Учет расчетов с подотчетными лицами

2.2 Учет расчетов с подотчетными лицами

При утверждении сроков отчета по полученным командировочным расходам можно руководствоваться пунктом 12 Постановления Правительства Республики Казахстан от 22 сентября 2000 года № 1428 Об утверждении Правил о служебных командировках в пределах Республики Казахстан работников государственных учреждений, содержащихся за счет средств государственного бюджета, а также депутатов Парламента Республики Казахстан (с изменениями и дополнениями по состоянию на 28.07.2005 г.) установлено, что «командированному работнику перед отъездом в командировку выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходы по найму жилого помещения и суточные. По возвращении из командировки работник обязан в течение пяти дней представить авансовый отчет о фактических расходах денежных средств». Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств выдаваемых, работникам предприятий и организаций на выполнение задач операционно- хозяйственной характера и возмещение расходов на служебные командировки.

В расчетах с подотчетными лицами следует придерживаться следующих основных правил. Выдача денег осуществляется на основании распоряжения руководства, по заявлению работника или приказа по предприятию с оформлением расходного кассового ордера. Работники, получившие денежные средства подотчет, по сложившейся практике, не позднее 3 дней по истечению срока, на который были выданные деньги, должны отчитаться о их использовании и представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением определенных документов. Выдача денег в подотчет производиться только при условия отсутствия задолженности у работника по предыдущим полученным суммам В процессе производственно-хозяйственной деятельности предприятия посылают работников в служебные командировки, приобретают в магазинах канцелярские принадлежности, оплачивают почтовые переводы и другие расходы.

Эти расходы не всегда можно оплатить путем безналичных расчетов через учреждения банка. Поэтому для их оплаты работникам выдают в подотчет наличные деньги. Деньги выдаются согласно расчету, утвержденному руководителем предприятия. Авансы выдаются не ранее наступления действительной надобности в расходах. Выдача авансов из кассы производится после полного расчета по ранее выданным авансам. Лица, не предоставившие отчета и не сдавшие неизрасходованные остатки подотчетных сумм в установленные сроки, подвергаются дисциплинарной, а в необходимых случаях – уголовной ответственности.

Субъект имеет право удержать из суммы оплаты труда работника не возмещенный им своевременно остаток аванса, если работник не оспаривает основание и процент удержания. Удержание может быть произведено единовременно или с рассрочкой независимо от того, какая часть оплаты труда остается свободной от всех других взысканий с данного работника. Распоряжение об удержании должно быть дано не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата аванса. Обращаем внимание на правильность отнесения представительских расходов через подотчетное лицо на себестоимость продукции, работ, и услуг. Обоснованность таких расходов должна быть подтверждена оправдательными документами, в том числе приказом о назначении ответственного лица, актом с документами, подтверждающим расходы, с перечнем участников встречи и т.д. в затраты ключаемые в состав вычетов, представительские расходы относятся в пределах официально утвержденных норм. Следует учитывать, что расчеты с подотчетными лицами, связанные с командировками за рубеж, суточные выплачиваются при проезде по территории Республики Казахстан в тенге по нормам, установленным законодательством, а при возвращении расходов и за время пребывания в загранкомандировке – по нормам, утвержденным для лиц, выезжающих в командировку за границу. Со дня пересечения границы РК при выезде суточные начисляются в иностранной валюте, а при возвращении, со дня пересечении границы РК- в тенге. Особое внимание следует уделять расчету и учету курсовой разницы на день представления подотчетным лицом авансового отчета.

Фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытии на место нахождения постоянной работы. Кроме того, это подтверждается и данными проездных билетов о дате убытия и прибытия, квитанциями гостиниц, где указываются даты нахождения командированного работника в гостинице. Авансовый отчет сдается в бухгалтерию предприятия, где проверяется соответствие приложенных документов данным отчета, а также по нормам рассчитывается сумма возмещения командировочных расходов необходимо еще раз обратить внимание на внутренний контроль документации, касающейся расходования подотчетных сумм. Для руководителя предприятия контроль необходим в целях сохранности активов предприятия обеспечения расходования их по целевому назначению. Система контроля преследует цель не только сохранности имущества предприятия, но и нормальную работу своего предприятия и всех работающих на нем. Перерасходованные по авансовому отчету суммы выдаются работнику из кассы. Неправильно оформленные авансовые отчеты и приложенные к ним документы возвращаются подотчетному лицу для оформления. Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счетах «Задолженность работников и других лиц» Типового плана счетов и счетах групп 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников», 2150 «Долгосрочная дебиторская задолженность работников» Рабочего плана по МСФО.

Например. ТОО «Корпорация Сайман » выделила денежные средства для командировки Мартыновой С.В.(экспедитору) командированному в г. Актау в организацию ТОО «Fora». Срок командировки 10 дней с 9-1-.05.2009г.Цель командировки приобретения компьютера. Основание приказа: №35 от 5.05.2009г.

Таблица-8 Авансовый отчет за 2009г

Из кассы получено 06.05.2009г 3500.

Из кассы 09.05.2009г 1666875.

Итого получено 170 375.

 Дт-7210 ( 69640) Кт-1250 ( 170375)

Дт-3310 ( 100 735)