Учет дебиторской задолженности

2. Учет дебиторской задолженности

2.1 Учет расчетов с покупателями и заказчиками

Четкая организация расчетов с покупателями и заказчиками оказывает непосредственное влияние на ускорение оборачиваемости оборотных средств и своевременное поступление денежных средств.

Не поступление или несвоевременное поступление выручки нарушает ритмичность хозяйственной деятельности. Возникают дебиторские задолженности, часто влекущие за собой финансовые потери и разрушения установившихся партнерских связей.

Покупателями и заказчиками являются юридические и физические лица, приобретающие товары (работы, услуги).

Продажа товаров осуществляется в соответствии с заключенными договорами или же путем свободной продажи через розничную сеть.

Заказчиками предприятия являются различные организации. С каждой организацией заключен договор, который регулирует отношения сторон по поставке товаров, выполненным услугам и работам.

Как и с покупателями, договоры заключены на разные сроки. После выполнения работ у заказчика возникают обязательства по отношеня, которые выражаются в дебиторской задолженности. Обязательства связаны с несовпадением сроков выполненных работ и получения за них оплаты.

Производственно-монтажные работы являются основным доходом от деятельности. Организациям разрешается определять выручку от продажи двумя методами: по методу оплаты, либо по методу начисления и предъявления документов для оплаты покупателю. ТОО «Корпорация Сайман» работает по методу начисления.

При продаже товаров вся дебиторская задолженность формируется на счете 1210 «Краткосрочная дебиторская задолженность покупателей и заказчиков », на сумму реализованных товаров и услуг. Покупателям выписываются платежные документы: счет-фактура, товарно-транспортная накладная, акт выполненных работ. Все платежные документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством, иметь все необходимые реквизиты в соответствии с Постановлением «Об утверждении порядка ведения журналов учета счетов-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость».

В счёте-фактуре при реализации товаров (работ, услуг) указывается цена (тариф) за единицу измерения и стоимость всего количества товара с учётом НДС, ставка НДС. В счёте-фактуре должен быть указан порядковый номер. На выписанные счета ведутся журналы учёта счетов-фактур и книга продаж для учёта НДС. Регистрация составленных счетов-фактур в книге продаж производится сразу на всю сумму отгрузки по этим счетам-фактурам.

При получении товара, покупатель обязан проверить количество и качество приобретаемого товара, его соответствие документам. При получении обязательно наличие доверенности от покупателя, которая не должна иметь исправлений и помарок.

Покупатель производит оплату за товар с соблюдением порядка и форм расчетов, предусмотренных в договоре. Если соглашением сторон порядок и форма расчетов не определены, то они производятся платежными поручениями.

Оплата может проводиться в наличной и безналичной форме. При оплате за наличный расчет, при приеме денежных средств от покупателей, выписывается приходный кассовый ордер.

Если оплата производится путем перечисления задолженности покупателем через банк.

При расчётах с покупателями и заказчиками могут возникать претензии, как и при расчёте с поставщиками и заказчиками. Покупатель может предъявить к организации претензию по полученному товару. Составляется акт на претензию и представляется организации с предъявлением документов, подтверждающих факты недостачи, боя, брака и т.д. Особое значение имеет управление дебиторской задолженностью, поскольку она ведет к прямому отвлечению денежных средств из оборота. Поэтому предприятию необходимо научиться управлять долгами дебиторов, чтобы не утратить полученной прибыли и уменьшить риск финансовых потерь.

Можно использовать ряд способов предотвращения неоправданного роста дебиторской задолженности, возврата долгов и снижения потерь при их невозврате:

·      избегать дебиторов с высоким риском неоплаты, например, испытывающие финансовые трудности;

·      периодически пересматривать предельную сумму отпуска товаров в долг исходя из финансового положения покупателей и своего собственного;

·      определить срок просроченных платежей на счетах дебиторов, сравнить этот срок с показателями прошлых лет.

Управлять дебиторской задолженностью можно путем стимулирования покупателей за досрочную оплату счетов, сделать это можно путем предоставления скидки, если платеж осуществлялся ранее договорного срока.

Учет краткосрочной дебиторской задолженности ведется на активных инвентарных счетах раздела 1 подраздела 1200 "Краткос­рочная дебиторская задолженность", который включает следующие группы счетов:

1210 - "Краткосрочная дебиторская задолженность покупателей и заказчиков", где отражаются операции по расчетам с покупателями и заказчиками за реализованную продукцию и оказанные услуги сро­ком до одного года, и прочая краткосрочная дебиторская задолжен­ность покупателей и заказчиков;

1220 - "Краткосрочная дебиторская задолженность дочерних организаций", где отражаются операции по расчетам с дочерними орга­низациями за реализованные активы и оказанные услуги сроком до одного года, и прочая краткосрочная дебиторская задолженность до­черних организаций;

1230 - "Краткосрочная дебиторская задолженность ассоциированных и совместных организаций", где отражаются операции по расчетам с ассоциированными и совместными организациями за реализованные активы и оказанные услуги сроком до одного года, и прочая краткосрочная дебиторская задолженность ассоциированных и совместных организаций;

