Постановка задачи и её спецификация

2.1. Постановка задачи и её спецификация

2.1.1. Общие требования к системе документооборота

Вначале рассмотрим общие требования к системе электронного документооборота.

Масштабируемость. Желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать как пять, так и пять тысяч пользователей, и ее способность наращивать мощность определялась только мощностью аппаратного обеспечения, на котором она установлена. Выполнение этого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных, производства, например, компаний Sybase, Microsoft, Oracle, Informix, которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, обеспечивая тем самым максимально широкий спектр производительности.

Распределенность. Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура системы документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем они могут быть объединены самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы обязана обеспечивать взаимодействие с удаленными пользователями.

Модульность. Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда круг решаемых заказчиком задач меньше всего спектра задач документооборота. Поэтому очевидно, что система должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.

Открытость. Система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других приложений, к примеру часто необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. Следовательно, система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции.

2.1.2. Задачи, решаемые системами документооборота

Рассмотрим общий спектр задач электронного документооборота. Задачи и, соответственно, необходимая система автоматизации определяются стадией жизненного цикла документа, которую необходимо поддерживать. Вообще жизненный цикл состоит из двух основных стадий.

1. Разработка документа, которая может включать собственно разработку содержания документа, оформление документа, утверждение документа.

В том случае если документ находится на стадии разработки, он считается неопубликованным, и права на него определяются правами доступа конкретного пользователя.

2. Стадия опубликованного документа, которая может содержать: активный доступ, архивный документ краткосрочного и долгосрочного хранения, уничтожение документа.

Когда документ переходит на вторую стадию, он считается опубликованным, и на него остается только одно право - доступ на чтение. В качестве примера опубликованного документа приведем шаблон стандартного бланка предприятия. Кроме права доступа на чтение могут существовать права на перевод опубликованного документа в стадию разработки.

В зависимости от конкретной стадии жизненного цикла документа, с которым имеют дело архивные системы, они подразделяются на следующие типы.

Статические архивы документов (либо просто архивы) - системы, которые обрабатывают только опубликованные документы.

Динамические архивы (либо системы управления документами) работают как с опубликованными документами, так и с теми, которые находятся в разработке.

Подробнее задачи статических и динамических архивов будут рассмотрены в пунктах 2.1.6.1 и 2.1.6.2 соотевтственно.

2.1.3. Проблема поиска документов

2.1.3.1. Организация поиска документов

Наряду с организацией хранения документов, их необходимо также быстро и эффективно искать. Со скоростью поиска все относительно понятно - чем быстрее вы найдете необходимые документы, тем лучше. А вот с эффективностью поиска документа ситуация не так проста. Что считать эффективным поиском? Для того чтобы понять это, рассмотрим модели поиска. Здесь существует два подхода. Первый состоит в том, что в процессе поиска вы ищете документ, который точно существует в системе, и ваша задача - свести процесс к его нахождению. Этот метод применяется в 90% всех случаев. Второй подход состоит в том, что вы ищете все документы, которые могут относиться к интересующему вас вопросу. Очевидно, применение данного подхода целесообразно в аналитических и исследовательских задачах. Для него характерны такие термины, как полнота поиска - соответствие между найденными документами по данному запросу и действительному списку документов; шум при поиске - соотношение (соответствие) соответствующих и несоответствующих запросу документов.

Существует два основных типа поиска. Атрибутивный, когда каждому документу присваивается набор определенных атрибутов (полей). При сохранении документа в архив поля заполняются определенными значениями, в дальнейшем при поиске проверяется совпадение значений этих полей запросу. К атрибутам документа можно отнести имя документа, время создания, автора, машинистку, имя подраздаления, тип документа (факс, письмо, контракт, спецификация). Ясно, что cписок таких атрибутов должен быть расширяем. Их совокупность называется карточкой документа. Поля могут заполняться произвольно или из предопределенных справочников. Причем последнее наиболее предпочтительно, так как сужает области поиска.

Второй тип поиска носит название полнотекстовый. В этом случае автоматически обрабатывается все содержание, как правило предварительно проиндексированного, документа, и затем его можно найти по любому входящему в него слову.

Соответственно, существует зависимость между типами поиска и подходами к поиску. Для поиска известного документа более пригоден атрибутивный поиск, тогда как для исследовательского - полнотекстовый. Существует комбинация полнотекстового и атрибутивного поиска, когда атрибуты документа обрабатываются так же, как все содержание документа. Полнотекстовый поиск зависит от формата документа и языка, на котором он создан. Электронный документ любого формата необходимо предварительно преобразовывать в плоский текст для обработки системой полнотекстового поиска, следовательно, любая такая система должна содержать в своем составе конвертеры форматов.

Зависимость от языка выражается в следующих факторах:

Поиск документа более полный, если в результате запроса будут найдены не только документы, которые точно соответствуют слову в запросе, но и те, в которых присутствуют различные его словоформы. Данная технология носит название нормализации. Причем эффективность метода зависит от применяемого алгоритма. Для русского языка наиболее эффективен словарный метод, когда слово нормализуется на основе словарей, в которых содержатся словоформы. Кроме словарного может применяться эвристический метод нормализации, когда слово может быть приведено к нормальному виду путем выполнения определенных правил, описывающих алгоритм нормализации. Если для английского языка свод правил нормализации составляет 300 страниц машинописного текста, то для русского он на несколько порядков больше.

Аналогично нормализации было бы логично выполнять поиск не только по конкретному слову, но и его синонимам.

Похожие работы

Организация документооборота с помощью "Visual Basic for Application"

Скачать

216919

8

10

... проекта. В этом случае редактор кода вызывается кнопкой View Code (Просмотр кода) панели инструментов окна Проводника. 2.3 Характеристика программы Данная программа написана на языке Visual Basic 6.0 и представляет собой 1 приложением, предназначенных выполнять все функции, которые требуются заданию. В конечный продукт входит 1 откомпилированное приложения, размер которого составляет ...

Управление и экономика фармации

Скачать

276112

0

1

... ЛС (отбор жизненно важных ЛС, обеспечение их безопасности и качества, рациональное применение и т.д.) зафиксированы далеко не все из средств, имеющихся в арсенале управления, организации и экономики производства, и основное внимание сосредоточено на конечных результатах, а не на действиях по их достижению. Государственный комитет Основными целями деятельности Государственного комитета являются ...