Комп’ютеризація обліку витрат на оплату праці

4.2. Комп’ютеризація обліку витрат на оплату праці

Облік витрат взагалі, а особливо облік витрат на оплату праці завжди потребує багато часу і, як правило, цю ділянку роботи намагаються автоматизувати однією з перших. Існує немало програм, які можуть бути досить вдало використані підприємствами чи установами, проте в даній роботі зупинимося докладніше на системі «BEST».

Усі витрати формуються в окремих підсистемах. Так витрати на оплату праці відображаються у підсистемі «Облік заробітної плати». Розглянемо її докладніше.

Коп’ютеризація обліку заробітної плати здійснюється за допомогою відповідної підсистеми, яка інформаційно пов’язана з іншими підсистемами і забезпечує виконання таких функцій:

·    ведення спеціальних довідників;

·    ведення особистих рахунків і карток персонального обліку;

·    розрахунок нарахування заробітної плати та утримань;

·    розрахунок сум податків;

·    підготовка та друкування вихідних документів, платіжних доручень на перерахування податків.

Підсистема забезпечує комп’ютеризацію обліку заробітної плати, розрахованих на її базі податків і розрахунків з працівниками підприємства, бюджетом і позабюджетними фондами за допомогою таких режимів роботи, що відображені на рис. 4.1.

Рис. 4.1. Головне меню підсистеми

Excel - дає користувачу сервісну допомогу під час роботи з підсистемою.

Картотеки - забезпечує ведення особистих рахунків і карток персонального обліку. В цьому режимі можна визначити нарахування та утримання по окремих працівниках, переглянути і відразу потреби очистити картотеки.

Розрахунок - дає можливість розрахунків заробітної плати, авансу, інших виплат і компенсацій.

Вихідні форми - дає користувачу можливість формування та друкування документів, довідок і необхідної звітності.

Проводки - забезпечує формування бухгалтерських проводок по нарахуванню заробітної плати і утримань з неї та платежів до бюджету та позабюджетні фонди.

Довідники - формує і підтримує у робочому стані довідники структурних підрозділів, категорій і посад персоналу, графіків роботи, нарахувань і утримань тощо.

Настойка - дає можливість користувачу формувати таблиці неоподатковуваних мінімумів, прибуткового податку і переліку святкових днів. У цьому самому режимі здійснюється бухгалтерська настройка підсистеми, закриття поточного місяця.

Структура підсистеми, як і системи вцілому, побудована за ієрархічним принципом. На вершині цієї ієрархії міститься головне меню системи (перший рівень ієрархії). Другий рівень визначає конкретну підсистему, третій - включає окремі функціональні режими. Його висвітлено на прикладі першого режиму (рис. 4.2).

Рис. 4.2. Вигляд режиму «Е"

Наступні ієрархічні рівні підсистеми визначають окремі пункти і підпункти меню кожного режиму.

Для визначення маршруту руху користувача від режиму до режиму підсистеми та всередині кожного з режимів доцільно користуватися даними таблиці

Таблиця 4.1

Ієрархія будови підсистеми «Облік заробітної плати»

(перший рівень - головне меню)

Докладніше ознайомлення з підсистемою доцільно розпочати з розгляду режиму «Настройка».

Бухгалтерська настройка

Перед початкам роботи з підсистемою потрібно виконати початкову настройку, для чого в меню підсистеми (рис. 4.1) потрібно вибрати курсором режим 7 «Настройка» і натиснути клавішу <Enter>. На екрані з’явиться меню цього режиму, що зображене на рис. 4.3.

Рис. 4.3. Вигляд режиму «Настройка»

Бухгалтерська настройка передбачає введення розрахункового періоду (місяць і рік), з якого розпочинається робота з підсистемою. Під час закриття місяця розрахунковий період австоматично переходить на наступний місяць. Встановлення початкового періоду роботи - обов’язкове.

У цьому пункті є можливість обумовити видачу заробітної плати без округлення або ж з округленням копійок. Також тут визначається точність результатів разрахунків. Крім того, в цьому пункті задаються параметри друкування розрахунково-платіжної та платіжної відомостей, визначається кількість місяців, які потрібно враховувати під час розрахунку підсистеми, вибирається технологія сортування особистих рахунків і визначається сумарна чисельність працюючих за попередні місяці поточного року для розрахунку середньоспискової чисельності працюючих на підприємстві.

