Аудит дебиторской задолженности

3.2 Аудит дебиторской задолженности

В настоящее время во многих организациях возникает необходимость проводить анализ процесса управления дебиторской задолженностью и правильности отражения соответствующих операций в бухгалтерском и налоговом учете. Программы для осуществления такого анализа могут формироваться службами внутреннего аудита. Программа аудиторской проверки дебиторской задолженности может включать следующие этапы: проверка организации документооборота, отражающего образование дебиторской задолженности; проверка правильности ведения бухгалтерского и налогового учета операций по формированию дебиторской задолженности; проверка правильности ведения бухгалтерского и налогового учета по погашению дебиторской задолженности. Проверка организации документооборота, отражающего образование дебиторской задолженности Проверка документооборота организации в части аудита дебиторской задолженности начинается с анализа договоров на поставку товаров, выполнение работ или оказание услуг.

Данная процедура необходима для выявления слабых мест в содержании договора, что может косвенно послужить поводом для ненадлежащего исполнения обязательств контрагентами. В качестве типичных ошибок ведения договоров, влияющих на возможность погашения дебиторской задолженности, можно выделить: отсутствие самого договора, что ведет к возникновению серьезных проблем в случае судебного урегулирования споров между сторонами ввиду отсутствия условий надлежащего исполнения сделки; отсутствие в тексте договора расшифровки предмета договора, т.е. нет четкого указания что следует осуществить по данному договору; наличие в договоре форс-мажорных обстоятельств, в действительности таковыми не являющихся (например, реорганизация фирмы и т.п.). Следует также выяснить, существует ли в организации юридическая служба, отвечающая за качество составления договоров. Также имеет значение информация о том, в каких случаях заключение договоров не осуществляется. В частности, если организация одалживает другим организациям денежные средства в рамках договора займа и на определенную сумму то письменный договор в этом случае желателен, но необязателен.

Следующим по значимости документом, связанным с учетом дебиторской задолженности, является книга продаж. При проверке операций по реализации продукции следует обратить внимание, все ли отражения по счетам реализации подтверждены счетами-фактурами и ведется ли журнал регистрации счетов-фактур. Кроме того, в счетах-фактурах не допускаются никакие исправления, все страницы книги продаж должны быть пронумерованы и надежно скреплены.

Порядок оформления счетов-фактур регулируется Постановлением Правительства Республики Казахстан от 02.12.2000 N 914. Проверка правильности оформления счетов-фактур необходима, прежде всего, потому, что счет-фактура является основным документом при расчете величины обязательств организации перед бюджетом по уплате НДС. В связи с этим факт получения счета-фактуры покупателем продукции представляет собой необходимое условие для оплаты товаров и услуг, а его неправильное оформление может привести к отказу в оплате по формальному признаку. Кроме того, с нормативно-правовой точки зрения, применение неунифицированных форм документов, а также иные погрешности в их оформлении могут быть приравнены налоговыми органами к отсутствию первичного документа, что может стать причиной применения налоговыми органами штрафа.

На данном этапе проверки следует также выяснить, имеются ли у организации-продавца покупатели, на которых приходятся сравнительно большие объемы задолженности. Именно таким покупателям надо уделить повышенное внимание при анализе расчетов за приобретенную продукцию. Для каждой конкретной организации необходимо установить, что считать "большим" объемом дебиторской задолженности. Если таковые дебиторы есть, то следует выявить наличие у них просроченной, сомнительной или безнадежной задолженности, что обусловливает проведение инвентаризации дебиторской задолженности, а также установить, когда в последний раз осуществлялась инвентаризация дебиторской задолженности.

