Организация аналитического учета запасов

53. Организация аналитического учета запасов

Одним из сложных вопросов организации материального учета является получение информации о наличии и движении запасов в сортовом, аналитическом разрезе. При большой номенклатуре запасов применяется оперативно-бухгалтерский метод учета запасов. При этом методе количественно-сортовой учет материалов на складах ведется в карточках складского учета (ф. № М-12), которые открываются на каждый номенклатурный номер материалов. Записи в карточках материально ответственными лицами осуществляются ежедневно на основании приходорасходных документов по поступлению и расходу материалов с выведением остатка после каждой записи (для обеспечения контроля за соблюдением нормы запаса).

Бухгалтерия осуществляет постоянный контроль за правильностью складского учета и его соответствием приходорасходным документам. С -пой целью работник бухгалтерии, ведущий учет материалов, в установленные дни (но не реже одного раза в неделю) является на склад и в присутствии материально ответственного лица проверяет правильность сделанных им записей и выведенных остатков в карточках складского учета. После этого по реестру принимает приходорасходные документы, подтверждая факт получения документов и правильность записей своей подписью на карточках складского учета (в графе "Контроль").

После этой проверки карточки складского учета превращаются из регистров оперативного учета в регистры оперативно-бухгалтерского учета. В связи с этим отпадает необходимость вести в бухгалтерии параллельную картотеку аналитического учета материалов.

Аналитический учет материалов в бухгалтерии осуществляется только в денежном измерении по укрупненным группам материалов ("Прокат черных металлов", "Прокат цветных металлов", "Лесоматериалы", "Электротехнические изделия" и др.) в разрезе синтетических счетов, субсчетов и мест хранения (материально ответственным лицам).

Для увязки количественного складского учета со стоимостным бухгалтерским учетом для каждого склада (материально ответственного лица) открывают сальдовую ведомость (или книгу остатков материалов). Эти ведомости (книги) каждого 1-го числа месяца бухгалтерия передает на склады для перенесения в них материально ответственными лицами из карточек складского учета количественных остатков каждого вида и сорта материалов на начало нового месяца. В бухгалтерии эти остатки оценивают по принятым учетным ценам, подсчитывают итоги стоимости их по группам и складам в целом, а затем сверяют с данными бухгалтерского учета. При обнаружении расхождений по той или иной группе ошибки выявляют и исправляют до составления баланса.

При сортовом методе учета материалов материалы хранят и учитывают по сортам. На каждый вид и сорт (номенклатурный номер) материалов открывают карточку складского учета, записи в которой осуществляют в натуральных измерителях на основании приходорасходных документов. В складской картотеке карточки размещают по группам и сортам.

В установленные сроки материально ответственным лицом составляется материальный отчет и вместе с приходорасходными документами сдается в бухгалтерию. Материальный отчет составляется в 2-х экземплярах. Первый экземпляр отчета с приложенными документами остается у бухгалтера, второй - возвращается материально ответственному лицу. Ошибки, выявленные в материальном отчете при проверке его бухгалтером, должны быть выправлены материально ответственным лицом в обоих экземплярах отчета.

В бухгалтерии аналитический учет материалов по наименованиям и сортам ведется в карточках количественно-суммарного учета, на основании которых в конце месяца составляются оборотные ведомости по аналитическим счетам (по складам и материально ответственным лицам). Итоги оборотных ведомостей обобщаются и сверяются с данными складского учета и бухгалтерского учета.

На малых и средних предприятиях при незначительном количестве материалов и отсутствия складов' вместо карточек учет материалов в кладовых может вестись в материальных отчетах, в которых показывается остаток материалов (по наименованиям и сортам) на начало месяца, их поступление и расход за месяц, и остаток на конец месяца. К отчету прилагаются приходорасходные документы.

В бухгалтерии аналитический учет материалов ведется в карточках количественно-суммарного учета, по данным которых в конце месяца составляют оборотные ведомости по аналитическим счетам и сверяют с данными складского учета.

При автоматизированном учете материалов вместо карточек складского учета на основании приходорасходных документов с помощью ЭВМ составляют машинограмму — сортовой оборотной ведомости, в которой полностью отражаются данные карточек складского учета с указанием количества и

стоимости поступивших и израсходованных материальных ценностей по каждому приходному и расходному документу, а также итоговые данные о движении и остатках материалов по каждому номенклатурному номеру и складу в целом. Кроме этого в машинограмму вводятся две дополнительные графы:

норматив запаса и отклонения от норм, что обеспечивает автоматический контроль за состоянием складских запасов.

54. Учет поступления запасов и расчетов с поставщиками

Для обобщения информации о наличии и движении запасов сырья, материалов, топлива, комплектующих изделий и других запасов Планом счетов предусмотрен счет 20 "Производственные запасы", который ведется по субсчетам:

201 "Сырье и материалы";

202 "Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия";

203 "Топливо";

204 "Тара и тарные материалы";

205 "Строительные материалы";

206 "Материалы, переданные в переработку";

207 "Запасные части";

208 "Материалы сельскохозяйственного назначения";

209 "Прочие материалы".