Закриття розрахункового періоду

Суть цієї процедури полягає в тому, що всі дані поточного місяця переносяться до архіву, а введення нових даних може здійснюватися лише з початку наступного розрахункового періоду. Враховуючи, що процедури закриття одного і того самого періоду не можна посторими, вона вимагає уважного до себе ставлення. Саме тому система перед процедурою закриття видає сикнальну інформацію.

Таблиця неоподатковуваних мінімумів

Цей режим дає користувачц можливість введення в систему розміру заробітної плати, яка не оподатковується згідно з відповідної постановою Кабінету Міністрів України. Якщо у систему цей показник уже введено і на наступний звітний період він не змітиться, то система під час закриття періоду переносить розмір неоподатковуваного мінімуму з минулого місяця до наступного.

Цей довідник дозволяє здійснити розрахунок коефіцієнтів середньої заробітної плати, потрібних для коректного підрахунку нарахувань, які залежать від розміру середньої заробітної плати за кілька місяців.

Таблиця прибуткового податку

Цей режим забезпечує введення до системи шкали прибуткового податку відповідно до діючого законодавства.

Далі розглянемо режим «Довідники». Адже наступною процедурою, яку необхідно здійснити під час роботи з підсистемою, є процедура формування і введення спеціальних довідників підсистеми. На екрані даний режим виглядає так, як зображено на рис. 4.4.

Рис. 4.4. Вигляд режиму «Довідники»

Довідник нарахувань заробітної плати

Цей довідник є базовим підсистеми «Облік заробітної плати», оскільки він показує не тільки види нарахувань, а й визначає бухгалтерські проводки нарахувань різних виплат персоналу, тобто суміщує довідники нарахувань і типових операцій.

Основні параметри довідника такі:

«Номер балансового рахунку і шифр аналітичного обліку» - визначає дебетовий рахунок, на який відносяться нарахування;

«Код видів нарахувань» - повинен бути унікальним і обов’язково розпочинатися з букви. Це основний параметр, що визначає вид нарахувань для щомісяюного заповнення осолистих рахунків працівників;

«Метод розрахунку нарахувань» - містить алгоритми різних розрахунків сум нарахувань система передбачає застосування п’яти методів: розрахунку за посадовим окладом, розрахунку за годинною тарифною ставкою, введення суми вручну, введення відсотка, розрахунку за спеціальним алгоритмом, матеріальну допомогу.

Під час розрахунку «За посадовим окладом» врусну вводиться базова сума, що може бути нарахована за повністю відпрацьований місяць. Система при цьому запитує кількість відпрацьованих годин у відповідному місяці. Нарахована заробітна плата розраховується пропорційно відпрацьованому часу.

Під час нарахування сум за методом «Розрахунку за тарифною ставкою» до системи вводиться кількість відпрацьованих працівником годин і його тарифний розряд. Перед цим в системі потрібно сформувати масив тарифних розрядів і годинних тарифних ставок.

Під час нарахування за методом «Введення суми вручну» необхідно ввести вручну нараховану суму.

Якщо передбачається використання методу «Відсоток», то сума визначається як відсоток від раніше вирахуваної суми (посадового окладу, тарифної ставки тощо). Сам ввідсоток вводиться у систему користувачем.

За спеціальним алгоритмом розраховуються нарахування, які вимагають застосування більш складного алгоритму.

В окрему групу виділено розрахунок «Матеріальна допомога», оскільки тут застосовується пільгове оподаткування.

Параметр «Пріоритет розрахунку» визначає послідовність розрахунку окремих сум нарахувань.

Пріоритет «0» (самий високий) надоється нарахуванням, які не залежать від інших нарахувань, а лише від кількості відпрацьованого часу та суми, що вводиться до системи вручну. Для інших видів нарахувань необхідно визначитися з послідовність їх розрахунку. Система не дозволяє закладати до алкоритму розрахунку нарахування з меншим пріоритетом перед розрахункам показника з більшим пріоритетом. Під час порушення пріоритету розрахунку показників, система відповідним чином сигналізує і на дозволяє змінювати пріоритет розрахунку.