В рамках проверки соблюдения установленного порядка следует выяснить, соблюдалось ли требование действующего законодательства о ежегодной инвентаризации расчетов, а также какими документами оформлялись результаты инвентаризации. Такими документами являются: форма ИНВ-17 "Акт инвентаризации расчетов с поставщиками и заказчиками и прочими дебиторами. Акты-сверки по конкретным покупателям и заказчикам; письменные распоряжения руководителя о назначении членов инвентаризационной комиссии. Во всех перечисленных документах проверяются наличие и подлинность подписей должностных лиц, а также отсутствие подчисток и исправлений. В ходе проведения инвентаризации дебиторской задолженности можно оценить правильность формирования резерва по сомнительным долгам, в первую очередь, отражена ли данная операция в учетной политике организации. Целесообразно при этом получить ответы на следующие вопросы, связанные с формированием данного резерва: правильно ли отражены в бухгалтерском учете операции по формированию резерва; соответствует ли резерв по сомнительным долгам требованиям ,в каком объеме сформирован резерв относительно выручки и какие группы по срокам задолженности в него включены; в каком объеме сформирован резерв до даты проведения инвентаризации, использован ли он до даты проведения инвентаризации и каков остаток на дату проведения инвентаризации (расчетные и фактические данные); подлежат ли суммы резерва списанию на финансовые результаты либо его надо до начислить.

Несмотря на то что отсутствие инвентаризации расчетов еще не позволяет сделать вывод о достоверности данных бухгалтерской отчетности, применение неунифицированных форм документов, а также иные погрешности их оформления могут быть приравнены налоговыми органами к отсутствию первичного документа. Проверка правильности ведения бухгалтерского и налогового учета операций по формированию дебиторской задолженности. Дебиторская задолженность, возникающая по расчетам с покупателями, отражается по дебету счета 1210 "Расчеты с покупателями и заказчиками" в корреспонденции с субсчетом "Выручка". Впоследствии при частичном или полном погашении кредитуется счет 1010 в корреспонденции со счетами учета денежных средств. Аналитический учет по счету учета расчетов с покупателями и заказчиками следует вести по каждому покупателю, а также по каждому выставленному счету. При этом аналитический учет должен формировать информацию по выставленным счетам, не оплаченным в срок. Дебиторская задолженность может быть погашена покупателем как денежным, так и неденежным способом, если это предусмотрено договором. Следующий шаг - проверка наличия дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давностии. Исковая давность - это период времени, в течение которого можно предъявить иск должнику в связи с тем, что он не выполнил свои обязательства по договору (например, не оплатил приобретенную продукцию).

Общий срок исковой давности составляет три года. Отсчет срока начинается после того, как прошел период, установленный договором для исполнения обязательства. Таким образом, срок исковой давности можно продлевать на неопределенный период времени. Для этого нужно, чтобы должник хотя бы раз в три года признавал свой долг. Проверка задолженности, обеспеченной векселем (векселем к получению). На данном этапе следует проверить документальное оформление обеспечения дебиторской задолженности векселем, а именно: договор на оказание услуг или работ как основание для получения векселя; акт приемки-передачи векселя, заверенный подписями уполномоченных, лиц. Указанные документы являются первичными для принятия векселя в качестве обеспечения дебиторской задолженности и, следовательно, оказывают непосредственное влияние на возможность судебного разрешения спора в случае неоплаты векселя. Также в ходе проверки правильности оформления векселей необходимо выяснить, были ли случаи индоссирования векселей. Векселя могут передаваться посредством индоссаментов. Поэтому в целях недопущения грубых нарушений при обращении с векселями цепочка индоссаментов по общему правилу должна быть непрерывной. В качестве меры предосторожности можно проверить вексель на предмет его подлинности непосредственно у векселедателя. Это, кстати, подтвердит сам факт существования векселедателя.

Далее также необходимо проверить правильность отражения в бухгалтерском учете сумм дебиторской задолженности, обеспеченной векселем. Когда организация получает вексель за проданные товары (работы, услуги), у нее меняется структура дебиторской задолженности. Продавец переносит сумму задолженности за отгруженные товары (выполненные работы, оказанные услуги) с одного субсчета счета на другой. По окончании вексельного срока организация-векселедержатель может предъявить вексель для оплаты должнику. Дисконтный вексель должен быть оплачен по номиналу, а процентный - вместе с процентами. Это отражается в бухгалтерском учете записью: Дебет, Кредит, "Векселя полученные". Разность между суммой, указанной в векселе, и суммой задолженности за поставленные товарно-материальные ценности увеличивает выручку. Установлено, что выручка признается таковой в бухгалтерском учете при одновременном выполнении следующих условий: если организация имеет право на получение этой выручки, вытекающее из конкретного договора или подтвержденное иным соответствующим образом; если сумма выручки может быть определена. Исходя из этого вексель с дисконтом отражается, в составе выручки по номинальной стоимости, так как в векселе указана конкретная сумма дисконта и у организации имеется право на получение этой суммы. Если же вексель процентный, то считать предполагаемый доход в виде процентов выручкой до предъявления векселя к оплате неправомерно. К тому же заранее неизвестна сумма процентов, так как в процентных векселях не указывается конкретный срок погашения.