На субсчете 201 "Сырье и материалы" ведут учет наличия и движения сырья, основных и вспомогательных материалов, приобретенных предприятием для производственных и хозяйственных потребностей.

На субсчете 202 "Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия" учитывают наличие и движение покупных полуфабрикатов и комплектующих изделий, приобретенных для производства; в строительных организациях — строительных конструкций и деталей (металлических, железобетонных, деревянных и др.); в научно-исследовательских и конструкторских организациях — спецоборудования и приборов, приобретенных для выполнения научных (экспериментальных) работ.

На субсчете 203 "Топливо" учитывают все виды топлива (твердого, жидкого), а также смазочных материалов, приобретенного для технологических эксплуатационных и бытовых нужд. На этом субсчете учитывают также оплаченные талоны на нефтепродукты и газ.

На субсчете 204 "Тара и тарные материалы" учитывают возвратную и обменную тару (бочки, бидоны, ящики, банки стеклянные др.), кроме тары, используемой как хозяйственный инвентарь, а также тарные материалы,, используемые для изготовления и ремонта тары.

На субсчете 205 "Строительные материалы" учитывают строительные материалы, предназначенные для капитального строительства; отечественное и импортное оборудование, подлежащее установке, и другие материальные ценности, необходимые для строительства. К оборудованию, требующему монтажа, относится оборудование, которое может быть введено в действие только после сборки всех его частей и прикрепления к фундаменту или опорам зданий и сооружений, а также комплекты запасных частей к такому оборудованию.

Субсчет 206 "Материалы, переданные в переработку" предназначен для учета материалов, переданных в переработку другим предприятиям. Аналитический учет таких материалов ведут по их видам и предприятиям-переработчикам.

На субсчете 207 "Запасные части" учитывают запасные части, предназначенные для ремонта и замены изношенных частей машин, оборудования и транспортных средств. На этом субсчете ведут также учет обменного фонда двигателей, узлов и агрегатов, создаваемого специализированными ремонтными предприятиями и ремонтными подразделениями (цехами) предприятий для ускорения ремонтных работ и повышения их качества. Учет обменного фонда двигателей, узлов и агрегатов ведется с подразделением: подлежащие восстановлению (находящиеся на складе); находящиеся в ремонте; пригодные к использованию (новые и восстановленные).

На субсчете 208 "Материалы сельскохозяйственного назначения" учитывают минеральные удобрения и ядохимикаты (используемые в растениеводстве), биопрепараты и лечебно-ветеринарные медикаменты (используемые в животноводстве), а также посадочный материал и корма (покупные и собственного производства).

Субсчет 209 "Прочие материалы" предназначен для учета хозяйственных материалов, используемых для текущих потребностей предприятий (канцелярские принадлежности,электро-лампы и др.), полезных отходов (металлолом, утиль и пр.), полученных от ликвидации основных средств и других необоротных материальных активов.

На дебете счета 20 "Производственные запасы" и его субсчетов учитывают поступление соответствующих запасов на предприятие и увеличение их стоимости в результате до оценки; на кредите — стоимость израсходованных запасов (отпущенные в производство, в переработку, реализованные на сторону и т.п.), а также уменьшение их стоимости в результате уценки приобретенных запасов на счете 20 "Производственные запасы" и его субсчетах ведется, как указывалось ранее, по фактической себестоимости приобретения, которая состоит из по г>и цены и транспортно-заготовительных расходов (затраты на транспортировку, погрузочно-разгрузочные работы, он иной ввозной пошлины, услуг посреднических организации других расходов, связанных с приобретением запасов и доведением их до состояния, в котором они пригодны для использования). Эта себестоимость определяется, как правило, только в конце месяца — после отражения всех заготовительных операций и распределения их между отдельными видами запасов. Документы же на оприходование и списание израсходованных запасов, поступающие в бухгалтерию, требуют их систематической обработки и отражения в учетных регистрах, что невозможно сделать без предварительной оценки соответствующих запасов.

Поэтому аналитический учет запасов в течение месяца ведут по принятым учетным ценам: покупным (с обособленным учетом транспортно-заготовительных расходов) или плановой себестоимости (с обособленным учетом отклонения от фактической себестоимости). В конце месяца стоимость израсходованных и списанных по учетным ценам запасов, а также стоимость остатка таких запасов на конец месяца корректируют до фактической себестоимости их приобретения (заготовления).

В бухгалтерском учете предприятия операции по приобретению производственных запасов отражаются в следующем порядке:

1) на покупную стоимость запасов (без НДС):

Д-т сч. 20 "Производственные запасы"(соответствующий субсчет),

К-т сч. 63 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками";

2) на сумму налогового кредита по НДС, на которую предприятие имеет право уменьшить налоговое обязательство:

Д-т сч. 641 "Расчеты по налогам",

К-т сч. 63 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками";

3) на сумму, уплаченную поставщикам за приобретенные производственные запасы (включая НДС):

Д-т сч. 63 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками",

К-т сч. 31 "Счета в банках".