Над довідником нарахувань допустимі традиційні операції, а саме: введення за допомогою F4 нового рядка (виду нарахувань), коригування за допомогою <Enter> наявних рядків довідника та їх вилучення за допомогою клавіші F4. У разі потреби довідник за допомогою F9 ìîæíà ðîçäðóêóâàòè.

Режим введення/корегування цього довідника відображено на рис. 4.5

Рис. 4.5. Вигляд режиму введення/коригування довідника нарахувань за посадовим окладом

Схожий вигляд також має режим введення/коригування довідника нарахувань за годинною тарифною ставкою.

Визначення значення параметра «Собівартість» передбачає застосування кількох варіантів:

·    нарахування, що входять до собівартості продукції;

·    нарахування, зумовлені оплатою вартості колективного харчування тощо;

·    компенсаційні виплати;

·    нарахуання, що не входять до перелічених вище статей.

Вибір відповідного варіанта здійснюється за допомогою клавіші .

Для видів, що розраховуються як «Відсоток», розгортаються види нарахуань, що мають більш високий пріоритет. Позначивши за допомогою клавіші F4 відповідні види нарахувань, можна тим самим визначити базову суму, з якої потрібно відраховувати відповідний відсоток.

Для нарахувань за тарифною ставкою після натискання клавіші  на екрані з’являється можливість введення годинних тарифних ставок для даного виду нарахувань за розрядами.

Для нарахувань за спеціальним алгоритмом, під час встановлення курсора на параметр «Алгоритм розрахунку» та натискланням <Enter> з’являється режим введення/коригування.

Довідник утримань із заробітної плати

Цей довідник у сукупності з довідником нарахувань дає можливість визначення скм утримань із заробітної плати та сум платіжних відомостей.

Довідник входження

Дані цього довідника дають системі можливість пов’язати всі нарахування з конкретними утриманням, інакше кажучи, цей довідник показує, які утримання здійснюються з тих чи інших нарахувань.

У даний довідник на можна внести додатковий запис і не можна вилучити вже існуючий, оскільки він формується на основі довідника нарахувань і довідника утримань.

Довідник структурних підрозділів

Для формування розрахункових і платіжних відомостей за окремими підрозділами підприємства потрібно сформувати відповідний довідник, з яким можна виконувати усі традиційні операції - введення нового запису (F4), êîðèãóâàííÿ ³ñíóþ÷îãо (<Enter>) та його вилучення (F8). Роздрукувати довідник можна за допомогою клавіші F9.

Довідник категорії кадрового складу

Цей довідник дозволяє розбити увесь персонал підприємства на три котегорії за методом розрахунку основної заробітної плати - розрахунки за посадовим окладом, за тарифною ставкою та введення суми вручну (наприклад, для відрядників).

Довідник штатних посад

Довідник дозволяє зробити прив’язку працівників до штатног розпису підприємства та до тарифного розряду роботи.

Довідник графіків робіт

Оскільки працівники підприємства можуть працювати за різними графіками і це суттєво впливає на технологію розрахунку заробітної плати, то система передбачає формування і використання довідника графіків робіт.

Після формування усіх необхідних довідників, можна приступати до обліку заробітної плати. Передбачена системою технологія розрахунку заробітної плати включає до свого складу ведення відповідних довідників нарахувань і утримань, інших допоміжних довідників та заповнення на їх основі двох корток - персонального обліку і особистих рахунків. Дані цих картотек служать вихідною інформацією для формування розрахунково-платіжних і платіжних відомостей, визначення відрахувань тощо.

Накопичена в базі даних підсистеми інформація служить основою для складання великої кількості звітів і довідок, які дають вичерпні відомості про діяльність підприємства в сфері оплати праці.

Розглянемо режим «Картотеки», вигляд якого приведено на рис. 4.6.

Рис. 4.6. Вигляд режиму «Картотеки»

Картки персонального обліку

На кожному підприємстві ведуться картки персонального обліку працівників. Система доозволяє астоматиозувати цей процес, сформуати і постійно підтримувати в робочаму стані кортотеку персонального обліку. Ця кортотека має вигляд реєстру карток.

З картотекою допустимі такі процедури: введення нових карток (F4), редагування існуючих (<Enter>) та їх вилучення (F8), друкування (F9).

Безпосередньо в режимі «Картка кадрового обліку» можна здійснювати введення/коригування нової картки.