Следовательно, дополнительная выручка в виде процентов возникает только при предъявлении векселя к погашению. Прибыль, полученная в виде вексельного дохода, должна включаться в базу для исчисления налога на прибыль по мере его начисления. Проверка расчетов с подотчетными лицами. Подотчетными лицами называются работники организации, получающие авансом денежные суммы на предстоящие командировочные и административно-хозяйственные (в том числе представительские) расходы. Список подотчетных лиц утверждается руководителем организации. Учет расчетов с ним осуществляется с использованием счета 1250 "Расчеты с подотчетными лицами". На расчеты с подотчетными лицами распространяется порядок проведения кассовых операций. Это означает, что если подотчетному лицу поручено произвести оплату товаров, работ и услуг других организаций, то данные платежи не могут превышать предельного размера расчетов наличными деньгами.

Подотчетное лицо, которому выданы суммы на командировочные расходы, обязано в трехдневный срок после возвращения из командировки представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах. Если деньги выданы на административно-хозяйственные расходы, то отчет составляется в трехдневный срок после истечения времени, на который эти суммы выданы. В случаях, когда эти сроки прошли, бухгалтер обязан присоединить выданные суммы к доходу данного лица и удержать с него подоходный налог. Если срок, на который были выданы деньги, заранее не был установлен, то у бухгалтера нет оснований для предъявления претензий подотчетному лицу. Сотруднику, командируемому в другую организацию, полагаются сохранение среднего заработка на срок командировки и компенсация расходов (по проезду к месту назначения и обратно, по найму жилого помещения и суточные за время нахождения в командировке). Суммы на командировочные расходы выдаются подотчетному лицу при наличии приказа (распоряжения) по направлению его в командировку

Размеры выдаваемых на командировочные расходы сумм ограничены законодательством. Эти ограничения составлены таким образом, что сверхнормативные суммы командировочных расходов, хотя и включатся в себестоимость выпускаемой продукции (выполняемых работ, оказываемых услуг), при налогообложении прибыли не учитываются. Кроме командировочного удостоверения подотчетное лицо получает бланк служебного задания, в котором отражена цель командировки и который по прибытии должен быть заполнен отчетом о ее выполнении. При возврате из командировки сотрудник заполняет также авансовый отчет, к которому прикладываются все оправдательные расходные документы (командировка, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовых машин, товарные чеки и т.п.). Согласно налоговому законодательству при оформлении авансового отчета разрешается выделять расчетным путем (по ставке 12%) НДС из сумм расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, затрат на постельные принадлежности в поезде, а также расходов по проживанию в гостинице. Если данные расходы укладываются в утвержденные нормы, то НДС по ним относится на зачет с бюджетом.

Сумма НДС по той доле расходов, которая выходит за пределы установленных норм, должна списываться за счет собственных средств организации, т.е. за счет нераспределенной прибыли. Из суточных налог не выделяется и не предъявляется к зачету с бюджетом. Срок командировки законодательством ограничен (не более 40 суток). Если есть необходимость пребывания сотрудника в другой организации в течение более длительного времени, то необходимо оформить его временный перевод в эту организацию, для чего требуется согласие сотрудника. Выдача денежных средств на покрытие административно-хозяйственных расходов осуществляется на основании заявлений подотчетных лиц.