Если договором предусмотрена предварительная оплата запасов, подлежащих к поставке, то в бухгалтерском учете предприятия делают записи:

1) на сумму, перечисленную поставщику в оплату отпускной (договорной) стоимости материальных ценностей, подлежащих к поставке:

Д-т сч. 63 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками",

К-т сч. 31 "Счета в банках";

2) на сумму уплаченного НДС:

Д-т сч. 641 "Расчеты по налогам",

К-т сч. 31 "Счета в банках";

3) одновременно — на сумму налогового кредита по НДС:

Д-т сч. 63 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками",

К-т сч. 644 "Налоговый кредит";

4) на оприходование полученных от поставщиков предварительно оплаченных производственных запасов:

Д-т сч. 20 "Производственные запасы" (соответствующий субсчет),

К-т сч. 63 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками";

5) одновременно — на сумму налогового кредита по НДС:

Д-т сч. 644 "Налоговый кредит",

К-т сч. 63 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

Материалы, поступившие на предприятие без товаросопроводительных документов поставщика (неотфактурованные поставки), принимаются на учет по приемным актам (ф. № М-7) и отражаются записью по дебету счета 20 "Производственные запасы" (соответствующий субсчет) в корреспонденции с кредитом счета 63 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

После получения от поставщика счетов-фактур и других товаросопроводительных документов предприятие ранее сделанную запись сторнирует (в той же корреспонденции счетов) и делает обычную запись на суммы, указанные в полученных документах.

Если при приемке груза выявлена недостача материалов, то на дебет счета 20 "Производственные запасы" приходуют только фактически полученные материалы, а на стоимость недостачи ценностей, возникшую при перевозках, на основании надлежаще оформленных актов предъявляют претензию виновнику недостачи (транспортной организации) и отражают по дебету счета 374 "Расчеты по претензиям" в корреспонденции с кредитом счета 63 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

В случае обоснованного отказа от оплаты счета поставщика вследствие нарушения договорных обязательств (несоответствие цены, ассортимента, качества, сроков поставки и т.п.) материалы, поступившие в адрес предприятия, принимаются им по акту на ответственное хранение и учитываются на забалансовом счете 023 "Материальные ценности на ответственном хранении" до указаний поставщика об их возврате, переадресовке или реализации на месте.

Оприходование производственных запасов, полученных из других источников, отражается записью по дебету счета 20 "Производственные запасы" (соответствующий субсчет) в корреспонденции с кредитом счетов:

40 "Уставный капитал" (на стоимость материальных ценностей, внесенных учредителями в уставный капитал предприятия);

719 "Прочие доходы от операционной деятельности" (на стоимость безвозмездно полученных запасов от других юридических лиц, а также оприходование ранее не учтенных запасов);

742 "Доход от реализации необоротных активов" (запасы, полученные в обмен на необоротные активы) и др.

Транспортно-заготовительные расходы, связанные с приобретением (заготовлением) производственных запасов (оплата железнодорожного тарифа, водного фрахта, погрузочно-разгрузочных работ и др.), учитываются на аналитическом счете "Транспортно-заготовительные расходы", открываемом в составе счета 20 "Производственные запасы". На сумму транспортных и других расходов, связанных с приобретением (заготовкой) производственных запасов, делают запись по дебету счета 20 "Производственные запасы", аналитический счет "Транспортно-заготовительные расходы", и кредиту соответствующих счетов (63 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 685 "Расчеты с разными кредиторами" и др.)

Таким образом, на дебете синтетического счета 20 "Производственные запасы" и других материальных счетов получает отражение фактическая себестоимость приобретенных материальных ценностей (состоящая из их покупной цены и транспортно-заготовительных расходов).

Аналитический учет расчетов с поставщиками за полученные материальные ценности и подрядчиками за оказанные услуги при журнально-ордерной форме ведут в журнале-ордере № 6. В этом журнале-ордере сосредоточен аналитический учет по кредиту счета 63 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" и дебету соответствующих счетов, на которых учитываются материалы, т.е. в одной строке, в которой зарегистрирован платежный документ поставщика, делают запись об оприходовании материалов (принятых к оплате работ, услуг), а также об оплате платежного документа. Это обеспечивает аналитический учет расчетов с каждым поставщиком и подрядчиком по каждому платежному документу, а месячные обороты журнала-ордера № 6 обеспечивают синтетические показатели о состоянии расчетов со всеми поставщиками и подрядчиками.

При использовании ЭВМ на основании обработки первичных документов (счетов-фактур, приходных ордеров, приемных актов и др.) получают соответствующие машинограммы: приобретения материальных ценностей, транспортно-заготовительных расходов, оприходования материалов (по синтетическим счетам, субсчетам, номенклатурным номерам), оборотной ведомости к счету 63 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" и др.