Контроль операций по поступлению и своевременностью оприходования производственных запасов

2.3. Контроль операций по поступлению и своевременностью оприходования производственных запасов.

Проверка начинается с ознакомления проверяющим с особенностями организации обеспечения материальными ресурсами, технологиями оперативного и бухгалтерского учета операций связанных с поступлением и своевременностью оприходованию производственных запасов.

Источники информации, которые используются при проверки:

Первичные документы: хозяйственные соглашения на материально-техническое обеспечение, приходные, требования, счета-фактуры, акты приемки материалов, квитанции, отчеты материально ответственных лиц, реестры приходных документов и прочее;

Учетные регистры: книга регистрации доверенностей, журнал регистрации грузов, ведомость №10, оборотные ведомости по аналитическим счетам в разрезе материально ответственных лиц и соответствующих синтетических счетов, журналы ордера №6, 5, 5-А, главная книга в разрезе счета 20. Производственные запасы.

Основные направления и последовательность контроля представим на рисунке 2.3.19

При проверке полноты и своевременности оприходования материальных ценностей проверяющий должен учитывать, что материалы на предприятие на места хранения могут поступать из трех источников:

-     от поставщиков;

-     из вспомогательного производства;

-     из других источников (в результате списания и ликвидации основных средств, МБП)

Рис. 2. 3. 19.Направления и последовательность контроля операций по поступлению и оприходованию запасов.

Проверяя оприходования сырья и материалов, которые поступили от поставщиков, проверяющий сначала должен изучить договора. Они содержат информацию о количестве, сроках поставки, ценах, условиях поставки, вид транспорта и т.д.

Получение от поставщика ТМЦ могут быть повреждены или может быть установлена их недостача. В таких случаях на требования представителя предприятия транспортная организация должна составить коммерческий акт. Он необходим для подачи претензий поставщикам. Проверяющий проверяет своевременность составления таких актов и правильность их оформления, потому что от этого зависит возмещение убытков.

В случаях получения больших партий грузов рекомендуется вызвать представителя поставщика для участия в принятии. Вызов должен быть отравлен телеграммой или телефонограммой. На следующий день поставщик должен дать ответ в своем согласии или несогласии послать своего представителя. В случае согласия представитель должен прибыль в трехдневный срок после получения вызова (а в рамках одного города – на следующий день).

Если в назначенный срок представитель поставщика не явится, то получатель создает комиссию и организовывает приемку груза самостоятельно.

В любом случае по результатам приемки составляется акт, который подписывают все лица, которые брали участие в принятии груза. Этот акт утверждает руководитель предприятия на следующий рабочий день.

Проверяющий должен проверить правильность составления таких актов, особенно в случаях недостач или наличия испорченных материалов. Проверяются все документы, которые должны прилагаться к акту (копии сопроводительных документов, упаковочные ярлыки, квитанции станции назначения о проверки веса груза, транспортные накладные).

Проверяющий также должен обязательно проверить соблюдение норм естественной убыли материалов в дороге, а также норм боя стеклянной тары.

Проверяя акты принятия груза, проверяющий должен обязательно удостовериться, что получатель и поставщик пользовались одним и тем же способом определения веса и объёма груза.

Сырье и материалы получают через доверенных лиц. Для этого им выдаются доверенности. С мая 1996 года доверенности считаются бланками строгой отчетности и изготавливаются в специально утверждённом порядке. При выдаче они должны быть зарегистрированы в журнале регистрации выданных доверенностей.

Проверке подлежит правильность нумерации листов книги регистрации доверенностей. При массовом характере выдачи доверенностей проверяется наличие их регистрации в журнале по учету выданных доверенностей. При этом уделяется внимание тому, чтобы доверенности выдавались полностью заполненными.

Путем встречной проверки контролер выявляет возможные факты подачи поставщику подделанных доверенностей с такими же номерами, которые зарегистрированы в журнале. Дата выдачи доверенностей дает возможность определить срок её действия, который устанавливается в зависимости от возможностей получения и ввозе соответствующих запасов.

Эти данные возможно проверить по ко корешку книжки доверенностей. По приходным документам проверяется, не было ли случаев передачи доверенностей другими лицам, изменения названия поставщика, внесение подделок в документы на получение запасов (наряды, счета, договоры, заказы и прочее).

Бланки доверенности учитываются по стоимости их приобретения по дебету 209 «Прочие материалы». Одновременно их отражают на забалансовом счёте 08 «Бланки строгой отчётности». Передача бланков с мест хранения в места выписки оформляется расходной накладной и учитывается по кредиту счёта 209.

Бланки списываются на основании акта, в котором указывают их номера и количество. Списание должно быть проведено не реже одного раза в квартал.

Полученные от доверенных лиц материалы должны быть оформлены приходными накладными. Данные этих первичных документов потом отражают в книге складского учёта и в инвентарных картах. Бухгалтерия заносит эти данные в карточки количественно-стоимостного учёта и ведомости.

Проверяющий сопоставляет информацию этих документов со счетами, товарно-транспортными накладными, налоговыми накладными и книгами учёта приобретений товаров. Таким образом, возможно, установить полноту оприходования полученных ценностей.

При сравнении названных документов может быть получена разница между количеством материалов, которые отгрузил поставщик, и количество, которое оприходовал получатель.

С целью проверки правильности погашения доверенности контролёр сравнивает данные граф «Отметка о выполнении поручений» в журнале учёта доверенности и первичных документов, которые характеризуют поступление запасов. При этом необходимо обратить внимание на то, не выдаются ли новые доверенности лицам, которые не отчитались об использовании ранее полученных доверенностей.

Большое значение имеет и своевременность сдачи в бухгалтерию не использованных доверенностей. Такие доверенности должны быть возвращены на следующий день после окончания срока их действия, про то что производится отметка в корешке книжки доверенности или в журнале их учёта.

При проверке следует также уделить внимание использованию одних и тех же единиц измерения поставщиком и получателем. Если же единицы измерения используются разные, то контролер должен проверить правильность применения коэффициентов пересчёта.

При проверке также используют журнал-ордер №6, в котором указана стоимость поставки и, возможно, проследить расчёты за неё.

Проверяя правильность оприходования материалов, полученных от поставщиков, следует помнить, что они должны приниматься на баланс по стоимости без НДС. Сумма НДС относится в состав налогового кредита и учитывается по дебету счёта 64. Но указанные суммы должны обязательно быть подтверждены налоговыми накладными. Списание сумм НДС в состав налогового кредита без подтверждения такими накладными запрещается.

Если же материалы получены со вспомогательного производства или из других источников, то они также должны быть оформлены приходной накладной ли ордером склада. Но в таком случае движение материалов будет внутренним, поэтому при проверке необходимо сопоставить данные об оприходовании на склад с данными об отпуске материалов соответствующих цехов и участков.