Практические методы повышения эффективности управления затратами на предприятии

3.3 Практические методы повышения эффективности управления затратами на предприятии.

В данном подразделе мы хотим остановиться на тех практических моментах, которые, на наш взгляд, могут быть использованы предприятием уже сегодня. Конечно, рекомендации, которые мы хотим предложить ниже, наверное, носят общий и разобщенный характер. Некоторые из них скорее являются указанием тех направлений, разрабатывая которые можно выявить дополнительные резервы снижения затрат, повысить их контролируемость.

Прежде всего хотелось бы обратить внимание на проблему, связанную с анализом затрат на предприятии. Так в 2000 году план по себестоимости (в целом по предприятию) составлял 137 669 тыс. грн. Фактически производственная себестоимость составила 231 194,3 тыс. грн, то есть фактические затраты превысили плановые на 67,9%. Но за счет чего произошло это превышение? Ответить на этот вопрос трудно, так как, как правило, на предприятии имеет место значительное превышение плана производства продукции (в 2000 план превышен на 64,2% по добыче), поэтому трудно сказать, связано ли это превышение только лишь с перевыполнением плана по добыче или, хотя бы частично, оно обусловлено перерасходом ресурсов предприятия. Невозможно решить проблему и простым индексированием плановой суммы затрат на коэффициент выполнения плана по продукции, так как для предприятия характерен высокий уровень условно-постоянных затрат в себестоимости Плановый отдел конструирует факт перерасхода, но не выявляет его причин: главное – план перевыполнен. Однако за таким превышением сметы могут скрываться неэффективное использование ресурсов предприятия, хищение материалов и ряд других проблем.

В этой ситуации значительно повысить контролируемость и аналитичность затрат предприятия можно, на наш взгляд, использованием принципа гибкого бюджетирования (гибкой сметы) затрат. Гибкая смета представляет собой не просто сводку плановых затрат, но также содержит необходимую информацию для быстрого пересчета плановых затрат на фактический объем производства или содержит расчет затрат для нескольких прогнозных уровней производства (подробнее смотрите, например 33, с. 112-115). На наш взгляд, разработку гибких смет нужно осуществлять на уровне отдельных участков предприятия, а не по предприятию в целом. Это связано с тем, что составление и анализ таких смет требует разделения затрат на постоянные и переменные, что трудно выполнить корректно в целом по шахте, так как большая часть затрат, являющихся условно-постоянными относительно добычи угля, может существенно отличаться по сумме под действием других факторов. Пример гибкой меты и анализа для добычного участка Х приведен в таблице 3.2.

Применение гибких смет позволит более корректно проводить анализ затрат предприятия, что, в целом, будет способствовать повышению эффективности контроля затрат. Как видно из таблицы, общее отклонение фактических затрат от плановых, пересчитанных на фактический объем добычи, составило 22 997 грн или 3,9%. Если бы мы воспользовались стандартным способом анализа, а именно проиндексировали бы плановый уровень затрат (368 405 грн) на коэффициент выполнения плана по добыче (55,6:33,8 = 1,645), то получили бы скорректированные плановые затраты в размере 606 026 грн, а отклонение фактических затрат от этой суммы составило бы всего 3927 грн или 0,6%. Очевидно, что применение гибкой сметы дает более точные результаты при анализе затрат. Что касается объяснения причин такого отклонения, то установить их более точно возможно при использовании нормативного метода контроля и управления затратами.

Таблица 3.2 – Пример анализа гибкой сметы затрат за месяц по добычному участку Х

Приведенный пример гибкой сметы в определенном смысле представляет собой пример себестоимости добычи угля на данном участке. Расчет участковой себестоимости добычи, работ и услуг также может стать действенным инструментом управления затратами и способствовать повышению эффективности такого управления. Расчет участковой себестоимости добычи и работ позволит иметь более точное представление об особенностях формирования затрат на определенных участках, о рентабельности добычи на том или ином участке. Эта информация позволит обеспечить дифференцированный подход в управлении участками (и цехами) предприятия, чего очень трудно добиться, когда затраты аккумулируются в целом по шахте.

