикаций и составлении заявок на изобретения, в работе семинаров и конференций по своей специальности.

Главный инженер проекта обеспечивает необходимый уровень проектных работ и их постоянный рост, повышение эффективности производства и производительности труда, сокращение издержек (материальных, финансовых, трудовых), рациональное использование производственных ресурсов, высокое качество работ.

Возглавляет работу по аттестации рабочих мест и производственных процессов по условиям труда и соответствие их требованиям охраны труда.

Осуществляет контроль над соблюдением проектной, конструкторской и технологической дисциплины, правил и норм по охране труда, требований органов, осуществляющих технический надзор.

Обеспечивает авторский надзор на каждом объекте независимо от численности работающих на нем.

Участвует в организации обучения и повышения квалификации рабочих и инженерно-технических работников и обеспечивает постоянное совершенствование подготовки персонала.

Организует: выполнение постановлений, решений и предписаний государственных органов надзора и контроля; разработку изменений и дополнений в технологические регламенты (процессы), инструкции по охране труда по профессиям и видам работ; пропаганду безопасных методов труда и внедрение передового опыта работы по улучшению условий труда;

Непосредственно подчиняется директору предприятия.

Главный специалист разрабатывает наиболее важные проектные решения по отдельному разделу (части) проекта.

Организует проведение патентных исследований с целью обеспечения патентной чистоты новых проектных решений и их патентоспособности.

Подготавливает предложения об использовании в проекте наиболее прогрессивных и экономичных конкурентоспособных проектных решений.

Формирует задания на разработку разделов (частей) проекта и выдает их исполнителям. Проверяет соответствие разработанных проектных решений выданному заданию. Участвует в согласовании проектных решений и в обсуждении проекта в вышестоящих организациях и органах экспертизы.

С учетом фактического состояния строительства подготавливает предложения о внесении изменений в рабочую документацию при введении в действие новых нормативных документов.

Принимает участие в экспертизе проектов, подготовке публикаций и составлении заявок на изобретения, работе семинаров и конференций по своей специальности.

При данной структуре управления наибольший объем организационных работ возлагается на директора. Так как в штате отсутствует должность юриста, директор занимается поиском заказчиков на проектные работы, составляет договора и является ответственным за поступление денег от покупателей. Директор контролирует работу линейных руководителей и руководит своим заместителем.

На директора предприятия возлагаются следующие функции:

-  общее руководство производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью предприятия;

-  организация взаимодействия всех структурных подразделений;

-  обеспечение выполнения всех принимаемых предприятием обязательств;

-  создание условий для внедрения новейшей техники и технологии, прогрессивных форм управления и организации труда;

-  принятие мер по обеспечению здоровых и безопасных условий труда на предприятии;

-  контроль за соблюдением законности в деятельности всех служб;

-  защита имущественных интересов предприятия в суде и органах государственной власти и управления.

Заместитель директора руководит производственно-хозяйственной службой.

В должностные обязанности заместителя директора входит:

-  возглавлять работы по улучшению и удешевлению проектно-изыскательских работ, совершенствованию организации производства и внедрению прогрессивных методов проектирования, сокращению издержек на осуществление проектных работ и повышению качества, а также сокращению сроков их проведения;

-  принимать меры по своевременному заключению хозяйственных и финансовых договоров с подрядными организациями на проектно-изыскательские работы;

-  согласовывать задания на проектирование и готовить их к утверждению вышестоящими организациями;

-  организовать оформление банковских операций по заключенным договорам с заказчиками и субподрядными организациями и обеспечивать представление в установленные сроки необходимой документации по проектированию объектов;

-  обеспечивать контроль за: своевременностью выдачи проектно-сметной и другой технической документации; целевым использованием инвестиционных средств; соблюдением требований законодательства об охране окружающей среды;

-  обеспечивать внедрение прогрессивных форм организации труда, целесообразное использование профессионально-квалификационного потенциала работников, занятых в подчиненных ему подразделениях.

При данной структуре предоставляется возможность для более глубокой подготовки управленческих решений и плановых заданий; создаются хорошие условия для профессионального и служебного роста сотрудников.

Однако усиливаются тенденции к выполнению только своих функций; возникает тенденция к чрезмерной централизации; возникает необходимость координации работы подчиненных.

Недостатком организационной структуры данного предприятия также является то, что вся финансово-экономическая и учетная деятельность осуществляется только главным бухгалтером. Хотя предприятие относится к малому, на нем осуществляется весь спектр экономических, бухгалтерских, юридических и кадровых работ:

-  прием, увольнение и перевод работников;

-  заключение договоров, в том числе договоров подряда с физическими лицами;

-  составление бизнес-плана;

-  составление бухгалтерского баланса со всеми приложениями;

-  анализ экономических показателей и др.

То есть достаточно четко видно, что все выше перечисленные работы выполняются одним специалистом – главным бухгалтером.

Для усовершенствования работы главного бухгалтера будет приобретен программный комплекс «ИНЭК-Аналитик», который благодаря своей универсальности позволит улучшить организационно-финансовую работу главного бухгалтера без дополнительного привлечения новых работников.

Для выполнения проектных работ высокого уровня сложности, к которым относятся проектные работы по реконструкции и модернизации жилого фонда, необходим укомплектованный штат высококвалифицированных специалистов. Для выполнения данных работ в штат УП «Проектстрой» ОО «БелОИ» необходимо привлечь квалифицированных специалистов в должности:

-  главного специалиста по вентиляции и отоплению;

-  главного специалиста по генеральному плану;

-  главного специалиста по водопроводу и канализации;

-  инженера-электрика.

Привлечение данных работников может стать резервом получения дополнительной выручки, несмотря на новые расходы по приему данных специалистов.

Можно выделить основные преимущества и недостатки линейно-функциональной организационной структуры управления.

Преимуществами данной структуры УП «Проектстрой» ОО «БелОИ» являются:

-  более глубокая подготовка проектов и решений, связанных со специализацией работников;

-  освобождение руководителя от глубокого анализа проблем;

-  создание благоприятных условий для профессионального роста сотрудников.

В то же время выявились и существенные недостатки, среди которых в первую очередь отмечают следующие:

-  усиление тенденций к выполнению только своих функций;

-  отсутствие гибкости системы отношений между звеньями и работниками аппарата управления, обязанными строго следовать правилам и процедурам;

-  медленная передача и переработка информации из-за множества согласований (как по вертикали, так и по горизонтали);

-  замедление исполнения управленческих решений.