Информационно-справочные документы

5. Информационно-справочные документы

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

Докладная записка – документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому должностному лицу.

Предложение – разновидность докладной записки, содержащая перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Объяснительная записка – 1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта);[2] 2) представляемое вышестоящему должностному лицу сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие.

Справка – 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий; 2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

Сводка – документ, представляющий собой обобщенные данные по одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, сводка требований и т.д.).

6. Организация информационно-поисковых систем и контроля исполнения документов

Информационно-поисковая система (далее — ИПС) представляет собой совокупность организационных и технологических средств для планомерного и целена- правленного накопления, обработки и последующего использования сведений о документах предприятия. Современная ИПС предполагает:

Для обеспечения информационной совместимости учетных сведений о документах рекомендуется следующий обязательный состав реквизитов регист- рации и индексации:

1) адресат (разработчик) документа (с указанием фамилии и подразделения);

2) наименование вида документа;

3) дата документа;

4) индекс документа;

5) заголовок документа или его краткое содержание;

6) краткое содержание резолюции;

7) срок исполнения;

8) отметка об исполнении (с указанием даты исполнения, номера исполненного документа);

9) отметка о помещении в дело (с указанием но- мера и страницы);

10) отметка о получении документа (с указанием даты, фамилии и наименования подразделения лица, получившего документ).

Состав обязательных реквизитов регистрации и индексации, в зависимости от характера документа

Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения. Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.п., или специально назначенным лицом.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации.

7. Документы туристского маршрута

Организация и проведение туристского маршрута обязательно отражаются в маршрутной документации. В ней можно выделить следующие группы документов.

1. Технологические документы на маршрут, поход, экскурсию.

2. Документы на реализацию туристского маршрута.

3. Документы на обслуживание группы туристов на маршруте.

4. Отчетные документы.

Документальной основой туристского путешествия являются:

- технологическая карта туристского путешествия;

- информационный листок к туристской путевке с описанием путешествия.

При организации экскурсии заполняются:

- технологическая карта экскурсии;

- контрольный пакет экскурсии;

- материалы "Портфеля экскурсовода";

- схема трассы маршрута транспортной экскурсии.

Руководитель туристской группы, прежде всего, знакомится с технологическими документами на туристские маршруты, с документами на реализацию туристского маршрута.

К отчетным документам о завершении маршрута относятся отчет по маршруту руководителя туристской группы и акты обслуживания на все виды услуг, предоставляемых на маршруте