При этом важное значение имеет правильное распределение накладных расходов для более четкого представления об истинной себестоимости добычи или работ на вспомогательных и обслуживающих участках. Методику такого распределения еще нужно разработать. Специалисты же предлагают делить накладные расходы на три группы (этого считается достаточно). К первой группе можно отнести накладные расходы самого участка (общепроизводственные расходы). Они полностью могут быть отнесены на участковую себестоимость (без распределения, так как производится только уголь), возможно с распределением на постоянные и переменные. Ко второй группе относятся накладные расходы, которые могут быть отнесены без распределения на группы участков, на сферы деятельности (если нужно – технологические процессы). Они могут, а иногда и должны быть распределены между участками. Для такого распределения можно опереться на методы активити-бэйсд-костинга (мы упоминали о нем в разделе 1.3), то есть использовать широкий круг баз распределения. К третьей группе относят накладные расходы, которые не могут быть распределены без использования сложных систем распределения.

В ходе анализа структуры затрат предприятия было установлено, что добыча угля является материалоемким производством. Так в 2000 году затраты на материалы составили 68,8% в общей смете затрат. И материалоемкость производства имеет тенденцию к увеличению. Так еще только в 1999 году материальные затраты составляли всего лишь 48,86% в общей себестоимости. Таким образом, важнейшим направлением поиска путей снижения общей суммы затрат на производство является поиск путей экономии материалов и организация эффективного контроля за их расходованием. Хотя на предприятии периодически и разрабатываются мероприятия по экономии материалов, как показывает опрос работников предприятия, имеется большое количество не использованных возможностей для снижения материалоемкости производства и для усиления контроля за расходованием материальных ресурсов.

Прежде всего, должна быть вся система контроля за материалами – начиная с соответствующих складов и до мест потребления материалов. Повышению эффективности контроля материальных затрат (да и не только их) будет способствовать организация учета и контроля затрат по центрам ответственности, разновидностью которых могут на начальном этапе выступать сметы затрат по участкам.

Важным моментом для повышения эффективности управления материальными затратами может стать ограниченное применение нормативного метода управления затратами. Если невозможно сразу организовать использование этого метода в разрезе всех затрат предприятия, то, на наш взгляд, можно было бы использовать этот метод ограничено, в частности для контроля материальных затрат. Для этого предприятию необходимо разработать систему нормативов по материалам, установить максимальные пределы отклонений по разным группам материалов, разработать классификатор значимых причин отклонений и коды таких причин, четко установить, кто устанавливает причины тех или иных отклонений и их виновников, разработать первичную документацию для учета отклонений материалов. Образец декадной (дневной) оперативной сводки об отклонениях приведен в таблице 3.3 (смотрите 15, с. 96).

Систематическое по возможности повседневное выявление отклонений от действующих норм является действенным орудием по осуществлению ресурсоснабжения по всем видам материальных затрат. Анализ таких затрат позволит выявить резервы снижения затрат, которые не могут быть выявлены при анализе затрат за более длительные (чем день, неделя) периоды.

Понятно, что внедрение оперативного учета даже только для материальных затрат может потребовать больших усилий и много времени. Но предприятию можно сосредоточить внимание на усеченной номенклатуре материалов. Так многие западные специалисты даже рекомендуют сосредотачивать свое внимание на небольшой по номенклатуре, но весомой по доле в общей сумме материальных затрат группе материалов. Для того, чтобы выявить такую группу, нужно провести анализ структуры материальных затрат, или, как его называют в зарубежных источниках, АВС–анализ.

Таблица 3.3 – Образец декадной (дневной) оперативной сводки об отклонениях от норм расхода материалов

Суть такого анализа сводится к делению всех видов на три группы, различающихся по важности с точки зрения управления материальными затратами. Для такого распределения необходимо составить упорядоченный перечень материалов, в котором материалы располагаются в порядке возрастания их стоимостей. Такой перечень материалов, используемых на предприятии приведен в таблице 3.4. На графике (смотрите рисунок 3.4), построенном по данным таблицы 3.4, можно видеть результаты анализа. Как видно, около 80% суммы затрат приходится всего лишь на три номенклатурные позиции (группа А). АВС-анализ позволяет концентрировать внимание и усилия на тех направлениях, где можно ожидать максимальную отдачу.

В результате анализа хозяйственной деятельности нами был выявлен перерасход основных фондов предприятия в размере 67375,91 тыс. грн., а также имеет место и существенное увеличение абсолютной суммы амортизационных

Таблица 3.4 – Упорядоченный перечень материалов для АВС-анализа

отчислений. Все это может являться признаком неэффективного использования основных фондов предприятия, опережение их приростом прироста объемов производства. Это приводит к увеличению постоянных затрат, что, особенно при имеющем место падении добычи, негативно сказывается на себестоимости и динамике затрат. Возможно одной из основных причин такого положения является необдуманная инвестиционная политика (что обусловлено, на наш взгляд, отсутствием концентрации внимания управляющей системы на затраты предприятия).

