Научная организация труда в библиотеке

3.7 Научная организация труда в библиотеке

Одним из способов повышения эффективности работы библиотеки является внедрение элементов научной организации труда (НОТ). Из определения понятий «технология» и «научная организация труда», которые приводятся в энциклопедическом словаре, можно видеть, что предмет деятельности в этих сферах различен. Если технология изучает изменение состояния, свойств, форм и т. д., то НОТ предполагает анализ действий для улучшения организации форм использования живого труда.

К сфере технологии относится фиксация изменений, происходящих с предметом труда (полностью или частично), а к НОТ — определение усилий, затрачиваемых человеком для достижения желаемого результата. НОТ требует более углубленных методов изучения действий человека в конкретном процессе, описание которого дается в технологических документах.

Научная организация труда решает три задачи:

— производственно-экономическую — достижение наивысшей эффективности производства и труда; для библиотечной деятельности это конкретно выражается в повышении производительности труда;

— социальную — всестороннее (духовное и физическое) развитие личности;

— психофизиологическую — изучение влияния на производительность труда психофизиологических факторов.

Организовать труд — значит упорядочить его, установить взаимосвязь между его элементами, то есть объединить в определенную систему, выделить операции, правильно расставить людей, устранить причины, вызывающие потери рабочего времени. Таким образом, под организацией труда следует понимать совокупность мероприятий, направленных прежде всего на максимальное повышение эффективности использования рабочего времени.

Применительно к библиотеке определение «научная организация труда» можно сформулировать так: в библиотеке считать научной такую организацию труда, которая основывается на достижениях науки (главным образом в области библиотековедения, педагогики, психологии, физиологии, социологии, экономики, техники), передовом опыте российских и зарубежных библиотек и обеспечивает непрерывное повышение эффективности труда, качество обслуживания читателей, сохранение здоровья сотрудников и усиление привлекательности библиотечной профессии.

Основными направлениями НОТ в библиотечном деле являются:

— разделение и кооперация библиотечного труда;

— внедрение передовой технологии и прогрессивных методов труда;

— совершенствование организации рабочих мест и улучшение условий труда;

— нормирование и планирование библиотечного труда.

Разделение труда в библиотеке — это разграничение функций между ее структурными подразделениями, а также распределение обязанностей между сотрудниками.

Кооперация библиотечного труда — это форма его организации, при которой ресурсы (трудовые, материальные и др.) объединяются для решения общих задач и более эффективного выполнения смежных технологических процессов.

Разделение труда является основой его научной организации, поскольку позволяет правильно распределить объем работ и функциональные обязанности как структурных подразделений библиотеки, так и отдельных сотрудников, повышает ответственность каждого за порученный участок работы.

В основу разделения труда в библиотеке могут быть положены разные принципы. При этом должны учитываться целевая установка и направленность деятельности библиотеки, состав ее читателей и фондов, юридический статус, объем работ, условия, в которых существует библиотека и т. п. Этими факторами определяется структура конкретной библиотеки. В общедоступной библиотеке главенствующим в разделении труда является функциональный принцип, заключающийся в том, что каждое структурное подразделение библиотеки (отдел, филиал, сектор, группа) обязано выполнять определенную, строго очерченную функцию, например комплектование фондов, обслуживание читателей, справочно-библиографическое обслуживание и т. д. В зависимости от объема работ структурное подразделение может выполнять не одну, а несколько родственных функций. Так, в общедоступных библиотеках нередко объединяются отделы комплектования и обработки, хранения и использования фондов. Структура библиотеки должна быть построена таким образом, чтобы отделы, филиалы, сектора, группы в совокупности обеспечивали выполнение всех функций, возложенных на данную библиотеку.

При распределении круга обязанностей между отделами библиотеки важным условием является централизация функций, то есть возможно более полное сосредоточение определенных процессов в рамках одного отдела. Это позволяет свести к минимуму выполнение однотипных работ в различных отделах.

Функциональный принцип развития структуры является для общедоступных библиотек основным, но не единственным. Наряду с ним в практике библиотек используются и другие принципы структурного деления, в частности отраслевой. Отраслевой принцип может включать в себя разные признаки деления, в том числе:

— по отраслям знания;

— по типам и видам документов;

— по составу читателей.

Выделение структурных подразделений по отраслевому принципу позволяет более углубленно работать с отраслевой литературой, дифференцированно удовлетворять запросы и потребности отдельных групп читателей. Отраслевая специализация присуща зачастую не отделам, которые чаще всего образуются по функциональному принципу, а секторам и группам в рамках отделов.

Структура библиотеки должна быть гибкой, способной к перестройке в случае производственной необходимости. В то же время она должна быть и достаточно стабильной.

Разделение труда между структурными подразделениями библиотеки имеет целью четко разграничить функциональные обязанности каждого подразделения, ликвидировать дублирование и параллелизм в выполнении технологических процессов. В реализации этой цели важную роль играет разработка регламентирующей документации, в которой определяются функции и обязанности каждого отдела библиотеки. Таким основным регламентирующим документом является положение о структурном подразделении библиотеки (филиале, отделе, секторе, группе).

В положении должны быть отражены основные задачи структурного подразделения, содержание его работы, вопросы организации и управления отделом, взаимодействия с другими структурными подразделениями библиотеки. Разработке положений предшествует анализ существующей организации труда в библиотеке, разделения труда между отделами, изучение опыта других библиотек. Положение закрепляет решение, в максимальной степени обеспечивающее качественное функционирование структурного подразделения с наименьшими затратами труда.

