Совершенствование библиотечно-библиографических циклов и процессов

1.4 Совершенствование библиотечно-библиографических циклов и процессов

Управление библиотечными технологиями нацелено на поиск наиболее оптимальных вариантов качественного выполнения библиотечных процессов и операций, на повышение эффективности использования библиотечных ресурсов. Библиотечная технология должна отвечать требованиям оптимальности, прямоточности, ритмичности и уплотненности.

Оптимальность библиотечного цикла — это наиболее целесообразный в данных условиях набор процессов и операций, обеспечивающий качественное выполнение работы и рациональное использование рабочего времени.

Прямоточность означает такую последовательность выполнения процессов, когда каждая операция логически вытекает из предыдущей, является следующим шагом в осуществлении технологического процесса. Продуманная последовательность операций ускоряет ход процесса и снижает его трудоемкость.

Ритмичность — это равномерное, с одинаковой нагрузкой, выполнение библиотечных работ. Однако поскольку в условиях библиотеки обеспечить такую ритмичность практически невозможно (читатели посещают библиотеку неравномерно, также неритмично поступает новая литература и т. д.), то задача заключается в том, чтобы свести к минимуму негативные последствия неритмичности библиотечных процессов. Одним из таких способов является составление гибких графиков работы, когда в часы наибольшего наплыва читателей их обслуживает и большее число библиотекарей.

Уплотненность цикла означает выполнение работ в более сжатые сроки. Это может быть достигнуто, во-первых, путем отказа от ненужных операций или их отдельных элементов (решение о необходимости этой меры принимается при анализе технологического процесса), во-вторых, за счет совмещения операций, то есть их не последовательного, а одновременного выполнения (например, совмещением операций по регистрации выдачи литературы и статистическому учету), и, в третьих, за счет использования средств оргтехники, механизации и автоматизации, ускоряющих проведение технологических операций.

При выборе того или иного варианта библиотечной технологии руководствуются критериями оперативности, надежности и окупаемости. Под оперативностью понимается выбор такого варианта библиотечного процесса, который протекает с меньшими затратами времени как библиотекаря, так и читателей. Надежность означает, что выбранная технология библиотечного процесса или операции обеспечивает качественное их выполнение. Показатель окупаемости устанавливается при анализе затрат на определенный технологический процесс.

Совершенствование библиотечных циклов и процессов осуществляется по трем основным направлениям:

— упорядочение существующей библиотечной технологии;

— поиск инновационных технологических решений;

— автоматизация библиотечной технологии, которая существенно меняет содержание и последовательность циклов и процессов.

Совершенствование библиотечной технологии связано с детальным анализом всего технологического процесса, всех его операций и элементов. Оно предполагает разработку или пересмотр всей регламентирующей технологической документации (положений, инструкций, методических рекомендаций и т. п.). Важное значение для оптимизации технологических процессов имеет разработка технологических карт и блок-схем технологических циклов.

Технологическая карта цикла или процесса библиотечной работы является основным документом в управлении библиотечными технологиями. Именно в ней содержится перечень технологических процессов и операций с указанием затрат времени на их выполнение.

Наряду с технологическими картами в библиотечной практике используются графические методы анализа технологического процесса — блок-схемы, которые отражают последовательность отдельных операций и их связи между собой. Блок-схема является частью технологической карты, ее приложением. Непременным условием эффективного использования технологических карт является комплексный, системный подход к их разработке и внедрению. Существование карт — фрагментов технологического цикла недостаточно для общей оптимизации технологии. Кроме того, положительные результаты, достигнутые благодаря совершенствованию работы на отдельных участках, не дают эффекта из-за недочетов, сохраняющихся в технологическом процессе в целом. Именно поэтому оптимизация библиотечной деятельности должна охватывать все направления работы библиотеки, все библиотечные циклы и процессы.

Разработка и внедрение технологических карт позволяет объединить фиксированные методические решения, технологию выполнения нормы. Наличие карт обеспечивает взаимозаменяемость сотрудников, а также облегчает процесс ознакомления нового сотрудника с новой технологией.

Что представляет собой технологическая подготовка библиографических продуктов и услуг и какова методика разработки технологического обеспечения библиографических процессов?