Особисті рахунки працівників

Крім карток персонального обліку, система передбачає ведення по кожному працівнику особисного рахунку, які об’єднані у відповідну картотеку (реєстр).

Під час роботи з картотекою допустимі такі операції: введення нового запису (F4), коригування (<Enter>), сортуання та пошук записів за табельним номером і алфавітом (F7), фільтрація, друкування (F9) тощо.

У режимі «Картотеки», окрім формування та ведення особистих рахунків і карток персонального обліку, є можливість переглянути та очистити архів особистих рахунків.

Перегляд і очищення архіву особистих рахунків

Увійшовши до режиму перегляду архіву і вибравши за допомогою клавіші <-> прізвище працівника, необхідно вибрати місяць, за який здійснюється перегляд, і натиснути клавішу <Enter>. На екрані з’явиться особистий рахунок конкретного працівника, який можна віддрукувати.

У режимі підсистеми «Розрахунок» є можливість розрахувати аванс, заробітну плату, міжрозрахункові виплати та компенсації.

Після натискання клавіші <Enter> на екрані з’являється реєстр відповідних відомостей поточного розрахункового періоду.

Кожен рядок цього реєстру містить інформацію про конкретну відомість, а саме: дату її складання, вид (зарплата, аванс, компенсація) найменування і статус.

Відомості можуть мати один з чотирьох статусів. Статус «В розрахунку» має сформовані відомості, за якими розрахунок ще не здійснювався або після першого розрахунку були внесені зміни і не було зроблено перерахунку. Поки відомість утримує статус «В розрахунку», її можна коригувати (вилучати і додавати працівників).

Статус «В касі» отримують відомості, які експортовано до каси. Експорт до каси здійснюється зміною статусу відомості в меню «Різне». Переданий до каси документ потрапляє до пеєстру «Платіжні відомості» зі статусом «Чернетка». На підставі цього документа виплачуються гроші або суми допонуються. Проведена платіжна відомість набуває статусу «Видана».

Відомості зі статусом «В касі» та «Видана» вилученню та коригуванню не підлягають. Повернення назад і перерахунок заробітної плати можливий тільки після поетапного вилучення експортованих у касу і проведених документів.

Статусу «Архів» відомості набувають після закриття розрахункового місяця.

У процесі роботи з реєстром відомостей допустимі такі процедури:

·    утворення нової відомості (<F4>) - передбачає заповнення таких параметрів: номер, дата, вид, призначення. Номер і дату відомості вводять вручну, вид відомості - за допомогою клавіші ;

·    розкриття відомості - можливе за допомогою перегляду, розрахунку, друкування тощо;

·    вилучення відомості (<F8>) - можливе, якщо вона має статус «В розрахунку». Відомості з іншими статусами повинні зберігатися до закриття поточного періоду;

·    друкування (<F9>) - має два режими: друкування платіжної відомості і формування видаткових ордерів. Режим «Друкування платіжної відомості» забезпечує друкування документа стандартної форми. Режим «Формування видаткових ордерів» дає можливість відкорегувати підготовлений касовий ордер і за допомогою <F10> записати його до реєстру касових ордерів.

У режимі «Різне» можна здійснити груповий розрахунок, вибрати відповідний режим розрахунку та змінити статус відомості.

Груповий розрахунок зійснюється за допомогою клавіші <F10>, після чого автоматично формується розрахунково-платіжна відомість. Вона виводиться на екран і одночасно формуються проводки до файла підготовлених проводок. Крім того, запам’ятовуються сумарні дані по кодах нарахувань/утримань і до наступного перерахунку можуть бути використані під час розрахунку платежів до фондів.

Режими розрахунку за допомогою клавіш <Alt-F10> надають можливість здійснити такі процедури:

·    формування розрахункової/платіжної відомості та проводок;

·    перерахунок незалежно від статусу на замовлення - «Викл.», тобто жорсткий перерахунок, не зважаючи на статус «Розраховано»;

·    збереження протоколу повідомлень на замовлення - «Викл.» (під час розрахунку великих відомостей). При цьому всі некоректні рядки заносяться до спеціального файла, який можна переглянути на екрані та роздрукувати.

За допомогою режиму «Зміна статусу ввідомості» є можливість зміними статус відомості на «Виплачено».