Однако эта проблема дает нам повод коснуться одного из специальных методов, который, безусловно, будет и полезным в работе данного предприятия. Дело вот в чем. "В фондоемких и трудоемких отраслях, например в угольной промышленности, на суммарные затраты по добыче угля огромное влияние оказывает инвестиционный процесс, однако основное значение придается снижению затрат на стадии эксплуатации шахт, добычи угля" [18, с. 5]. Очень часто определенный уровень постоянных расходов и, в частности, амортизационных отчислений воспринимается управленческим аппаратом предприятий как данность. Однако это не так. Постоянные расходы, тот или иной их уровень – результат предыдущих управленческих решений. Очень часто приобретаемое оборудование, машины, механизмы рассматриваются только с позиции цены и производительности и очень редко берется во внимание уровень постоянных и переменных затрат, который обеспечивает тот или иной вид оборудования. Ведь основной принцип управления затратами – предупреждение их, а не констатация. Поэтому крайне необходимо прогнозировать и предупреждать затраты еще до создания производства, до расширения мощностей. При этом также крайне важно точно прогнозировать объемы производства, т.к. одно и тоже оборудование может выгодно эксплуатироваться при одних объемах производства и невыгодно при других. Докажем это на примере применения метода оценки инвестиций методом сравнения по затратам (смотрите [30, с. 86-93]).Данные для примера получены в результате интервьюрования начальника участка МДРСУ(п/п) Касьянова И. Н. и носят приблизительный характер. Сравниваются две подъемные машины (стационарные подземные лебедки) в разных условиях работы. Данные, необходимые для расчета и не зависящие от изменяющихся условий приведены в таблице 3.5 . Амортизационные отчисления рассчитаны по линейному

Таблица 3.5 – Исходные данные для расчетов по методу сравнения по затратам

способу, т.к. при этом методе определения амортизационных отчислений учитываются средние затраты для инвестиционного объекта. Рассматриваемые машины применяются на подземных уклонах шахты. Расчеты выполнены при протяженности уклона 1 км (таблица 3.6 ) и 2 км (таблица 3.7 ). Расчет

переменных затрат ведется на ходку (ходка – один спуск и подъем вагонеток), но определяется стоимость перевозки 1 тонны полезного груза. Из таблицы 3.6 видно, что при установленной производительности более выгодна

экономически на уклоне 1 км является эксплуатация подъемной машины Ц21,5/160 кВт. Количество ходок ограничено временем разгрузочно-погрузочных работ в смену на одну ходку, а тоннаж – условиями техники безопасности. На уклоне же 2 км все изменяется. Из-за увеличения массы каната, полезная нагрузка машины Ц21,5/160 кВт снижается в два раза, хотя и из-за сокращения разгрузочно-погрузочного времени увеличивается количество ходок. Машина Ц22,5/250 кВт, благодаря своей мощности, производительности ни по ходкам, ни по тоннам не изменяет (смотрите таблицу 3.7). Таким образом, соотношение затрат изменилось в пользу более

Таблица 3.6 – Расчет затрат на перевозку 1 тонны груза по уклону 1 км

Таблица 3.7 – Расчет затрат на перевозку 1 тонны груза по уклону 2 км

мощной машины Ц22,5/250 кВт. Поэтому при инвестировании в оборудование необходимо учитывать даже условия его работы. Данные, полученные в ходе расчета нашего примера, подтверждаются практикой: на шахте машины Ц21,5/160 кВт используются только на уклонах в 1 км, а машины Ц22,5/250 кВт – на уклонах в 2 км. Необходимость учитывать также и объем производства (работ) продемонстрируем на наглядном примере, построив графики зависимости обеих машин при втором варианте расчета (смотрите рисунок 3.5 ). Как видно из графика, при объемах перевозок до точки А (на графике

приблизительно 4500 тонн) выгодно применение машины Ц21,5/160 кВт; при объемах перевозок справа от точки А – выгоднее машина Ц22,5/250 кВт; при объемах перевозок, близких к точке А – безразлично, какую машину применять. Таким образом, точка А является критической точкой. Значение объемов перевозок в этой точке можно рассчитать более точно математически, в результате получаем 4925,23 тонны.