При приобретении материальных ценностей для производственных нужд за наличный расчет у организаций оптовой торговли или изготовителей продукции подотчетное лицо обычно получает доверенность. И инструктируется бухгалтером о необходимости получения требуемой товарной и платежной документации - в первую очередь накладной на отпуск товаров с указанием отдельной строкой суммы НДС и квитанции к приходному кассовому ордеру. В этом случае при представлении подотчетным лицом авансового отчета НДС отражается на счете 1420 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" и затем списывается на зачет с бюджетом. При покупке подотчетным лицом материальных ценностей в магазинах НДС в бухгалтерском учете расчетным путем не выделяется и на зачет с бюджетом не относится. В случае перерасхода подотчетным лицом сумм, выданных на хозяйственные нужды или командировочные расходы, руководитель организации может принять решение о выплате работнику дополнительных денег на покрытие этих расходов. Об этом делается запись в авансовом отчете. Если подотчетное лицо истратило меньшую сумму, чем получило в подотчет, оно обязано вернуть неизрасходованный остаток в кассу. Эта сумма может быть удержана и из зарплаты подотчетного лица. С помощью подотчетных лиц организации осуществляют представительские расходы. Это специфический вид затрат, связанных с приемом и обслуживанием представителей других организаций, прибывших на переговоры. Такие расходы регламентируются налоговым законодательством, поэтому в организации должна быть комиссия, осуществляющая контроль этих расходов и их соответствие положению о составе и нормах расходов.

Для проведения конкретного мероприятия должна быть составлена смета расходов, согласно которой комиссия затем подписывает акт на их списание. Основными документами, используемыми, при учете расчетов с подотчетными лицами являются; расходный кассовый ордер, приходный кассовый ордер. Командировочное удостоверение служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении журналы учета работников, выбывающих в командировки и прибывающих из командировки платежная ведомость. Авансовый отчет заявление на выдачу денежных средств в подотчет. Доверенность смета представительских расходов акт на списание представительских расходов. Прочие (счет, квитанция, проездные билеты, акт закупки товарно-материальных ценностей и т.д.). Бухгалтерия не имеет права выдавать подотчетные суммы сотрудникам, не представившим авансовые отчеты о расходовании предыдущих подотчетных сумм.

Проверка правильности ведения бухгалтерского и налогового учета по погашению дебиторской задолженности Погашение дебиторской задолженности денежными средствами. Очевидно, что наибольшая часть дебиторской задолженности погашается именно денежными средствами, следовательно, при проверке следует обратить внимание именно на денежную форму расчетов между контрагентами и правильность отражения соответствующих операций на счетах бухгалтерского учета. Расходы от списания безнадежной к получению дебиторской задолженности уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль. Если по истечении некоторого срока покупатель ликвидирует свою задолженность, то полученная организацией на расчетный счет денежная сумма приходуется как прочие доходы, которые включаются в состав налоговой базы по налогу на прибыль, а задолженность списывается с забалансового счета.

Отметим, что списание просроченной дебиторской задолженности является обязательной процедурой для всех организаций независимо от их организационно-правовой формы. Так как дебиторская задолженность является статьей баланса, несписанная задолженность будет искажать данные баланса, что может повлечь ошибочные расчеты при определении стоимости чистых активов организации, а также ее платежеспособности и эффективности деятельности. Тем самым отчетность организаций оказывается менее реальной, чем это должно быть, и нарушаются правила. Что касается не денежных форм погашения дебиторской задолженности, то в рамках настоящей статьи рассмотрим лишь основные формы, на которые приходится наибольшая доля не денежных расчетов, а именно погашение задолженности векселем, операции взаимозачета и операции по уступке права требования. Погашение задолженности векселем. Если фирма приобретает вексель третьего лица за деньги, то она осуществляет финансовое вложение. Операция по приобретению векселя в собственность должна производиться на основании договора купли-продажи, а также акта приема-передачи векселя.

Векселя учитываются по единично, в аналитическом учете отражается, как минимум, следующая информация: наименование эмитента, название (номер, серия) ценной бумаги. Номинальная цена, цена покупки; расходы, связанные с приобретением ценных бумаг; дата покупки, дата продажи или иного выбытия; место хранения. Векселя как финансовые вложения принимаются к бухгалтерскому учету по первоначальной стоимости, которая определяется в зависимости от способа поступления векселей. Первоначальная стоимость векселя, приобретенного за плату, включает сумму фактических затрат на его приобретение (за исключением НДС и иных возмещаемых налогов). Фактическими затратами на приобретение векселя являются суммы, уплачиваемые в соответствии с договором продавцу; суммы, уплачиваемые за информационные и консультационные услуги вознаграждения, уплачиваемые посредническим организациям иные расходы, непосредственно связанные с приобретением векселей.

