Установлены нарушения порядка оформления документов, по расчетам с подотчетными лицами

4. Установлены нарушения порядка оформления документов, по расчетам с подотчетными лицами.

При направлении работника в командировку по территории РФ для правильности оформления документации рекомендуется всегда составлять приказ о направлении работника в командировку, а при заграничных командировках к авансовым отчетам обязательно прикладывать перевод документов. В нарушении инструкции №94 н по применению плана счетов бухгалтерского учета аудиторской проверкой установлено, что аналитический учет по счету 71 ведется не по каждой авансовой выдаче, а сгруппирован по подотчетным лицам (приложение 10), поэтому предприятию рекомендуется в дальнейшем организовывать аналитический учет по счету 71 по каждой сумме выданной под отчет, таким образом, организация аналитического учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии ОАО «Мелиорация» не будет противоречить законодательству РФ.

На предприятии ОАО «Мелиорация» было выявлено нарушение Положения о составе затрат по производству и реализации продукции, работ, услуг, так как на ОАО «Мелиорация» сметы представительских расходов не разрабатываются и не утверждаются руководителем предприятия. Настоятельно рекомендуем разработать данную смету, так как ее отсутствие дает основание налоговой инспекции не принимать произведенные расходы при налогообложении прибыли. Рекомендуемая форма сметы будет представлена в рекомендациях.

Указанные нарушения не являются существенными для бухгалтерского учета и не влияют на достоверность бухгалтерской отчетности, однако существенны с точки зрения системы внутреннего контроля предприятия, поэтому выполнение рекомендаций, касающихся исправления ошибок имеют существенный характер, являются обязательными. Также предложенные мероприятия помогут предприятию ОАО «Мелиорация» укрепить систему внутреннего контроля за расчетами с подотчетными лицами, для того чтобы можно было предоставить безоговорочно положительное заключение о достоверности данных бухгалтерской отчетности за 2007год.

Подводя итоги аудиторской проверки, следует отметить, что наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами на ОАО «Мелиорация» из-за отсутствия контроля за расчетами с работниками, поэтому рекомендуемые мероприятия, на наш взгляд помогут усилить внутренний контроль за расчетами с подотчетными лицами, а эффективно организованная система внутреннего контроля не допустит установленных нарушений в дальнейшем. В связи с тем, что при проведении аудиторской проверки предприятия ОАО «Мелиорация» установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время (фактически установлено, более трех дней после установленного срока), предприятию рекомендуется провести проверку использования подотчетных сумм, получить письменные объяснения от соответствующих должностных и подотчетных лиц о несвоевременности предоставления авансовых отчетов, рассмотреть вопрос о включении выданных сумм в совокупный доход подотчетных лиц.

Поскольку значительный удельный вес в расчетах с подотчетными лицами занимают расчеты за горючее, на приобретение которого получают наличные деньги для заправки при необходимости, рекомендуется упростить учет данных операций: выдавать водителю под отчет один или два раза в месяц некоторую сумму на закупку ГСМ. Для определения необходимой суммы аванса использовать практический опыт и план использования автомобиля. Одновременно с этим приказом руководителя организации установить список водителей, имеющих право на получение денег на приобретение ГСМ, максимальную сумму, которая может быть выдана под отчет, и сроки составления авансовых отчетов. При приобретении ГСМ за наличный расчет перед каждым получением наличных денег из кассы водитель должен представлять отчет о ранее приобретенном топливе. Данные о приобретенном за наличный расчет бензин следует заносить в лицевую карточку водителя с указанием даты, количества и стоимости. По окончании месяца карточку водителя сдавать в бухгалтерию вместе с путевым листом. Водитель транспортного средства должен каждый раз, заправляя машину топливом, требовать на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива и стоимость одного литра топлива.