1240 - "Краткосрочная дебиторская задолженность филиалов и структурных подразделений", где отражаются операции по поступлению и списанию денежных средств на счета филиалов, и прочая краткосрочная дебиторская задолженность филиалов и структурных подразделений;

1250 - "Краткосрочная дебиторская задолженность работников", где отражаются операции, связанные с движением дебиторской задолженности работников по выданным в подотчет денежным средствам на приобретение активов, оплате услуг, служебным командировкам и другим предоставленным работникам займам, а также рас­четы по возмещению материального ущерба (недостача, хищение, порча и другие), причиненного организации работником, и прочая краткосрочная дебиторская задолженность работников;

1260 - "Краткосрочная дебиторская задолженность по аренде", где учитываются расходы по осуществлению текущих арендных плате­жей по операционной и финансовой аренде за текущий период;

1270 - "Краткосрочные вознаграждения к получению", где отражаются операции, связанные с движением дебиторской задолженности по начисленным дивидендам по акциям (долям участия); начисленным вознаграждениям по финансовой аренде, предоставленным займам, приобретенным финансовым инвестициям, доверительному управлению и прочим начисленным вознаграждениям;

1280 - "Прочая краткосрочная дебиторская задолженность", где отражаются операции по прочей дебиторской задолженности сроком до одного года, не указанной в предыдущих группах, например, за­долженность по векселям полученным, по осуществлению страхо­вых выплат страховым организациям.

Учет долгосрочной дебиторской задолженности ведется на актив­ных инвентарных счетах раздела 2 подраздела 2100 "Долгосрочная дебиторская задолженность", который включает следующие группы счетов:

2110 - "Долгосрочная задолженность покупателей и заказчиков", где отражаются операции по расчетам с покупателями и заказчиками за реализованные активы и оказанные услуги сроком свыше одного года;

2120 - "Долгосрочная дебиторская задолженность дочерних орга­низаций", где отражаются операции по расчетам с дочерними организациями за реализованные активы и оказанные услуги сроком свыше одного года, и прочая долгосрочная дебиторская задолженность дочерних организаций;

2130 - "Долгосрочная дебиторская задолженность ассоциирован­ных и совместных организаций", где отражаются операции по расче­там с ассоциированными и совместными организациями за реализованные активы и оказанные услуги сроком свыше одного года, и прочая долгосрочная дебиторская задолженность ассоциированных и совместных организации;

2140 - "Долгосрочная дебиторская задолженность филиалов и структурных подразделений", где учитывается долгосрочная деби­торская задолженность филиалов и структурных подразделений;

2150 - "Долгосрочная дебиторская задолженность работников", где отражаются операции, связанные с движением дебиторской задолженности работников по предоставленным работникам долгосроч­ным займам, а также расчеты по возмещению материального ущерба(недостача, хищение, порча и другие), причиненного организации работником, сроком свыше одного года;

2160 - "Долгосрочная дебиторская задолженность по аренде", где учитываются расходы по осуществлению арендных платежей по финансовой аренде за предстоящие периоды, и прочая долгосрочная дебиторская задолженность по аренде;

2170 - "Долгосрочные вознаграждения к получению", где отражаются операции, связанные с движением долгосрочной дебиторской задолженности по начисленным вознаграждениям по финансовой

аренде, предоставленным займам, приобретенным финансовым ин­вестициям, доверительному управлению, и прочие долгосрочные вознаграждения к получению;

2180 - "Прочая долгосрочная дебиторская задолженность", где отражаются операции по прочей долгосрочной дебиторской задолженности, не указанной в предыдущих группах, например, долгосрочной задолженности по векселям полученным, по осуществлению страховых выплат страховым организациям.

Для учета расчетов с покупателями и заказчиками предназначается специальная ведомость, где накапливаются и группируются счета-фактуры или другие расчетные документы по реализованным основным средствам, нематериальным средствам, ценным бумагам, готовой продукции, ТМЗ и т.д.

Журнал и ведомость по расчетам с покупателями и заказчиками составляется в несколько этапов:

1 этап.

Записи производятся на основании счетов-фактур по наименованию покупателей и заказчиков.

2 этап.

В графу 1 переносятся остатки на начало месяца в разрезе покупателей из ведомости за прошлый месяц

3 этап.

В графах 2-3 отражаются № счета-фактуры и дата. В графе 4 отражается краткая характеристика товаров (работ, услуг).

4 этап.

В графы 5-8 "Сумма по предъявленным счетам" заносятся данные по счетам за реализованные в течение месяца активы. В графе 9 отражается итоговая сумма.

5 этап.

Операции по оплате предъявленных счетов-фактур отражаются в графах 11-12 "Отметки об оплате" на основании выписок банка, приходных ордеров. В графе 13 подсчитывается итоговая сумма.

6 этап

В графе 14 производится расчет задолженности на конец месяца в разрезе каждого покупателя и заказчика. Сальдо на конец = сальдо на начало + предъявленный счет-фактура - оплата денежными средствами (зачет аванса).

Остаток по счету 1210 показывает задолженность покупателей и заказчиков. Сальдо на конец периода переносится на начало следующего периода.

Для учета операций по кредиту счетов подраздела 1200 применяется журнал и ведомость по учету "Расчеты с покупателями и заказчиками"

Таблица 7 - Дебиторская задолженность покупателей и заказчиков