Перечень фактических затрат является открытым и предусматривает возможность включения других аналогичных затрат за исключением общехозяйственных и иных расходов, которые непосредственно не связаны с приобретением активов в качестве финансовых вложений. Организациям предоставлено право самостоятельно определять существенность суммы дополнительных затрат, связанных с приобретением актива. Если по сравнению с суммой, которую нужно заплатить продавцу по договору, иные затраты организация сочтет несущественными, то она вправе учесть их в составе прочих расходов в том отчетном периоде, в котором были приняты к бухгалтерскому учету ценные бумаги.

Уровень существенности должен быть закреплен в учетной политике организации (обычно он составляет 10% от значения соответствующего показателя). Инкассация задолженности посредством взаимозачетных операций. Взаимозачетные операции проводятся по соглашению сторон о зачете встречных денежных требований, имеющихся у них по отношению друг к другу. Для проведения таких операций необходимо одновременное выполнение трех условий: у сторон должны иметься друг к другу встречные требования, признанные и не оспариваемые ими. встречные требования должны быть однородны; должен наступить срок исполнения этих требований. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными и на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы), код формы; дату составления наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их личные подписи с расшифровками. Взаимозачетная операция может быть совершена одной из сторон с уведомлением другой стороны. Однако при этом между сторонами не должно быть разногласий по вопросу проведения взаимозачета.

По нашему мнению, отсутствие разногласий по проведению зачета взаимных требований должно подтверждаться актом сверки расчетов с указанием оснований возникновения встречных задолженностей (договоров) и с указанием расчетных документов, подтверждающих возникновение задолженности (счетов-фактур). Сторона, принявшая решение о проведении взаимозачетной операции, оформляет соответствующее заявление. Сделка по проведению взаимозачета вступает в силу с момента получения этого заявления другой стороной. Поэтому как акт сверки расчетов, так и заявление о проведении зачета должны быть подписаны не только руководителем организации, но и главным бухгалтером с наложением оттиска печати. Уступка права требования погашения долгового обязательства. В соответствии с СБУ финансовые вложения принимаются к бухгалтерскому учету по первоначальной стоимости.

Первоначальной стоимостью финансовых вложений, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на их приобретение, за исключением НДС и иных возмещаемых налогов. Следовательно, первоначальной оценкой приобретенной дебиторской задолженности должна служить сумма, уплачиваемая за нее право приобретателем. Финансовые вложения, по которым их текущая рыночная стоимость не определяется. Приобретенные права требования относятся к финансовым вложениям организации, по которым их текущая рыночная стоимость не определяется. Они подлежат отражению в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности на отчетную дату по первоначальной стоимости. Если получаемая сумма превосходит цену приобретения права требования, указанная запись делается на сумму первоначальной оценки погашаемого долга. По общему правилу для перехода прав кредитора к третьему лицу согласия должника не требуется, стороны договора цессии обязаны лишь уведомить его о состоявшейся уступке. В противном случае должник может ошибочно исполнить обязательства в пользу прежнего кредитора. В заключение напомним об ответственности руководителей организаций, а также работников бухгалтерии за грубые нарушения правил бухгалтерского учета операций по формированию и погашению дебиторской задолженности. Под грубым нарушением правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения понимается отсутствие первичных документов или счетов-фактур либо регистров бухгалтерского учета.

Систематическое (два и более раза в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика. Если бухгалтер грубо нарушил правила учета, то штраф на организацию налагается в размере 10.000тенге. При грубом нарушении правил учета доходов, расходов, объектов налогообложения в течение более чем одного налогового периода штраф возрастает до 35 000 тенге. Если из-за грубого нарушения правил учета была занижена налоговая база, то штраф составляет 10% суммы неуплаченных налогов. Если нарушения не носят систематический характер, но искажение сумм начисленных налогов и сборов составило не менее чем 10% или искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности составило не менее чем 10%, то к должностным лицам организации может быть применена административная ответственность в размере от 20 до 30 минимальных размеров оплаты труда.