С целью снижения трудоемкости учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм рекомендуется применять журнал учета командировочных работников. Данный регистр разработан в автоматизированной системе 1:С Бухгалтерия, которую применяет предприятие ОАО «Мелиорация». Автоматизированная форма журнала учета командированных работников позволит подготавливать необходимую информацию, отвечающую нуждам различных пользователей, например, определять за пределами РФ или в пределах РФ работник находился в командировке, сроки командировки, какие расходы были произведены командированным лицом в пределах норм законодательства, а какие сверх норм,. Таким образом, нажатие нескольких клавиш на клавиатуре сэкономит кучу времени, листая множество авансовых отчетов, в поисках нужной информации. Рекомендуемая форма журнала представлена в таблице 22.

Применение данного журнала на предприятии ОАО «Мелиорация» позволит совершенствовать документооборот, снизить трудозатраты.

Для внутрихозяйственного контроля за расходованием средств по приему делегаций, руководителю предприятия рекомендуется установить нормативы по отдельным видам представительских расходов.

В качестве рекомендации предлагается руководству ОАО «Мелиорация» разработать приказ в котором определить круг лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, с определением цели на которые они могут получать денежные средства. Рекомендуемая форма оформления приказа приведена в приложении 26.

Таблица 22 Рекомендуемый к внедрению журнал учета командированных работников

Также рекомендуется оформить смету затрат на представительские расходы. При составлении сметы на представительские расходы можно взять за основу формы на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц, которые периодически сообщаются министерством финансов РФ для бюджетных учреждений с учетом изменений индекса цен. Рекомендуемая форма сметы затрат по представительским расходам представлена в таблице 23.

Руководителю ОАО «Мелиорация» следует издать приказ, в котором будет определен круг лиц, занятых приемом участников деловых встреч.

Включение представительских расходов в себестоимость продукции, работ, услуг, разрешить только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата и место, программа проведения деловой встречи или приема, приглашенные лица, участники со стороны предприятия и величина расходов.

Таблица 23 Смета затрат по представительским расходам на 2008год

Таким образом, применение рекомендуемых форм документов позволит совершенствовать учет расчетов с подотчетными лицами на ОАО «Мелиорация».

Заключение

Огромную роль для учета и аудита расчетов с подотчетными лицами играет нормативное регулирование. Перечень законодательных актов регулирующих расчеты с подотчетными лицами достаточно велик, так как расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета.

В бухгалтерском учете для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный активно- пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На данном счете собирается вся информация о расчетах с работниками предприятий по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы. Аналитический учет по данному счету ведется по каждой сумме, выданной подотчет, Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм служит журнал-ордер № 7, который сочетает в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами.

В отчетности предприятия расчеты с подотчетными лицами могут отражаться в составе двух статей «дебиторская задолженность» и «кредиторская задолженность», так как счет 71 «Расчеты с подотчетными

лицами» активно-пассивный и имеет развернутое сальдо. Методика аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами рассмотренная в данной работе заключается в проверке соблюдения действующего законодательства, правильности документального оформления и отражения в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами.

Бухгалтерский учёт на ОАО «Мелиорация» ведётся при использовании журнально-ордерной формы учёта с применением электронных вычислительных машин. Автоматизированная форма бухгалтерского учёта расчетов с подотчетными лицами ориентирована на ввод и обработку информации, представленной в первичных документах с использованием средств вычислительной техники. На основе первичных документов формируется база данных в компьютере. Основными этапами документооборота по расчетам с подотчетными лицами на ОАО «Мелиорация» являются:

составление и оформление документов;

прием документов бухгалтерией;

обработка и использование документов для дальнейших учетных записей;

передача документов в архив.

Четко работающий документооборот на предприятии ОАО «Мелиорация» обеспечивает контроль за оформлением документов, устанавливает персональную ответственность исполнителей за составление, передачу и обработку документов, обеспечивает своевременность составления бухгалтерской отчетности. Произведенный технико-экономический анализ деятельности предприятия показал, что финансовое состояние ОАО «Мелиорация» является стабильным.

Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами за 2007 год проводилась на ОАО «Мелиорация» с целью установления правильности и достоверности отражения расчетов с подотчетными лицами в учете, а также выражение мнение о достоверности бухгалтерской отчетности по вопросам учета расчетов с подотчетными лицами.

При проведении аудита применялись различные аудиторские методы:

наблюдение, ознакомление с документами, личные беседы с сотрудниками предприятия, тестирование, инспектирование, получение письменных подтверждений;

проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц;

проверка документов, подготовленных на предприятии клиента;

проверка арифметических расчетов;

анализ и др.

На предварительном этапе планирования по результатам проведенных тестов сформировалось мнение о том, что система внутреннего контроля за расчетами с подотчетными лицами на предприятии организована достаточно эффективно.

Аудит согласно разработанной программе проверки осуществлялся по следующим направлениям:

проверка соответствия выдачи денежных сумм под отчет установленным правилам;

проверка схемы документооборота по расчетам с подотчетными лицами;

анализ внутрихозяйственного контроля предприятия;

проверка своевременности и полноты отражения в учете расчетов с подотчетными лицами;

проверка правильности оформления командировочных документов и возмещения командировочных расходов;

проверка правильности арифметических подсчетов произведенных расходов;

проверка правильности принятия расходов к бухгалтерскому и налоговому учету;

проверка включения в совокупный доход работника сумм, подлежащих обложению НДФЛ;

проверка правильности ведения учета расчетов с подотчетными лицами и отражение в бухгалтерской отчетности задолженности по расчетам.

При проверке документального оформления расчетов с подотчетными лицами просмотрена выборочно первичная документация, а также исследованы бухгалтерские регистры и произведена оценка их оформления.

В результате проведения аудита выявлены нарушения нормативных актов, которые заключаются в следующем:

несоблюдение порядка выдачи денег под отчет;

отсутствие инвентаризаций расчетов с подотчетными лицами;

приложение к авансовым отчетам не имеющих всех обязательных реквизитов первичных документов и другие.

Анализ данных ошибок позволяет утверждать, что большинство таких ошибок происходит не из-за сложности их в бухгалтерском учете, а в результате небрежного его ведения и отсутствия контроля за расчетами с работниками.

Выявленные нарушения в системе внутреннего контроля противоречат предварительной оценки уровня надежности, полученной на начальном этапе аудита в соответствии с программой предварительного тестирования системы внутреннего контроля, т. е. состояние внутреннего контроля за расчетами с подотчетными лицами на предприятии находится на среднем уровне. По результатам проведенного аудита предприятию предложены рекомендации по исправлению соответствующих ошибок в выявленных нарушениях системы внутреннего контроля и учета.

Для совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами рекомендован журнал учета командированных работников.

Список использованных источников

1. Гражданский кодекс РФ. – Новосибирск: Сиб. унив. изд-во, 2007 – 704 с.

2. Налоговый кодекс РФ. – М.: Издательство «Омега - Л», 2007. – 694 с.

3. О бухгалтерском учете: Федеральный закон РФ от 23.07.1998 г. № 123-ФЗ.

4. Об аудиторской деятельности: Федеральный закон РФ от 07.08.2001 г. № 119-ФЗ.

5. Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99): положение: утверждено Приказом Минфина РФ 6 июл.1999 г. по состоянию на 18 сентября 2006

6. Положение по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств,

стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2000): положение: утверждено Приказом Минфина РФ 10 янв.2000 г.

7. Положение по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2006): положение: утверждено Приказом Минфина РФ 27 нояб,2006 г

8. Постановление Правительства РФ «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»: постановление: от 02.10.2002

9. Постановление Правительства РФ «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»: постановление: от 26.12.2005

10. Указание ЦБ РФ «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке»:от 14.11.200 1 г. № 1050-У

11. Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС «О служебных командировках в пределах СССР»: от 07.04.88 №262

12. Распоряжение Минтранса РФ «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»: от 29.04.2003

13. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ: приказ Минфина РФ: от 29.06.98 (в ред. от 18.09.2006)