Конечный библиотечный продукт складывается из множества промежуточных продуктов, которые выступают то в качестве конечного продукта на определенном этапе или участке технологического процесса, то в качестве промежуточного по отношению к конечному продукту. Как промежуточный продукт может быть рассмотрено библиографическое описание по отношению к библиографической записи, библиографическому пособию, однако само библиографическое описание служит конечным результатом технологического процесса библиотечной обработки. Последовательное составление аннотаций, проставление классификационных индексов и т. д. являются промежуточными результатами, обеспечивающими последующие технологические процессы, вплоть до расстановки карточки с полной библиографической записью в каталог, то есть создания библиотечного продукта — карточного каталога. Фонд как продукт библиотеки может рассматриваться в качестве конечного продукта и одновременно сырья для производства услуг.

Технологическое обеспечение производства библиографических продуктов и услуг представляет собой относительно самостоятельную исследовательскую и практическую задачу. Это обусловлено исторически утвердившимся в сфере библиотечного сервиса расчленением единой технологии на библиотечную и библиографическую. Если основные библиотечные циклы — «путь книги», «путь читательского требования» — имеют определенные традиции в плане технологического обеспечения, то библиографическая технология находится в стадии становления. Осмыслению этой проблемы способствовало создание автоматизированных информационных систем, ориентированных на выполнение библиографических функций.

Библиографическое производство не носит массового характера, отличается нестабильностью номенклатуры, малыми объемами продукции и услуг, требует постоянного перераспределения функциональных обязанностей между исполнителями. С технологической точки зрения имеет смысл рассматривать «библиографический продукт» как результат библиографической деятельности в документально фиксированной форме, допускающей его многократное использование в процессе удовлетворения информационных потребностей, а «библиографическую услугу» _ _Как результат подготовки и доведения до потребителей библиографической информации в соответствии с поступившим запросом или выявленной потребностью.

В связи с этим к продуктам библиографической деятельности можно отнести оригинальные библиографические пособия, в частности указатели, списки, письменные тематические справки и обзоры, бюллетени новых поступлений, тематические подборки, библиографические картотеки и т. п. Специфическая особенность данной услуги состоит в преимущественном использовании в процессе ее реализации ранее созданной или централизованно подготовленной библиографической продукции. Создание новых, оригинальных продуктов имеет подчиненное, вспомогательное значение. На этом основании к разряду библиографических услуг могут быть отнесены адресные и уточняющие библиографические справки и консультации, устные библиографические справки и консультации, устные библиографические обзоры, дни библиографии.

Весьма условное выделение «чистых» продуктов и «чистых» услуг имеет принципиальное значение с точки зрения библиографической технологии, рассматриваемой на уровне производства (состав операций, подбор технологического оснащения), оценки качества (дифференцированная система показателей), подбора исполнителей (профессиональная квалификация), организации технологического контроля.

Разработка технологического процесса производства конкретного продукта или услуги осуществляется поэтапно и включает в себя анализ исходных данных, выбор типового или разработку единичного технологического процесса, оценку ресурсной базы библиографической деятельности, составление технологического маршрута, разработку технологических операций, нормирование, расчет экономической эффективности, оформление результатов.

Так, анализ исходных данных для разработки библиографического процесса предполагает предварительное изучение качественных требований к производимому продукту или услуге, а именно: характеристику потенциальных потребителей, моделирование ситуаций обслуживания, обоснование принципов отбора документов в процессе библиографического поиска, выбор оптимальных форм представления сведений, сроков обслуживания, порядка реализации прямой и обратной связи и т. п. Источником получения исходных сведений служит комплект регламентирующей документации: организационно-распорядительной (государственные и отраслевые стандарты, должностные инструкции, номенклатуры услуг, прейскуранты), научно-методической (методические рекомендации, методические указания, материалы передового опыта, методики технико-экономической оценки), нормативной (нормы и нормативы времени, выработки, численности, обслуживания), технологической (классификаторы процессов и операций, разрядов работ, блок-схемы, оперограммы технологических инструкций, технические условия, технологические карты). Недостатки нормативного обеспечения библиографической деятельности, описательный характер значительной части методических материалов, отсутствие стандартов технологического назначения и унифицированных требований к различным видам библиографической продукции создают высокую степень неопределенности на начальном этапе разработки библиографического процесса. Обращение к дополнительной специальной литературе позволяет отчасти исправить это положение. Завершается этап параметрическим описанием продукта (услуги) и оформлением технического задания на разработку процесса.