Формуючи відомості на аванс, необхідно переконатися у правильності настройки розрахунку авансу. Зокрема, в довіднику утримань параметр «аванс. Метод розрахунку» повинен бути визначений як спеціальний алгоритм, а в картках персонального обліку працваників потрібно вказати суми авасу.

Далі розглянемо режим «Вихідні форми». Система дає можливість формування і друкування великої кількості аналітичних і синтетичних звітів, відомостей і довідок. Але перед початком формування вихідних форм доцільно налагодити шаблони відповідних форм.

Шаблони форм

Даний режим дає можливість формування шаблонів довідок, що подаються до податкової інспекції, і видаткових касових ордерів. Процедури формування шаблонів цих документів - ідентичні.

Загальні положення щодо формування вихідних документів

Усі сформовані підсистемою вихідні форми можуть містити дані про окремий підроздів або про підприємства в цілому. Технологія робот из вихідними формами після формування різного виду звітів, довідок, відомастей і зведень - єдина. Вона предбачає використання таких функціональних клавіш:

·    за допомогою клавіші <F2> сформований документ буде записано до відповідного файла;

·    натисканням на клавішу <F5> можна фіксувати на екрані заголовок сформованого документа і перегортати сторінки звіту;

·    клавіша <F7> домомагає виділити окремий блок для друкування;

·    за допомогою клавіш <Alt-F9> здійснюється настройка принтера.

Формування окремих вихідних форм

Формування розрахункової відомості. Розрахункову відомість користувачу система дає можливість сформувати за двома варіантами - за кодами нарахувань і утримань та за синтетичними рахунками. Для її одержання необхідно увійти до першого пункту «Розрахункова відомість» режиму «Вихідні форми» і курсором вибрати відповідний варіант. Сформовану розрахункову відомість можна переглянути на екрані та вивести на друк.

Формування розрахункових листів. Система дає можливість формувати розрахункаві листи групи працівників, окремих підрозділів і підприємства в цілому.

Для виконання цієї процедури необхідно увійти до пункту пункту 2 «Розрахункові листи» режиму «Вихідні форми». За допомогою клавіші <-> з переліку працівників вибрати ті, по яких потрібно друкувати розрахункові листи.

Формування довідок. Бухгалтерія кожного підприємства зобов’язана подавати в державну податкову службу дані про заробітну плату сумісників. Для автоматизації підготовки довідок для податкової інспекцій і довідок про доходи окремих громадян система вміщує відповідний режим. Щоб увійти до цього режиму, потрібно вибрати пункт 3 «Довідки» і натистути <Enter>. На екрані залежно від обраного типу довідок з’явиться один з двої реєстрів.

Кожну довідку можна розрахувати за допомогою клавіші <F9>.

Формування платіжних відомостей. Система дає можливість формувами і друкувати кілька видів платіжних відомостей.

Формування зведених документів. Система дозволяє автоматично сформувати кілька зведених відомастей за кодами нарахувань, утримань і зведення по архіву за відповідний рік. Крім того, система дозволяє одержати зведені відомості за підрозділами, категоріями та видами оплат.

Режим «Проводки» забезпечує виконання двох функцій підсистеми: формування проводок по заробітній платі і по нарахуванню платежів до фондів.

Проводки по заробітній платі

Проводки по заробітній платі формуются на основі реєстру розрахунку. Сформовані проводки по заробітній платі заносяться до реєстру підготовлених проводок. Крім того, в цьому режимі можна переглянути всі господарські операції, які відображені підсистемою за звітний період. Проводки на утримання із заробітної плати здійснюються автоматично.

Проводки по платежам до бюджету та позабюджетних фондах

Після розрахунку заробітної плати і формування звітів потрібно сформувати проводки по нарахуванню сум відрахувань до бюджету та позабюджетних фондів.

Встановивши курсор на пункті 4 «Платежі до фондів» і натиснувши клавішу <Enter>, можна увійти до реєстру формування і розрахунку платежів до фондів.

Над цим реєстром допустимі типові процедури введення, редагування, вилучення записів, але для їх виконання курсор необхідно встановити на відповідні пункти, що відображені у верхній частині екрана.