14. Письмо Минтруда РФ, Минфина РФ «О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу»: от 17.05.96г

15. Письмо Минфина РФ «О порядке возмещения командированным работникам затрат за пользование постельными принадлежностями в поездах»: от 12.05.92 30

16. Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета: приказ Минфина РФ от 02.08.2004 (в ред. от 12.07.2006)

17. О нормах и нормативах на представительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку и переподготовку кадров на договорной основе с учебными заведениями, регулирующих размер отнесения этих расходов на себестоимость продукции (работ, услуг) для целей налогообложения, и о порядке их применения: приказ Минфина РФ от 15.03.2000 (в ред. от 01.03.2001)

18. План счетов бухгалтерского учета с последними изменениями. – Изд. 6-е. – Ростов н/Д: Феникс, 2006. – 128 с.

19. Правило (стандарт) «Аудиторская выборка»: одобренный Комиссией по аудиторской деятельности при Президенте РФ] 25.12.96 г.

20. Правило (стандарт) «Планирование аудита»: одобренный Комиссией по аудиторской деятельности при Президенте РФ пр. ЗГ 6 25.12.96 г.

21. Правило (стандарт) «Существенность и аудиторский риск» : одобренный Комиссией по аудиторской деятельности при Президенте РФ пр. К 2 22.01.98 г.

22. Андреев, В.Д. Внутренний аудит: Учеб. пособие для студентов - М.: Вузовский учебник, 2003.-263с.

23. Ареис, Э.А., Лоббеки, Дж. К. Аудит/ - М.: 2003.-560с.

24. Аудит: Учеб. для вузов / В.И. Подольский, А.А. Савин, Л.В. под ред. В.И. Подольского. - М.: ЮНИТИ-дАНА, 2004. -583с.

25. Барбашков, Н.П. Организация и методика проведения общего аудита / 4 изд., перераб. и доп. / - М.: ФИЛИНЪ, 2003. – 528 с.

26. Бакина, С.И. Расчеты с подотчетными лицами: оформление, учет и налогообложение наличных расходов: Учеб. пособие / С.И. Бакина. - М.: Юстицинформ, 2005. - 80 с.

27.Басовский, Л.Е. Комплексный экономический анализ хозяйственной деятельности. Учеб. пособие / Л.Е. Басовский, Е.Н. Басовская. – М.: Инфра – М, 2005.- 366 с.

28. Белов, А.А. Бухгалтерский учет. Теория и практика: Учебник/ А.А. Белов, А.Н. Белов. – М.: Изд-во Эксмо, 2005. – 624 с.

29. Богаченко, В. М. Бухгалтнрский учет. Учебник/ В. М. Богаченко, Н.А. Кириллова – Изд. 8-е, перераб. и доп. – Ростов н/Д: Феникс, 2006. – 480с.

30. Богоцкая, Т.Г. Суточные сверх норм: определяем налоговую базу по НДФЛ и ЕСН : / Т.Г. Богоцкая // Бухгалтерский учет, 2007. - 14. -С.6-7

31. Борисов, А.Н. Первичные документы: оформление, использование, хранение, выбытие / А.Н. Борисов – 147с.

32. Бородин, В.А. Бухгалтерский учет: Учеб. для вузов / В.А. Бородин. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004. - 528с.

33. Бочкарева, И.И. Бухгалтерский учет: учебник / И.И. Бочкарева, В. А. Быков – М.: ТК Велбо, изд-во Проспект, 2004. – 768 с.

34. Бычкова, С.М. Аудит для руководителей и бухгалтеров:

Учеб, пособие / С.М. Бычкова. - СП6.: Питер, 2005. - 384 с.

35. Вещунова, Н. Л. Бухгалтерский учет: Учебник / Н. Л. вещунова, Л. Ф. Фомина – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004. – 672 с.

36.Глущенко, А.В. Теория бухгалтерского учета: Учебное пособие/ А.В. Глущенко. – Волгоград: Изд-во ВолГУ, 2003. – 134с.