При определении содержания работы структурного подразделения акцент делается на тех процессах, которые являются основными, ведущими функциями структуры как самостоятельного подразделения. Вместе с тем на него могут быть возложены и дополнительные, смежные функции, которые выполняются совместно с другими подразделениями в помощь другим отделам или библиотеке в целом.

Таким образом, разработка и утверждение положений о структурных подразделениях библиотеки обеспечивают, с одной стороны, разделение труда между отделами, а с другой — их взаимодействие, координацию и кооперирование.

Внутри структурного подразделения происходит дальнейшее разделение труда, четко определяются права и обязанности каждого сотрудника. Здесь также может осуществляться функциональное деление труда, при котором библиотекарь выполняет строго определенные процессы, что позволяет повысить производительность и качество труда. Вместе с тем используется и принцип отраслевого разделения труда, при котором библиотекарь занимается определенной областью знания, тем или иным типом и видом документов, обслуживанием определенной группы читателей.

Более дробное деление труда позволяет библиотекарю сконцентрировать усилия на одном участке работы, что способствует более четкой организации труда, ведет к снижению потерь рабочего времени, которые оказываются неизбежными, когда один человек выполняет несколько различных видов работ. Вместе с тем дробное разделение труда имеет и негативную сторону, поскольку делает монотонным выполнение ограниченного набора операций, повышает утомляемость, снижает интерес к выполняемой работе. Поэтому при разделении труда целесообразно, во-первых, не допускать чрезмерного дробления операций и, во-вторых, предусматривать возможность периодического «переключения» работника на выполнение другой работы.

Разделение труда между библиотекарями регламентируется в должностных инструкциях, определяющих функции, права, обязанности, должностные связи, ответственность и порядок работы библиотекаря, занимающего определенную должность.

Разделение труда в библиотеке нельзя ограничивать только распределением должностных обязанностей. Необходимо, кроме того, наладить взаимозаменяемость сотрудников, что требует обучения библиотекарей умениям и навыкам выполнения новых для них операций, овладения смежными профессиями. При разделении труда между сотрудниками следует учитывать уровень их образования, стаж и опыт работы в данной должности, а также, по возможности, личные качества, способности, интересы, склонности и т. п.

Разделение труда будет научно обоснованным, если при составлении должностных инструкций будет учтен не только круг обязанностей, но и объем работ, а также время, необходимое для их выполнения. Без этого невозможно равномерно распределить обязанности как в одном отделе, так и между структурными подразделениями.

Учет объемов работ, необходимых затрат времени на их выполнение (по нормам) позволяет равномерно распределить трудовую нагрузку, не перегружать поручениями отдельных библиотекарей. Все это способствует более рациональному использованию рабочего времени и ресурсов библиотеки.

Процесс разделения труда в библиотеке неразрывно связан с его централизацией и обеспечением взаимодействия структурных подразделений при выполнении общих задач. Библиотеки нередко выполняют так называемые сквозные, обязательные для всех подразделений функции, поэтому в их выполнении принимают участие отделы, которые не являются «родственными» и объединение которых было бы в принципе нецелесообразно. Примером тому может служить методическая работа, в которой должны участвовать все отделы библиотеки. При осуществлении подобных «сквозных» функций особенно велика роль кооперации отделов. В этом случае в структуре библиотеки создается отдел, который становится координатором всей работы в том или ином направлении. Так, центром координации комплектования фондов библиотеки и ее филиалов является отдел комплектования, методической работы — методический отдел и т. д.

Централизованное выполнение библиотечных работ в центральных библиотеках ЦБС не может быть качественным без активного участия филиалов, для которых эти работы выполняются. Одной из форм такого взаимодействия является обратная связь. В ЦБС эта работа должна быть налажена так, чтобы отдел, централизованно выполняющий те или иные виды работ для филиалов, систематически и своевременно получал сведения, необходимые для качественного выполнения технологических процессов. Другой формой взаимодействия может стать организация в центральной библиотеке специальных общественных органов, которые рассматривали бы наиболее важные вопросы ее деятельности (совет по комплектованию, методический совет и т. п.).

Организационными мерами, обеспечивающими кооперацию отделов библиотеки, являются разработка документов, регламентирующих деятельность отделов по различным направлениям, и единое планирование совместно выполняемых работ. Выполнение той или иной функции в рамках исключительно одного структурного подразделения, ответственного за данное направление работы, делает работу односторонней, не учитывающей возможности и потребности других структурных подразделений.

В своей практической деятельности библиотека реализует ряд комплексных программ, к которым, в частности, относятся: формирование единого библиотечного фонда; библиотечно-библиографическое обслуживание; построение единой системы справочно-библиографи-ческого аппарата; методическое обеспечение деятельности библиотеки; повышение квалификации библиотечных кадров и др. Особенность комплексных программ заключается в том, что они реализуются совместными усилиями практически всех структурных подразделений библиотеки, подчиненных одной цели и использующих общие методы и средства для осуществления таких программ.

В то же время можно выделить структурное подразделение (отдел, сектор), для которого одно из направлений деятельности является главным и которое, следовательно, должно выступать ведущим и в разработке комплексной программы, и в ее реализации. В программе учитываются как общие, выполняемые во взаимодействии с другими отделами технологические процессы, так и функции каждого в отдельности структурного подразделения.

Разработка комплексных программ деятельности библиотеки позволяет рассматривать план работы библиотечного учреждения не как совокупность планов его структурных подразделений (как это обычно трактуется в библиотечной литературе), а как совокупность комплексных программ деятельности библиотеки. Участие структурных подразделений и отдельных исполнителей в подготовке таких программ выражается в разработке собственных проектных предложений к программе.

Централизация и кооперация позволяют повысить качество выполнения технологических процессов, эффективно использовать все библиотечные ресурсы.