Квалифицированный выбор ресурсной (прежде всего документальной) базы реализации библиографического процесса во многом определяет его эффективность. Хотя библиографическая практика выработала богатый арсенал методов аналитико-синтетической обработки документов, самым информативным элементом в структуре библиографической записи продолжает оставаться заглавие. Именно оно, а не классификационный индекс, предметная рубрика, аннотация или реферат в абсолютном большинстве случаев служит основанием для включения документа в библиографическую справку, тематическую подборку, список литературы, сигнальную карту. Кроме того, иногда нужно обеспечить доступ потребителя к документальным ресурсам региона, страны и т. д. В этой ситуации разработчик должен оценить имеющиеся библиографические ресурсы с точки зрения полноты и многоаспектности отражения документов, надежности библиографических характеристик, возможности оперативного получения информации, вероятности отказа и отобрать источники, соответствующие характеру и назначению продукта (услуги). Все принятые решения требуют обязательной фиксации в технологической документации.

Составление технологического маршрута предполагает определение последовательности технологических операций, выбор средств технологического оснащения. Маршрут может быть представлен графически в виде оперограммы, технологической или блок-схемы. Технологическая схема позволяет проследить не только последовательность выполнения операций, но и чередование промежуточных результатов деятельности: например, процедура выявления абонентов обслуживания завершается формированием картотеки абонентов, операция семантического анализа запросов — оформлением рубрикатора, библиографический поиск документов — организацией рабочей картотеки. Обозначение в технологической схеме промежуточных и конечных результатов библиографического труда устанавливает четкие требования к ним (в плане наполнения, структуры, формы представления) и обеспечивает возможность эффективного контроля за ходом библиографического процесса.

Оформление технологического маршрута в виде оперограммы позволяет закрепить отдельные операции за конкретными исполнителями. Это имеет особое значение для библиографических процессов, рассредоточенных по различным подразделениям библиотеки, при подготовке комплексных мероприятий. Последовательная реализация принципа функциональной специализации участников производственного процесса является признаком сформировавшейся технологии, признаком высокого уровня организации труда.

Разработка технологических операций предполагает детализацию и уточнение содержания работ, выполняемых на конкретном участке, выбор вспомогательных технических средств. На основе отобранного для эксперимента массива технологической документации устанавливается, что все библиографические продукты и услуги создаются с помощью определенного набора операций. Они повторяются в различных сочетаниях, являются «сквозными», типовыми для библиографического производства в целом. Для практических работников владение этим оптимальным минимумом дает реальную возможность «конструировать» на технологическом уровне различные продукты и услуги и определять их себестоимость. В процессе библиографического обучения и повышения квалификации детальное описание операций позволит избежать дублирования в освоении одних и тех же процессов обслуживания.

Нормирование технологических процессов включает в себя выбор исходных данных для оценки затрат на производство конечного продукта (услуги), расчет и нормирование времени, затрат труда и расхода материалов, определение разряда работ и уровня квалификации исполнителей. Процедура нормирования библиографических процессов осложнена отсутствием типового нормативного обеспечения, трудоемкостью разработки норм времени и выработки. Что касается классификации библиографических операций по степени сложности с дальнейшим закреплением их за конкретными исполнителями, то это положение заслуживает отражения не только в технологической документации, но и в классификационных характеристиках библиографа и разрабатываемых на их основе должностных инструкциях.

Расчет экономической эффективности в настоящее время осуществляется преимущественно в рамках технико-экономического обоснования автоматизации библиографических процессов либо при реализации их на базе современных технических средств. Подобное ограничение не может быть признано целесообразным. Такие показатели экономической эффективности, как трудоемкость и себестоимость, служат исходной информацией при формировании ассортиментного перечня библиографических продуктов и услуг, выборе оптимального (в том числе традиционного, без применения технических средств) варианта технологического процесса, а также для принятия других управленческих решений, в частности связанных с внедрением в библиографическую рактику элементов хозрасчетных отношений, договорных цен на услуги.

Завершается процедура разработки технологического процесса формлением технологической документации, которая, как уже отме-алось, представляет собой комплекс регламентов различного назначения. Основные характеристики процесса, а именно его детальное, последовательное и рациональное описание с указанием закрепленных за операциями работников, указание сроков начала и окончания работ и процедур контроля, могут быть сведены в технологической карте. Согласованная со всеми заинтересованными службами и утвержденная технологическая карта рассматривается как стандарт предприятия.

Разработка технологической документации — одно из направлений библиотечно-библиографической деятельности, где сотрудничество исследователей и практиков представляется наиболее продуктивным.