37. Годовой налоговый отчет – 2007: «Издательско-консультационная компания» «Статус – Кво 97», 2007. – 605с.

38. Гусаковская, Е.Г. Расходы на командировки: / Е.Г. Гусаковская / Бухгалтерский учет, 2006. - 9. - С.19- 23.

39. Елисова, И.Н. Кассовые операции / И.Н. Елисова: Главбух, 2006. – 50с.

40. Ерофеева, В.А, Пискунов, В.А, Битюкова, Т.А. Аудит: Учеб. пособие / В.А. Ерофеева. - 2-е изд. - М.: Высшее образование, 2007. - 243 с.

41. Камышанов, П.И. практическое пособие по аудиту / - 2-е изд. – М.: ИНФРА, 2005. 432с.

42 Кутер, М.И. Теория бухгалтерского учета: Учебник / М.И. Кутер. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Финансы и статистика, 2006. - 640 с.

43. Кочинев, Ю.Ю. Аудит: Учеб. пособие / Ю.Ю. Кочинев. - 3-е изд. - М.: Высшее образование, 2006. - 384 с.

44. Кислов, Д.В. Расчеты с подотчетными лицами: Учеб. пособие / Д.В. Кислов. - М.: Налог-инфо, 2007. - 76 с.

45. Кожинов, В. Я. Бухгалтерский учет. Учебник – 6-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательство «Экзамен», 2006. -815 с.

46. Ковалев, В. В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия. Учебник / В. В. Ковалев, О. Н. Волкова – М.: Проспект, 2003.-198 с.

47. Любашен, Н.П. Комплексный экономический анализ хлзяйственной деятельности. Учеб. пособие – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2006.- 448с.

48. Лытнева, Н.А. Бухгалтерский учет. Учебник / Н.А. Лытнева, Л.И. Малявкина, Т.В. Федорова – М.: ФОРУМ: ИНФРА – М, 2006.-490 с.

49. Сондраков, Н.П. Бухгалтерский учет: Учеб. пособие. / Н.П. Кондраков - 4-е изд., перераб. и доп. - М,: ИНФРА-М, 2004. - 496 с.

50. Макарьева, В.И. Анализ финансово – хозяйственной деятельности организации для бухгалтера и руководителя / В.И. Макарьева: Налоговый вестник, 2003. – 109с.

51. Миляков, Н.В. налоги и налогообложение: Учебник / Н.В. Миляков. – 5-е иэд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2006. – 509с.

52. Парушина, Н.В. Аудит расчетов с персоналом по оплате труда и с подотчетными лицами: / Н.В Парушина // Аудитор, 2006. - №1. - С.20- 29.

53. Слуцкая, Е.А. Учет расходов на зарубежные командировки: / Е.А. Слуцкая // Бухгалтерский учет, 2006. - 117. - С.24- 28.

54. Слуцкая, Е.А. Расходы по проезду на такси : / Е.А. Слуцкая // Бухгалтерский учет, 2006. - 423. - С.10- 12.

55. Суйц, ВП. Аудит: Учебник / ВП. Суйц. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Высшее образование, 2007. – 400 с.

56.Семенова, М.В. Проверяем правильность начисления налога на прибыль: / М.В. Семенова // Бухгалтерский учет, 2006. - 13. - С.12- 19.

57. Скобара, В.В. Аудит: методология и организация: Учеб, пособие / В,В. Скобара. - М.: дело и сервис, 2005. - 576с.

58. Савицкая Г.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия: Учеб, пособие / Г.В. Савицкая. - 2-е изд., испр. - М: ИНФРА-М, 2004. - 303с.

59. Соколов, Ю.А. Счет 71. Операции с подотчетными лицами:

бухгалтерский и налоговый учет / Ю.А.. Соколов 41.Шишкоедова, Н.Н. Учет расчетов с персоналом. Расчеты с подотчетными лицами и расчетами по прочим операциям: Учеб. пособие / Н.Н. Шишкоедова. - М.: Вершина, 2005. -192с.