В заключении данного раздела хотелось бы остановиться на проблеме разделения затрат на постоянные и переменные. Очевидно (об этом свидетельствует и теория, и практика управления затратами), что деление затрат на постоянные и переменные может быть очень полезным и открывает возможности для использования новых эффективных инструментов управления затратами, решения задач по обоснованию управленческих решений. Более того, новые стандарты бухгалтерского учета, вводимые в Украине, и в частности стандарт "Расходы" (смотрите [3]) устанавливают требование распределять расходы (в частности общепроизводственные) на постоянные и переменные, причем "перечень и состав переменных и постоянных общепроизводственных расходов устанавливаются предприятием" [3, п. 16]. В связи с этим возникает проблема методов распределения затрат на постоянные и переменные. Очень часто с этой целью используются статистические методы, которые при правильном использовании дают неплохие результаты. Для распределения затрат на постоянные и переменные мы хотели бы порекомендовать упрощенный статистический метод средних, предложенный профессором Н. Г. Чумаченко. Этот метод прост и достаточен, что очень важно, когда расчеты выполняются вручную. Рассмотрим применения этого метода на фактических данных об объеме производства и общей суммы затрат на производство товарной продукции по ГХК "Краснолиманская" в 1999 году.

Сущность расчета основана на исчислении средних величин объема производства и затрат по двум группам показателей (смотрите [39, с. 50-51]): всю совокупность данных группируем по мере возрастания объема производства и определяем среднее по каждой половине данных. Порядок и результаты этого расчета отражены в таблице 3.8. На основании полученных данных исчисляется абсолютная величина постоянных расходов по формуле:

, (3.1)

где и – средние величины затрат;

и – средние объемы производства.

Таблица 3.8 – Расчет средних значений объемов производства и затрат

Итак, для нашего расчета:

Ставку переменных расходов определить не трудно на основании любой из групп средних:

.

Таким образом получаем уравнение регрессии, описывающее поведение рассматриваемых затрат:

,

где – объем производства, тыс. тонн.

Но останавливаться на этом нельзя, если мы не хотим получить искаженные результаты. Для того, чтобы выяснить, насколько верно рассчитаны регрессия, т.е. насколько точно полученное уравнение описывает поведение рассматриваемых затрат, необходимо рассчитать так называеый коэффициент детерминации, или определенности. Он рассчитывается по формуле:

, (3.2)

где – собственно коэффициент детерминации;

– фактические значения затрат;

– значения затрат, рассчитанные по полученному уровню регрессии;

– среднее значение фактических затрат.

В нашем примере , т.е. является очень низким (в идеале ). говорит о том, что только 12% из рассматриваемых затрат описываются полученным нами уравнением (к слову для уравнения регрессии, полученного на основании тех же данных по методу наименьших квадратов еще меньше, что свидетельствует в пользу рассматриваемого нами метода).

Таким образом напрашивается вывод о том, что мало построить уравнение регрессии, нужно еще знать, на основании каких данных его строить, чтобы получить удовлетворительные результаты. Малое значение в нашем примере обусловлено комплексностью рассматриваемого блока затрат. Поэтому крайне важно при распределении затрат на постоянные и переменные проводить анализ по отдельным статьям, причем комплексные статьи лучше разлагать до простых статей затрат, а по каждой простой статье затрат лучше проводить анализ и в разрезе мест возникновения затрат, что, на наш взгляд, будет способствовать улучшению результатов регрессионного анализа. В заключение данной темы хочется указать и на возможность отнесения затрат к постоянным или переменным на основании расчета коэффициента корреляции между затратами и объемом производства. Описание расчета и применения коэффициента корреляции можно найти в любом учебника по статистике.

ДОНЕЦКИЙ ИНСТИТУТ СОЦИАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

Факультет экономики и географии

Кафедра экономики и организации предприятия

Специальность 7 050107 "Экономика предприятия"

УТВЕРЖДАЮ:

Зав. кафедрой _____________ И. Ф. Черноволенко

"______" _________________ 2001 г.

ЗАДАНИЕ

на дипломную работу студента

____________________________________________________________________

1. Тема работы

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

утверждена приказом по институту от "___" ______________ 2001 г. № _______

2. Срок сдачи студентом законченной работы _____________________________

3. Исходные данные к работе ___________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4. Краткое содержание задания работы (перечень подлежащих разработке вопросов)

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5. Перечень приложений _______________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________