Так, для введення нового платежу, курсор необхідно встановити на параметр «Введення» і натиснути клавішу <Enter>, після чого ввести назву платежу, а також шаблони проводок і алкоритм розрахунку суми лпатежу.

Алгоритм розрахунку суми платежу можна задавати вручну, для чого можуть бути використані коди видів наразувань, числа, знаки арифметичних дій і дужки. Під час виходу з поля формули системою здійснюється синтаксичний контроль даних.

Розрахунок сум платежів до фондів і формування відповідних проводок ініціюється натисканням клавіші <F10>.

Сформовані проводки потрапляють до реєстру підготовлених проводок.

Після розрахунку сум платежів, з натисканням на клавішу <Tab> відбувається перехід до формування платіжних доручень для перерахунку розрахованих сум до бюджету і позабюджетних фондів. Під час формування платіфного доручення система здійснює запит розрахункового рахунку, з якого будуть перераховані кошти.

Сформоване платіжне доручення можна роздрукувати (<F9>) і експортувати до підсистеми «Розрахункові і валютні рахунки» (<F5>).

Підготовлені проводки

Під час вибору пункту меню «Підготовлені проводки», система дає можливість переглядати, редагувати та вилучати підготовлені проводки. Усі проводки по нарахуванню заробітної плати і утриманнях з неї здійснюються в режимі «Розрахунок» астоматично під час отримання розрахункової відомості, а проводки по податках - у режимі «Проводки».

Процедури введення, коригування та вилучення проводок з реєстру підготовлених проводок здійснюються встановленням курсора у верхньому полі екрана відповідно на «Введення», «Редагування», «Вилучення» та натисканням клавіші <Enter>.

В режимі «Різне» можна виконувати такі операції та процедури:

·    копіювати проводки;

·    стискати проводки;

·    експортувати проводки.

Книга обліку господарських операцій

Дані цієї книги переносяться за допомогою клавіші <F5> до реєстру підготовлених проводок. Робота з Книгою аналогічна роботі з реєстром підготовлених проводок.

Якщо виникне потреба надрукувати видаткові касові ордери без формування розрахункових відомостей та їх експорту в підсистему «Каса. Підзвітні особи», то система у цьому режимі дає таку можливість. Ордери формуються на основі даних особистих рахунків.

Похожие работы

Бухгалтерський облік в бюджетних установах

Скачать

29174

0

0

... видатки із субрахунку № 802 списуються в дебет субрахунку № 431 «Результати виконання кошторису за загальним фондом». Згідно зі змінами та доповненнями до Порядку застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, внесеними Наказом Державного казначейства України від 26.03.2002 № 54, рахунок № 81 поділяється на такі субрахунки: - № 811 «Видатки за коштами, отриманими як ...

Основи організації оплати праці

Скачать

219267

11

7

... преміальна, оплата праці за місячними посадовими окладами. 2. Відрядні: проста відрядна, відрядно-преміальна, відрядно-прогресивна, непряма відрядна, акордна, акордно-преміальна, відсоткова. Основою організації оплати праці є тарифна система, що являє собою сукупність нормативних матеріалів, за допомогою яких встановлюється рівень заробітної плати працівників підприємства залежно від їхньої квал ...

Контроль і аудит оплати праці і заробітної плати бухгалтерією Серговської філії ТОВ "Лео" із застосуванням АРМ "Бухгалтера"

Скачать

23244

0

1

... компенсаційних виплат та заохочень, затверджених положенням про оплату праці ТОВ «Луганське енергетичне об'єднання». До подальшого контролю відносяться аналіз та ревізія оплати праці. Його в Серговській філії здійснюють працівники відділу праці і заробітної плати з участю працівників бухгалтерії та інших служб. Для здійснення контролю за фондом заробітної плати в цілому по Серговській філії, а ...

Особливості обліку і контролю доходів і витрат бюджетної установи (на прикладі Почетненської сільської ради)

Скачать

169857

16

0

... розпису асигнувань бюджету (кошторису) (додаток 43); - довідка про зміну помісячного розпису асигнувань загального фонду бюджету (плану асигнувань із загального фонду бюджету) ( додаток 44). Контроль доходів і витрат бюджетної установи здійснюється ревізорами шляхом перевірок бухгалтерської (фінансової) звітності, платіжно-розрахункової документації, податкових і інших фінансових зобов'язань, ...